会计培训知识-3　基本要求

 

	第三章　会计电算化知识培训基本要求
第一节　会计电算化知识培训法规制度 　　1976年，美国注册会计师协会（AICPA）即已发布了管理咨询服务公告第4号《计算机应用系统开发和实施指南》。 　　1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化知识培训工作的管理，促进我国会计电算化知识培训事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了《会计电算化知识培训管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》。1996年，财政部为了规范企业会计电算化知识培训又专门制定了《会计电算化知识培训工作规范》。 　　1999年10月31日，最新修订的《中华人民共和国会计法》再次以法律的形式规定“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账薄的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”等。 　　第二节　会计核算软件的基本要求 　　根据《中华人国共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求： 　　2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。 　　3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。 　　4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。 　　第三节　会计数据输入功能的基本要求 　　数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。 　　一、会计核算软件应当具备的初始化功能 　　6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。 　　7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。 　　二、会计核算软件的数据输入形式 　　会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。 　　三、对输入记账凭すδ艿挠泄匾?BR>　　1.输入的记账凭证的格式和种数应当符合国家统一会计制度的规定 　　2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。 　　3.在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能： 　　（1）正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。 　　（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。 　　（3）正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。 　　（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。 　　（5）正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。 　　四、对审核记账凭证功能的相关要求 　　2.对已经输入但未登记会计账薄的机内记账任证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。 　　3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。 　　4.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。 　　6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。 　　五、对需要输入原始凭证的功能要求 　　六、对处理外国货币核算业务的要求 　　第四节　会计数据输出功能的基本要求 　　会计电算化知识培训条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。其中，软盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出。利用网络传输一般多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出时。查询和打印则是会计数据输出的最基本形式。 　　一、会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能 　　对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。 　　二、会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能 　　4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。 　　6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账薄的满页打印输出功能。 　　三、会计核算软件输出数据的其他要求 　　1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账薄生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。 　　2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。 　　第五节　会计数据处理功能的基本要求 　　一、对会计核算软件记账功能的基本要求 　　1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。 　　二、对会计核算软件结账功能的基本要求 　　2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否会部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。 　　4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。 　　5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。一般情况下，某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。 　　三、对会计核算软件报表生成功能的基本要求 　　会计报表按不同标准划分有不同的种类。如按报送对象分，可以分为外部报表和内部报表。按照编制日期分，可以分为月报表、季报表和年报表等定期编制的报表和企业为某种特殊需要编制的一次性报表。按报表的编制单位分，可以分为单位会计报表（独立核算单位编制的报表）和汇总会计报表（集团公司或上级主管部门编制的报表）。按报表的结构分，又可以分成简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。所有这些报表中，根据《企业会计准则》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是必须编制的基本报表。 　　根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。 　　四、会计核算软件应具备的其他处理功能 　　2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。 　　第六节　会计电算化知识培训岗位及其权限设置的基本要求 　　一、会计电算化知识培训岗位的划分 　　电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位，实行会计电算化知识培训的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作要求，划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化知识培训系统的单位，可以考虑设立如下岗位： 　　1.电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化知识培训组织管理工作经验。 　　2.软件操作。 　　3.审核记账。 　　4.电算维护。 　　5.电算审查。 　　6.数据分析。 　　7.会计档案资料保管员。 　　8.软件开发。 　　上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。 　　会计电算化知识培训岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算化主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。 　　基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化知识培训系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。 　　二、会计电算化知识培训岗位责任制的基本内容 　　1.电算主管的职责。 　　2.软件操作员的责任。 　　（1）负责所分管业务的数据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证、账薄、报表）的工作。 　　（3）数据输入完后，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改。 　　（5）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码。 　　3.审核记账员的责任。 　　（2）将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。 　　（6）审核记账人员不得兼任出纳工作。 　　4.电算维护员的责任。 　　（1）定期检查电算化系统的软件、硬件运行情况。 　　（2）应及时排除电算化系统运行中出现的软件或硬件故障。 　　5.会计档案资料保管员的责任。 　　6.电算审查员的责任。 　　7.数据分析员的责任。 　　8.软件开发员的责任。 　　（3）软件开发人员不得操作会计软件进行会计业务的处理。 　　三、中小企业实行会计电算化知识培训的岗位设置 　　实行会计电算化知识培训后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。这样的话，不仅能够加强对会计电算化知识培训工作的管理，而且能够提高工作效率，节约人力。 　　小规模单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。 　　第七节　计算机替代手工账的要求 　　财政部在印发《会计电算化知识培训工作规范》的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化知识培训的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施”。 　　本节要点 　　1.替代手工账 　　2.替代手工账的条件 　　3.如何替代手工账 　　4.计算机与手工并行 　　5.遇到问题怎么办 　　主要内容 　　一、替代手工账 　　1.替代手工账 　　2.目标： 　　3.任务： 　　二、替代手工账的条件 　　计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠；其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。三项基本条件则是： 　　1.配有专用的或主要用于会计核算工作的软硬件系统。 　　2.配有与会计电算化知识培训工作需要相适应的专职人员。 　　3.建立健全相应的内部管理制度。 　　三、如何替代手工账 　　1.整理手工会计业务数据。 　　（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。 　　（2）整理各账户余额。 　　（3）清理往来账户和银行账户。 　　2.建立会计账户体系并确定编码。 　　原则：（1）符合财政部和有关管理部门的规定。 　　（2）满足本单位会计核算与管理的要求。 　　（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数的，必须设立相应的科目。 　　（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。 　　（5）要保持相对的稳定性。 　　（6）应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。 　　3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程。 　　4.会计软件初始化。 　　四、计算机与手工并行 　　检查已建立的会计电算化知识培训核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。 　　试运行的时间，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，这样才能更全面地比较手工数据和电算化数据。 　　计算机与手工并行工作期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账薄。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。 　　尤其对上岗操作软件人员的权限分配，必须在申请替代手工记账前按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责应有明确的要求和岗位考核。 　　五、遇到问题怎么办 　　1.会计软件选用不当 　　2.认识和做法上的误区 　　3.难以建立严格的管理制度 　　第八节　会计电算化知识培训档案管理的基本要求 　　计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账薄、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 　　一、电算化会计档案管理的主要任务 　　二、电算化会计档案的内容 　　电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。 　　作为会计档案保存时，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据（书面形式的会计账薄、报表）相一致。 　　三、记账凭证的生成与管理 　　四、会计账簿、报表的生成与管理 　　1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。 　　2.一般账薄可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账薄，可满页打印。 　　3.在所在记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。 　　五、电算化会计档案保管 　　1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。 　　2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4℃—50℃，相对湿度8%—83%，磁场强度50奥斯特。 　　6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。 　　7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。 　　模拟练习 　　[例3-1] 　　判断： 　　会计核算软件在进行系统初始化时，必须输入操作人员岗位分工情况，但为了保密，可以不输入操作密码。（　） 　　答案：错 　　[例3-2] 　　判断： 　　会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘等存储介质的强制备份功能。（　） 　　答案：对 　　[例3-3] 　　单选： 　　下列职责中，（　）岗位是不相容职责。 　　A.电算化主管与审核 　　B.凭证录入与修改 　　C.凭证录入与审核 　　D.电算化主管与记账 　　答案：C 　　[例3-4] 　　单选： 　　操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循（　）的要求。 　　A.操作制度 　　B.机房管理制度 　　C.会计制度和会计准则 　　D.会计电算化知识培训 　　答案：C 　　[例3-5] 　　多选： 　　一般地账务处理系统主要由初始设置和（　）模块组成。 　　A.凭证处理 　　B.月末处理 　　C.账簿输出 　　D.编制报表 　　答案：ABC 　　[例3-6] 　　多选： 　　电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当（　）。 　　A.所有人员均有恢复权 　　B.检查备份日期 　　C.恢复往年资料前备份当前资料 　　D.指定专人操作 　　答案：BCD