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一位老牌办公室主任的经验总结--“四个后”和“四个到位”

2012-06-07  何谓团团转
 
 

本帖最后由 雨后 于 2012-3-21 08:41 编辑

      本文笔调幽默,但真实地再现了秘书人员的工作现状。无论是“四个后”还是“四个到位”,都集中展示了秘书工作的辅助性这一根本特征。该文对于以下内容也有所涉及,均应引起从业者的高度重视,这些重要内容包括:1.领导与秘书的关系;2.如何恰到好处地发挥拾遗补缺的作用;3.如何敢于承担责任,应对突发性事件;4.如何维护良好的心理健康等等。针对上述各点,把握住其中的一到两条,展开论述。以下是全文:

      干办公室主任这份差事说难不难,说容易不容易,反正无过便是有功。概括起来有“四个后”和“四个到位”,颇耐人寻味。
“四个后”是:
一、“鞍前马后”
跟领导外出,必须做好出车前的准备工作,将车洗擦干净,加足汽油,认真检查车况是否良好方可出车。同时,必须提前10分钟恭候领导的到来,决不让领导等你。

二、“瞻前顾后”

领导要宴客,你务必提前预订宴席和房间,了解清楚来宾的级别,不同级别的客人备不同级别的菜式和酒水。只要领导陪同客人一到,就引领他们直入贵宾房。此外,起筷时,须让领导先起筷,绝不能抢先只顾自己吃。送客时,让宾客和领导先行,你随后紧跟。

三、“等前立后”

无论何种会议,赴何种宴会,要恰到好处地跟在领导身后。领导落车,让他先行一步,因为说不定摄像机的镜头正对着首先落车的来宾。也说不定对方能否第一眼就能将领导辨出来。如果你走在领导前面,并比领导长得更像领导,对方先将你的手握起来,那就会出现尴尬的场面。

四、“无时无候” :

生活中有许多不可预测的突发事件,要配合领导应付和处理突发事件,就要像少先队员的口号“时刻准备着”一样,随时发挥作用。不断将你的应变能力修炼得炉火纯青。这种状态下,你就显得“无时无候”。老秘网


“四个到位”是:
一、“准时到位”
特别强调时间观念。无论赴任何场合,只有你等领导的责任,没有领导等你的理由。主仆总得有个分水岭,绝不能鱼水交融。古装粤剧的编排总是将显赫人物安排在最后出台,而最先亮相的必然是卫士、保镖之类,这套路历史悠久。
二、“主动补位”
如果客人问领导:“贵公司旗下有多少员工?”领导一时健忘,你就责无旁贷地轻声补充:“大约500多人。”但千万不要将数字说得滴水不漏,要将尾数留给领导去意会,去补上。将领导的遗憾修补得天衣无缝。
三、“不可越位”
接待宾客或洽谈业务,要让领导在最显眼的位置,以便展示其光辉形象。这也是一种礼貌,是一种不成文的行规。你在领导身边,只属于一种陪衬,像绿叶衬红花。超出了陪衬范围,或“越位”,便会令领导龙颜不悦。
四、“及时埋位”
单位里头假如不幸出现了突发性事故,而首长刚好外出,无法赶回来处理问题,这时便是你施展才华的时候了。你就要当机立断充当领导角色,承担起领导的责任,灵活机动地调兵遣将。你的每句话都是圣旨,因为你是领导的贴身人,是领导的影子。只要你把善后事处理得妥妥贴贴,让远在千里之外的领导放心,你的“及时埋位”就做足100 分。(作者:邹振辉》

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