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第九章 会计凭证和会计账簿 教学内容： 会计账簿的种类、设置和登记规则。 教学目的与要求： 通过本章学习，使学生明确实际工作中会计账簿的设置与登记，熟悉记账规则，掌握账簿的登记。 教学重点与难点： 重点是会计账簿登记和记账规则与要求。 教学方式与时间分配： 以讲授为主，并在教学中出示具体的凭证、账簿，同步练习其填制与登记方法。本章共6个学时。 演示实验与教具： 出示各种账页的格式（三栏式、数量金额式、多栏式）。 第九章 会计账薄 第一节 账簿的意义和种类 一、设置和登记账簿的意义 账簿，是以会计凭证为依据，序时和分类登记全部经济业务簿籍。它是由具有专门格式并连接在一起的账页组成的。账簿是会计核算必不可少的工具；登记账簿是会计核算的一种专门方法。其意义如下： ⑴全面系统地反映物资和资金的增减变动情况，保证物资和资金完整和合理使用； ⑵计算收支、考核经营成果提高经营管理水平； ⑶为编制会计报表提供资料。 二、账簿的种类 1．会计账薄按用途进行分类，一般可以分为：序时账簿、分类账簿和备查账簿。 ⑴序时账簿又称日记账，它是对各项经济业务按照发生时间的先后顺序进行登记的账簿。按其记录内容的不同，日记账分为普通日记账和特种日记账。 普通日记账，是按全部经济业务发生的时间先后顺序进行登记的账簿。又称分录簿。 特种日记账，是按某一部分经济业务发生的时间先后顺序进行登记的账簿。包括：现金日记账和银行存款日记账。 ⑵分类账簿是对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿。按照分类的概括程度不同，分类账簿又可分为总分类账和明细分类账两种。 ⑶备查账簿是对某些未能在日记账和分类账中记录的业务事项进行补充登记的账簿。 2．会计账簿如果按外表形式，还可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。 订本式账簿，是在未启用以前就把许多账页固定地装在一起的账簿。 活页式账簿和卡片式账簿恰巧与订本式账簿相反，它们是不固定地装在一起，可以随时抽取和存放。 3．会计账簿还可按格式不同，分为三栏式账簿、数量金额式账簿和多栏式账簿。这样来适应企业经济业务记录的不同需要。 三、账簿设置的原则 1．合法 2．适用 3．科学 4．简便 第二节 账簿的格式和登记方法 一、账簿的基本构成要素 （一） 封面 （二）扉页，其一般格式见表9—1、表9—2。 表9-1 目 录 年度
表9-2
（三）账页 二、日记账及登记方法 为了加强现金、银行存款的管理和核算，各单位都应当设置现金日记账和银行存款日记账，以便日核算和监督现金与银行存款收入、付出和结存情况。 1．现金日记账和银行存款日记账的格式。三栏式、多栏式。其一般格式见表9-3。 表9-3 现金账
按制度规定：现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。 2．现金日记账和银行存款日记账的登记方法。应当根据每天办理完毕的收、付款凭证，随时按顺序笔登记，最少每天登记一次。 三、分类账及登记方法 （一）总分类账的格式和登记方法 总账，是根据会计科目开设的，用来分类登记全部经济业务的账簿。 1．格式。总账一般采用借、贷、余三栏式格式，也可采用多栏式格式，即日记总账。为保证总账记录的安全和完整，一般应采用订本式。总分类账通常格式见表9-4、9-5。 表9-4 总 账
表9-5 总 分 类 账 会计科目：
2．登记方法。登记总账，可以直接根据各种记账凭证逐笔登记；也可先把各种记账凭证汇总，编制成“汇总记账凭证”或“科目汇总表”后，再据以登记(视其不同的会计核算形式)。 （二）明细分类账的格式和登记方法 明细账，是根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务的账簿。 1．格式。明细账根据记录的内容和提供资料的要求不同，一般采用以下格式： ⑴三栏式明细分类账。三栏式明细账的账页只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式主要适用于只需要进行金额核算不需要数量核的债权债务结算科目的明细分类核算。如：应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应付款等。三栏式明细分类账账页的一般格式见表9-6。 表9—6明细账 总账科目 子目或户名
⑵数量金额式明细分类账。数量金额细分类账的账页按收入、发出和结余再分别设置数量和金额栏。这种格式适用于既需要进行金额核算，又需要进行实物数量核算的各种财产物资的明细核算。如：原材料、库存商品等。一般格式见表9-7。 表9-7 明细账 类别 最高存量 编号 最低存量 存储处所 计量单位 规格 品名
⑶多栏式明细分类账。多栏式明细分类账的账页拧紧明细科目或明细项目分设若干专栏，在同一账页上集中反映各有关明细科目或项目的金额。这种格式适用于费用、成本、收入、成果的明细核算。如：物资采购、生产成本、制造费用、管理费用、营业费用、主营业务收入、本年利润等。 明细分类账一般采用活页式或卡片式账簿。 2．登记方法。各种明细账应根据记账凭证及所附原始凭证或原始凭证汇总表，逐日逐笔登记，也可定期汇总(3天、5天)登记。 第三节 结账和对账 一、对账 对账，就是对账簿记录所进行的核对工作。其内容包括： 1．账证核对。账证核对就是指各种账簿（包括总分类账，明细分类账和现金、银行存款日记账）的记录与有关记账凭证及其所付的原始凭证的核对。 2．账账核对。即根据各账簿之间的内在联系，核对各账簿的余额。具体包括以下的内容： 第一、通过编制“总分类账户本期发生额对照表”，核对总分类账户月末介方余额合计数与贷方余额合计数是否相等； 第二、通过分别编制各种“明细分类账户本期发生额明细表”，核对各总分类账户本期发生额和余额与所属明细分类账户的本期发生额及余额的合计数是否相符； 第三、核对现金，银行存款日记账月末余额与现金、银行存款总账月末余额是否相符； 第四、按月或定期核对会计部门各种财产物资明细分类账期末余额与财产物资保管，使用部门的明细分类账余额是否相符。 3．账实核对。账实核对主要指各项财产物资和现金、银行存款的账面余额与实存数额相核对。主要包括以下几项工作： 第一、核对各项财产物资明细分类账的对存数与实存数相符； 第二、核对现金日记账的余额同现金实际库存数相符； 第三、银行存款日记账的记录应与银行对账单核对相符； 第四、各种应收、应付款项明细分类账的余额，应与有关结算单位或个人核对相符。 二、结账 结账，就是将账簿记录定期进行结算的账务工作。换句话说，就是在期末对企业所有账簿，进行本期发生额和期末余额的计算和结转。其内容及步骤包括： 1．在结账前，将日常发生的经济业务，及时填制和审核有关凭证，并登记入有关账簿内。 2．对非经常发生的一些特殊业务，要认真作好账务处理。 3．按照权责发生制的原则，正确处理有关费用或收益的摊、预提。 4．正确计算各种成本、业务成果和财务成果，及时办理结转记录。 5．划线结出各账户的发生额和余额(介绍结账方法)。 第四节 登记账簿的规则 一、账簿启用规则 启用会计账簿，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，其内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。 记账人员或会计人员调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，由交接双方人员签名或盖章。 启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账页顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。 二、登记账簿规则 账簿作为重要的会计档案和会计信息主要储存工具，必须按规定的方法，依据审核无误的记账凭证进行登记。在登记时应符合以下要求： 1．准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。 2．注明记账符号。登记完毕后，要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号(“√”)，表示已经记账。 3．书写留空。账簿中书写的文字或数字上面要留有适当的空距，不要写满格，一般应占格距的1/2。 4．正常记账使用蓝黑墨水，特殊记账使用红色墨水。登记账簿要使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或铅笔书写。在下列记账可用红色墨水书写： 第一、按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录； 第二、在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数； 第三、在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方的向，在余额栏内登记负数余额。 第四、会计制度中规定用红字登记的其他记录。 5．顺序连续登记。各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。 6．结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“ 7．过次承前。每一账页登记结转下页时，应当结出本月合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。 8．账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹不准重新抄写，应按规定的更正方法进行更正。 三、错账更正 在记账和对账的过程中，如果发现账簿记录发生错误，那就必须加以更正。从企业来讲，由于错误发生的具体情况不同，发现错误的时间有先有后，因此，更正错误的方法也就不相一致。通常来讲，更正错误的方法有以下几种： (一)划线更正法 企业在账簿的文字或数字发生错误时，可用红线划销，并要划线上面作出正确的记录，这种更正方法，就是划线更正法 1．适用范围 这种更正方法只适用于对账前所发现的记账凭证正确无误而账簿上因笔误或计算错误造成的文字或数字的错误。 2．具体作法 这种方法的具体作法是：首先将错误的文字或数字用一条红线划掉，然后在被划掉的错误文字或数字上面写上正确的文字或数字，并由更更人的地方盖章。但在这里应注意，对文字可只划掉错误部分，但对数字则必须划掉一个完整数字的全体，而不能只更正其中错误部分。 (二)红字更正法 1．适用范围及具体作法 第一、因记账凭证所列会计分录应借、应贷科目的错误，而造成账簿记录出现错误。这种错误包括会计分录中应借、应贷的科目发生错误；或者应借、应贷科目的金额发生错误。这种错误的出现，我们就应采用红字更正法。 更正这种错误的方法是：用红字金额填写一张与错误凭证内容完全一致的记账凭证，并用红字金额登记入账，冲销账簿中的错误记录；然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以入账。 第二、因记账凭证数字上错误，而造成账簿记录中的数字大于应记数字，应借、应贷科目无错。这种错误的出现，我们仍要采用红字更正法。 更正这种错误的方法是：按错误数字大于正确数字之间的差额，用红字金额按原分录编制一张记账凭证，并据以入账，从而对多记部分加以冲销。 2．举例 例：从某单位购入甲种材料一批，买价1,000元，贷款未付。并编制记账凭证和登记账 借：原材料 1,000 贷：应付账款 1,000 期末经过对账发现，原编记账凭证有错误，因为企业采购材料应先通过“物资采购”账户。来归集材料买价和采购费用，确定材料采购成本，然后才能转入“原材料”账户中。这属于第一种情况。因此应用红字更正法来加以更正。 首先，用红字金额编制一张与原记账凭证相同的转账凭证，并据以入账。 借：原材料 1,000 贷：应付账款 1,000 其次，再用蓝字金额编制一张正确的转账凭证，并登记入账。 借：物资采购 1,000 贷：应付账款 1,000 例：以现金250元存入银行，在填制记账凭证时，误将金额填为520元，并已记入账簿中。 原： 借：银行存款 520 贷：现金 520 更正时，应将多记的金额270元用红字编制一张与原记账凭证内容相同的记账凭证，并记入账簿中，以冲减多记金额： 借：银行存款 270 贷：现金 270 (三)补充登记法 1．适用范围 当记账以后，发现记账凭证应借、应贷科目虽然正确，但所列金额小于应列金额，而致使有关账簿记录发生错误时，就应采用补充登记法予以更正。 2．具体作法 具体作法是：按少记金额编制一张与原记账凭证分录相同的记账凭证，据以补充登记入账。 例：收到购买单位偿还前欠货款5,100元存入银行。在填制记账凭证时，误将金额填为1,500元，并已据以登记入账： （原）： 借：银行存款 1,500 贷：应收账款 1,500 更正时，应将少记的金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并用蓝字登记入账，以增加原少记金额。 借：银行存款 3,600 贷：应收账款 3,600 |
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