记录控制程序

批准：	XXXXXXX公司 程 序 文 件	编号: YCX4.2.4-02
审核：
		版次：0/1
编写：		发布日期：2011.01.01
路径：程序文件/XXXX公司/管理标准/办公室/二级文件
题目：记录控制程序

1  主题内容和适用范围

本程序规定了公司内部质量记录的分类、标识、编写、审批、更改、控制、发放传递、汇总、归档、保存、销毁、查阅及检查考核的管理内容和要求。

本程序适用于与产品过程和质量管理体系有关的所有记录。

2  相关文件

    2.1 CX4.2.3-01 《文件和资料控制程序》

    2.2 质量手册

3  目的和原则

过程质量记录的控制,对与产品质量符合规定的要求、质量体系有效运行、实现可追溯性及实施纠正和预防措施提供客观证据，完善质量管理体系，为产品质量提供依据。

4  职责

4.1总经办（后勤科）是记录的归口管理部门，负责记录管理、记录印刷时的审核。

4.2生产部负责记录的印刷及费用的控制。

3.3各部门负责本部门形成和接收的记录管理，负责本部门使用记录的管理。

5  工作程序

5.1 记录的编制

5.1.1 所有与体系有关活动的记录，均应采用统一规范的固定格式的记录，由相应职能部门在相应的文件中编制，并附于文件之后随文件审批。

5.1.2 各部门使用的记录由各部门自行编制。

5.1.3上级有规定格式的记录，按上级规定执行。

5.2记录的标识

5.2.1所有记录均应有相应的名称及唯一的编号以便正确标识和受控。

5.2.2记录的编号方法见《文件和资料控制程序》质量表式。

5.3记录的修改

5.3.1由使用部门提出修改建议，经部门负责人、总经办（后勤科）是审核，总工程师审批后，由总经办（后勤科）统一修改。

5.3.2各部门使用记录及报表均应在总经办（后勤科）留存有效版本。

5.4  记录的填写要求

5.4.1 记录填写要用兰色或黑色笔填写，字迹工整、清晰明了，记录客观、真实、及时，不得错记、漏记、重记，更不准提供虚假记录，填写人应按工作职责或确定的统一计算方法等具体要求认真填写，如有空栏，应用笔画掉或填“无”。

5.4.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名，需报送的由负责人批准。

5.5记录的传递

5.5.1需传递的记录应在有关程序文件中作出规定，并按规定要求进行传递。

5.5.2需传递的记录在传递暗无天日应进行自检与互检，以防漏填或不清晰，接受者有权拒收不完善的记录。

5.6质量记录的保存归档

5.6.1 各职能部门建立本部门生成的记录清单，并留存记录表样；分公司生产车间建立本部门在用记录清单（包括本部门生成记录和职能部门生成记录）并留存记录表样。

5.6.2各部门的记录应指定专人保管并配备必要的设施，安排适宜的保管环境，以防止损坏、变质和丢失。

5.6.3各部门每月底对形成和接收的记录进行收集、分类、整理，并装订成册，做到妥善保管，并在需要的时候迅速有效地提供查阅。

5.6.4所有记录本的保存无应规定保存期限，并按以下规定的保存期限妥善保存。如合同或法规有要求，则由顾客或法规提出保存期。

涉及管理职责的，如管理评审、信息沟通等           5年

涉及文件控制、记录控制的                         3年

涉及供方评定、采购的                             3年

涉及设备、设施维护的                             3年

涉及生产、安装和调试控制的                       3年

涉及贮存的                                       3年

涉及监视和测量装置的                             3年

涉及内部审核的                                   3年

涉及过程、产品、环境监视和测量的                   3年

涉及顾客满意的                                     3年

涉及数据分析和改进的                               3年

需永久保存的，如涉及人力资源管理的、设计和开发的、环境监测方面的记录等永久

其他                                               3年

5.6.5记录的销毁

质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由归口保存部门填写《文件销毁申请》由部门负责人审批后方可销毁，并做好记录；总经办（后勤科）有归档要求的记录，按《档案工作管理规定》相关内容执行。

5.6.6需归档的记录，按档案工作要求归档保存。

5.7  记录的检查：总经办（后勤科）不定期检查各部门的记录情况。并酌情考核。

5.8质量记录印制、借阅和增减

5.8.1 各部门需要印制记录表，用量较大的一般采用外出印刷的方式，用量较少的记录一般采用内部复印的方式。

5.8.2各部门印刷记录前先填写《记录印刷申请单》，经部门负责人批准，总经办（后勤科）审核后交生产部印刷。

5.8.3各部门及时提出印刷申请保证现场使用，因本部门原因耽误由本部门自行负责。

5.8.4各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准、并填写《文件借阅/复制记录》，由记录管理人登记备案。

5.8.5部门需要增减记录表式，提出申请。由分管部门领导审核，管理者代表批准。

6.质量记录

6.1 CX4.2.4-B01《质量记录清单/汇总表》

6.2 CX4.2.4-B02《原始记录借阅/复制表》

6.3 CX4.2.4-B03   《记录销毁申请表》

6.4 CX4.2.4-B04   《记录印刷申请单》

修改状态一览表	序号	章节号	摘要	通知单号	修改人	日期

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XXXXXXXXX公司

       质量记录清单/汇总表          编号：CX4.2.4­-B01

                        

序号	编号	记录名称	使用部门	保存期（年）	备注

 

 

XXXXXXXX公司

                     原始记录借阅/复制表         编号：CX4.2.4­-B02

时间	原始记录名称	编号	借阅/复制份（张）数	签名	归还时间

 

 

 

 

XXXXXXXX公司

                     记 录 销 毁 申 请 表         编号：CX4.2.4­-B03

记录名称		编号	份数或日期时间
到期销毁或其他原因说明：                                                              申请人：     日期：
保存部门意见：                                                                                签名：       日期：
分管领导意见：                                                                签名：        日期：
实施人处结情况：                                                                签名：          日期：

 

 

 

XXXXXXX公司

                        印 刷 申 请 单             编号：CX4.2.4­-B04

部门		日期			经办人
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
编号		名称			数量		规格
部门负责人意见				总经办/办公室意见