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怎样写好工作汇报稿

 何谓团团转 2012-08-06

怎样写好工作汇报稿

摘要: 汇报稿也是给领导们写的。它和讲话稿的区别在于:汇报稿是念给上级领导听的,讲话稿则通常是讲给下属人员听的。因为有这样的区别,所以,写汇报稿,无论是语气、角度、构思、结构,都是另外的一套作法。因此,我把它 ...

汇报稿也是给领导们写的。它和讲话稿的区别在于:汇报稿是念给上级领导听的,讲话稿则通常是讲给下属人员听的。因为有这样的区别,所以,写汇报稿,无论是语气、角度、构思、结构,都是另外的一套作法。因此,我把它单拿出来专门讲一讲。

这些年,随着企业规模的扩大、实力的增强和知名度的提高,每年来我们这里视察、调研的领导人数越来越多、频率越来越密、层次越来越高;每一位领导来,本文由老秘网推荐,除了看我们的工地、看民工的驻地、看党建的阵地、看我们的专题片,几乎无一例外地要听集团领导的工作汇报。如何写好汇报稿,就成为文秘人员面临的一项重要任务。

这是说的控股集团这个层面。到了各个产业集团以至各个工程公司,且不说上边的领导来了要听汇报,外边的记者来了要听汇报,单是我们集团内部,每年的党建调研、各种各样的专题检查,也都不少。所有这些视察、调研、采访、检查,都需要我们郑重其事地进行汇报。写好这样的汇报稿,同样是摆在各产业集团以至各工程公司面前的一项重要任务。

各工程公司的领导,包括有些产业集团的领导,抓业务、干工程,那是没说的,绝对是高手;一说汇报工作,一说动手写文章,就感觉很为难,甚至有点怵头,加上工作忙、事情多,领导们多半把这样的任务交给“笔杆子”们去做。这样一来,手里有没有一个过硬的“笔杆子”,有时就成了事情成败的关键。

我的品验,一个地区也好,一个单位也好,一个企业也好,有没有一个过硬的秘书班子,效果截然不同。合格的秘书人员,他能把我们做过的工作梳理得有条有理,概括得头头是道,总结得有板有眼。上边的领导听了绝对满意,大加赞赏;自己的领导念起来也满面春风,绝对长脸。这就叫锦上添花。好的汇报稿就要达到这样的效果。假如秘书人员业务不过硬,写出的汇报稿可能就是另一种样子:篇幅不短,尽是些大话、空话、套话,工作面貌没体现出来,工作成绩梳理不到位,工作经验更是讲不出来。这样的稿子,念的人平平淡淡,灰头土脸;听的人味同嚼蜡,兴味索然,结果搞得彼此都不满意。这样的情景,我们在工作当中是屡见不鲜的。

这几年,我通过参加集团的党建调研以及其他的大型活动,感觉我们集团的文字工作总体上看,水平是比较高的,而且呈现出一个逐步提高的趋势,特别是控股集团这个层面,以及下面的两个产业集团,搞出的东西是很有些水平的。但是,也确实存在一些不尽如人意的现象,确实存在一些亟待克服、亟待解决、亟待纠正的问题。

下面,围绕“如何写好工作汇报稿”这个题目,结合企业的实际,我有针对性地讲几点意见,供同志们在工作中参考。

我讲三点意见:一、汇报稿的构思;二、汇报稿的结构;三、写汇报稿应该注意的几件事。


 

一、汇报稿的构思

 

与讲话稿一样,汇报稿在动笔之前也必须做到“三个吃透”,即吃透上情、吃透下情、吃透意图。所不同的是,“三个吃透”的具体内容有了很大的变化。

先说说“吃透上情”。

这里说的“上情”,是指听我们汇报的上级领导,他到底想听什么,他这个人爱听什么。对这两个至关重要的问题不甚了了,就贸然下笔,至少是轻率的,有时甚至是危险的。轻则徒劳无功,只好推倒重来;重则既耽误了时间,更耽误了事情,把自己服务的领导整得很狼狈、很尴尬、很没面子。所以,有经验的文秘人员绝不办这种冒失事。

上边的领导来之前一般都确定了调研的题目,并且形成了正式的文件,白纸黑字,写得非常清楚,我们照着文件上的内容准备就是了。但是,我们这一级往往看不到文件,本文由老秘网推荐,文件只发到市里,甚至只发到自治区,通知我们用的是电话。口口相传,最容易出错,传着传着就传错了。遇到这种情况,我们的秘书人员麻烦一点,也最好是能见到原件。现在的传输手段多得是,无论是传真还是邮件,都相当快捷,几秒钟的事。我们不要怕麻烦。动笔之前麻烦一点,把领导想听什么搞准确,我们写起来心里就有数了,省得将来出麻烦。

除了要搞清楚领导想听什么,有时候还需要搞清楚领导爱听什么。我在这里不是引导大家干投其所好、见风使舵、投石问路的事,但我们至少不能干那种“哪壶不开提哪壶”的蠢事吧!这位领导就爱吃碗烩菜,你偏要给他摆四五个凉盘、七八个热菜,花了不少钱,费了不少力,最终还不落好,何必呢?吃饭如此,听汇报也一样。

2001年,中央调储波来内蒙工作。储书记到任没几天,就提出要到呼市调研,重点看城市建设和城市管理。这项工作主要是政府在抓,所以杨晶让柳秀做汇报。我当时是政府的秘书长。汇报稿就由我组织秘书班子连夜起草。储书记是第一次来呼市,为了让市里的领导在新书记名下留个好印象,我要求综合处的同志使出全身解数,一定要拿出一个高质量的汇报提纲。当时,领导“想听什么”是明确的,通知上写得清清楚楚;而“爱听什么”却一无所知。找党委办公厅的熟人打听,也问不出个所以然来。最后我拨通了长沙市政府秘书长的电话,我的同行向我介绍了储波同志的好多特点,还给我发来储波在湖南工作时的两篇重要讲话。这下我心里有数了。那次的那篇汇报,无论是听的人还是念的人,都很满意,确实收到了我们预期的那种效果。

再说“吃透下情”。

这里说的“下情”,自然是指企业的情况;这里说的“吃透”,是指在熟悉企业情况的基础上,要学会“用第三只眼睛看东方”,要善于“跳出东方写东方”。本文由老秘网推荐,应当说,这个要求是有比较高的难度的。

一般来说,东方人写东方有利又有弊。“利”的一面是对东方太熟悉了,这是外面的人所不具备的;“弊”的一面是正因为太熟悉了,所以常常很难客观地、全面地、多角度地介绍东方。有句古诗说得好:“不识庐山真面目,只缘身在此山中”,说的就是这个道理。所以我建议大家要跳出东方看东方,用“第三只眼睛看东方”。

到底怎么跳、怎么看,我给大家支两招:

第一招叫“俯看”。就是从高处往下看。我们在东胜生活了几十年,好多街区、好多建筑,都在脑子里装着;可是,东胜的整体面貌到底是个什么样子,好多人说不清。假如我们坐上飞机从东胜上空走一圈,东胜的全貌就尽收眼底、一目了然了。我说的“跳出东方看东方”想要达到的就是这样的境界。同志们这样做的时候,一定要切记两个东西,不要以为自己熟悉的东西领导也都熟悉,更不要以为自己不熟的东西领导也一概不熟。我在这里要告诉大家,实际情况是:我们熟悉的正是领导们不熟的,正是他想听的;而我们不熟的那些东西,恰恰是人家最熟悉的。所以,我们一定要学会换位思考,不妨就把自己当作来听汇报的那位上级领导,想听什么就写什么,而且一定要把事情的来龙去脉交待清楚,让人家听明白。应当说,这样的“换位”有时确实是必要的。

第二招叫“比较”。有两种比法,一种叫自己和自己比,另一种叫拿别人和自己比。自己和自己比,又叫“纵向对比”,就是拿过去的自己和现在的自己作对比,通过对比,直观地看出自己的进步、自己的成绩、自己的发展。拿别人和自己比,又叫“横向对比”,通过这样的对比,凸显自己的特色,体现自己的价值,体现自己的强项。无论哪种比法,都要拿数字说话,靠事例来支撑。

好的笔杆子,都应当是运用这些方法的高手。我们为领导撰写汇报稿,一定要熟练地使用这些方法。

最后说“吃透意图”。

这里说的“意图”,自然是指领导的意图。哪位领导?自然是我们服务的那位领导。因为稿子是给他写的,他拿上去给领导汇报。他到底想汇报些啥,想咋样汇报?我们动笔前一定要请示清楚。有人说,汇报的内容文件里已经讲得很清楚了,我们照着文件准备就是了,还紧管请示什么?我的经验是,一定要请示。

这里的请示不是泛泛地请示,而是重点请示。请示两个东西:一、在成绩部分,重点汇报哪几件事?假如说,上级领导要听党建汇报。上半年,我们围绕党建一共抓了八件事,其中有两件抓得平平淡淡,没什么特色;有两件完全是照猫画虎,走了个形式;另有四件,那可真是丁是丁卯是卯,一丝不苟干下来的,既有成效,更有特色,是领导的得意之笔。领导肯定要让你在这四件事上不惜浓墨重彩,一定要讲深说透,摸不准领导的这个底就贸然动笔,肯定是不行的。所以说一定要请示。二、在讲问题的时候,更是这样。上边的领导来一趟不容易。通常情况下,下边的同志都要借这个机会提两个问题,要求领导帮助解决。提什么,怎么提,把握到个什么火候?这里边有好多微妙的东西,所以更需要请示。

二、汇报稿的结构

 

汇报稿的结构,原无固定的程式。通常由以下四部分组成:一、开头语;二、本单位概况;三、汇报的主体;四、请上级协助解决的几个问题。下面,分别作一些介绍。

一、开头语。

汇报稿的开头语相当简短,百十个字就够了。就表述两个意思:一、向前来视察、调研、考察、采访、检查指导的各位领导表示欢迎;二、就上级给出的题目进行汇报。用两句话把这两个意思讲清楚就行了,千万不要啰嗦。

开头语虽然短,有些时候也常出错。以下四点一定要注意:一、领导的姓名、职务一定要讲对,不能有偏差;二、出现多位领导时,要么都不点,要么都点,不能丢三拉四、顾此失彼;三、要用“汇报”这个词,不要用“介绍”这个词;四、假如汇报人是副职甚至是环节干部,最好加上“受XXX委托”的字样,以表示对上级领导的尊重。

二、概况介绍。

在正式汇报之前,先把企业的概况作一个简要的介绍,目的是让领导对我们的企业有一个总的概念,有一个大致的了解。对初次来的领导,这一步绝对不能省略,因为他最想知道的就是这个。当然,对已经来过多次的领导,以及本企业的领导,这个内容就可以略去不讲。

介绍企业概况,要注意三件事:一、文字要简,篇幅要短,有几百个字就完全可以讲清楚了。二、不要使用过时的旧数字,尤其不要使用与后面的汇报相互撞车的错误数字。三、概况介绍是为后面的汇报做铺垫的,因此,与汇报主题无关的内容都可以略去。

三、汇报的主体。

汇报的主体一般可以分为五个层次:

第一个层次:思路的形成和目标的提出。这是汇报稿的灵魂,是汇报稿的核心。形成了什么样的思路,这个思路是怎样形成的?提出了什么样的目标,这些目标是怎样提出的?文字不需要很多,但一定要把领导班子的决策过程以及最终形成的共识反映出来。

第二个层次:采取的措施或所做的工作。目标确定后,为了实现这个目标,都采取了哪些措施,具体开展了哪几项工作,要一项一项地罗列出来。这一部分,要写得层次清楚,条理分明,让人看出工作的主要脉络,看出工作的基本抓法来。这是汇报稿的重点,文字量不妨给得多一些,但绝不能记流水账,不能事无巨细,无一遗漏。对采取的措施或所做的工作要做必要的归纳和提炼,有的可以单独讲,有的可以把几项合并成一项讲,有的也可以略去不讲。对合并后的项目,每一项都可以单成一段,并且给它起一个醒目的小标题,这样就显得层次分明、脉络突出了。

第三个层次:取得的成绩、见到的成效或出现的变化。在采取了以上措施后,取得了哪些成绩,见到了哪些成效,出现了什么样的变化,要一一道来。这就要运用我们前面讲到的“比较法”,横向比、纵向比,靠数字说话、靠事例说话。这里同样要进行概括、进行归纳、进行提炼,通过这样的方法,把我们做出的成绩凸显出来,使之“跃然纸上”。

第四个层次:几点体会。实际上就是经验。直接讲经验不大好,就按体会来讲,是一种谦虚的说法。这个层次的内容,不是所有的汇报稿都有,要根据具体情况来定。我们确实摸索到了经验,上级也认可,而且也要求我们介绍,不妨提炼它几条。假如不是这样,一则没多少成熟的经验好讲,二则领导也没这个要求,我们还是不讲为好。讲经验、谈体会,一定要实事求是,实实在在,谦虚谨慎,有一说一,有二说二,千万不能讲过头话,更不能刻意拔高,这是写材料的人最忌讳的。

第五个层次:下一步的打算。讲完成绩之后,很快就要转过来找找不足,找找差距,然后拿出下一步的打算。这个层次的内容写的当中如何把握,也要根据具体情况来定。一般来说,上边来的领导,外边来的客人,我们点到即可,不必展开来细说。假如是我们集团内部的工作调研,那你就得实打实地讲,不能客气一下了事。

四、请上级协助解决的几个问题。

这一部分的内容也不是所有的汇报稿都写。要看来的是什么样的领导,他带着什么样的任务,真正有权的、管事的、说了话算数的,我们不妨张一嘴,不要错过这样的机会。假如没什么权,不管多少事,仅仅是走一走、看一看,我们就大可不必提问题,提也没用。

一般来说,向上级领导反映问题,不外乎三个方面的内容,一是要政策,二是要资金,三是要项目。除此之外,也可以就某一方面的具体问题提出来,引起领导的重视,引起社会的回应。凡是涉及这方面的问题,汇报中提不提,怎么提,都要请我们的主要领导拍板,秘书人员不要自行作主。

 

三、写汇报稿应注意的几件事

 

我写了几十年的公文,感觉写汇报稿一定要注意处理好以下四件事:

一是注意文稿的内在联系,努力做到“两个统一”。一篇好的汇报稿,就是一个有机的整体,它的各个层次之间,应当衔接得相当紧密,有着严密的逻辑关系和推理关系,很难让人挑出毛病来。文章要达到这个境界,就要努力做到“两个统一”。一是材料与观点要统一,“材料”就是数字、就是事例,它们是为观点服务的,观点要靠它们来支撑,因此,材料和观点绝不能相互撞车。二是前文与后文要统一,不能前面当成绩讲,后面又当问题讲;前面是一种说法,后面又是另一种说法;前面用的是这个数字,后面又成了另一个数字。

二是注意文稿的语言,多用些口头语言,少用些书面语言;多用些生动、形象、活泼的群众语言,尽量不用那些大话、空话、套话。汇报稿,就是要汇报我们是怎么做的。至于上面的精神、上面的要求、上面的文件,完全没有必要去讲。把文字用到这上面,纯粹是一种浪费。

三是注意素材的保存和使用。有经验的文秘人员特别注意相关资料的收集和保存。有了电脑以后,这种收集和保存更快捷、更方便了。电脑里保存的这些资料,常常可以帮我们解围、替我们救急。现在,上边的有些调研通知得很仓促,常常是明天一早来,今天下午才通知我们,准备的时间太短。在这种情况下就要靠现成的材料救急。党政机关的好多笔杆子就经常用这个招数替自己解围。因为所有的文稿都从头现写,一则没这个必要,二则时间不赶趟。我们的同志也要学会这一招。

四是汇报稿的审核、校对、打印。汇报稿定稿后,文秘人员一定要认真审核、反复校对,不能出现任何的差错。越是时间紧,越是加班搞,越要细。这要成为一种职业习惯,一种职业素养。装订、打印都要照规矩来,不能因为文秘人员的一时疏忽、一点瑕疵而影响了企业的形象,让人家小看我们。单是订书钉,订几道、往哪个位置订,都是有讲究的,不要想怎么订就怎么订。

围绕汇报稿的撰写,讲了上面这些意见,供同志们在工作中参考。不妥之处,欢迎大家指正。

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