第三节 税收征管档案管理
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税收征管档案，是指税务机关在税收征收管理活动中形成的与税收征管有关的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、账册、文书、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录。
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一、税收征管档案种类
税收征管档案的种类按照载体的不同，分为文字和计算机软盘、光盘等；按照纳税户经济类型的不同，分为企业纳税户征管档案和个体纳税户征管档案；按照纳税户情况的不同，可分为一般纳税人征管档案和小规模纳税人征管档案；按照征管的功能和用途不同，可分为税务登记、认定管理、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。实际工作中最常见的分类是按照税收征管的征纳双方划分，分为纳税户征管档案和税务机关内部征管档案两大类。
（一）纳税人分户税收征管档案的构成
1、企业纳税户征管档案的构成
企业纳税户征管档案具体包括以下十种：
①纳税申报表：有增值税纳税申报表、消费税纳税申报表、企业所得税纳税申报表。
②财务会计报表：有资产负债表（年报）、损益表（年报）、现金流量表（年报）
③法律文书：指按照国家税务总局《关于印发全国统一税务文书式样的通知》（国税发［1993］109号）规定使用的27种法律文书。
④税务登记表。
⑤增值税一般纳税人申请认定表、年检表。
⑥发票领用存月报表、增值税发票使用明细表、增值税抵扣明细表。
⑦增值税一般纳税人期初存货已征税审定表。
⑧减免退税审批表。
⑨复议决定书。
⑩税务机关对企业做出的特殊规定及有关批复。
2、个体工商业户税收征管档案的构成
个体工商户征管档案具体包括以下六种：
①税务登记表。
②纳税申报表（“双定户”可不需纳税申报表，只需核定税款通知书，但如果其实际营业额超过税务机关核定营业额30％的，则应填报纳税申报表）。
③核定税款通知书。
④歇业申请审批表。
⑤法律文书：指按照国家税务总局［1993］109号文件规定使用的27种法律文书。
⑥税务机关对纳税户做出的特殊规定及有关批复。
（二）税务机关内部税收征管档案的构成
税务机关内部税收征管档案具体包括下列若干种：
（1）停业登记表。
（2）注销税务登记申请审批表。
（3）非正常户认定登记表。
（4）外出经营活动税收管理证明。
（5）税务登记底册。
（6）取消增值税一般纳税人资格审批表。
（7）增值税专用发票计划报告表。
（8）普通发票领购计划表。
（9）增值税专用发票调拨单。
（10）增值税专用发票验收入库单。
（11）发票出（人）库单。
（12）税务机关印制普通发票计划审批表。
（13）普通发票印制通知书。
（14）普通发票付印制明细账。
（15）纳税人领购增值税专用发票明细账。
（16）未按规定期限缴销发票提示单。
（17）发票核销审批表。
（18）增值税专用发票协查函。
（19）增值税专用发票协查回复函。
（20）异地发票信函传递卡。
（21）已证实虚开的增值税专用发票通知单。
（22）发票清单。
（23）税务处理结果单。
（24）增值税专用发票交叉审计稽核情况总表。
（25）普通发票填写情况交叉传递检查汇总表。
（26）发票填写情况核对汇总表。
（27）发票核对卡未及时反馈提示单。
（28）xxx国家税务局关于出口货物税收等有关情况调查的复函。
（29）批准退税表。
（30）社会福利企业增值税返还审批表。
（31）月份营业情况典型调查表。
（32）典型调查情况登记簿。
（33）税务文书传递卡。
（34）税务文书附着资料清单。
（35）资料领购计划表。
（36）逾期未申报清册。
（37）逾期申报清册。
（38）申报（缴款）错误更正报告表。
（39）申报情况统计分析表。
（40）入库率统计报告表。
（41）申报征收情况一览表。
（42）逾期未纳税清册。
（43）欠税清册。
（44）征缴税款通知书。
（45）税款、滞纳金统计表。
（46）税务行政处罚罚款统计表。
（47）申报资料不全清册。
（48）审核分析情况表。
（49）稽核评税选案建议书。
（50）计划统计部门规定内部使用的各种税票、账簿、报表、单证、其他票证等。
（51）税务稽查部门规定的内部使用的各种法律文书、账表单证等构成。
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二、税收征管档案管理程序
税收征管档案管理的业务流程如下图：
（一）税收征管档案的采集、整理
1、税收征管档案的采集
（1）税收征管档案的采集由基层税务机关各业务部门根据业务分工负责。
（2）税收征管档案采集内容包括：“税收征管业务表、证、单、书”目录所列的有关资料（不包括通知书和清单等）。
（3）采集的方式为人工采集（纸文件）和计算机采集（人工录入、光电录入、“点对点”通讯传输、电子信箱、网络传输）。
2、税收征管档案的整理
（1）基层税务机关各业务部门对采集的征管资料，在经过分类整理后，按规定的时间要求送交税收征管档案管理环节。
（2）在整理装订《税收征管档案》时，案卷各部分的排列顺序是：案卷封面、卷内目录、封底。
一是案卷封面包括目录号、档案卷号、分册号、纳税人名称、保管期限、形成年度、形成单位。在归档时应逐项按规定填写清楚准确。
二是卷内目录包括顺序号、资料名称、页号、备注，归档时要按顺序填写卷内目录。
三是税收征管档案卷内资料应按《税收征管档案归档内容及保管年限表》中的排列顺序进行科学排列，并依次编写页码。同时，对密不可分的资料依次排在一起，即：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
四是卷内备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。有关备考表中的内容，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。
（二）税收征管档案的移交、归档
1、税收征管档案的移交
（1）基层税务机关业务部门对使用“税收信息系统”中形成的各类原始税收征管数据，由计算机管理环节或相关环节在年度终了后30日内，按类分别备份到软盘、磁带、光盘或胶片上，移交到税收征管档案管理环节。
（2）基层税务机关各业务部门应在保证案卷质量的前提下进行移交，移交时，档案要和完整的案卷目录一起移交，并填写“税收征管档案资料移交清册”，双方签字盖章。
2、税收征管档案的归档
（1）税收征管档案管理环节对基层税务机关各业务部门移送的征管资料进行季度内整理归档，即后一个季度对前一个季度的资料整理归档完毕，跨年度的在一季度内对上年资料整理归档完毕，稽查案卷年度终了后30日内一次归档。
（2）档案资料在归档时应按保管期限分户、分类、分年度进行装订；并按归档资料内容的不同，分别按纳税人立卷和按类别立卷。对税收征管档案的案卷，以主管税务机关为单位编制案卷目录。
（3）归档范围的排列顺序编制流水号。
（4）归档时间：一是年度归档：基层税务机关各业务部门在工作中形成的税收征管资料，一律在次年的1月份整理移交档案室归档。二是阶段归档：凡专项工作，有关部门应在任务完成后，将归档材料整理移交档案室归档。三是随时归档：控管（代开）增值税专用发票存根及附件、纳税人户籍资料、已结案的人民来信来访及其他税务违章案件卷宗应及时归档。
（三）税收征管档案的移送、保管
1、税收征管档案的移送
下列情况，税收征管档案必须移送。移送时，必须填写《纳税人税收征管档案资料移交清单》并办理交接手续。
（1）纳税人改变主管税务机关的，由原主管税务机关向迁入税务机关移送；
（2）国、地税之间互相移送；
（3）基层税务机关向上级主管税务机关移送；
（4）各级稽查环节，向纳税人管辖地主管税务机关档案管理环节移送《税务稽查案卷》复印件；
（5）其他环节移送的有关资料。
2、税收征管档案的保管
税收征管档案管理环节对税收征管档案应按密级存人档案专柜保存，实行集中统一管理（在县一级税务局应建立征管资料档案室）。
税收征管档案归档保管期限分为永久、长期（16—50年）、中期（6—15年）、短期（1—5年）。
（四）税收征管档案的使用、销毁
1、税收征管档案的使用
各部门因工作需要，需使用税收征管档案的，应填写《税收征管档案调阅单》，按密级经审批程序报批后，按有关档案调阅制度执行。
2、税收征管档案的销毁
各级税收征管档案的管理环节，根据档案保管期限，定期进行鉴定工作。对保管期满或失去保存价值的税收征管资料可以进行销毁。
销毁时首先由经办人员登记造册，写出销毁档案报告，报请有关领导审核批准后，指定两人以上监销，并在销毁清册上签字。
注销企业税收征管档案，应专门存放保管，登记造册，到期后可按销毁制度进行销毁。
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三、税收征管档案管理责任
税收征管档案管理是非常重要的，各基层税收征收机关均设有专人负责这项工作。在税收征收机关的内部岗位责任制等有关制度上，都对征管档案管理有明确的责任规定。奖优罚劣以保证这项工作有序进行，并保证质量。对征管档案管理出色的人员可给予表扬和奖励、晋职、晋级等鼓励；对征管档案管理出现纰漏的人员要给予批评、警告、记过、降职降级等处分，情节恶劣造成严重后果的还应追究刑事责任。
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