赢得更多时间的办法--时间管理（下）
四）周计划的三大原则
如果将生活比做一个牌局，周计划就是你的必胜王牌！它能够帮助你减轻时间的压力，缓解日常的忙乱，找到自己最重要的事情。以下三个方面的说明将为你提供必要的指导和帮助：
1.制订计划的时间
与日计划相比，制订周计划的过程需要更多的时间和耐心。一般来说，制订一份有意义的周计划至少需要半个小时。除此之外，你还要特别注意各个生活方面的平衡问题。许多人一想到“计划”二字就会自然而然地将自己的思维局限在工作上，从而仅仅注意了五天工作日的安排，却忽略了最为重要的双休日—要知道，这两天才是真正属于你自己的时间。
因为一周的时间相对较长，所以在周计划中涉及的日常事务也就比日计划要多出很多。为了避免在制订周计划的过程中出现遗漏，你最好为自己准备一个清单。而且，你还记得制订日计划的理想时间吗？没错！就是前一天临睡之前的一个小时！以此类推，我们当然也需要在前一周就准备好这张周计划的清单。如果你习惯将周一看做一周的开始，那就请你在前一周的周三或周四就把这张小纸条随时带在身边，一旦想到任何与下周的计划相关的事情就马上把它写在清单上。等到正式提笔制订周计划时，你就会发现这张小纸条的大用处了！
此外，如果你打算在接下来的一周中与某个生意伙伴或朋友约会见面的话，当然也需要提前与他们取得联系，确定碰面的时间和地点之后，再把相应的安排写入周计划中。具体来说，如果你习惯在星期天制订周计划，那就要在周四或周五把工作上的约会都确定下来，不要等到周末下笔时才突然发现自己已经没有办法跟对方联系了；而如果你的周计划是星期一的早上在办公室完成的话，就最好在周末跟朋友约定具体的见面时间—这种做法不仅便于你做计划，更能够给对方提供足够的时间去协调他们的日程安排。
2.系统化的计划方法
众所周知，如果我们只是把眼前所有的零碎事情都无序地堆砌在一起，胡乱填满一周的时间，那绝对不能被称为“计划”。因此，在制订周计划的过程中，你必须以系统化为原则：首先，请你列举出在这一周中尤其重要的事情和必须完成的任务，然后把这些具体的事务跟自己的人生设想和目标联系起来，在生活中的所有方面之间进行权衡的调整，从而得出最终的结论并且为这些真正重要的事情预留出足够的时间。
远大的理想必须通过持续的努力才能得以实现。具体到周计划的问题上，就意味着你必须把长期的理想划成若干个以周为单位的短期目标，并且进一步估算出每周所需完成的工作量。例如你希望使自己公司的业绩更上一层楼，赢得更多的客源，那么你在接下来的一周就要集中精力发展客户关系，或许你可以根据实际情况给自己定下目标，至少招揽两位新顾客。又例如你希望拥有一间整洁的办公室，那么从这一周开始，你就要坚持每天抽出一小段时间来进行清洁、整理和归类的工作。类似的例子数不胜数，我在这里就不一一列举了。
在制订计划的时候，我们往往会觉得时间十分充裕，但等到实施计划时，时间却似乎总是不够用。这就是缺乏时间概念的表现！要想解决这个问题，最佳方法就是专时专用。比方说，你可以把每周的小组会议安排在星期四上午10点到12点，或者把星期五下班前的半小时用来整理和汇总一周的文件。只要养成了习惯，你就会始终拥有足够的时间来处理这些重要的事情了。此外，这种专时专用的做法同样适用于私人生活方面：你可以将每个星期四的晚上都固定用来二人共度，跟妻子或丈夫外出享受烛光晚餐，重温热恋时的甜蜜感受；同样，每个星期二下班之后你也可以直接去健身房锻炼身体。久而久之，你就会发现习惯背后隐藏的强大力量。
与日计划相同，我们在制订周计划的同时也要充分考虑到自己的现实状况—毕竟，我们制订计划的目的就是要将其付诸实现。而且，一年足足有52个星期，这也就意味着52次制订周计划的机会。难道这还不足以使你的长期计划向前迈进大大的一步吗？有时如果足够幸运的话，你的目标甚至可以在最后关头得以实现，因此，你完全没有必要急于求成，把一周的时间都安排得满满的，不给自己预留任何喘息的空间。
此外，由于周计划的内容往往不会十分详尽，所以在实施的过程中就难免会出现一些时间上的空隙。一旦遇到这种情况，你只有两种选择：要么充分利用这些机会去提前完成其他重要的事情，要么干脆什么都不干，给自己一个意外的放松机会—总而言之，千万不要因为周计划上的空白就把时间白白浪费在无关紧要的琐碎小事上。
最后，请你记住：任何计划都不是对自己死板的限制，周计划也不例外。只有当你学会为自己的计划注入必要的灵活性时，它才能发挥出最大的效用。当计划有变时，你可以翻开自己的周计划看看其他重要事宜，就会知道应该怎样利用这段突然多出来的时间了。
3.注意劳逸结合
一周必须留一天给自己随心所欲地安排生活：与家人共享天伦之乐，与朋友聊天谈心，休闲娱乐，发挥自己的创造力……只要能够给你的生活带来乐趣的事情都可以！你只需记住一句话：拒绝工作！哪怕只是短短的一两个小时都不可以！这绝不是浪费时间，因为，只有适当地让身心完全放松，你才能为自己充电，才能保证自己在接下来的一周里精力充沛、心情愉快地去为新的目标努力奋斗。
周计划
日期 安排项目 内容 每周要务 优先处理 具体描述 平衡生活 优先处理 具体描述 家庭与社会交际 优先处理 具体描述 事业与成就 优先处理 具体描述 身体与健康 优先处理 具体描述 人生意义与价值 优先处理 具体描述 周末愉快 优先处理 具体描述 不少人在星期五下班的时候都会不禁欢呼：“终于盼到星期五了！终于盼到周末了！我要好好地休息一下，让自己完全放松！”可是，请你仔细回想一下，你的周末真的那么愉快吗？
每周一次去超市大采购、给家里大扫除、与朋友定期聚餐、健身计划……你是否曾经想过，你在这短短的两天时间里给自己安排了多少任务？
提到周末，大多数人都会有这种想法：“我在周末不用上班，有足够多的空余时间，我一定要好好利用这些时间，完成好多好多的事情！”但实际上，这却是对自己的一种过分要求。人们往往错误地把周末看做工作日的延续，凡是这周没完成的工作，都必须在周末做完；对家庭和朋友的义务，也必须在周末得以履行—原本美好的周末由此演变成了另一种压力的来源……在周五下班之前，同事之间通常都互道“周末愉快”，但当周末反而意味着来自工作和家庭的双重压力时，我们还谈何“周末愉快”呢？现在就停下来吧！是时候改变这种本末倒置的做法了。既然是双休日，那就好好休息一下吧！
五）拒绝拖延
试想一下：现在是你制订好第一份周计划之后的第一个星期一早晨。你刚刚走进办公室，坐在了自己的位置上。新的一周又要开始了！于是，你打开公文包，拿出精心准备好的周计划和今天的日计划，自豪地把它们摆在桌子的正中间，心想：“我的安排简直天衣无缝！”可就在这个时候，你突然发现自己的办公桌上根本不止这两张薄薄的纸：各种各样的文件躺在那里等你处理，周末两天累积下来的信件堆成厚厚的一摞，重要的项目在周末的两天里也没有什么突破性的进展……请问，这时你该怎么办呢？答案很简单：不要思前想后，马上开始工作—这就是我们下面将讲到的“立即原则”：哪怕在最初的半个小时里，你只完成了一件原本仅需几分钟就能解决的小事，也不要紧。因为，这种在短时间内完成第一件任务的成就感已经足以让你重燃斗志！
1、“立即原则”
从以上的描述中我们不难看出，“立即原则”在解决混乱问题时是十分有效的。但它的用处却不仅仅局限于此：一旦我们养成了这种良好的习惯，这个原则就会给我们的日常生活带来不少益处：
如果我们接到一项任务就马上着手对其进行处理，这项任务所耗费的时间就会缩短许多。因为，我们对自己负责的工作领域通常是十分熟悉的，相应的处理办法和解决方案往往早已刻在了脑子里。既然如此，我们何不省去无谓的反复斟酌，为自己争取更多的时间呢？
许多问题是不能拖延的。时间拖得越长，由此衍生出来的问题就会越多，解决总体问题的难度也会不断增大，这就无形中增加了我们的工作量。因此，我们要有意识地培养这种习惯，一遇到问题就立即开始寻找解决的办法。
如果时刻遵循“立即原则”，我们就自然不会忘记或遗漏任何一项任务。
如果时刻遵循“立即原则”，我们就能够更好地统筹全局，掌握更加清晰的工作脉络。因为，一项工作一旦得以完成，我们就可以放心地把它从日程表上彻底删除。
立即得到处理的任务既不会再占用你的办公桌，也不会再消耗你的脑力。把这些思维障碍都清除了之后，你就能更加轻松地把精力都集中在重要的事情上。
但是，“立即原则”并不是要求你毫无选择地蛮干。这个原则的适用范围仅仅是那些最简单的任务，也就是你能够在三分钟内完成的任务。读到这里，你是不是想说：“三分钟太短了，根本什么事情都办不了！”其实不然！在三分钟的时间里，你可以做完很多工作：比如打一通电话、上网查一个数据、整理好自己的文件夹等等。此外，还请你特别注意“做完”这两个字：这种琐碎的事情一定要一次性完成。举个反面例子：如果你在整理文件夹时，突然想起要查某某公司的地址，就把文件都堆在一边去上网，那么等你查完地址，就通常会忘记之前整理的顺序，又要重新整理一遍。这种缺乏条理性的做法会浪费你大量的时间，使你在不知不觉中失去了对时间的掌控。
2、化零为整
要想更好地统筹日常的琐碎事务，除了“立即原则”之外，你还可以采用另一种办法：那就是化零为整。
打电话、查邮件、下订单、签文件……这些事情是否占用了你很多时间，打断了许多重要的工作？要想摆脱这种困扰，你可以把所有这些“迷你任务”都分成不同的类别，然后将它们集中在不同的时段内统一处理。具体来说，你最好不要每隔半小时就去查收一次邮箱，而要找出一段相对较长的固定时间来查收和回复一天之内的所有E-mail。这种做法能够有效地避免对思维的干扰，让你在不知不觉中节省出许多宝贵的时间。
现在，你应该知道时间都浪费在哪里了吧？亲眼看到这些无形的“时间盗贼”猖狂地偷走自己的时间，你是否感到十分惊讶？接下来，是时候考虑更合理地安排或是尽量减少这些琐事了！
五、尽情放飞梦想的年计划
与日计划和周计划相比，年计划的基本原则仍然是保持不变的。唯一的区别就是，计划的时间跨度越大，我们就越要把握好自己的目标、愿望和梦想，专注于真正重要的事情。
一）下一年的总体设想
在三种长度不同的计划中，年计划的地位最为重要。因为，我们的人生都不是以日、周或者月，而是以年来计算的。我们在一年的时间里可以实现许多惊人的进步：一个从不运动的人可以通过一年的艰苦训练成为一位业余的马拉松选手；一个新成立的公司可以通过一年的开拓和发展赚到自己的第一桶金；对于一个刚刚经历重组的企业来说，第一个月或第一季度的业绩也不足以评定其整顿的成效。当我们回顾往事的时候，一年仿佛只是一眨眼的工夫，但如果我们展望未来，一年的时间就很可能足以成就我们的一生。因此，对于个人的时间管理来说，“年”无疑是一个起到决定性作用的时间单位。
因此，请你首先回顾一下自己在过去一年中的成就：
我去年取得了哪些事业和生活方面的成就？我为什么能够取得这些成就？我是怎样做到的？从这些过往的成功经历中，我能够总结出什么经验？属于事业方面的有哪些？私人生活方面的又有哪些？
接下来，让我们来看看过去一年中的失败经历：
我去年在事业和生活方面有哪些失败的经历？失败的原因是什么？从这些失败的经历中，我能总结出什么教训？属于事业方面的有哪些？私人生活方面的又有哪些？
通过对过去一年的总结，希望你能够有所收获，并以此为依据开始今年或明年的计划。在着手制订年计划之前，你首先需要找出自己的总体年度目标，以及对应生活的每个方面的一个或几个从属目标。在制定这些目标的过程中，你还要注意考虑自己对人生和生活的整体构想，否则你的年计划不仅会在很短的时间内落空，甚至还会对你的长期发展构成负面的影响。
一份设计合理的年计划无疑是具有极大的推动力的。因为，12个月的时间足够为你构建出一个宽广的想象空间，让你尽情放飞自己的美好梦想。
二）一年中的12个月
众所周知，一年有12个月。但是，把一份年计划平均拆分成12份就是12份月计划吗？从理论上来说，我们完全可以这么做，但实际上，年计划中有那么多不同的具体目标，每个目标对应的时期以及实现它所需的时间都是有差距的，我们很难把所有目标都完全平均地分配到12个月里。因此，我们还要像制订日计划和周计划那样，分别为每个月份安排具体的目标和任务。首先，让我们看看制订月计划的其中一种可行的方法：
首先，对自己在上个月中的表现进行回顾和反思；
然后，根据回顾的结果安排这个月的生活和工作重心，列出首要的几项具体任务。
最后，检查一下自己制订的月计划能够对应年计划中的哪些总体目标。
三）掌控整个月的时间
关于每个月的日程安排，有一个小窍门：你可以在正对着家门的墙上挂上一张足够大的月历，给属于每一天的小格子都准备一面小旗子。每天回家后，把你收到的宴会邀请函、买好的演唱会门票、定期要付清的违规罚单或者约会见面地点的开车路线草图都一一用旗子插在对应的日期上。每天出门之前，你就可以把月历上属于今天的东西取下来，顺手装在身上的口袋里。这种做法既可以让你对整个月的某些固定安排一目了然，又可以避免出门前遗漏或是找不到东西的窘况。
而且，你也同样可以在自己办公室里挂上这样一张月历，来记录与工作相关的日程安排。
怎样把时间的“水桶”装满？
要想科学地管理好自己的每一天、每一周甚至整个人生，我们必须首先确定对自己真正重要的事，学会合理安排做事的先后次序—所谓“真正重要的事”就是对我们实现目标有所帮助的事，而“合理的先后顺序”就是以目标为基准，从所有的事情中挑选出这些重要的事，然后明确地安排好处理这些事情的先后次序。如果做到了这一点，我们就能够自如地掌握自己的时间了。因此，成功的时间管理在一定程度上就等于持之以恒地对做事先后次序的管理。
快节奏的现代都市、复杂的社会关系和日复一日的忙碌工作使我们不知不觉地失去了对生活的总揽能力。前美国总统艾森豪威尔为我们提供了一种解决这个问题的有效方法：如果你突然接到许多任务，需要在短时间内理出头绪，找到工作的切入点，那就请你把所有任务都列举出来，一一分析其重要性和紧急性：
重要性：乍看之下，你或许会觉得所有任务都十分重要。但事实却并非如此，真正重要的事是那些能够对我们实现个人目标、梦想和愿望起到积极作用的事。根据这个原则，我们就可以在短时间内把重要的和相对次要的任务区分开来。对于大多数人来说，特别重要的事包括：未来的发展方向、人生价值、身边的人、自身的健康、个人目标和事业上的成功。
紧急性：所谓紧急的事，就是在一定时间内非完成不可的事。因此，一旦遇到紧急的任务，我们就不得不立即对其投以高度的关注。通常来说，紧急就意味着时间的压力、外界对我们提出的立即处理的要求、精神上的高度紧张以及对突发问题的快速解决。
根据“艾森豪威尔法则”，我们可以从紧急程度和重要程度两个维度出发，分别讨论以下四种任务的不同处理方式，以此实现高效的时间管理：
A：既重要又紧急的任务
我们将这类任务简称为任务A。从上图中我们不难看出，任务A的重要性都很高，而且还必须在一定的时间期限内得到完成。因此，一旦发现自己手中有这类任务，我们就必须亲自对其进行仔细认真的处理。通常情况下，这类任务都是一些亟待解决的重点问题，会给我们造成巨大的精神压力。究其根本，原因其实都在我们自己身上—这些重要的问题之所以会变得紧急，往往是由于我们没有在问题刚刚显现的时候就及时地进行处理。
目标：降低此类任务的出现频率。
B：重要但不紧急的任务
任务B虽然没有明确的最后期限，但却具有全局性的重大意义。因此，我们还是要积极对待这类任务，尽快着手进行处理。注意：千万不要采取拖延战术！即使外界没有给你提出明确的时间要求，你也要主动给自己设定一个时间表，督促自己在既定的时间内完成相应的任务。否则，任务B就会由于你的过度拖延逐渐演变成任务A，你也会再次陷入高压工作的痛苦之中。
目标：尽量把最多的一部分时间用来处理此类任务。
C：紧急但不重要的任务
尽管人们都不愿意承认这一点，但任务C确实既占用了我们绝大多数的时间，又不会产生任何深远的积极影响。因此，我们应该尽可能地拒绝接受这类任务，或者尝试委托他人处理—这就是最聪明的节省时间的方法。
目标：尽量在此类任务上耗费最少的时间。
P：既不重要又不紧急的任务
毫无疑问，我们完全可以把这种任务干脆丢到一边。但试问你在过去的工作中真的可以做到如此决断吗？实际上，大多数人都知道自己不应该浪费时间去处理任务P，接到这类任务也会毫不犹豫地把它放到一旁，哪怕每天无数次地瞥见办公桌一角上那些堆积如山的任务P，也不会动手进行处理。这种做法完全没错，但我们其实可以做得更好！因为，堆在我们视线内的这些任务往往会不停地打断我们的思维，让我们在潜意识中不断想起：“我还没有处理完这些任务。”这样一来，原本无关紧要的事情反而形成了一种无形的阻碍。俗话说得好：眼不见为净。要想完全忽视任务P的存在，消除它对我们产生的消极影响，我们就不妨做得彻底些：鼓起勇气，把任务P扔进垃圾桶吧！
目标：彻底消灭此类任务。
四）符号的妙用
在制订计划的过程中，你可以借助符号来帮助自己分辨每项任务的紧急性和重要性。你只需充分发挥想象力，为每一种类型的任务设计一个简单的符号，然后在接到一项任务的同时快速分出类别，用铅笔在上面画上相应的符号—就是这么简单！
以下是一些可供参考的例子：
！＝重要
＝紧急
＝尚有疑问
＝已完成
TT＝需要回复电话
＝需要回复信件
当然，你完全可以根据自己的习惯或喜好来选择自己的符号。想象的空间是没有边界的！除此之外，你还可以拓展这种符号标记法，将其应用在私人生活方面的计划中。
测验：是重要，还是紧急？
“艾森豪威尔法则”固然有效，但在实际的运用过程中我们却往往会遇到一个不可避免的问题：究竟应该如何分辨重要的和紧急的任务呢？如果你也拥有同样的困惑，就动手做做以下这个小测验吧！从其中的几个实际事例中，你或许能找到合适的答案。
是重要，还是紧急？
1.你觉得自己的名片样式太老土了，想重新设计新的名片。
重要？紧急？两者皆是？□重要？
□紧急？
2.你刚接到一份会议的邀请函。看过议程安排之后，你发现自己对它一点都不感兴趣，而且会议的主题也跟你的工作内容没有太大关系。
重要？紧急？两者皆是？□重要？
□紧急？
3.你刚收到一封税务局的来信。信的内容是，税务局至今仍未接到你的个人报税单，因此将从近期开始计算滞纳金。
重要？紧急？两者皆是？□重要？
□紧急？
4.你的丈夫（妻子）希望你能抽出时间，陪他（她）去那间你们最喜欢的旅馆度过一个浪漫的周末。
重要？紧急？两者皆是？□重要？
□紧急？
五）抓住重心
在绝大多数情况下，我们的日常工作都是为了实现他人的愿望，原本属于自己的时间和精力通通用在了那些紧急却并不重要的任务C上，原本属于自己的人生目标也渐渐被我们遗忘—这就是我们尚未获得成功的根本原因！现在，就让我们来看看成功人士是怎样处理这个两难问题的吧：这些令人艳羡的成功人士之所以能够专注于对自己重要的事，就是因为他们大都懂得将生活和工作重心放在具有战略重要性却不紧急的任务B上，完全避免或尽可能减少任务C。
对付任务C的四个步骤
你现在已经知道，我们必须尽可能地减少浪费在任务C上的时间。但怎样才能做到这点呢？下面就是你想要的答案：
1.删除：接到任务时，请先问问自己，是否非做这件事不可，一定要处理这件事吗？
2.转移：然后考虑一下是否有可能把这个任务委托给其他人处理，这件事必须由我亲自处理吗？
3.定时：检查一下，这个任务是否确实紧急，能否推迟，这件事必须马上得到处理吗？
4.简化：最后，尽可能简化整个任务的处理过程，减少其所需时间：我必须用这种方法来处理这件事吗？
其实，这四个步骤并不仅仅适用于任务C。你可以根据自身的具体情况，灵活变通，将它运用在任何可能的地方。
这件事有优先权！既然我们不能随心所欲地延长时间，明确事情的先后次序就显得更为重要了。具体来说，你需要谨记以下几个原则：
不要掉进所谓的紧急任务的陷阱里。
只把自己的精力集中在重要的事情上。
鼓起勇气，拒绝无关紧要的任务。
每当你打算拖延一项任务的时候，首先考虑清楚这样做的后果。
在必要的时候，请求他人的帮助。
主动尝试各种方式，从中选择效率最高的一种。
端正心态，明确地告诉自己：“我不可能同时满足外界的所有要求！”
主动还是被动？
你的时间是由自己安排，还是由别人安排？不用着急，你现在还不需要回答这个问题，做完下面这个小测验，你就会得到答案了：请拿出一张白纸，在中间画出一条线，然后把整张纸分成左右两部分。接下来，请你在左边的半张纸上写出你心目中最重要的五件事，并且在右边的半张纸上，写出你在过去四个星期里做过的最重要的五件事。
怎么样？左右两边的内容一致吗？如果你对自己足够诚实的话，结果在大多数情况下会是否定的。
请记住：生活是自己的，时间也是自己的。做事的先后次序理应由你自己决定，而且，你必须保证最重要的事拥有最大的优先权。
六）聪明的“石头原则”
在现实生活中，我们不可能完全忽略C和P这两种任务，把所有的时间都用在A、B任务上。但是，我们可以尽可能地朝着这个方向努力。还记得那个水桶的故事吗？—要想把所有东西都装进桶里，就一定要从最大的石头开始，按照特定的顺序把水桶装到最满。借助这个浅显易懂的故事，史蒂芬?柯维为我们解答了一个问题：怎样计划做事的先后顺序，才能让真正重要的事拥有足够的时间？
现在，让我们把所有可利用的时间想象成一个大水桶，A、B、C、P这四种不同的任务分别是小石头、大石头、细沙和水，而你就需要用这四种材料将这个水桶尽量装到最满。请问，你会怎样做呢？当然，你完全可以不假思索就把小石头、细沙和水一一放进桶里，但当你最后想起大石头时，就会发现水桶已经满了。其实，这时的水桶并不是最满的！根据柯维先生的理论，最聪明的办法应该是“石头原则”：你应该首先将最大的石头放进水桶里，它们象征着工作和私人生活中最这些事，这个步骤能够保证你拥有足够的时间和充沛的精力去处理这些事—这就是我们所说的，重要的事拥有优先权。但只有大石头还是不够的，桶里还有很多的空隙。因此，你还需要把小石头、细沙和水按顺序一一放进桶里，它们象征了生活中相对不重要的那些事。
你是否会觉得这样的解释太理论化？你仍然不太清楚具体的做法？那么，请看以下这篇根据“石头原则”写成的日计划吧：
日计划：以重要的事情为中心
8∶00~10∶00要事第一！上班后处理的第一件事必须是任务A，这种做法能够让你养成专注于重要事情的好习惯，不会轻易让自己分心或被人打扰。
10∶00~11∶00沟通是最好的放松方式！现在，暂时把任务A放到一边吧。休息一下，选择一些相对轻松的工作来放松一下紧张的大脑。你可以与同事沟通一下最近的计划，跟客户通个电话，或者回复今天早上收到的信件。
11∶00~12∶00始终谨记自己的重要事情！在上午的最后一个小时里，请你把注意力再次集中在重要的事情上。你可以先休息几分钟，喝杯咖啡提提神，然后全神贯注地重新坐在办公桌前，继续处理任务A。
12∶00~13∶00为自己充电！经过一个上午的努力工作，是时候好好奖励一下自己了。你当然可以选择在办公室里午休，但最好的放松方式还是到户外去散散步，新鲜的空气能够让你重新获得充沛的精力，为下午的工作做好准备。
13∶00~14∶00是时候处理紧急的事情了！在下午的第一个小时里，你可以回复新收到的E-mail和信件，处理今天的任务C。但有一点必须要注意：无论你有多少这类工作，都千万不要延长处理的时间。你可以把一个小时之内完成不了的任务C顺延到明天下午的一点钟，也可以委托别人完成，或是干脆把它们从日程表上划掉—总而言之，千万不要一时大意就让“时间盗贼”趁虚而入！
14∶00~16∶00战略问题！先休息一下，然后请你把下午4点之前的时间用来处理具有长远战略意义的任务B。在这段时间，你必须做到百分之百地全神贯注，尽可能避免任何外界的干扰，不让自己分心。请记住，这就是你朝着自己梦想前进的时间！
16∶00~17∶00沟通是最好的放松方式！我们往往会因为忙碌而忽略人际交流的重要性。因此，请你在下午再次抽出一个小时的时间来跟同事聊天、召集下属开会或是与重要的客户保持电话联络。
17∶00~17∶30总结与计划！快下班了。请你在最后半个小时里拿出自己的日计划，冷静地分析一下今天的完成效果，从中总结出经验和教训。然后，还不要忘记根据今天的情况制订出明天的日计划！
下班之后私人时间开始了！千万不要以工作繁忙为借口，忽视了家人的感受。要知道，私人生活同样需要你细心地呵护和耐心地经营。
领会到“石头原则”的意思了？好的，那你肯定也已经知道平衡生活的关键是什么了吧？没错！就是根据“石头原则”制订的时间计划，加上明确的主次之分，再配合以足够的空余时间。记住这个“魔力配方”，并且将它运用到你生活中的每一天、每一周和每一年当中。只要你能够在任何情况下都首先顾及最重要的事情，幸福的平衡生活就会在不远的将来向你招手。
价值25000美元的小建议
伯利恒钢铁公司的总裁查尔斯?施瓦布曾经交给他的咨询顾问一个棘手的任务：“怎样才能更好地利用时间？请帮我找出一个最简单的方法！只要能办好这件事情，报酬由你定！”
于是，咨询师给出了如下的答案：“请你今天就写下自己明天必须要做的6件最重要的事，然后用数字标明每件事对于你和你的公司的重要性次序。明天早上一上班，你的第一件事就是把这张纸条拿出来，开始着手完成纸条上的第一项任务。不要看其他的，只看第一项，直至这件事彻底完成为止。然后用同样的方法对待第二件事、第三件事……直到下班。即使你只做完第一件事，也不要紧。因为，你做的始终是最重要的事。请你每一天都要这样做，逐渐养成习惯。在你对这种方法的效果深信不疑之后，就可以给我寄支票了—你认为值多少就给我多少。”
就在几个星期之后，施瓦布给这位咨询师寄去了一张25000美元的支票。现在，你知道这个看似平常的小建议的价值所在了吧。
七）确定先后次序的原则
重视最大的石头—也就是最重要的事情—究竟有什么意义？意大利经济学家帕累托的经典理论就是这个问题的最佳答案：早在19世纪，帕累托就从研究中发现了一个惊人的比例关系，20%的人占有80%的财富。而且，这个“帕累托定律”还可以应用于我们生活中的方方面面。下面就让我们来看看这一神奇定律在时间管理上的用途吧：
20%的客户带来80%的业绩。
20%的工作产出80%的成果。
20%的谈判时间得出80%的统一意见。
20%的报纸涵盖80%的新闻。
20%的人际关系促成80%的事情。
在时间管理方面，我们可以这样阐述“帕累托定律”：在我们投入的所有时间中，仅有20%的时间能够带来80%的效益产出。这是因为我们把80%的时间花在了鸡毛蒜皮的小事和无关紧要的问题上—这绝对是一种时间浪费！
“帕累托任务”
事实上，我们平时做的许多事情都只是在浪费时间。这些事情不能为我们的成功做出任何贡献，却平白占据了我们80%的时间和精力。接下来，让我们看看什么叫做“帕累托任务”：
他人期待我们做的事情。
我们可以委托却并没有委托他人处理的事情。
机械的惯性工作。
能够轻易解决的问题。
实际耗费时间远远超出事先预期的工作。
与缺乏办事能力、不值得信赖的合作伙伴共同负责的项目。
为了避免浪费更多的时间，你还需要找出那“重要的20%”。这类事情通常会是：
符合我们自身强项的事情。
能够在主观上给我们自己带来快乐的事情。
能够在客观上为他人创造价值的事情。
因此，你必须为自己确定一个明确的先后次序，将有限的时间尽可能多地投入到“重要的20%的事情”上。比方说，你可以把时间用在这些事情上：
能够帮助你实现人生理想和生活目标的事情。
你一直以来都梦寐以求的事情。
根据经验证明，确实能够带来80%成果的事情。
能够帮助你节省时间、优化工作效果的事情。
能够激发你的创造力的事情。
助你成功的20%
所谓成功的秘诀，其实是因人而异的。要想知道帮助自己获得成功的20%的事到底是什么，你就需要从自身入手：总结一下过去的成功经验，找出其中产出与时间投入比例最高的那些事，将它们一一罗列出来进行仔细的对比，归纳出这些成功经历之间的相同之处—这就是对你最重要的20%的事，也就是你为自己量身定制的成功秘诀了！而且，仅仅拥有秘诀还是不够的，最重要的是长期坚持的毅力和决心。只要你能持之以恒，成功就一定会一步一步地向你靠近。
八）正确的方向
“帕累托定律”是我们生活中的一个重要的提醒：要想把握住生活的重心所在，我们必须首先保证自己做的事情是正确的。如果我们不彻底摆脱琐事的束缚，再精心安排的日程、再完美的计划又有什么用呢？事前的计划固然能够帮助我们更好地掌控和安排时间，从而提高工作效率，但这种理想效果的首要前提就是，我们一定要专注于真正重要的事情，把握正确的努力方向。只有做到这一点，我们挖空心思制订出的计划才能够发挥出最大的效用！
与此同时，单纯地追求高效率也是远远不够的。当我们环顾四周时，往往会发现不少这样的例子：人们往往会过于专注效率，却忽略了最初的目标，不知不觉偏离了正确的道路，却还在沾沾自喜地炫耀自己的“高效率”—其实，这才是最无谓的努力，才是最浪费时间的行为。
总而言之，我们不仅要做正确的事情，还要进一步去寻找正确的做事方法。这不只是效率问题，更是效果问题！
效果的意思是，我们要做正确的事情。
效率的意思是，我们要找到正确的做事方法。
尽管效果和效率都十分重要，但两者相比，前者明显要比后者重要得多，因为，只有在我们处理正确的事情的过程中，提高效率才是有意义的，否则，我们只会越来越偏离自己最初的目标。尽管在现实生活中，效率往往更加受到人们的忽视，但请你在这种大环境中始终保持自己的坚定立场：效果才是时间管理与生活管理的核心！
九）勇敢地说“不”
为了预留出足够的时间来处理真正重要的事，我们必须学会放手：要懂得把不重要的任务移交给他人处理，要减少不必要的社交活动，有时还要有勇气明确地说出这个让人难堪的词：“不”。因为，适时地放手虽然会让我们失去某些东西，却能够为我们赢得更多的时间和更高的生活质量。
为了自己的重要事情说“不”
取报纸、冲咖啡、倒垃圾—为什么这些鸡毛蒜皮的小事总是偏偏落在你的头上呢？答案很简单：第一，因为你不会说“不”！第二，因为大家都知道这一点！不要再把自己的时间交给别人来安排了。想要专注于重要的事情，我们就必须首先学会说“不”。
对于大多数人来说，拒绝他人的要求是十分困难的。但即便如此，我们还是可以学习说“不”。
请你先想一想：说“是”比说“不”要容易得多，对不对？好的！那我们就从说“是”开始吧！但是，请注意！不是对别人，而是对你自己说“是”。请你对自己说：
是的！我希望拥有更多的时间来处理真正重要的事！
是的！我希望把握自己的时间、自己的愿望，还有自己的兴趣爱好！
是的！我希望独立安排自己做事的先后次序！
是的！我希望能够根据自己的意愿来生活！
这些都是你的真心话，不是吗？这些都是你的目标、愿望，是你心目中最重要的事情，不是吗？既然如此，我们接下来就要用同样坚决的语气来说“不”：
别人顺手交给你的无聊任务—不！
要求自己满足所有人的要求—不！
他人的利益所在，他人心中重要的事—不！
对你来说毫无意义的事情—不！
不必要的压力—不！
说“是”还是说“不”？
你明明知道某些任务会给你带来不必要的压力，为什么还是无一例外地全盘接受？别人想要找你的时候，为什么总是马上就可以找到？为什么你总在不停地为你的同事奔波劳碌？为什么你总是没有时间处理自己的事情？你是否也想弄清楚：“为什么？为什么总是我呢？”让我告诉你吧：因为这个小小的“不”字实在是太难说出口了！
很多时候，我们都会不知不觉就冲口而出：“好的！”这并不奇怪，因为我们往往就是在毫无准备的时候突然接到他人的请求或要求的。出于习惯，我们总是会不假思索就把事情答应下来，事后仔细一想，才发现我们并没有足够的时间或能力来履行自己的诺言。但是，别人的事情终归是要先办的，谁让自己当初答应了呢！于是，我们自己的重要工作就又被放在一边了……请你不要再重复这种对自己不负责任的行为了。没有人有义务随时随地为他人服务，我们在接到请求或要求时，完全有权利要求考虑的时间。在这段时间里，你就可以冷静客观地分析出自己说“是”的后果了：
我该怎么做呢？
我想做这件事吗？
我确实有时间做这件事吗？
如果接受这个请求，我需要为此付出多少时间和精力呢？
如果我这次答应了他，他会不会从此以后都来要求我做同样的事呢？
如果接受这个请求，我需要牺牲自己的哪些东西呢？
如果接受这个请求，我能够帮助到哪些人？我会得到回报吗？
千万不要在不假思索的情况下随意接受别人的请求或要求。说“不”并不是什么坏事，不遵守承诺或是敷衍了事才是真正不负责任的表现。
十）优雅地说“不”
说出这个“不”字是需要勇气的，而且这种勇气是每个人都必须拥有的。不过，拒绝并不意味着无礼，你完全可以以一种优雅的方式来诠释这个并不讨人喜欢的字。这种做法不会损害你的声誉，更重要的是，它可以避免对对方的伤害。
1、表示理解：请你对对方的请求表示衷心的理解。你可以说：“我知道，你确实需要有人拉你一把。可是你看，我现在也正忙得一团糟呢！很抱歉，我真的抽不出再多的时间了。”
2、表示感谢：此外，你还需要向对方表示感谢，感谢他对自己的信任：“谢谢你！谢谢你在需要帮助的时候能够想到我，也谢谢你对我个人能力的信任。其实，我也很乐意接受你的请求，但你看，我的日程表已经被塞得满满的了。”
3、提出建议：当你拒绝别人的请求时，千万不要忘记为对方提出一些可行的解决办法。通过这种方式，能让对方感觉到你是在乎他的，你是真心乐于帮助他的。你可以说：“不好意思，我这次不能帮你的忙。但是我认识一个朋友，他或许能够很快给你找到一个解决的办法。我这就帮你给他打个电话！”
4、做出妥协：在拒绝对方的同时，你还可以做出必要的妥协：“对不起，这个星期我真的很忙，腾不出时间。如果这个问题到下个星期还没解决的话，你再来找我，或许我还能帮得上忙。”
十一）拒绝部分请求
有时，我们需要明确地说“不”；有时，我们其实也可以答应对方部分的请求—当然，这么做的前提是你确信自己拥有足够的时间和精力来兑现自己的承诺！
根据以上这些做法，你就可以避免伤害对方的感受，优雅地说“不”了。此外，特别需要注意的一点就是，你在拒绝的时候态度一定要坚决，绝对不能给出模棱两可的答复，或是一味拖延，浪费对方的时间。只要你能做到以上的这几点，对方一定会理解你的难处的。因此，你也不必感到愧疚或不安。每个人都有权利拒绝他人的要求，自主地安排自己的时间。总而言之，请你在说“不”的时候注意措辞的方式，给出明确的答复，而且，千万不要让自己背负无谓的罪恶感。
除此之外，如果你选择说“是”，就请一定要考虑清楚这样做的后果。无论在工作场所还是在家里，都一定要记住：不答应则已，一旦答应了别人的事情，就要尽力履行承诺。
六、自我减压—委托的“魅力”
要想给自己预留出足够的空间和时间，专注地处理对自己最重要的事，首先就要学会说“不”。除此之外，其实还有另外一种方法，那就是把原本属于自己的工作委托给他人处理。可惜，大多数人都习惯亲历亲为，认为这是一种自我能力的体现，认为没有自己的参与，很多事情—甚至所有事情—都不可能取得理想的效果。请你也诚实地问问自己：“我为什么不愿意把工作交给别人处理？我是否也是这么想的？”
我能够更快更好地完成这项工作。
如果交给别人处理，我还得费力解释半天。有这个工夫，我自己早就处理完了。
别人来做很难达到我的要求。
别人都不如我经验丰富。
万一别人搞砸了，我还得付出双倍的时间和精力来弥补他们的过错。
别人的工作也已经够多的了。
我还是比较喜欢把一切掌握在自己手里。
把自己的权力转交给别人并不是聪明人的做法。
这些理由看似十分充分，但事实是否真的如你所想呢？试问，一个天赋超群的广告撰稿人为什么要兼顾自己并不熟悉的摄影师的工作？那你呢？你为什么要把所有的工作都揽到自己身上？为什么不把其中的一部分交给你的下属或者同事呢？其实，这些问题的答案都是显而易见的，根本不存在解释的必要！冷静地分析一下我们就会发现，把任务委托给他人是有许多好处的：
懂得委托的人能够为自己创造出更多的空余时间和自由空间，能够专注于重要的事。
懂得委托的人能够拥有过人的自信，也能够突显出自身的强项。
懂得委托的人能够赢得他人的信任，拥有更高的声望。
懂得委托的人能够为他人创造机会，使其充分发挥内在的潜力。
懂得委托的人能够对他人起到鼓励和支持的作用。
因此，请你在决定亲自处理每件事情之前都考虑一下：有没有一个人能够把这件事处理得跟我一样好，甚至比我更好？但是，有些事情或许根本就不需要考虑，完全可以直接采取委托的办法：
千篇一律的常规性工作。
不属于你专长范围的专业性工作。
过度关注细节问题的琐碎工作。
事前的准备工作。
你是否懂得委托？愿意委托？
你是一位习惯亲历亲为的蛮干型领导，还是一位精通委托之道的智慧型领导？以下这个测验能够让你找到答案：是否
1.你是否总是最后一个离开办公室？你早就已经习惯加班，还经常把工作带回家里处理？□□
2.你是否根本没有时间为自己制订工作计划？□□
3.你的重要工作是否经常被一些紧急的小事打断？□□
4.在重要的约会之前，你是否总是有很大压力，觉得自己根本没有时间做好充足的准备？□□
5.你是否基本上没有时间顾及自己的家庭、朋友和身体的健康？□□
6.你是否把一大部分时间都用在了惯常的工作上？□□
7.你是否包揽了许多原本可以由别人处理的工作？□□
8.你是否拥有很强的控制欲，总是希望自己能够掌握身边发生的一切事情？□□
9.下属或同事一旦遇到问题或者困难，都会直接来找你帮忙？□□
10.每当你出差或者旅游回来，办公桌上总是堆满了各种等待你处理的文件？□□
做完了？好的！记分的规则是：每个“是”记1分，“否”不记分。你只需计算一下自己总共有多少个“是”的答案，就可以找到对应的结果分析了：
0~3分：恭喜！你十分懂得利用身边的人力资源，真是一位难得的委托高手！
4~6分：你能够时不时地将自己的工作委托给别人，这样很好。可是，你还有很大的进步空间。一定要再接再厉！
7~10分：很可惜！你完全属于亲历亲为型的领导，在委托他人这一方面有很大的问题。从现在起，就请你逐步尝试改变自己的思维方式，有意识地培养自己的委托能力—这就是你在未来一段时间内的头等要事。
1、学会委托：无论是在工作中还是在私人生活方面，你都应该尽可能地把适当的事情委托给他人处理。但是，请注意“适当”这两个字！委托并不是随意地推托。只有找对了委托的对象，你才能保证委托的实际效果，才能真正为自己的重要事情省出足够的时间。
首要条件：委托的对象有意愿并且有能力完成这项任务。在委托之前，你一定要考虑清楚，谁能够最顺利地完成这项任务，谁拥有最强的能力。
其次，你在委托的时候一定要详细地向对方解释清楚你的具体期望和要求。其中包括细致的任务描述、具体的框架条件、明确的时间要求等等。但是，针对时间要求这一点，请你向对方表示充分的尊重，给别人留出足够的决定和处理时间，千万不要把事情拖到不得不办的时候，才十万火急地要求别人以最快速度交出成果。除此以外，你还要告诉对方，如果有什么不清楚的地方随时可以来问你，这是保证最终成果质量的重要一环。
此外，如果你知道这件事情的处理过程中可能出现哪些问题或困难，请你事先就向对方说明，并且保证，你会在紧急的情况下提供必要的帮助。但是，不到万不得已的时候，千万不要轻易地把全部任务和责任又重新收回。否则，你就无形中浪费了更多的时间和精力，而且还打击了对方的自信心。
不要给对方留下不好的印象，让对方认为你是在推卸责任，或是将自己不愿意处理的无关紧要的事情随意推托给别人。在委托的过程中，你可以有意识地强调这项任务的重要性和其中的积极意义，表示对方就是处理它的最佳人选。这种做法对你委托的对象来说，无疑是一次极大的鼓励。
可以委托并且值得委托的绝对不仅仅是紧急的事务，中长期的一些工作同样可以交由他人处理。
如果委托的这项任务牵涉到经费的问题，你务必要向对方事先说明开支的上限。而且，你还必须嘱咐对方，如果出现特殊情况，不得不超出预算，一定要通知你，由你来做出经费方面的重要决策。
委托其实也是一种习惯。请你在处理每件工作之前都问问自己：“我一定要亲自处理这件事情吗？有没有可能将它委托给他人处理？”这个决定的过程甚至还可以和制订周计划结合在一起：在每次制订下周的计划时，你可以单独列出一份“委托清单”，列出你打算在未来一周内委托他人处理的具体事情，并且尽量为每项任务都找出一个最合适的委托对象。
可以委托的不仅仅是任务，你完全可以用同样的方式把自己的权力下放到自己的下属手中。此外，千万不要忘记适时地表扬对方—他的工作给你带来了满意的成果，你的表扬也同样可以给他带去心理上的快乐和满足。
尽管委托能够给你带来诸多的益处，但最后一点请你记住，有些事情是无论如何都不能撒手不管的。拥有重要战略意义的事务—比如制定长期目标与安排工作重点这类的任务，一定要亲自处理。针对一些恶性事故或负面事件的条款和处罚措施也要亲自制定。众所周知，涉及商业机密的事情当然也是不能让他人插手的。
迷你清单：委托
只要掌握了以下这五个步骤，委托其实一点都不困难：
1.什么事？首先，决定自己需要委托他人处理的具体事情。
2.谁？其次，找出最合适的委托对象。
3.为什么？再次，用恰当的方式向对方表明你此次委托的目的和原因。
4.怎么样？然后，向对方详细地描述清楚任务的要求。
5.什么时候？最后，给出确切的时间限制。
回顾：是否一切都按计划进行？
经过这一章的学习，你是否已经开始制订日计划和周计划？你是否已经懂得分辨重要的和紧急的事？懂得明确地分辨轻重次序？懂得说“不”？你的任务是否已经委托给别人了？好的！现在，就让我们根据以下这张清单，逐一回顾一下自己的计划成果，看看自己是否真的学会了利用计划来安排时间：
在制订计划的过程中，你是否能够做到以重要的事情为中心？
在制订计划时，你要始终谨记对自己重要的事情，并以之为中心，合理安排时间和一切实际行动。千万不能让自己陷入过多的琐事之中。此外，还要充分注意私人生活方面的重要事情，保持工作与生活之间的平衡。
你的行动是否能够始终符合目标的要求？
聪明人是不做毫无目标的蠢事的。尤其是那些每天都重复做的事，更要符合我们的长期目标。因此，请你在做任何事的时候，都务必谨记自己的目标，始终要求自己一步一步朝着既定目标靠近。
你是否能够明确自己的主次顺序？
生活中最重要的是什么？最先处理的应该是哪些事？这些问题都应该由你亲自解答。不要放弃自己的主动权，被动地听命于人。你要通过自己的努力来排除无关紧要的小事，找出真正重要的事，然后以此为中心来安排每天的具体日程。
你是否能够把任务委托给他人？
请记住，你不需要凡事都亲历亲为。遇到与自己的专业领域没有关系或是自己不愿意处理的事情，就放心大胆地交给别人处理吧。
你是否懂得如何制订计划？
所谓计划，就是要提前制订的，请你千万不要忘记这一点！此外，计划还必须具有现实性。这就是说，你在制订计划的时候除了要首先考虑到最重要的事情，还必须为自己预留出足够的空余时间来应对突发的紧急情况。
你是否拥有足够的自律能力？
如果得不到切实的实施，再完美的计划也只是一张废纸。因此，自律意识就显得尤为重要。请你在精心制订计划的同时，对自己负起责任，督促自己持之以恒地把计划实施下去。
你是否能够及时地检查计划的效果？
只有做到了最后这点，你才能自豪地说：“我找到最重要的事情了！一切都按计划进行了！”因此，请你首先保持实事求是和冷静的心态，定期用批判的眼光去回顾自己的计划成果，看看自己有哪些不足，还有没有进步的空间，并做出相应的总结。还有，千万不要忘记及时肯定自己已经取得的成果！
把时间留给最重要的事赢得更多时间的办法--时间管理
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