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从全局角度进行规划

2012-07-13  神与你同在

我们在职场中,不管做什么都要从全局的角度来进行规划,将事情分出轻重,坚持“要事第一”的做事原则,久而久之就会培养起“先做最重要的事”的好习惯。

要事是指有利于实现个人目标、有价值的事,比如规划、技能培训;急事是必须立即处理的事,比如即使你忙得焦头烂额,但电话响了,你就不得不放下手边的工作去接听。在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间,或许我们很难做出选择。对于每个人来说,有精力做事的时间往往是有限的,所以你必须把有限的时间用在最重要的事情上,也就是把要事放在第一位,而不要迷失在那些看似紧急但次要的事情当中。只有这样,才能高效地利用时间,出色地完成工作任务。

如果分不清事务的轻重,就有可能错过大好的机会。为什么许多人都在勤勤恳恳地做事,但结果却不一样呢?其中一个重要的原因是有的人缺乏洞悉事务轻重的能力,做起事来毫无头绪。

有一个年轻的部门经理,做事不太会权衡轻重。一天,公司的业务员拉来了一笔生意,可这位年轻的部门经理正忙着布置办公室的各种摆设。他煞费苦心地想:“电脑应该放在哪里?垃圾筒放在什么地方更好?桌子怎么摆放?”他想先把手头的事情做完,再按部就班地处理这笔生意。结果,由于没及时处理,这笔生意泡汤了。

一位大集团公司的总裁要求秘书给他呈递的文件,放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急,绿色的代表要立即批阅,橘色的代表这是今天必须注意的文件,黄色的则表示必须在一周内批阅的文件,白色的表示周末时须批阅的文件,黑色的则表示是必须由他签名的文件。这种方法大大提高了办事效率。

在工作规划方面,多花些时间是值得的。如果没有规划,你肯定不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是,你对工作规划得如何,而不是你工作干得如何努力。

钻头为什么能在短暂的时间里钻透厚厚的墙壁或者坚硬的岩层?物理学家给我们解释了其中的道理:同样的力量集中于一点,单位压强就大,而集中在一个平面上,单位压强就会减小无数倍。所以,攻其一点的谋略是解决问题的最好办法。

事实上,每个人都追求完美,每个人都希望自己把工作干好,把事情做好。可是,为什么有的人做不好呢?并不是因为他的事情多,而是因为他没有掌握做事的方法。

哈佛商学院可谓是如今美国最富、有名望、最具权威性的管理学院。它每年招收750名两年制的硕士研究生、30名四年制的博士研究生和2000名各类在职的经理进行学习和培训。在他们的教学中,经常给学生讲述一种很有效的做事方法:80对20法则。即任何工作,如果按价值顺序排列,那么总价值的80%往往来源于20%的项目。简单地说,如果你把所有必须干的工作,按重要程度分为10项的话,那么只要把其中最重要的2项干好,其余的8项工作也就自然能比较顺利地完成了。所以,要把手中的事情处理好,就要抛开那些无足轻重的80%的工作,把自己的时间、精力全部集中在那最有价值的20%的工作中去,这会给你带来意想不到的收获。

在职场中做事的时候,我们应该学会运用这个方法,以重要的事情为主,先解决重要的问题,对于一些旁枝末节,可以大胆地舍弃。要知道,从全局出发进行规划,科学地取舍能够帮助我们把事情做得更好、更有效率。

分辨工作主次的四个标准

做事分清主次,这一点非常重要,但又常常容易被我们所遗忘。所以我们必须让这个观念成为我们的工作习惯,在每开始一项工作时,都必须首先让自己明白什么是最重要的事,什么是应该花最大精力去重点做的事。不分主次的错误做法基本上都可以归结为把时间花在那些不是必须做的事情之上。

对于一个领导者,最重要的是要让员工知道什么是重要的、必须做的任务,也就是告诉他们什么是用来衡量他们绩效的标准。而对于普通员工来说,这个问题可解释为“我能够为组织作出什么最重要的贡献”。

那么,如何才能正确地分清主次呢?这需要我们在确定一定时间内该做什么之前,对自己应该如何利用时间有更全面的看法。具体说来,可以从以下几个方面去考虑:

1.根据目标来确定

我们每一个人都拥有目标,即便现在你每天都在做着一些平凡的事,但再过10年或20年,部分人可能会成为公司的领导,甚至大企业家。所以,你要解决的第一个问题就是,明白自己将来要干什么,只有这样,才能朝着这个目标不断努力,把一切和目标无关的事情统统抛弃。

对于这个问题,麦肯锡公司给出了如下答案:对实现目标越有贡献的事越重要,越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,越不重要,越应延后处理。这个答案可以给予我们一定的借鉴。

2.根据责任来确定

在工作当中,总会有些任务是非做不可的。所以你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己只负责监督其完成。

3.根据时间回报率来确定

人生是有限的,所以我们要学会提高时间的利用率,即用最少的投入换得最高的回报。在工作中,我们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即会比别人干得出色的事情上。这样使用时间是最具有战略眼光的。

4.根据自己的满足度来考虑

我们工作的目的,无论是出于赚钱谋生、提高生活品质,还是自我实现,总是为了满足自己。所以说,重要的事莫过于最能让自己满足的事。

不少人都认为:能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感,但这不是绝对的,无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能够带给你满足感和快乐的事情上,这样你会始终保持对工作的热忱,觉得生活是有趣的。

用上面四个标准,就可以正确地判断我们即将面对的复杂的工作中哪些是最重要的,就不至于让我们陷入事务性的泥沼中,我们可以很快地确定出事情的主次,以最有效率的工作方法去获得最大的收获。


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