值得秘书特别注意的是，只要是新发生的带有重要动向性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。
12.秘书如何做好信访批示件的办理工作
协助领导做好信访件办理工作，是机关秘书发挥助手作用、服务领导的一项重要工作，是党政机关一项必不可少的事务性工作。信访批示件，从广义上讲，是领导对信访问题、信访工作的批示，批示的对象主要包括：有关部门报送的信访信息,信访工作总结、汇报、通报，上级有关部门转办的信访件，直接来自群众的信件、电话及来访记录，等等。从狭义上讲，主要指对群众信访件的批示，包括对直接的来电来信来访和上级部门转办的信访件的批示。
办理工作主要可分为以下四个阶段。
（1）信访件呈送领导批示前的准备阶段
①接收登记。信访件接收的主要形式有：来电来访记录、来信签收、上级转办信访件的签收、网上信件查收等。接收时要做好信访件编号、来信人姓名、通讯地址或联系电话、反映事项等有关情况的登记工作。
②内容摘要。指对信访件主要内容进行概括，形成简短的一小段话，以节省领导阅批信访件的时间，便于领导有针对性地作出批示。
③建议批示内容。根据“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则，信访件的转办是有规律可遵循的，即可以就信件来源?行政归属地）及其反映内容，出批转哪个单位办理的建议。
（2）领导批示的转办督办阶段
①转办。信访件及领导批示要及时交办具体承办单位或承办人。一般的信访批示件在一日内交办到位，紧急和重要的信访批示要当即交办。如果领导批示要求限时办结的，交办时要特别说明办理的时限。
②催办督办。信访批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录；对紧急和重要的信访批示，要随时检查办理进度，催促加快办理，推动批示落实。
（3）信访件办理结果的反馈阶段
①汇总办理结果。为确保信访件办理有始有?、领导批示得到切实落实，要按期对领导批示信访件的办理结果进行收集、汇总，一般可以按月进行，并报作出批示的领导审阅；重要的信访批示件办理结果要单独报领导阅示。
②答复解释。秘书在处理信访批示时，会经常接到信访人的电话或直接来访问询，要根据有关规定，做好答复解释工作。
（4）信访批示件的整理分析阶段
①整理归档。按期对信访批示件及办理结果汇总情况进行整理，一般一月整理一次，年终进行归档。
②分析统计。对一个阶段信访件所反映内容进行归纳统计，分析当前社会上反映强烈的矛盾、问题产生的原因，研究解决、消除这些矛盾?问题的对策，供领导决策和有关部门在工作中参考。
办理信访批示件应注意以下问题。
（1）摆正位置
秘书在办理信访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能推脱。如在接电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化；在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令；同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。
（2）及时高效
信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快?理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。
（3）严格保密
保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他?捡拾；转办阶段，要确保信访件?领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容，等等。可以说，办理信访批示件的人，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。
（4）耐心细致
耐心细致是办理信访批示件的一个重要要求。只有耐心细致，才能保证办理工作不出差错，才能使每一封信访件都得到及时高效办理。信访件办理是一项长年累月的工作，做这项工作的人必须耐得住寂寞，不求名利；此外，还要全心全意为群众着想，这样，才能耐心阅读每一封来信，细心处理每一份批示。每一封信访件在送交领导阅批前，都要认真登记、摘要；在交办过程中，都要仔细检查，防止出现页码不全、漏转或错转等错误；收到办理结果反馈时，要认真检查是否按领导批示进行了落实，是否解决了信访人的困难、问题。办理信访批示的人，在接待查询办理结果的信访人时，对在规定范围内可以给予答复的问题，要认真准确地予以答复；当时不能答复的，要耐心进行解释，积极做好疏导工作。
第三章 日常事务考验秘书（13）
信访批示件的办理是一项自上而下的系统工作，几乎涉及党政机关所有部门。秘书办理领导批示信访件要有一套完备、规范的办理制度，包括信访件办理的方法、程序、时限，信访件办理的保密规定等。
13.秘书做发文处理有哪些规则
发文处理是机关秘书工作的重要职责。它包括文件拟制、审核、签发、缮印、校印、用印、登记、分发、立卷、归档等多个环节，其中有四个环节尤为重要。
（1）必须严明行文规则
行文主要包括下行文、上行文和平行文三种。下行文是指上级机关给所属下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。下行文常用的有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、批复、命令（令）、条例、规定、方案、细则等；上行文是指下级机关向有隶属关系的直接上级机关行文和下级机关部门向上级机关相关部门行文。上行文常用的有请示、报告。平行文是指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。平行文主要是函。党委机关与其他同级机关之间必要时可联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部门可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（2）必须规范标题制作
标题是公文的“眼睛”。在制作标题时，除选准文?外，还要注意以下几点。一是事由要准确。即公文的主要内容要准确，不可随意省略、不可简而不明、不可错用词语。二是形式要规范。不可出现如搭配不当、语序不当、成分残缺、成分多余等毛病。介词“关于”在标题中不可滥用。要慎用标点符号。三是标题要完整。党的机关公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；国家行政机关公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种，一般应当标明发文机关。
（3）必须严格校核内容
公文校核应把重点放在“七个检查”上。
①检查公文申报是否要件齐全。一要有正式?公文代拟稿；二要有相关的政策文件、上级规定、领导批示、会议纪要等附件，要有承办单位主要负责人发文签字。
②检查公文下发是否确有必要。只有当一份公文为解决问题所必须，或能产生比面谈、电话、会议、现场办公等方式更好的效果时，才有形成并下发的必要。
③检查公文内容是否符合要求。一是要符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规；二是要符合上级机关的指示精神；三是要同现行有关文件合理衔接，不能相互矛盾；四是要完整准确地体现发文机关的意图；五是要全面准确地反映客观实际情况；六是提出的措施和办法要切实?行。
④检查公文语言是否准确简练。一要准确，即从内容到形式都要准确无误；二要庄重，即从字词的选择到句式的修辞，都要体现公文的严肃性、权威性；三要简明，即用语清楚明了、简洁精炼；四要规范，即文中的人名、地名、时间、数字、引文以及结构层次、国家法定计量单位等的表述都要符合规范。
⑤检查公文文种是否使用恰当。一是文种不可错用；二是不可并用；三是不可自造文种。
⑥检查公文格式是否规范。公文格式分为文本格式、用纸格式、排印格式和装订格式，公文校核时，必须认真仔细，不出差错。
⑦检查公?复核是否及时到位。复核的重点是检查审批签发手续是否完备、公文管理信息是否准确、附件材料是否齐全、格式是否统一规范等。
（4）必须遵守公文印制规定
党政军机关公文的印制都有具体的规定，必须按照其有关规定严格执行。
发文处理是一项极其重要的事情，从内容到形式都要保证准确无误，机关秘书在工作过程中应严肃认真。
第四章 办公技能锻炼秘书一生（1）
娴熟的办公技能会迅速地提升一个人的重要性，能够让领导对你刮目相看，能够让同事对你另眼相待，同样也能够使你的成就感得到提升。?备良好娴熟的办公操作技能，将会使你的秘书生涯得心应手。
1.秘书应严格遵守公文处理的原则及基本要求
公文处理应遵循以下原则。
（1）实事求是的原则
公文处理工作必须要发扬深入实际、调查研究、认真负责的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题，它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。
同时，公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论，能够发现问题?提出问题，分析问题，最终还是要落在能有效地解决问题。所以在公文处理实践中，最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。
（2）精简的原则
精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。
首先，文章要写得短一些，精一些，公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次，公文运转处理程序的环节要力求精简，减少不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，随着逐步改善加工手段，有效地控制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。再次，公文处理的实践者必须从观念上树立起精简的意识，认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法和工具，才是保证公文处理便捷有效的正确方法。
（3）高效的原则
效率和质量是相依相伴的，效率高不仅依赖于快节奏、高时效，更取决于公文处理的高质量，只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到，使公文处理这一系统工程、群体行为能够按质完成，所有人员都能各司其职，公文处理的高效才有可能实现。
同时，公文处理应具有以下基本要求。
（1）及时
及时就是要求在公文处理活动中，确立高度的时间观念，珍惜时间，注重时效。公务活动是具有时间要求的，公文作为公务活动的工具必须抓住时机，维护其时效，使各项工作能迅速有效地处理。
在公文处理活动中维护了时效性，也就提高了组织时间的利用价值，从而体现了“时间就是金钱，效益就是生命”的现代管理思想。“及时”的要求既是由公文处理的内在规律所决定的，也是客观实践所要求的。
（2）准确
准确是公文处理工作的基本前提和起码要求。没有准确就没有及时、安全和高效。要做到准确，就需遵循统一的公文处理制度，落实岗位责任制，责任到人，建立健全激励和竞争机制，提高实践者的素质?
（3）安全
公文处理的保密工作是指在公文处理活动中，严格执行有关的保密规定，运用各种制度和手段，确保公文处理活动中涉及的国家秘密被限于一定时期和一定范围内的人员知悉，使之不失密、不泄密、不被窃密。
第四章 办公技能锻炼秘书一生（2）
秘书在工作中要敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、设想周到，起拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，?该问的不问，不该讲的不讲，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。
2.秘书应懂得印章的管理和使用规定
印章是企事业单位在被正式批准成立后，并经批准到当地公安部门指定的刻章单位刻制的。经过验收合格的印章，应登记，盖好印鉴，以备查考。颁发印章时，应严格履行颁发手续，特别是颁发正式印章时，要郑重其事，安全可靠；颁发其他印章，也要按程序办理。
印章的管理要注意以下事项：
①严格管理，健全制度。
②严格审批程序。
印章的使用应注意如下事项：
①各级机关企事业单位都应制定印章的使用规定。印章管理人员须严格按照规定使用印章。
②原则上，使用机关或单位的印章，要由本机关或单位的领导人审核签字。
③印章管理人员用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的。
④对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份立卷归档。
⑤不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印。
⑥经过审批、登记后，即可按要求加盖印章。印迹应端正、清晰。
⑦机关或单位撤销、更名或因其他原因而停用印章时，印章应由印章颁发机关及时收回封存或销毁。
第四章 办公技能锻炼秘书一生（3）
单位印章具有法定权威性，严禁伪造印章或使用伪造印章，违者将受到法律的惩处。如发现伪造印章或使用伪造印章者，应及时向公安机关?印章所刊名称单位举报。
3.秘书编排资料有哪些讲究
收集资料是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要保证便于保管。
（1）使用文件夹
过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册。这种形式适用于同一类资料和每天都固定的资料，放在书架上，易于查找。但是，如果将资料装订成厚厚的一册，要找自己所需的资料时，就不那么容易，需要耗费一定的时间，而且也不便于携带。
如今，各单位从节省空间和经费的立场出发，?识到毁弃没有价值的资料的重要性，开始普遍采用文件夹保存资料。这种方式分类清楚，易于查找，没有价值的资料可以及时毁弃，需要存档的及时存档。
使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
（2）文具
①文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处写上资料的名称或类别。文件夹一般是茶色的，不过市面上也出售其他颜色的文件夹。
②文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。
③使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。
④资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易搞混。
（3）文件夹的排列方法
①文件夹在文件柜里要按从右到左的原则排列。
②文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去。
③文件夹原则上不装订，但对需装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数。
④如果资料需要折起来，就要从正面往背折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。
（4）写标签的方法
采用文件夹保存资料的优点是，一个文件夹一个内容，分门别类，使资料内容尽可能细分下去，这样不仅容易检索，而且毁弃方便。所以，不要写“XX内容册”这种比较笼统的标签。而应该做到以下几点：
①标题简单明了，不要附带各种说明，资料内容是什么就写什么。
②根据来往的具体对象对资料进行分类，不要写成“往来书信A”、“往来书信B”的形式。
③如果资料内容与具体人或公司没有关系，可以根据资料内容本身的性质进行分类。如出差总结报告、人事科简报、起诉书、各种规章制度等。
④综合性文件夹。这主要是一些临时性资料，还不能最后进行分类，但内容都很重要。
第四章 办公技能锻炼秘书一生（4）
编排资料是一件繁琐而又十分重要的工作，秘书在编排资料时一定要规范、细致，只有把编排工作做好，以后查阅和使用起来，才能方便和?心应手。
4.秘书做文件校核工作有哪些程序
文件校核工作具有内在的规则性。在文件校核工作的实践中，此种规则性经过提炼、归纳，逐步形成为程序。文件校核工作程序，就是从事文件校核这项工作所必须依循的规程和次序。大致可归纳为以下八个环节。
（1）接收文件
这是整个文件校核工作的起始点，大体包括以下四项工作内容；一是签收；二是核对；三是编号；四是登记。
（2）初步校核
一般采取个体初校与群体初校两种形式。较为简单、字数不多的文件，通常选择个体初校形式，由文件主校人自行初校即可；而事关全局的重大方针政策性文件，则大多数选择群体初校形式，由文件主校人把文件复制后分送众人共同进行初校。文件初校环节有三：一是对文件发布形式进行初校；二是对文件中的政策规定进行初校；三是对文件的文字和格式进行初校。
（3）意见汇总
意见汇总就是集思广益。意见汇总环节，同样是处理初校意见的环节。就作为初校对象的文件来说，初校后肯定会出现行或不行两种意见。对经过初步校核、认为可行的文件稿，文件主校人汇总出一个综合修改稿，在报经部门负责人审核同意后转入下一工作环节。
（4）送印清样
初校汇总后的文件综合修改稿，大多比较杂乱，许多地方涂改增删，待文件清样印出后再予报批或送往有关部门征求意见。送印清样这一环节要做好以下四项工作：一是送印清样前要将文件综合修改稿报请部门负责同志审定，不论文内改动多少，均应履行这一审批手续；二是要注明所需清样份数和限定退回时间；三是要进行登记。送印清样属于文件的移交，为了明确责任，一定要在送印时进行登记；四是要装信封或文件袋密封后送出文件印制部门。
（5）征求意见
这是协调中经常采用的一种形式，即就文件内容所涉及的工作征求有关主管业务部?的意见。在党政领导机关发布的文件中，常常有些事项涉及主管业务部门的工作。对此，在文件校核过程中，要征求各有关主管业务部门的意见。
（6）综合意见
征求意见后、就要对各方意见进行梳理、筛选和综合工作。综合意见是在对文件稿征求意见后进行的，是非常重要的一个环节。实际上，综合绝非一件简单地把各方意见糅在一起的易事。要分析，要研究，要经过一个理性的认识过程。只有这样，才能真正把各部门的一些好的意见综合起来，以达到完善决策的目的。
（7）送审签发
送审，即把文件校核稿送请部门负责人审阅?稿。签发，即指领导人对文件予以签批发出。送审签发是文件校核工作必须履行的手续。文件校核稿的送审签发是一个环节的两个重要方面，两者紧密相连，互有交叉，不可分割。很难说领导签发文稿时没有审定的成分在内，实际上签发也是一种审定。送审签发这一环节非常重要。
（8）送文注发
送文注发就是把经领导人签发的文件稿送文件批抄部门注发。文件的注发工作具体由文件批抄部门负责。因此，校核并经领导人签发后的文件稿，在办理文件移交手续后要转至文件批抄部门，由其具体办理文件的注发事项。送文注发是文件校核工作的最后一个环节，要做好以下四项工作：一是要把领导人的审批情况及批示意见详细地进行登记；二是进行送出前的最后一道检查，从文字到格式对文件稿再认真细致地检查一遍，然后再看看所有的文件是否完整；三是把文件的原件、文件的签批件和文件报批请示一并移交文件批抄部门，由其在文件校核登记本上予以签字接收；四是销号。文件送出后，表明该文件在校核工作阶段的运行已告结束，在登记本上应注明“已办”的字样。一俟文件正式下发，只需在登记本上注明文件编号即可。
第四章 办公技能锻炼秘书一生（5）
需要注意的是，文件校核工作程序是死的，而文件校核工作中的情况是复杂多变的。以上文件校核工作程序中的八个环节，是从一般意义上?结出来的。在文件校核的实际工作中，允许根据情况作变通处理。
5.秘书应如何使用电子邮件
秘书在日常工作中经常要接收或发送电子邮件。电子邮件作为一种新的交流方式，既简洁明了又充满个性，而且成本费用低廉。那么，秘书在使用电子邮件时，应注意哪些方面呢？
（1）称谓得体
电子邮件的内容、格式与传统书信一样，称呼、敬语不可少。正文的第一句应写上收件人的尊姓大名，并使用得体的称呼。如“先生”、“小姐”、“领导”或“局长”等。
（2）知礼行礼
与他人进行电子邮件往来要讲究“网德”，非礼勿行，不要发出轻狂、污秽、放肆之言。
（3）注意病毒扫描
发信前要对系统进行病毒扫描，以免不小心把病毒带给对方。特别当使用者从其他系统接收或下载文档时，要防止病毒的扩散。
（4）小心过滤
转寄不确定的信给他人时要小心过滤。对来历不明的信件要谨慎处理，若不确定最好删除，因为转发垃圾邮件是不道德的。
（5）尊重通信权利
未经许可，任何人无权隐匿、毁弃或擅自打开他人的电子邮件，这是通信自由的基本规范。
（6）注重保密
多址同步传递时，应依秘密副件方式传递，这样接信人只会看见信的内容，而不知道其他收件人是谁。不要把私人事情存在硬盘储存空间中，不要把不愿公之于世的事情写在电子邮件中，也不要把不适合公开的任何事情发送出去或保留下来。
（7）及时回复
收到要求回复的电子邮件，要及时给予答复；如实在来不及作详细回复，也应先回信告诉对方已收到来信；如回复某人来信，可摘录部分来信原文，并答复对方提出的要求。
第四章 办公技能锻炼秘书一生（6）
作为秘书，有一点是值得注意的：发电子邮件时一定要慎重，要小心写在E-mail里的每一个字、每一句话。因为现在的法律规定，E-mail也?以作为法律证据，是合法的。
6.秘书需掌握的电脑知识
对于现代秘书来说，电脑是其日常工作中必备的办公工具之一。所以，掌握必要的电脑知识同样也是秘书必须掌握的一项基本技能。
通常，秘书在使用电脑时，对一些惯性的错误操作都抱着很随意的态度，认为对电脑没有什么影响。其实，使用的方法不正确，会加快硬件的损坏速度。如果能参照下面介绍的方法正确使用电脑，可以在一定程度上延长电脑各个硬件的工作寿命。
（1）正确开关机
使用电脑第一个要注意的就是正确的开机顺序，应该先打开外设（如显示器?音箱、打印机、扫描仪等设备）的电源，然后再接通主机电源。而关机顺序则刚好相反，因为在主机通电的情况下，关闭外设电源的瞬间，会对电源产生很大的电流冲击，所以应该先使用正确的方法关闭主机电源，然后再关闭外设电源，这样可以减少对硬件的伤害。而电脑在进行读写操作时，更不能切断电源，以免对硬盘造成损伤。
另外，关机后也不能马上开机。关机后，距离下一次开机的时间，至少要间隔10秒钟。如果在关机后一段时间内频繁地做开机关机的动作，会对电脑硬件造成很大的电流冲击，尤其是硬盘。
（2）良好的供电
电脑一定要有良好的供电，应该确保交流电电压在220V±10%的正常范围内，如果本地的供电电压不稳定，则需要使用稳压器。
在条件允许的情况下，还应该为电脑配置UPS（不间断电源），让电脑在断电后能继续运行一段时间，以保存自己未完成的工作再正常关闭电脑，并保证各个硬件在突然断电时不会受到电流冲击而损坏。
（3）恰当的使用时间
电脑如果长时间不通电使用，会由于吸附灰尘多的原因而发生短路现象，而使硬件不能正常工作或损坏。在较为潮湿的天气，更有可能发生这种情况，因此，最好每天都能使用电脑或者让电脑通电一段?间。
（4）防静电破坏硬件
在与电脑硬件接触前，应先释放自身的静电。电脑在工作时，机箱、显示器等设备都会释放出大量的静电，而人体内也带有大量的静电，如果与硬件接触，就可能造成硬件芯片内部被击穿而损坏。如果手比较湿润带有水分，千万不可接触硬件，因为这样损坏硬件的可能性会更大。
（5）电脑的摆放
电脑置放的地点将会影响内部硬件的寿命以及使用效果，因此一定要选择不受阳光曝晒、干燥通风、不易沾染尘埃的位置；置放的桌面要稳定；最好不要摆放在使用地毯或是木质地板的房间里，这样会应电脑硬件溜产生静电不易导出，而存在不安全的因素。
（6）文件的备份
时刻备份重要数据（最好备份到软盘、U盘、移动硬盘、刻录到光盘，不宜只备份到其他分区），并且备份数据后要确认备份的数据是否完整；USB设备安全删除后再拔，其他设备不可带电插拔。
为了避免资料遗失，重要资料最好要备份于三个地方，同时为了避免资料遭人窃取、偷看，最好还要使用安全密码或者是加密软件。
（7）防止电脑病毒的入侵
电脑病毒发作所造成的破坏程度参差不同，其影响可小至仅仅对屏幕的显示造成干扰，但也可大至电脑储存的珍贵?料受到破坏。随着互联网的发展和电子商务的使用日益普及，电脑病毒的威胁实在不容忽视。所以，要做到以下几点：
①严格禁止来路不明的媒介进入机器，可以说盗版光盘的使用为病毒的流行起了推波助澜的作用。
②使用合法软件。
③传递数据时尽量先查毒一遍。
④接着使用别人使用过的电脑之前，要先将电脑电源完全关闭后再重新启动，以避免电脑病毒暂存于内存中。
⑤安装正版的杀毒软件，要知道，如果连杀毒软件的来源都无法保证，那根本就谈不上防止病毒的入侵，同时，最好选择带有病毒防火墙的杀毒软件，?前国内发行的杀毒软件很多都有这个功能，如瑞星、卡巴斯基、金山毒霸等，使用正版软件不仅可以得到良好的售后服务，而且可以及时获得最新的防病毒数据。
⑥当遇到带有附件的邮件时，如果附件为可执行文件或word文档时，不要选择打开，可以用两种方法来检测是否带有病毒。一种方法是，利用杀毒软件的邮件病毒监视功能来过滤掉邮件中可能存在的病毒。另一种方法是，把附件先另存在硬盘上，然后利用杀毒软件查毒。
⑦不要使用邮件软件邮箱中的预览功能。当今，一些传播与破坏力比较大的病毒，往往都是在邮件预览时进行感染的，并?需要打开邮件。如果使用Outlook收发邮件，建议用户关掉邮箱工具的预览项，或者升级微软的最新补丁，这样可以预防Outlook接收邮件时受到感染。如果使用的是Foxmail，应在当前账户属性中模块项选择纯文本格式。
⑧经常留意官方和杀毒软件发行公司对计算机病毒的公告，在不能够确定机器是否对某种病毒确实有防御能力之前，不要做冒险尝试。
第四章 办公技能锻炼秘书一生（7）
温馨地提示一句：在使用电脑一个小时之后，要休息5到10分钟，不让眼睛过度疲劳；同时要站起来活动一下筋骨，这样才不至于因为姿势不良而影响健康。这些提醒的重点都在于让自己身体的器官和肌肉得到放松，使之不会因为长期在电脑前工作而造成病变。
7.秘书如何熟练使用传真机
传真机是企事业单位最常见的通信工具之一，具有方便、快捷、准确等优点。熟练使用传真机是一个现代秘书日常工作的一项基本技能。
下面我们以HP Officejet 4110传真机为例，谈一下传真的发送与接收。
（1）传真的发送
①自动发送传真：如果您没有连接电话机，可以直接通过面板按键发送传真，前提是对方传真机必须设为自动接听状态。
方法是：放好原件后，按前面板上的蓝色<传真>按钮，液晶屏上出现“Fax Number”，这时通过一体机面板上的数字按键，输入对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”），按机器<开始>区域中的<黑白>按钮发出黑白传真；或者点击<彩色>按钮发送彩色传真（彩色传真需要对方也是彩色传真机方可实现）。
②手动发送传真：如果您的一体机背部串有话机，把原稿放好，然后拿起话机上的听筒，在电话机上（而不是一体机按钮面板上）拨对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”）。跟对方通话时阐明自己是要发送一份传真给他，之后可以用以下两种方法发送传真，如下：
A请告诉对方“我要先给您传真信号，一会儿当您听到话筒里面没有声音了，并伴随着‘嘟——嘟——’的低声后，再按你传真机上的开始键来建立通讯即可。”对方明白您的用意后，您就可以按自己一体机上的<黑白>按钮了，之后挂上话筒，观察您的一体机液晶屏上会显示“connecting”，之后是faxing page 1等，直到发送成功。
B先让对方给您传真信号，当在话筒中听到刺耳的传真音后，尽量在2秒钟内按一体机上的<黑白>按钮发出黑色传真，或者点击<彩色>按钮发送彩色传真。看到液晶面板显示“connecting”以后，挂上听筒，等待发送完毕。
（2）传真的接收
①自动接收传真：开机后，在就绪的时间状态显示下，按<设置键>，随后按3，再按3，显示的是自动应答铃声数，您可以按左右箭头键配合输入键选择。这样您的一体机就会在您设置的铃声数后自动接收传真。通常在传真机无人值守的时候设为自动接收模式。
②手动接收传真：注意手动接收传真，必须提前在一体机背后串接电话机。由于这款一体机无自动接收按钮设计，所以需要在菜单中修改值，您可以同样按<设置>键，随后按3，再按3，用左右箭头配合输入键，将之?显示的值更改为No Answer。这样设置后，有电话来电时，一体机就不会自动给应答信号，而是一直响铃，直到您拿起电话听筒与对方通话。当得知对方是要发送传真给自己时，按<黑白>按钮给出传真信号，之后挂断话筒等待接收和打印即可。对方听到您给出的刺耳传真信号后，也会按下他传真机上“开始”按钮，双方就开始传输信号了。
发送传真时，应提前放置传真原件，将有内容的一面向里，标题朝下放入上面的进纸盒，并用滑动卡槽把原稿的两边固定好。这时液晶面板上就会在时间的下面出现“Original loaded”的提示。
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传真机是一?自动化办公设备，它可以提高秘书的办事效率，既快捷又方便，熟练掌握它的使用方法，无疑会给办公工作带来极大的方便。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（1）
文字功底是秘书职业能力、素质的基础，是秘书的“看家”本领，同样也是衡量一个秘书是否合格的必备标准之一。秘?平时要勤学多练，不断积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发、下笔成章。
1.如何写好公关稿
写好公关稿应注意以下几点。
①要写好公关稿，首先要按照公关稿特殊的写作方法进行写作，不能随意应用已往自己熟悉的写作方法。
②要善于把自己关心的内容和大家关心的内容，特别是当前热点结合起来。
③公关稿带有很强的企业宣传目的性，要有明确支持企业的观点，或者对企业有利的行业性观点，因此写作逻辑性更强。
④很多话不能直说，要转弯说，要从多个角度说，用多个虚拟人物的?来说，用统计数字来说。一般要杜绝以笔者口吻下定义结论或者以企业口吻自卖自夸,因为这样可以显示所述事情客观、公正并且得到了市场正面的反馈，达到企业目的。有时由于资料所限，获得的实际上述资料不足，需要虚拟一些相关信息，此时要注意虚拟人物和统计要巧妙和不露痕迹。
⑤标题：大标题不要过长，最多不超过14个字，标题是文章最重要的部分，一定要有推敲精神，应寥寥几字带出文章精髓，切忌空喊口号的标题。因为稿件是放到杂志报纸上发表，要做到让读者看到标题就有阅读的欲望。
⑥开头：文章开头一定要让读者趁着大标题的热火乐于阅读，并且在150字之内阐述清楚文章的主题，同时要塑造出浓郁的文章背景气氛。
⑦小标题：小标题是除大标题之外的重要因素，小标题必须能够提纲挈领，讲清楚本部分内容，做到读者即便不读该部分，也知道大意。同时，小标题必须优美，吸引人。
⑧导语：如果有重要背景要交代，可以在最开头写100字左右的导语，介绍文章背景。
⑨中心句：每部分要有中心段，讲清楚本部分内容，而文章每一段话第一句是中心句，讲清楚该段内容，要做到看了中心句，便明白该段意思，切忌无中心句。
⑩文章逻辑清晰，过渡自然，观点明确。
■讲其他企业或者引用客户未提供的资料，要得到客户的认可，对来自网络的资料和客户的资料切忌直接引用，要在自己融会贯通的基础上，用自己的语言阐述。另外，引用网络资料，要用批注给出出处。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（2）
写公关稿时，引言、标题、小标题一定要精彩抓人，同时叙事脉络要条理清晰。一般文章的结构有逻辑和时间顺序，但?读者基本上还是喜欢线性的时间顺序，首先将比较简单的时间顺序练好，逻辑顺序则是较高的一个层次。
2.如何写好演讲稿
演讲稿也叫演说辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。
演讲稿是进行演讲的依据，是对演讲内容和形式的规范和提示，它体现着演讲的目的和手段，演讲的内容和形式。
演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文体。它可以用来交流思想、感情，表达主张、见解，也可以用来介绍自己的学习、工作情况和经验等；演讲稿具有宣传、鼓动、教育和欣赏等作用，它可以把演讲者的?点、主张与思想感情传达给听众以及读者，使他们信服并在思想感情上产生共鸣。
演讲是演讲者与听众、听众与听众的三角信息交流，演讲者不能以传达自己的思想和情感、情绪为满足，他必须能控制住自己与听众、听众与听众情绪的应和与交流。所以，为演讲准备的稿子要具有以下三个特点。
（1）针对性
演讲是一种社会活动，是用于公众场合的宣传形式。它为了以思想、感情、事例和理论来晓谕听众，打动听众，“征服”听众，必须要有现实的针对性。所谓针对性，首先是作者提出的问题是听众所关心的问题，评论和论辩要有雄辩的逻辑力量，要能为听众所接受并心悦诚服，这样，才能起到应有的社会效果；其次是要懂得听众有不同的对象和不同的层次，而“公众场合”也有不同的类型，如专业性会议、服务性俱乐部、学校、社会团体、宗教团体、各类竞赛场合，写作时要根据不同场合和不同对象，为听众设计不同的演讲内容。
（2）可讲性
演讲的本质在于“讲”，而不在于“演”，它以“讲”为主、以“演”为辅。由于演讲要诉诸口头，拟稿时必须以易说能讲为前提。如果说，有些文章和作品主要通过阅读欣赏，领略其中意义和人情味，那么，演讲稿的要求则是“上口入耳”?一篇好的演讲稿对演讲者来说要可讲；对听讲者来说应好听。因此，演讲稿写成之后，作者最好能通过试讲或默念加以检查，凡是讲不顺口或听不清楚之处（如句子过长），均应修改与调整。
（3）鼓动性
演讲是一门艺术。好的演讲自有一种激发听众情绪、赢得好感的鼓动性。要做到这一点，首先要依靠演讲稿思想内容的丰富、深刻、见解精辟、有独到之处、发人深省，语言表达要形象、生动、富有感染力。如果演讲稿写得平淡无味，毫无新意，即使在现场“演”得再卖力，效果也不会好，甚至相反。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（3）
演讲稿的开头，也叫开场白。它在演讲稿的结构中处于显要的地位，具有重要的作用。瑞士作家温克勒说：“开场白有?项任务：一是建立说者与听者的同感；二是如字义所释，打开场面，引入正题。”好的演讲稿，一开头就应该用最简洁的语言、最经济的时间，把听众的注意力和兴奋点吸引过来，这样，才能达到出奇制胜的效果。
3.撰写领导讲话稿应把握哪些重点
领导讲话稿是领导者在会议上所作的指示性发言，是各级领导发表政见、部署工作的有效形式。由于会议内容和需要解决问题的不同，讲话稿的结构安排和表现形式各不相同，科学掌握其规律绝非易事。秘书要做好领导讲话稿的起草工作，必须从内容报告入手，着力把握好以下几个方面的重点。
1）围绕思想状态，坚持理论与实际相结合的原则，营造干事情的氛围
撰写领导讲话稿首要的是深入研究解决思想状态上的问题。一是有针对性。要分析形势，针对本部门的思想和工作实际，找出精神状态上的落后表现，指出其危害、症结和根源，分析矛盾，解决问题，增强责任感和紧迫感，统一思想，凝聚人心，不能过于空泛，漫无边际，下笔千言，离题万里。二是把解决思想问题与解决实际问题结合起来。
（2）围绕工作现状，坚持实事求是原则，增强听讲者的信心
领导讲话稿常常要对一段时间的工作和一项活动进行总结，这对增强信?，鼓舞斗志，争取新的更大的成绩具有重要作用。对工作现状的总结，首先要实事求是。要对本地本部门的情况，包括人的思想状态、工作中取得的成绩、经验和存在的问题进行全面总结，力求做到简明、准确，尤其是工作特色以及创新的东西要按照客观、公正、真实的原则予以总结，给人以符合实际、实实在在的感觉。其次要定性与定量相结合。定性的总结要准确，真正反映工作特色和工作实际，说明工作所处的位置；定量的总结使用主要经济指标和能说明问题的数字，要有对比性，要用幅度和百分点的增减来表现。再次要坚持鼓励与批评相结合、以鼓励为主的?则。对工作成绩大张旗鼓地进行表扬、肯定；也要注意找出工作中的缺点和不足，分析主客观原因，特别是主观原因，从中归纳出应当汲取的教训，以推动工作不断前进。
(3)围绕指导思想，坚持一般性和特殊性相结合的原则，坚定正确的工作方向
指导思想是对工作的总要求，是做好工作的前提和基础。在领导讲话稿中，必须明确指导思想。指导思想的提法要与上级相统一，与左右相响应，一般不要提出新提法，并在一段时间内保持稳定。同时要确定工作原则和重点。实事求是，一是一，二是二，简明概括，清楚明白。
（4）围绕目标任务?坚持可行性和前瞻性相统一的原则，指出明确的工作前景
制订目标任务是领导和管理过程的起始环节，也是整个领导和管理过程的基础，所谓“凡事预则立，不预则废”，讲的就是这个道理。在领导讲话稿中，表述目标任务应注意以下几个问题。首先要明确总体目标任务，概括地提出某项工作的总任务，指明总的方向。其次，提出具体的目标任务。目标任务要具体实在，注意用时间和数字界定目标，操作性和可考核性要强，不能泛泛而谈。再次，目标任务要切实可行。制定目标既要贴近实际，同时，又必须经过周密调查，精确核算和充分论证，不能单凭主?愿望和想当然办事。
（5）围绕措施要求，坚持政策性和可操作性相统一的原则，促使各项工作实现新突破
目标任务确定之后，就要根据工作的性质、内容和任务量的大小，理思路、定措施、求突破。首先要突出重点。结合确定的工作任务，针对现实工作中存在的突出矛盾和问题，抓住中心和关键环节，找准主要矛盾和矛盾的主要方面，对其进行深入剖析，找出问题的根源，提出解决的办法。其次要讲究工作方法。善于运用现代科技手段，打破老一套的陈旧模式，创造性地开展工作。再次要建立健全工作机制。按照机制灵活、动作规范、管理科学的要求，强调制度建设，以建立支撑各项工作良性发展的长效机制。如健全奖惩标准和办法，严格考核，并按照考核结果兑现奖惩，有的还要公开批评曝光。
（6）围绕组织领导，坚持竞争激励的原则，把一切积极因素团结凝聚起来。
在撰写领导讲话稿时，要强调发挥各职能部门的作用。要健全机构，充实人员还要建章立制，使之各司其职，各负其责。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（4）
人是各种要素中最重要、第一位的因素，是事业兴衰的关键。建设一支能够担当重任、经得起风浪考验的高素质队伍，?各项工作中的重要内容。在撰写领导讲话稿时，一定要注意这一点。
4.什么是标准的公文格式
标准的公文格式主要包括以下几个方面。
（1）发文机关标示
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件使用；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。
（2）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（3）文件标题
红色反线下空2行?用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（4）正文（含主送机关名称和落款）
用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（5）附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”），附件名称后不加标点符号。附?应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。
（6）成文时间及印章
成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决?
（7）主题词
“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空1字。
（8）抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（9）页码
用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，?字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（5）
公文用纸应统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。
5.公文写作的语言要求
（1）准确
①认真辨析词义。在汉语中，有大量意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。
②讲究语法和逻辑。公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。首先，句子成分要完整。对于每一个句子来说，主干成分也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。再次，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。
（2）简练
①用语精确，以一当十。在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表?出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。
②尽量使用短句。著名作家老舍曾经说，他写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。公文与文学虽然是?同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。
③适当采用文言词语。继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没有增加，而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那样岂不是大煞风景？当然，运用文言词语，要特别注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。
（3）质朴
①不做作，不生造。大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、卖弄。做作、生造的原因有两个：一个是虚荣心导致的错觉，以为语言越新异越能显示作者的才华，于是生硬地造出一些自以为高超的新词来，向别人炫耀；另一个原因是对词语的运用还没有达到得心应手的程度，对其含义还不能准确辨析。只要端正文风，刻苦学习，这些毛病并不难克服。
②不溢美，不虚饰。溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。说某人工作刻苦，动不动就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之词既不真实，也不感人，效果往往适得其反。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（6）
法国著名作家福楼拜曾经说过：“要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。”这话也适用于公文写作，在公文写作中遣词造句一定要准确、恰当，尽量做到文如其意。
6.提高写作能力的途径和方法
秘书在工作中要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。这需要秘书有广博的文化知识，深邃的道德素养，高度的敬业精神和娴熟的写作技巧。俗话说：聚沙成塔，水滴石穿。秘书如何才能落笔成章，全面提高文字工作水平呢？以下可供借鉴。
（1）敏学
圣人曰：敏而好学，不耻下问。学习是我们日常生活中的大事。一般来说，大多数从办公室出来的文字材料都?点较高、政策性较强，具有相当的广度和深度；加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至几小时就得交稿。这时，如果秘书没有一定的笔才、满腹的肚才和练达的素材，将难以满足工作需要。
古人云“不学无以广才，不学无以成才”。学习是秘书提高工作水平的基础和保障。因此，秘书要十分注重敏学。
首先，要善于挤时间学习。克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际，保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时刻把学习挂在心上，挤时间看书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中。
其次，要拓宽学习的知识，不断丰富学习内容。“书到用时方恨少”。对于秘书来说，没有什么知识是无用的，没有什么是不可学的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等，无所不容，无所不包。只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。
再次，要避重就虚，讲究学习方法。每个人的时间和精力都是有限的。尽管文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”，但是要想什么都会、什么都精，显然是不可能的，当然得讲究学习的方法。
可采用以下三种方法：一是通读，但观大略。如对历史、文学类的知识，只要了解掌?其精要内容即可；二是摘读，以求所知。如报纸杂志、名言妙语、时令短信等；三是精读，精益求精。如行业法律知识、公文写作和处理知识等。
（2）博采
秘书平时要十分注重广泛收集，点滴积累写作素材。厚积才能薄发。秘书只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物，不至于单调枯燥、陈旧老套。当然，学习也是一种收集、积累，但光靠学习来积累还不够；我们还要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一样，点滴收集，广采博取。收集材料时要注意：
首先，要有层面性。要有针对性的为我所用，避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。
其次，要有灵活性。收集素材是一项非常繁琐的工作，要想收集到全面、有价值的素材，必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理。对报刊、杂志上看到的名篇佳句、名言警句、新颖观点，可以复印或剪贴下来，列出条目、标注出处，以备参考。
再次，要注重针对性。尤其要细心留意，仔细观察本行业、本单位的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态，从而把握事件的前因后果、来龙去脉。要做日常工作的有心人，利用各种机会、各种场合，留意收集领导的讲话、指示、发言，紧跟领导思路，把握领导意图，了解领导用语风格，从而总结提炼出对工作有指导意义的观点和看法。
（3）善思
思考的过程本身就是学习过程的继续和深化，也是提高文字工作水平的重要途径。勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，可以促进文字功底的升华。
首先，要学会换位思考，提高思维层次。善于逆向思维、多向思维，对眼前发生的每一件事情，多想几个为什么，不主观武断，不人云亦云；善于多角度观察，从共性中找出个性，从个性中把握规律。只有?的角度高，想的问题多，写的文章材料才能磅礴大气、见解独到、思维缜密。
其次，要学会比较借鉴。有比较才有差距，有借鉴才有进步。提高写作水平必须善于总结，善于和自己比较。要经常对自己写作的过程进行分析评价，经常对文稿起草工作认真回顾、分析和总结，尤其要反复揣摸、思考领导修改过的稿件，从而准确把握领导的思路和语言风格。
（4）勤践
秘书工作是为领导服务的，文字工作也一样。面对不断出现的新问题和新矛盾，秘书光靠翻资料、闭门思考是远远不够的。古人说得好：纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。要提高秘书的以文辅政水平，还必须深入基层，深入实践，调查研究，详尽地掌握第一手资料。
首先，要突出重点，要结合本单位的工作热点、难点和疑点等问题有的放矢进行调研。
其次，要做到深入，真正“沉”下去。深入基层，从中挖掘出有价值的东西，汲取营养，丰富自己。
再次，要实事求是。在调研过程中，决不能以主观想象为准，要腿勤、嘴勤、手勤，多听、多问、多思，深入细致的探讨，全面辩证地分析，以客观事实为根据，去粗取精，去伪存真，洞察事物的本质，把握事物的内在联系。
（5）深耕
文字写作能力的高，不是一日之功，也没有什么捷径可走，关键在于勤学多练，不断地积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发。
首先要用心。思想是行动的先导，文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，其本身就是能力不断积累提高的过程。因此，对于各种写作任务，无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，都要把它当成一次练笔的良机，专心致志，一丝不苟，尽可能写出有分量、有价值的文稿。
其次要精心。写文章有如园林布局，同样的山石花林，如果安排精巧，就容易给人以曲径通幽、清新雅致的享受；如果?排得不好，就会使人觉得索然无味，不愿多读。
要注意惜墨如金，尽可能避免赘句和用词不当。写完材料后，要尽可能地反复读几篇，看是否文通字顺，是否重复累赘；对拿捏不准的词语，要反复推敲，看是否有更好的词语可以替代。千万不可小看每一个词语的作用，有时一个词、一个字用得好，不但可以生动文笔，给文章增色不少，有时还可以起到画龙点睛、推波助澜的作用。
最后还要做到细心。一方面留意各种材料的文种、结构和格式，既领会其“神”，又留意其“形”；另一方面也要对写完的公文、材料进行细心的校对，找出笔误或纰漏。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（7）
秘书工作无小事，有时哪怕是一个很小的笔误或纰漏，不但会闹笑话、出洋相，还有可能给工作带来不可估量的影响和?失，因此，秘书写作时必须有认真仔细的精神。
7.如何体现和增强文字材料的思想性
思想是一切文字材料的骨干和核心，是人们对矛盾问题的深刻认识和解决办法的深刻见解。增强文字材料的思想性，最重要的是要善于站在全局和思想理论的制高点上思考问题、提出对策，善于借助唯物辩证法的认识工具，独具慧眼地观察和分析问题，形成统一、完整和辩证的逻辑思路，引起大家的共鸣，给人以深刻启示。在实践中，要注意把握好以下几点。
（1）要有针对性
文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵魂。文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普遍存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，影响就大，相反影响就小。因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。这就要求写作人必须深入调查研究，以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住主要问题，确立文字材料的主题思想。
（2）要有概括性
要从局部的、感性的、表面的现象里跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出带有规律性的东西。这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有?龙点睛的效果。有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话。
（3）要有深刻性
深刻性往往决定文字材料的思想性。分析问题要有深度，不满足于抓住次要的现象或枝节的东西，而是要了解主要的、本质的东西；不满足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的内在联系；不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势。要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、本质原因。只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。
（4）要有独创性
文字材料中普遍存在的一个毛病就?大话、空话、套话比较多，空洞无物。要增强文字材料的思想性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能够独立地提出自己的见解。
（5）要有说理性
文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际；既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离领导的意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。有经验的人，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（8）
文章赖“思想”而永生，没有思想的文字材料等于没有“灵魂”，因此，体现和增强文字材料的思想性是写好一篇文章?根本。
8.如何写决定、通知、通告
（1）决定
决定是党政机关、社会团体、企事业单位对重要事项或重大行动作出决定或安排，是向所辖范围制发的指挥性公文。
决定一般由首部、正文和尾部三部分组成。
首部一般包括标题和成文时间两项内容。
标题有两种构成形式：一种是由发文机关、事由和文种构成，如《中共中央关于建立老干部退休制度的决定》。另一种是由事由和文种构成，如《关于严惩严重危害社会治安的犯罪分子的决定》。
成文时间指发布决定的时间。有的在标题正下方注明成文的年、月、日，也有的用括号注明该决定什么时间、经什么会议通过等内容。
正文的结构一般由开头、主体和结尾组成。开头主要交代决定的缘由或根据；主体部分说明决定事项；结尾部分提出希望、要求或关于执行决定的有关说明。有的决定的正文部分只有前两项内容，主体写完，全文就结束。
决定正文内容的布局安排，大体有两种写法：段落表述法用一段或者几段文字表述决定内容。标序列述法，是用序号依次来表述正文内容的方法。有时序号后面可以设小标题，提示每部分内容。这种方法一般用于表述内容比较复杂的决定。
有的决定需要带附件。有附件的决定，应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据，并将附件附在主件之后。
尾部即发文机关和日期。
例文：
关于授予广州市迎“九运”城市
基础设施建设及环境综合整治特别奖的决定
广州市建委：
近年来，为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，广州市建设了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环境综合整治工作，为保障“九运会”的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，也实现了“一年一小变、三年一大变”的城市建设和管理工作目标，受到中央领导和“九运会”组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬，并被国际组织评为“国际花园城市”。
为此，建设部决定，授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉，发扬成绩，开拓创新，在加快推进城市化的进程中再创佳绩，为改善城市生态环境作出新的贡献！
中华人民共和国建设部
××××年×月×日
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（9）
（2）通知
通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。
通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期五部分构成。
第一部分，标题。主要由发文机关、事由和文种组成。有些情况特殊的通知，在标题中应写明性质，在“通知”前加上说明词语，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等。
第二部分，主送机关。在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。
第三部分，正文。包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。
第三部分，尾部。包括发文机关署名和成文时间两项内容。发文机关如果已经在标题中写明，这里可以不写。
第四部分，落款。和第五部分日期写在正文右下方。
通知最常见的形式包括任免性通知、会议通知、发布性通知、指示性通知、事务性通知等。
任免性通知，是指上级机关任免下级机关的领导人员，或者上级机关的有关任免事项需要下级或平级机关知道时所发出的通知。
会议通知是各机关单位用以发出召开会议的通知。
发布性通知主要用于发布法规、规章。
指示性通知是指对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适用“命令”、“指示”等文种时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，也要求下级机关认真贯彻执行。
事务性通知是用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等所发的通知等。事务性通知或者要求下级机关办理，或者需要有关单位周知，或者需要有关部门协助共同执行等，应用广泛，内容单一。
例文：
通知
各县（区）人民政府：
经研究决定，定于×月×日在市政府办公室召开各县（区）人民政府办公室主任会议三天，传达上级关于公文处理的有关指示，请各县（区）人民政府办公室主任或副主任一人参加。
××市政府办公室
2008年12月15日
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（10）
（3）通告
通告是国家机关、社会团体、企事业单位在一定范围内向社会公众或者有关单位、人员公布应当遵?或者周知的事项的知照性公文。
通告一般由标题、正文和落款三部分组成。其各部分的格式、项目内容和写法如下：
第一部分，标题。通告的标题有四种构成形式：一是由发文机关名称、事由和文种构成；二是在文种前面冠以发文机关名称，如《中华人民共和国公安部通告》；三是由事由和文种构成；四是只写文种“通告”。实践中，前三种形式用得较多，而最后这种形式比较少见。
第二部分，正文。通告正文的结构一般由开头、主体、结尾和结语四部分组成。
开头主要交代缘由、根据。要求概括说明发出通告的原因和目的。法性通告一般还要求写清法律依据，以增强通告的法律效力。缘由后面常用习惯用语“通告如下”、“特作如下通告”等过渡到下文。
主体即通告事项部分，主要说明通告具体内容。这一部分由于事项比较多，常常采用标序列述的方法来写。要求做到主旨鲜明，事项具体，条理清晰，简洁通俗，便于理解执行。
结尾提出执行要求或号召。有的通告没有结尾段。
结语一般单独设段，用“特此通告”作结，以体现通告的规范性和严肃性。
第三部分，落款。通告的落款与标题有关系，标题有发布单位的，后面则无落款；标题没有发布单位?，落款时注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后，内容之前，或写在落款后面都可以。
通告最常见的几种形式包括法规性通告、周知性通告、禁止性通告等。
法规性通告是在一定范围内公布政策法规或带有政策法规性质事项的通告。
周知性通告是在一定范围内，向机关单位和人民群众公布应当周知事项的通告。
禁止性通告多数是根据有关规定、条例之类法规性文件制订的，而禁止有关对象从事某一事项或多项事务的通告，是法规性文件有关规定的具体化。这类通告的依据是法规性文件，所以带有强制性，多数由地方一级?府发布。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（11）
通知在日常生活中运用十分广泛，我们在写通知时，各种要素一定要具备，否则容易出现让人弄不明白的地方。如遇特殊情况，可以用“紧急通知”或“重要通知”的形式出现。
在书写通告具体内容的时候，要做到主旨鲜明，事项具体，条理清晰，简洁通俗，以便于阅读者能更好地理解和执行。
9.如何写请示、批复、通报
（1）请示
请示是下级机关或个人向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示写作的内容由标题、主送机关、正文、落款四个部分组成。
第一部分，标题。标题有两种写法，一种写法是只标明请示的事由和文种。另一种写法是在标题的事由和文种之前，还加上发出请示的机关或个人的?称。请示的标题要明确标明请求批示（批准）的问题是什么。
标题要写明制发机关名称（如有版头，也可省略）、事由与文种。如《国家税务局关于加强批发扣税工作的请示》、《××局关于召开2008年城市管理工作总结表彰会议的请示》。
第二部分，请示的主送机关。这是指请示报送的直接的上级主管机关，要写机关全称或者规范化的简称。
第三部分，正文。正文是请示的主要部分，从称呼的下一行空两格开始写起，正文内要写清楚请示什么问题，目的是什么，有什么要求。如果请示的内容比较简单，用一段文字写出即可，如果内容较，可分几段文字写，正文内容写完以后，另起一行写上一句简单的结束语，如“以上报告是否妥当，请批示”。
第四部分，落款。要写明请示的单位或个人和时间，并加盖公章。
请示最常见的几种形式包括请求批准的请示、请求批转性请示等。
请求批准的请示多数是单位要求增设机构、增加编制，上项目、列计划，要资金、要购置设备等，或个人要解决什么困难、问题而向上级机关的请示。请示的要求就是请求批准。
请求批转性请示是政府的职能部门对新情况、新问题提出了处置意见和解决办法，但因“条条不对块块”的规定，?能直接要求同级职能部门或不相隶属机关、部门照此执行，因而请求上级领导机关审查批准，并批转给有关方面执行的请示。
（2）批复
批复是答复下级机关或个人请示事项的公文，是上级对下级来文所提出的请示表明的态度或作出明确回答的公文，是一种下行文。
批复的内容由标题、主送机关、正文、结尾四部分组成：
第一部分，标题。由制发机关、事由、文种三要素组成。
第二部分，主送机关。批复只主送请示机关，即谁请示批复给谁。
第三部分，正文。由两部分组成，一是引据，也就是正文的开头部分，写明是针对何文所作的批复；二是答复为来文的请示事项所作的答复。正文结尾部分多用“此复”、“特此批复”来结束全文。
第四部分，结尾。写上批复的机关和日期，标题中有制发机关的可以不写机关。
例文：
中国证券监督管理委员会
关于××新华期货经纪有限公司的批复
证监期审字〔2002〕28号
××新华期货经纪有限公司：
经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，请持本批复到国家工商局申请注册登?，经营范围为：国内期货经纪业务，期货投资、信息咨询服务业务，期货从业人员培训业务。在完成公司注册登记手续后，请持营业执照副本原件及复印件、法人授权委托书和领取人身份证原件及复印件到我会领取《期货经纪业务许可证》。
2002年10月4日
（3）通报
通报是国家机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者通报有关情况的公文。
通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
第一部分，首部。通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内?。
标题通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，也有的通报标题只有文种名称。关于主送机关要注意，除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。
第二部分，正文。通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。
第三部分，尾部。尾部应写上发文机关和日期。
通报最常见的几种形式包括表扬通报、批评通报、事故通报、情况通报等。
表扬通报是用于表扬先进集体、先进个人、先进事迹的通报。目的是宣扬先进思想，树立榜样，鼓励下级学习先进典型、先进经验，把工作做得更好。
批评通报是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。
事故通报是针对生产事故、安全事故、交通事故、火灾事故、医疗事故等重大责任事故而发的通报，以引起有关单位的警觉，防止类似事故的发生。
情况通报是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（12）
值得注意的是，批复是一种上级对下级的行文，这一点至关重要。另外，通报是一种十分常见的公文形式，一般应采用较平和的语气，结尾处应提出通报的希望和要求。
10.如何写决议、议案、指示
（1）决议
决议就是公布经过会议讨论通过、并要求有关单位和个人贯彻执行的一种公文。会议一作出决议，就要求有关单位或个人，必须遵照执行。决议具有指导和指示作用。
决议一般由三个部分组成：标题、通过的会议和日期、正文。
第一部分，标题。标题要写明发文机关或会议的名称和文种。发文机关或会议名称，要写全称，不要省略。文种也不能省略。标题有两种写法：完整标题，这种标题使用频率最大，因为最能体现决议严肃、郑重的特点。事由加文种或会议加文种的标题法，其表现形式一般是：××会议批准××××的决议。
第二部分，通过的会议和日期。即在标题下面，注明该决议由什么会议、于什么时间通过，并用括号括上。
决议的时间，不能写在决议的正文之后，而是要写在标题之下、正文之前，通常用括号注明是什么时间，在什么会议上通过的，表示生效时间。如果标题中未写明通过决议的会议名称，那么此处时间之后，应加上某会议通过字样。
第三部分，正文。正文的写法因决议类型不同而有些差异。决议的正文，一般写三个内容：对被批准的议案等，给予充分的肯定和恰当的评价；对报告中提出的工作要点表明支持态度；对下级干部和群众发出号召。
（2）议案
议案是我国的政府机关与人民代表大会及其常务委员会之间联系工作常用的例行公文之一，是指导国务院和地方各级人民政府依照法律程序规定，向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议属于该人民代表大会或其常务委员会职权范围的有关事项的公务文书。
写作议案一般由标题、正文和签署三个部分组成。
第一部分，标题。标题文号多用“函”字。国务院是国家最高行政机关，全国人大及其常委会是国家最高权力机关?国务院对全国人大及其常委会负责，但国务院并不隶属于全国人大及其常委会，所以在用文号上，用表示不相隶属关系的“函”字。例如：《国务院关于提请审议案〈中华人民共和国农业基本法（草案）〉的议案》文号是“国函［1993］9号”。另外，立法议案后应加上“草案”二字。立法议案必须在法的名称后用圆括号括上“草案”两字。因为此法未经国家或地方权力机关审议通过、批准，都不能算作正式的法律。
第二部分，正文。先写明提议案的送达机关，一般为某次会议。再另起一行，写明提议案的原因、目的与意义以及此议案事项的形成过程。提出审议要求或请求的具体内容。
第三部分，签署。写明议案提议人（包括职务）、日期。
（3）指示
指示是一种指导性文件，是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则的下行公文。
指示的内容一般由首部和正文两部分组成，有的指示还有尾部。
第一部分，首部。主要包括标题和成文时间两项内容。有的指示还要写主送机关。
标题多采用完全式标题，即由发文机关、事由和文种构成，如《国务院关于加强电子政务工作的指示》。
成文时间用括号注明年、月、日，标在标题下方正中位置。
主送机关，除部分针对普遍性问题而发的指示外，其他指示大都有这一项目内容。这一项目的格式与一般公文相同。
第二部分，正文。其结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分交代指示缘由或者根据；主体部分说明指示事项；结尾部分提出执行要求。在指示缘由后面，用“为此，特紧急指示如下”或者“特作如下指示”等语提起下文。
指示的缘由主要用以阐明发出指示的原因、目的、根据、意义等。
指示的事项是指示的主体部分。包括工作任务、指导原则、具体步骤、措施方法等项内容。其写法一般采用标序列述的方法。?求论述完整、层次清晰，表述具体明白，以便执行。
指示的执行要求是为保证指示得以贯彻执行，向受文者提出希望和要求。
第三部分，尾部。有的指示公文，标题中没有发文机关，标题下也没有设时间项，就要在尾部写上发文机关的全称和年、月、日期。如果标题中已有发文机关，可以只写时间一项。
指示最常见的几种形式包括政策性指示、部署性指示、全局性指示等。
政策性指示是专为贯彻某一重大方针政策而制发的指示。
部署性指示是部署某项重大任务、某项重要工作或某个重大行动所作的指示。它比政策性指示?得更具体、更明确，更便于下级遵照执行。
全局性指示是针对普遍性或全局性的问题而发的指示，如《中共中央、国务院关于认真做好第三次全国人口普查工作的指示》。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（13）
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决议具有一定的实用性指导作用，单位或个人通过决议，可以对自己下一步的工作进行更好的安排和部署。议案是我国政府机关或某些特定人士才能使用的一种公文，在日常生活中，切不可随便乱用。指示是一种上级领导对下级机关布置工作的下行公文，具有一定的指导性意义。值得注意的是，指示在平级单位之间切不可混淆使用。
11.如何写函、意见、制度
（1）函
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
第一部分，首部。主要包括标题、主送机关两项内容。
标题公函的?题一般有两种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成，如《关于报送全国政府部门机关事务工作座谈会材料的函》。公务实践中，前一种标题式样用得比较多。
主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
第二部分，正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
开头主要说明发函缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”等过渡语转入下文。缘由部分讲?两层意思：一是发文目的；二是发文根据。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
主体是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。即或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主?部门批准等。
结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语，如便函，可以像普通信件一样，使用“此致，敬礼”。
第三部分，尾部。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名写上机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。
函最常见的形式包括建立业务关系函、答复客户建立贸易关系函、老客户联络问候信函、索取样品函、询价函、回复商业询购函、报价函、要求约见信函、答复求职者信函?多种。
建立业务关系函，是为了企业的生产与销售，通过多种途径了解客户后，经论证值得与之建立贸易关系而与之联系所用的信函文书。
答复客户建立贸易关系函是企业收到希望建立贸易关系函后，迅速按对方要求完整地答复所用的商业信函。
老客户联络问候信函是企业为了巩固与老客户的关系，在厂庆、节日等特殊的日子，寄给他们联络信函，并在节日中对他们表示祝贺。
索取样品函指要求对方提供样本及样品的信件。
询价函是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价，询价对交易双方?没有法律上的约束力。
回复商业询购函是指企业（公司）收到的询问（询价、询购）信后，予以回复的商业信函。
报价函是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。
要求约见信函是推销员为了推销其产品及服务，给客户的要求约见的信函。它比冒昧求见更有礼貌和效率。
答复求职者信函是人事部的负责人向求职者答复是否安排面试或者录用的答复信函。
（2）意见
意见并不是人们常常说的“提意见”的“意见”，而是领导机关常用的公务文书之一，是用于对重要问题提出见解和处理办法的一种事务性公文形式。
意见通常由首部、正文两部分组成，有的还有附件，但一般没有尾部。其格式、内容和写法如下：
第一部分，首部。一般包括标题和成文时间两项内容。不过，有的在成文时间前注明发文机关名称；有的以文件形式直接行文下发的意见还有主送机关的项目。
标题一般由发文机关、事由和文种构成。例如《中共××市委组织部关于×××的意见》。
在标题中标明发文机关名称的，一般于标题之下用括号注明成文的年、月、日期。但标题中省略发文机关一项的，有的于成文日期前注明发文机关，有的不在此处注明发文机关，却将其署于正文之后。
第二部分，正文。意见的正文部分大都包括发文的缘由和具体意见两项内容，个别的还有贯彻执行的要求。所谓发文的缘由，具体是指提出意见的背景、依据、原因、目的等，表述文字可长可短。有的具体意见在正文结束时有结尾部分。结尾部分的内容，大多是提出要求。
（3）制度
制度，作为一种公务文书，不是指在一定条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系，如政治制度、经济制度等，而是指一个系统或单位制定的要求下属全体成员共同遵守的办事规程或行动准则，如工作制度、财务制度、作息制度、教学制度等?
制度的内容由标题和正文两部分组成。
第一部分，标题。标题由发文机关、事由和文种三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关，只写事由和文种。发文机关、发布日期写在标题下用括号标注。
第二部分，正文。一般分三部分写：写明制发制度的缘由，用“特制定本制度”一语承上启下；写明各种具体条文，即制度的具体规定是什么；写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容，并且视其内容决定是否分章写。
例文：
用电管理制度
（××厂××××年×月×日发布）
为了合理利用国家电力资源?充分发挥用电设备潜力，达到安全、经济、合理、节约用电目的，特制定本制度。
第一条 加强用电管理，严格用电制度。实行内部合同制，每月根据生产、工作任务把用电指标下达到车间、部门，做到日清、旬结、月考核，实行节奖超罚，充分调动各用电部门的积极性。
……
第六条 各部门要经常开展节约用电常识，使有限的电力资源在我厂发挥应有的作用。
第七条 全厂车间、部门都应自觉执行，本制度自公布之日起生效。
第八条 本制度的修改权、解释权归厂职工代表大会。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（14）
函是在日常生活中运用最广泛的公文方式之一。无论是哪一种函，都要求礼貌客气，以便能够更好地得到对方的答复或获得有关部门的批准。
制度是工作中需要大家共同来遵守的一种行为规范，在写作制度时，应尽量将意思表达明确，通俗易懂。
12.如何写规程、计划、办法
（1）规程
规程是对某一事项或操作在一定范围内要求人们遵守的统一的要求和程序，其目的是规范人们的行动，以便有一个正常的生产和活动的程序。
规程的基本格式一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。
第一部分，标题。一般采用“××操作规程”、“××活动规程”的形式。
第二部分，正文。分条写出规程的各项具体内容，一般要包括整?活动的每个环节。
第三部分，署名和日期。一般写在正文的右下方。有的也可不要署名和日期。
写作规程时要注意以下几点：
第一，各项要求和程序要以科学为依据，不能脱离实际。
第二，内容要具体、准确。要按逻辑顺序，分清条理。
第三，语言要通俗，文字要简洁，并且要易懂易记，便于操作。
例文：
电工安全操作规程
一、工作前必须穿好工作服、胶鞋，戴好胶皮手套等，一切防护用品必须正确使用。
二、一切电气设备在未经检查、证明无电之前，应一律以为有电，作有无电试验?须用试电工具或仪器进行，不论在任何条件下，绝对禁止用手摸导电部分，或试验设备等。
……
十二、在特殊情况下，必须带电工作时，要保证带电作业绝对安全，禁止单独一人进行，必须有一熟练技工随同监护指挥，负责安全责任。
（2）计划
计划，是机关内部的部门或个人为完成一定时期的特定工作事先所作的书面安排和打算。
所谓计划是一个统称，即常见的“规划”、“部署”、“安排”、“设想”、“打算”、“工作纲要”、“工作要点”、“工作意见”，等等，都属于计划。但规则、部署、安排、方案更加具体，约束力较大，规定性较强。
计划的内容一般由标题、正文、落款三部分组成。
第一部分，标题。标题即计划的名称，可分为全称式标题、简称式标题和文章式标题三种。
全称式标题，包括制订计划的机关或单位名称、计划的适用时限、计划的内容及计划的种类四项，如《××省“九五”期间经济和社会发展规划》。
简称式标题，包括计划的适用时期、计划的内容和计划的种类三项。
文章式标题，一般按计划的主题或要达到的目标拟定，多用于政府及主管部门作计划工作报告使用，如《团结起来，为实现我市“九五”计划而奋斗》。
第二部分，正文。正文是计划的主干和核心。一般包括目的和依据、目标和任务、措施和步骤、执行希望四个部分：
目的和依据部分即计划的前言。一般不设小标题，篇幅不宜太长，实际上是写明“为什么做”、“依据什么做”、“能不能这样做”，是计划的纲领。
目标和任务部分实际上是明确“做什么”、“做到什么程度”，是计划的核心。可设小标题，也可用序数分条列项，具体写明计划的目标、任务和各项主要指标。要求在行文上条理清楚、层次分明，根据目标、任务、指标的地位和关系，分出轻重、主次、详略。特别是常规性、综合性计划，更要注意突出重点和特点。
措施和步骤部分要求具体回答“怎么做”、“什么时候完成”。应详细说明实现计划的各种措施和步骤安排，即如何执行计划、如何分工配合、如何检查考核等。可分条列项，逐一表述。这部分要注意操作性，措施要实在，职责要分明，安排要具体，以便执行和检查，要坚决避免用原则和一般要求代替具体措施和步骤。
执行要求即计划的结语。一般用一个段落，篇幅不宜太长。在这部分简明扼要地提出执行本计划的希望、要求和注意事项。要有针对性和鼓动性，以激发执行者的热情和信心。有的计划没有结语，目标任务、措施步骤写完就结束全文。
第三部分，落款。多数计划有落款。落款包括制订计划的单位名称或个人姓名、计划定稿的日期。需要上报的计划，特别是经济计划，通常还要加盖印章。有的计划没有落款，而把署名和日期放在标题下。
此外，在考虑计划的结构格式时还应注意与计划有关的材料、图表，如果在正文中不便表达，可作为计划附件放在正文之后。
计划最常见的形式包括工作计划、个人学习计划等。
工作计划是指机关单位、部门、个人为完成预定工作目标和任务而制定的计划。
个人学习计划是个人为完成预定学习目标而制订的计划。
（3）办法
办法，是依据一定法令、条例的原则而制定的具体规章，可以说是某特定法令、条例的具体化。办法是一种介乎于条例、规定与细则之间的一种法规性文体。它适用于各级各类行政机关，应用面很广。
办法由标题、签署和正文三部分组成。
第一部分，标题。标题有两种写法：一种由“机关”加“事由”加“文种”组成，如《中华人民共和国枪支管理办法》；一种由“事由”加“文种”组成，如《机动车辆管理办法》。
有的办法在实施、执行过程中还需要进一步完善、修改?可以在标题中加上“暂行”。
第二部分，签署。签署标明发布机关和发布日期。签署置于标题之下。有的只标明某机关批准日期。
第三部分，正文。办法的正文由序言、主体和结尾组成。
序言说明制定本办法的目的、依据、原则和要求。
办法的主体部分，将具体措施、具体做法，按一定顺序逐条列出，规定明确、细致、周全、切实可行。
结尾一般用来交代实施日期、解释权归属和有关实施的说明。也有一些办法用一句话作结语的。
例文：
××院知识创新工程试点全面推进阶段
深化分配制度改革?实施办法
（2008年9月1日起开始实施）
为全面落实《××院知识创新工程试点全面推进阶段科技创新队伍建设和发展教育行动计划纲要》，深化分配制度改革，实现知识创新工程全面推进阶段的各项目标，特制定本实施办法。
全院各知识创新工程试点单位（以下简称试点单位），均应实行以基本工资、岗位津贴、绩效奖励为基本框架的“三元”结构分配制度。
1.基本工资，由现行工资制度中的职务工资、标准津贴和各种补贴组成，根据国家现行政策变动或调整，所需经费按现行渠道列支。
2.岗位津贴，与岗位聘任制度紧?挂钩，根据岗位性质及职责设立相应的津贴标准。岗位津贴所需经费在创新经费中列支，原则上其总量控制在创新经费的15%~20%以内。
3.绩效奖励，应在“三元”分配结构中占主导地位，与对外争取经费的数量和完成任务的绩效挂钩。所需经费从争取到的纵向、横向任务经费及其他收入中按规定比例提取。
……
本实施办法自下发之日起施行，由××局负责解释。
第五章 “笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（15）
计划的实用性非常强，我们在列具体计划的时候，一定要考虑计划的可行性。另外，计划的项目不要过于复杂，以免不利于执行。
办法在日常生活中运用十分广泛，一些可操作性强的具体措施也应在其中加以说明，以便清晰明了。
13.如何写规定、规则、规划
（1）规定
规定，是国家机关、社会团体、企事业单位针对某项具体工作或专门问题所提出的要求和规范，由主管部门或机关依据国家的法律政策制定。
规定由标题、签署和正文三部分组成。
第一部分，标题。规定的标题有两种写法：由“发文机关”加“事由”加“文种”组成。如《国务院关于农民个人或联户购置机动车辆和拖拉机经营运输业的若干规定》。由“?由”加“文种”组成，如《女职工劳动保护规定》。有的规定为“暂行”，要在标题内标明。如《关于全国性专业公司管理体制的暂行规定》。
第二部分，签署。签署标明发布机关和发布日期。规定的签署有两种方式：涉及问题重大、面广、发文单位级别高的规定，签署置于标题之下。普通的规定，标题中已标明发布单位，签署时可不签发文单位，只标明时间就可以了。
第三部分，正文。规定的正文，同“条例”相比，写法上比较自由灵便。一般由开头、主体和结尾三部分构成。
开头简明地交代制订规定的目的和缘由，即说明为什么要作?这种规定。
主体部分即规定事项。所谓的“规”和“定”，既要有原则性要求，又要有具体措施和办法。规定的主体要有所提倡、有所反对，要明确“可以怎样”、“不可以怎样”，特别是对职责、权益、奖惩等问题要有具体措施。
规定的结尾一般以生效日期、实施要求或解释权归属为内容，有些程序性的附加说明也可归入结尾部分。
值得注意的是，规定一般由机关部门或主管部门制定，普通个人不能制订规定。
例文：
北京市人民政府
关于加强自行车交通管理的规定
为进一步贯彻《北京市道路交通管理暂行规则》和《北京市道路交通管理暂行处罚规则》，加强自行车交通管理，除全面执行已有规定外，特重申并补充以下规定：
一、骑自行车者，必须遵守以下规定：
1.沿路靠右行驶，禁止逆行。禁止在便道上骑行。在划有机动车和非机动车分道线的道路上，禁止在机动车道上骑行。
2.转弯要提前减速，并伸手示意，不准突然猛拐、争道抢行。横穿划有上、下行四条以上机动车道的路段，必须推车从人行横道内通过。
3.在城镇地区和公路上不准骑车带人。骑车不准扶身并行，不准双手离把，不准攀扶其他车辆，不准拖带车辆，不准追逐竞驶。
4.在交叉路口遇有停止信号时，必须停在停止线以外的非机动车道内，不准越过停止线或绕行通过。
5.停放自行车，必须停放在存车处或指定地点；在未设存车处的地区，必须靠便道里边停放或放在不影响交通的地方。
二、对违反规定的，要给予批评教育，并分情况，处以五角或一元罚款。拒不接受处理的，按规定加重处罚。
三、严格执行以责论处的原则，完全由于骑车人违反规定造成交通事故的，由骑车人承担全部责任。
四、本规定由市公安局负责实施。
××××年×月×日
