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Word 使用方法大全

2012-09-07  杜铭源

Word使用方法大全

 

实战使用

 目录

第一部分 文字处理技巧   1

1. 去除页眉的横线方法两则  1

2. WORD中快速选择字体  1

3. WORD实现快速隔行删除 1

4. 清除WORD文档中多余的空行 2

5. 同时保存所有打开的WORD文档  2

6. 巧妙设置文档保护  2

7. 编辑长文件更轻松  2

8. 取消“自作聪明”的超级链接 3

9. 巧设WORD启动后的默认文件夹  3

10.   WORD中快速输入汉字偏旁部首 4

11.   WORD表格巧妙转换为EXCEL表格 4

12.   巧存WORD文档中的图片  4

13.   WORDXP中巧输分数 4

14.   快速输入大写数字  5

15.   WORD文档中插入MP3文件 5

16.   在英文状态下快速输入中文标点符号 5

17.   WORD添加小助手 6

18.   找回WORD中的菜单栏  6

19.   WORD也能“自动求和”   7

20.   预览时可编辑文档  7

21.   轻松保存OFFICEXP的用户个性化设置  7

22.   WORD中快速“粘贴”  8

23.   快速转换英文字母的大小写  8

24.   锁定WORD表格标题栏  9

25.   快速打印WORDXP的快捷键列表  9

26.   公式的颜色也能变  9

27.   压缩WORD2002文档中的图片 10

28.   让任务窗格快速启动   10

29.   明白WORD中文字下划线的含义  11

30.   WORD中用剪贴板的内容进行替换 11

31.   WORD2000/XP能够即点即输  11

32.   取消WORD文档中的超链接 11

33.   关闭拼写错误标记  12

34.   使用F1F12键让WORD操作更快捷 12

35.   WORD2002中“斜线”的使用技巧 13

36.   WORD中实现单键粘贴  14

37.   固定显示WORD表格中的表头栏目 14

38.   WORD中巧划线   14

39.   打造WORD右键菜单 15

40.   让文字随表格自动变化 15

41.   如何将图片移到合适的位置  16

42.   妙用WORD词典进行翻译  16

43.   巧用表格制作作文纸   17

44.   WORD为日语中的汉字标注假名 17

45.   快速将网页中的图片插入到WORD文档中 18

46.   巧用“语音”学英语   18

47.   WORD中创建自动翻页功能 18

48.   WORD中快速计算 19

49.   在多个WORD文档中自由切换 19

50.   将网页资料以纯文字粘贴到WORD 20

51.   WORD文字巧隐藏   20

52.   F4键重复输入字符和图形  20

53.   WORD中精确移动对象  21

54.   WORD文档“原文重现” 21

55.   一次保存或关闭多个WORD文档  21

56.   WORD中快速输入带圈数字 22

57.   用“拼音指南”巧识生僻字的读音  22

58.   批量打印WORDEXCEL文件 22

59.   让页号从“1”开始 23

60.   WORD2002文档目录巧提取 23

61.   WORD也能查农历   23

62.   WORD表格中快速复制公式 24

63.   WORD的输入法提示条不自动消失 24

64.   WORD中同时编辑文档的不同部分 25

65.   如何把我的WORD文件变成JPG图片?  25

66.   批注与修订  26

67.   去除WORD中多余的空格及空行  26

68.   WORD中的项目符号和编号多级符号如何设置   27

69.   “样式与格式”在排版中的妙用 30

70.   WORD表格转换成EXCEL文档  31

71.   WORD表格中实现序列的自动填充。  32

第二部分 WORD实战 35

编排试卷 35

1)页面设置  35

2)制作密封线   35

3)模板的设置和使用  36

4)分栏的设置   37

5)制表位 37

6)插入符号  38

7)插入数学公式 39

8)作文表格制作方法  41

9)加入隐藏的答案  42

10)试卷的打印  42

WORD目录的制作   47

快速编辑长篇文档  48

1. 用好样式 49

2. 使用交叉引用设置编号 49

3. 对齐  49

4. 绘图技巧 50

5. 编辑数学公式   50

6. 使用分节符  50

7. 使用子文档  51

8. 及时保存、多做备份   51

9. 大纲视图与文档结构图 51

WORD邮件合并打印成绩通知单   52

WORD打印技巧集锦 54

 

 

第一部分 文字处理技巧

 1. 去除页眉的横线方法两则

  在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线,如果这条横线影响你的视觉,这时你可以采用下述的两种方法去掉:用第一种的朋友比较多,即选中页眉的内容后,选取“格式”选项,选取“边框和底纹”,边框设置选项设为“无”,“应用于”处选择“段落”,确定即可。

  第二种方法更为简单,当设定好页眉的文字后,鼠标移向“样式”框,在“字体选择”框左边,把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”,便可轻松搞定。

 2. Word中快速选择字体

  为了能够快速地选择字体,我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。首先在Word的工具栏上单击鼠标右键,在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡,再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的Windows已安装的字体中,选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上,这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。

 3. Word实现快速隔行删除

  先将全文复制Word中,按Ctrl+A键全选,再选择“表格”下拉菜单中的“转换/文字转换成表格”,在弹出的对话框中,将“列数栏”定为“2列”,将“文字分隔位置”选为“段落标记”,确定后便出现一个2n行的表格,再全选表格,右击鼠标“合并单元格”。

 4. 清除Word文档中多余的空行

  如果Word文档中有很多空行,用手工逐个删除又太累人,直接打印吧,又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢?我们可以得用Word自带的替换功能来进行处理。在Word中打开编辑菜单,单击“替换”,在弹出的“查找和替换”窗口中,单击“高级”按钮,将光标移动到“查找内容”文本框,然后单击“特殊字符”按钮,选取“段落标记”,我们会看到“^p”出现在文本框内,然后再同样输入一个“^p”,在“替换为”文本框中输入“^p”,即用“^p”替换“^p^p”,然后选择“全部替换”,怎么样,多余的空行不见了吧。

 5. 同时保存所有打开的Word文档

  有时在同时编辑多个Word文档时,每个文件要逐一保存,既费时又费力,有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时,单击“文件”菜单,大家看,已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令,这可就方便多了。

 6. 巧妙设置文档保护

  在用Word2000/XP打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐,要暂时离开一下,关闭文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体”,然后设上密码。怎么样,光标跑到了文件头,任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了,不错吧。等回来时,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一切又正常了。

 7. 编辑长文件更轻松

  相信大家都有这样的经历:在使用ExcelWord编辑长文档时,有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦,还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置,发现鼠标指针变成双箭头,此时按住鼠标左键向下拖动,文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容,在下面编辑区找到需要粘贴的位置,这样你就可以复制内容了,而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

 8. 取消“自作聪明”的超级链接

  当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,如果不小心在网址上按一下,就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能,就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具→自动更正选项”,单击“键入时自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样,以后再输入网址后,就不会转变为超级链接了。

 9. 巧设Word启动后的默认文件夹

  Word启动后,默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置,我们可以自定义Word启动后的默认文件夹,步骤如下:(1)单击“工具”菜单中“选项”命令,程序将会弹出“选项”的对话框;(2)在对话框中,选择“文件位置”标签,同时选择“文档”;(3)单击“更改”按钮,打开“更改位置”对话框,在“查找范围”下拉框中,选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4)最后单击“确定”按钮,此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

 10. Word中快速输入汉字偏旁部首

  作为语文老师,在用Word编制练习时,常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“符号”标签下,将字体选定为“标准字体”,“子集”选定为“CJK统一汉字”,你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的,选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按钮就行了。

 11. Word表格巧妙转换为Excel表格

  先打开带表格的Word文件,接着选中整个表格,先将光标放在表格的任一单元,在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击,整个表格的字会变黑表示全部选中,单击右键,在出现的菜单中选择“复制”;然后打开Excel,再单击右键,在出现的菜单中选择“选择性粘贴”,在出现的对话框中有6项菜单可选,选择“文本”并确定就行了。

 12. 巧存Word文档中的图片

  有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档,想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里,可以按照下面的方法来做:打开该文档,选择“文件”菜单下的“另存为Web页”,指定一个新的文件名,按下“保存”按钮,你会发现在保存的目录下,多了一个和Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹,你会惊喜地发现,Word文档中的所有图片,都在这个目录里保存着。

 13. WordXP中巧输分数

  启动WordXP,选择“插入”菜单下的“域”命令,出现“域”对话框,在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”,“域名”项选中“Eq”,然后单击“域代码”按钮,单击“选项”按钮,在“开关”中选择“\F(,)”,按下“添加到域”,在下面的“域代码”中添加上分子和分母,如EQ\F(1,2),连按两次“确定”回到Word编辑窗口,这样分数制作就完成了。

 14. 快速输入大写数字

  由于工作需要,经常要输入一些大写的金额数字(特别是财务人员),但由于大写数字笔画大都比较复杂,无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现,利用Word2000可以巧妙地完成:首先输入小写数字如“123456”,选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令,接着会出现如图所示的对话框,选择“壹,贰,叁”项,点击“确定”即可,或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。

 15. Word文档中插入MP3文件

  在Word文档插入声音文件,一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”,从“剪贴库”中选取插入。但是,这种方法插入的声音文件只限于WAVMIDI文件。要插入MP3格式的声音文件,可打开Word文档,把光标移到你要插入声音文件的位置,选择“插入”菜单下的“对象”选项,在打开的“对象”对话框中,选择“由文件创建”活页卡片,点击“浏览”按钮,从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件,并确定。当“浏览”对话框自动关闭后,点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮,稍等一会儿,插入点就会出现MP3文件的图标,双击它即可播放。但必须说明,在此操作之前必须在Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。

 16. 在英文状态下快速输入中文标点符号

  在输入中文过程中,经常会遇到一些英文单词或句子,此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来,标点符号也成英文的了,输入标点符号时,还要再将输入法转为中文,十分麻烦。有没有简便的方法呢?当然有。Office2000为用户提供了12组输入中文标点符号的快捷键(详见附表),不管在任何输入法状态下(当然包括英文),只需按下快捷键,即可输入中文标点符号,省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是:“,:;?!”等标点符号的中英文方式看似一样,其实是有区别的。

 17. Word添加小助手

  我们在使用Word2000进行文档处理时,经常使用工具栏中的“字数统计”功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息,非常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息,这时可以通过在工具栏上添加“属性”的方法,来快速查看文档的详细信息。

 1.单击“工具”菜单,从其下拉菜单中选择“自定义”命令,打开自定义设置窗口。2.在自定义设置窗口中,选择“命令”项。在其下面的“类别”中选择“控件工具箱”,然后在右边的“命令”中选择“属性”项。3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在Word的工具栏上,就出现了“属性”项。

 当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时,只要单击工具栏上的“属性”项,那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了,也可以根据自己的需要,添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。

 18. 找回Word中的菜单栏

  首先,在工具栏右击,在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命令。再单击“命令(C)”选项,然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条,找到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令(D)”列表框中看到我们熟悉的“文件(F)”“编辑(E)”等菜单了。既然找到了,就动手一个个地把它们拖回去吧!当然,这些菜单既然能被拖到菜单栏中去,当然也能把它拖回对话框。

 19. Word也能“自动求和”

  编辑Excel工作表时,相信大家对常用工具栏中的“自动求和”按钮情有独钟。其实,在Word2000/XP的表格中,也可以使用“自动求和”按钮呢!当然,这需要你事先把该按钮请出来,其方法是:

 1.在“工具”菜单中,单击“自定义”命令。

 2.选择“命令”选项,在“类别”框中,单击“表格”;在“命令”框中,找到并单击“自动求和”,然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。

 3.关闭“自定义”对话框。

 现在,把插入点置于存放和数的单元格之中,单击常用工具栏中的“自动求和”按钮,则Word将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时,上方求和优先。

 20. 预览时可编辑文档

  当你使用Word2000/2000的预览功能时,如果还要编辑文档,这时候不必回到视图模式,只要点一下放大镜图标,这时候就会自动进入编辑模式,你可以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文档非常有用!特别是调整封面、拖动一些表格等。可以边预览,边编辑,既方便又准确。

 21. 轻松保存OfficeXP的用户个性化设置

  在“开始/程序”中找到“MicrosoftOffice工具”,启动其中的“用户设置保存向导”。再点击“下一步”按钮,程序立即搜索已安装Office组件。然后选择“保存本机的设置”,再点击“下一步”按钮。接着程序提供给你两种保存方式:“将设置保存到Web”和“将设置保存到文件”。选择后一项,并用“浏览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成”按钮,程序在保存路径中生成一个后缀名为OPS的文件。这个文件包含的就是用户的设置信息。要恢复设置时,启动软件,选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”,接着指定设置信息文件的路径,点击“完成”就恢复了。

 22. Word中快速“粘贴”

  在Word2000/2002中要进行粘贴操作时,最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令“工具→选项”,在打开的对话框中单击“编辑”选项,单击“用INS键粘贴”前的复选框,之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时,只要按一下键盘上的INS(Insert)就能快捷实现粘贴了。

 23. 快速转换英文字母的大小写

  在Word2000/XP中编辑文档时,如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写,或由大写转换为小写,遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除,然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦,只要把光标定位到句子或单词的字母中,然后同时按下“Shfit+F3”快捷键,此时如果原来的英文字母是小写的,就会先把句子或单词的第一个字母变为大写,再按一次快捷键,现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了,再按一次就变回小写,每按一次快捷键字母的变化依此类推。

 24. 锁定Word表格标题栏

  Word2000/XP提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分割条”,位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态,请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的“分割条”,当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后,将“分割条”向下拖至所需的位置,并释放左键。此时,Word编辑窗口被拆分为上下两部分,这就是两个“窗格”。在下面的“窗格”任一处单击,你就可对表格进行编辑操作,而不用担心上面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两个“窗格”还原成一个窗口,可在任意点双击“分割条”。

 25. 快速打印WordXP的快捷键列表

  单击“工具”菜单,选择“宏”子菜单中的“宏”命令。弹出宏设置窗口,在“宏的位置”下拉框中,选择“Word命令”项。在“宏名”框中,单击“ListCommands”命令。单击右边的“运行”按钮。这时弹出“命令列表”对话框,单击“当前菜单和快捷键设置”单选钮,单击“确定”按钮。你会看到WordXP自动创建了一个新文档,里面就是所有WordXP的快捷键信息。最后只须单击“文件”菜单中的“打印”命令即可打印出来以备查询。

 26. 公式的颜色也能变

  如果是在Word2000/XP中,那么用公式编辑器先编辑好一个公式,选中它,点击“绘图工具栏”中的“阴影设置”按钮,选择其中的“阴影样式18”,然后再次点击“阴影设置”按钮中的“阴影设置”选项,弹出“阴影设置”工具栏。点击最右侧“阴影颜色”倒三角,打开调色板,选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮,小心调整阴影的位置,使阴影与公式重合,公式的颜色就会变成你想要的了。如果是在Pwerpoint2000/XP中,那么在选中公式之后,点击“显示图片工具栏”中的“重新着色”工具,打开“图片重新着色”对话框,将公式颜色变成自己想要的颜色就可以了。

 

 27. 压缩Word2002文档中的图片

  通常情况下,图文混排的Word文档一般都比较大,若要减小文件的体积,可以利用Word2002提供的图片压缩功能来实现。先打开图文混排的Word文档,选择“视图”→“工具栏”→“图片”命令,在“图片”工具栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩图片”窗口时,你可以根据实际需要来指定是压缩文档中所选定的图片还是压缩文档中所有的图片,将“压缩图片”复选框勾选,然后点击“确定”按钮即可。注意:在“文件”菜单的“打开”或“另存为”对话框中,选择“工具”→“压缩图片”命令也可以打开“压缩图片”窗口;另外支持混排文档图片压缩的还有ExcelPowerPoint

 28. 让任务窗格快速启动

  在使用Word2002的时候,经常要使用到任务窗格,要让任务窗格快速启动,具体的设置方法为:单击“工具”菜单,选择“自定义”菜单命令,打开“自定义”设置窗口。在“自定义”设置窗口中,单击下面的“键盘”按钮。然后在弹出的“自定义键盘”设置窗口中,选择“类别”下面的列表框中的“视图”,在其右边“命令”下面的列表框中,选择“ViewTaskPane”命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按新快捷键”中,敲入你设置的快捷键,比如敲入“Ctrl+P”,然后单击“指定”按钮。这样你就为你的Word任务窗格设置了快捷键,需要打开时,只要按下“Ctrl+P”,任务窗格就会迅速地出来了。当不需要时,再按一下“Ctrl+P”,任务窗格就会消失了。

 29. 明白Word中文字下划线的含义

  我们在用Word2000/XP编辑文档时,常常会碰见有的字下面有红线、绿线及蓝线或紫线,有的是波浪线,有的是下划线。它们分别代表什么呢?Word具有自动检查拼写及语法的功能,能够对用户输入的文字信息进行一定的智能检查。红色波浪线表示拼写可能错误,绿色波浪线表示语法可能有错误。蓝色下划线表示超级链接,紫色下划线表示使用过的超级链接。Word2000/XP还会自动检查电子邮件头中的姓名,并将它与地址簿中的名字相比较,如果有多个名字与输入的内容相匹配,则会在输入内容的下面出现下划线。

 30. Word中用剪贴板的内容进行替换

  先将要替换的对象复制到剪贴板,打开“编辑”菜单下的“替换”,在出现的“查找内容”框中输入要被替换的文字,将光标移入“替换为”框中,单击“特殊字符”按钮(看不到该按钮,可先单击“高级”按钮),在菜单中选择““剪贴板”内容”或在“替换为”框中直接输入^C也可以。最后根据需要,单击“替换”或“替换全部”就可以了。

 31. Word2000/XP能够即点即输

  大家在使用Word2000/XP时肯定遇到过这样的情况:就是输入了一些文字后,接下去要空一些地方,然后再输。此时一般的人肯定选择敲回车和空格的方式来空出一些位置,其实你只要在需要输入的地方双击鼠标左键,这样光标就会在此处闪动,可以直接输入内容了,省去了敲回车和空格的麻烦。

 32. 取消Word文档中的超链接

  一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏上的“编辑”菜单,然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命令,这样就会消除网址下面的下划线了。另外就是关闭“自动更正选项”中的添加下划线功能,从根本上杜绝了网址下面的蓝色下划线出现。操作方法如下:单击工具栏上的“工具”菜单命令,然后选择“自动更正选项”命令。在弹出的“自动更正”设置窗口中,单击“键入时自动套用格式”选项,然后在下面的列表框,将“Internet及网络路径替换为超链接”项前面的“√”取消,单击“确定”就可以了。

 33. 关闭拼写错误标记

  前日,一同学向我说她的Word文档中有许多绿色的波浪线,问怎么取消?Word2000/2002中有个拼写和语法检查功能,通过它用户可以对键入的文字进行实时检查。系统是采用标准语法检查的,因而在编辑文档时,对一些常用语或网络语言会产生红色或绿色的波浪线。有时候会影响用户的工作,这时可以将它隐藏,待编辑完成后再进行检查。方法如下:1.右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标,在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后,错误标记便会立即消失。2.如果要进行更详细的设定,可以执行菜单“工具”中“选项”命令,在弹出的“选项”中进行详细的设置,如拼写和语法检查的方式、自定义词典等项。

 34. 使用F1F12键让Word操作更快捷

 F1:打开帮助。Shift+F1:打开帮助工具(小问号)

 F2:剪切选中的文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2:复制选中文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2:打开文件。Ctrl+F2:打印预览。Alt+Shift+F2:保存文件。

 F3:输入某条“自动图文集”词条的名称后,按下此键,即可将名称转换成该词条。Shift+F3:切换选中的西文字符的大小写。

 F4:重复上一步操作。Alt+F4:关闭所有文档,若没有保存,将提示保存,并退出Word

 F5:打开“查找与替换”对话框,并选定“定位”标签。Alt+F5Ctrl+F5:将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5:写书签。

 F6:在任务窗格与文档窗口之间切换。Ctrl+F6:在多个打开的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)Alt+F6:在两个打开文档窗口之间反复切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)

 F7:实施拼写检查。Ctrl+F7:当文档窗口不是最大化时,激活键盘上的方向键,用以移动窗口。

 F8Alt+F8:打开“宏”对话框,用以运行宏命令。Ctrl+F8:当文档窗口不是最大化时,激活键盘上的方向键,用以调整窗口的大小。

 F9Ctrl+F9:插入一个域记号“{}”。

 F10:激活菜单栏。

 F11Ctrl+F11:锁定选中的域,防止被更新,只对可能更新的域如“时间域”等有效。Ctrl+Shift+F11:解除对域的锁定(需要选中)

 F12:另存文档。Ctrl+F12:打开文档。

 巧借ExcelWord中的文字设置倾斜格式

 35. Word2002中“斜线”的使用技巧

  先选择要绘制斜线表头的单元格,调整好单元格的大小,选择菜单中“表格→绘制斜线表头”,弹出一对话框,选择表头样式、字体大小(一般根据单元格大小选择合适的字号),输入标题文字,点“确定”,如果出现警告对话框,可不予理会,仍选择确定。这样绘制出的表头往往会出现有些文字显示不出来的现象,这时可运用一些技巧对斜线和文字格式进行调整。具体方法是:将鼠标光标移动到某一斜线上,点击鼠标右键,在快捷菜单中选择“组合→取消组合”,则每个文字都成为一个文本框,每条斜线都成为一条绘图线,这时就可以自由地对每个文字进行移动、改变大小等文本框的操作,对斜线可进行改变长度和角度等操作。调整完成后选取某一线段或文本框,点击右键选择“组合→重新组合”即可。

 36. Word中实现单键粘贴

  我们平时在使用Word2000/2002进行文本编辑时经常会用到粘贴命令,最通常的操作方法是按住键盘上的Ctrl键的同时再敲“V”键。其实还有一种更简便的方法实现一键粘贴。首先在Word中选择菜单“工具(T)”→执行“选项(O)”命令,在弹出的对话框中切换到“编辑”标签,选中其中的“用INS键粘贴(U)”,然后单击确定按钮关闭对话框。好了,现在就可以使用键盘上的“Insert”键代替“Ctrl+V”实现粘贴功能了,是不是比从前更方便了。

 37. 固定显示Word表格中的表头栏目

  打开Word2000/2002,单击菜单栏中的“窗口”菜单,选择“拆分”命令,这时在屏幕上出现一条水平的拆分线,移动鼠标指针,这条拆分线也将随着上下移动,当将这条拆分线移动到要“冻结”的表头处时,单击鼠标即可。这时Word编辑窗口被一分为二,用户通过移动滚动条或光标来移动下面表格部分时,就会看到表头栏目被“冻结”在屏幕上,表头栏目和下面窗口的表格各列内容相对应,一目了然,无论显示、查阅浏览和编辑都很方便。要取消固定显示表头栏目时,只要执行“窗口”菜单中的“取消拆分”命令即可。

 38. Word中巧划线

 当你想要在Word2000/2002中绘制一条单一直线的时候,只要连续按键盘上的减号三次,然后按回车键就可以了。这种方法的好处在于,当你重新排版的时候,该直线的位置会做出相应的改动。如果你嫌线太细,没关系,在按减号的同时,再按下“Shift”键,你就会发现自动生成的线粗了很多。

 那么怎么来生成两条平行线呢?很简单,按键盘上的等号三次,然后按回车键就可以了。这个技巧不仅适用于正文内容,还可以在添加的页眉和页脚中使用。

 39. 打造Word右键菜单

 使用Word2000/2002编辑文档时,如果你经常要用到“首字下沉”命令,可以按下述方法将该命令加到“文字”右键菜单中:

 1.在“工具”菜单中,单击“自定义”。

 2.单击“工具栏”选项,单击“快捷菜单”,则“快捷菜单”工具栏出现在屏幕上。

 3.单击“命令”选项,在“类别”框中单击“格式”,在“命令”框中,找到并单击“首字下沉”,然后用左键拖动“首字下沉”选项到“快捷菜单”工具栏的“文字”按钮上,此时将打开其下拉列表,继续拖动鼠标至下拉列表的“文字”处,再拖动鼠标到“文字”子菜单的最顶端,并松开鼠标左键。

 4.单击“关闭”按钮。

 现在,当你在文档中的任意文本处,单击鼠标右键,则弹出快捷菜单的顶端将是“首字下沉”命令,方便多了吧!

 40. 让文字随表格自动变化

  用Word2000/2002制作出来的表格,能否让表格中的文字根据表格自身的大小自动调节字体的大小,以适应表格的要求呢?方法很简单,单击菜单中的“表格”,选择“表格属性”,在出现的窗口中选择“单元格”,单击“选项”按钮,在单元格选项中选取“适应文字”一项即可。

 首先启动Excel2000/2002,在任一单元格中输入需要作倾斜处理的文字。在该单元格处于活动单元格的状态下右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,或者点击“格式→单元格”,打开“单元格格式”对话框。单击“字体”选项可进行字体方面的设置,这里不必多说。而单击“对齐”选项就可进行文字倾斜方向的设置,文字的倾斜角度可在90度到-90度之间,根据需要任意设定,感觉满意后,单击“确定”按钮退出。然后执行“剪切”或“复制”操作,回到Word编辑环境。选择需要插入该倾斜文字的插入点后,执行菜单命令:“编辑→选择性粘贴”,打开“选择性粘贴”对话框,选择“作为MicrosoftExcel工作表对象”粘贴即可。

 41. 如何将图片移到合适的位置

  当用户初次使用Word2000/2002的插入图片功能时,往往会对如何放置突然出现的图片束手无策,不知如何移到合适的位置。其实这很简单,我们在Word文档中放置图片时,它会自动默认与一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放置位置,用户可以在拖动对象时按住Alt键,可暂时忽略网格。用户可以看到该图片将平滑地移动,而不是按照网格间距移动。如果图片不需要与文字对齐,用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用,用户可以双击该图片,然后选择“版式”这一个选项,选择环绕方式区域下非嵌入式的任意一个方式,最后单击“确定”按钮即可。

 42. 妙用Word词典进行翻译

  在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂,这时你可求助于Word2000/2002的中英/英中词典,即可在Word中进行动态互译了。

 1.从“工具”菜单中选择“语言”,然后单击“词典”命令,也可按“Alt+Shift+F7”组合键启动词典,这时出现“词典”对话框;

 2.键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;

 3.单击“插入”按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击“翻译”按钮,可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;

 4.在“查阅”列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻译结果。

 43. 巧用表格制作作文纸

  在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸,且往往和其他基础知识题混排在一张试卷上,故无法直接以稿纸方式打印,笔者在实践中发现,巧用Word2000/2002的表格功能可以轻松达到这一要求。例如要在8开的试卷中插入15行、每行20格,共300字的作文纸,操作步骤如下:

 1.激活“表格”菜单,单击“插入表格”,在对话框中的列数输入“20”,行数输入“1”,按确定后返回。

 2.以上操作得到一行20格的虚框表格,选中这一行,用边框按钮把它变成实线表格。

 3.在这个表格行下面放置一个空行,复制时选中表格行和下面的空行,再在空行下面行粘贴,即得到两行。选中两行即可复制出4行,直至复制出15行。

 4.调整行间距,方法是设定空行的字体大小,一般用5号字即可。

 44. Word为日语中的汉字标注假名

  用Word2000/2002自带的日语输入法输入完日语后,选取要标注假名的汉字,然后依次点击“格式”→“中文版式”→“拼音指南”,弹出一个对话框,在“基准文字”里列出来的就是刚才你选取的汉字,在相对应的“拼音文字”一栏里输入假名,再调一下字号(经笔者实践,发现选8磅字比较适宜),按“确定”即可实现为汉字标注假名。

 45. 快速将网页中的图片插入到Word文档中

  在编辑Word文档时,需要将一张网页中正在显示的图片插入到文档中,一般的方法是把网页另存为“Web页,全部(*.htm*.html)”格式,然后通过Word的“插入/图片/来自文件..”菜单把图片插入到文档中,这种方法虽然可行,但操作有些麻烦。现在告诉你一种简易可行的方法。将Word的窗口调小一点,使Word窗口和网页窗口并列在屏幕上,然后用鼠标在网页中点击你需要插入到Word文档中的那幅图片不放,直接把它拖曳至Word文档中,松开鼠标按键,此时可见图片已经插入到Word文档中了。需要注意的是,此方法只适合没有链接的JPGGIF格式图片。

 46. 巧用“语音”学英语

  如果你的电脑里装有WindowsXP,那么打开“控制面板”里的“语音”,就会弹出“语音属性”窗口,在“文字/语音转换”中,“语音选择”是用来确定朗读者的。由于笔者装了OfficeXP,还增加了男声、女声、中文三种音色;在“使用下列文字预览语音”中输入你需要让电脑朗读的文本;最下面的是“语音速度”,这也是用本方法朗读英文的优势所在:你可以方便随意地调整朗读的速度,如果调到很慢,你甚至可以听到电脑把每个单词的音节都读得清清楚楚。设置好了以后,点击“预听语音”就可以听到英语朗读了。不过学完英语以后,最好把语音速度调到正常位置,不然将改变系统的语音速度。好啦,这样你就拥有了一个不厌其烦的地道英语老师,让你的英语水平上一个台阶。

 47. Word中创建自动翻页功能

  Word2002有自动翻页功能,可根据需要调整翻页速度,设定该功能后,只需点击一下鼠标,便可对文本自动翻页。方法是:在菜单栏中选择“工具/自定义”,弹出自定义对话框后,选择“命令”选项,在“类别”栏中选择“所有命令”,然后在“命令”框中用鼠标点击“AutoScroll”,并拖到工具栏上,于是工具栏上就多了一个“自动滚动”按钮。使用它时只需打开一个文本,然后点击“自动滚动”按钮,此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角,将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动,移动到下半部文本则自动向下滚动,放到中部则暂停翻页。“黑三角”越靠近滚动条的两端,文本滚动的速度越快。另外,在滚动条上有一个随文本一起移动的“方框”,随时告知你文本显示的进度。点击鼠标左键,便自动返回到编辑状态;再次点击“自动滚动”按钮,则继续浏览文本。

 48. Word中快速计算

  用Word2002进行文字编辑时,有时可能需要对文中的一些数据进行运算,或者核对一下算式中的结果对不对。具体做法是:将光标插入点移到文档中需要插入计算结果的地方后,点击“表格→公式”,打开“公式”对话框,在该对话框中的“=”后面输入要计算的算式,最后单击“确定”按钮即可。如果说算式就是文档中的文字,那么就更简单了,只要先将文档中的算式复制,然后在“公式”对话框的“=”后面粘贴即可。不过这时的“粘贴”操作要用快捷键“Ctrl+V”了。

 49. 在多个Word文档中自由切换

  以Word2002为例,在“工具”菜单下选择“自定义”,在弹出的对话框中选择“命令”,然后在左边的“类别”中选择“所有命令”。接下来我们从右边的命令列中找到“WindowList”,选中它,用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上,然后关闭对话框。这时候你就会发现多了一个“其他窗口”的按钮,现在你按一下按钮激活它,看看弹出的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名。双击你想要切换的文件,再也不用一个一个按顺序找了,方便多了吧?

 50. 将网页资料以纯文字粘贴到Word

  有些朋友喜欢将网页上的文字内容复制到Word中,但如果网页上图片和文字结合得比较紧密,在粘贴文字的同时,就会连带将图片也粘贴到Word中。该如何将网页资料以纯文字形式粘贴呢?你可以试试下面的方法:在网页上选取你要复制的内容,然后单击鼠标右键,选择“复制”命令(或按下“Ctrl+C),切换至Word2000/2002,选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令,再选择“无格式文本”即可。

 51. Word文字巧隐藏

  如果要在Word2000/2002文档中添加隐藏文字,可选定文字并按“Ctrl+Shift+H”键。单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮可查看隐藏文字。(杰子)

 52. F4键重复输入字符和图形

  在Word2000/2002中刚输完一个字后,只要按下F4键即可重复输入这个字,继续按下F4键又可重复输入这个字,按多少次就重复输入多少次。如果刚输入一个词组,现在又要再输入这个词组时,同样按下F4键就行了。对于插入的特殊符号也是一样,在刚插入的特殊符号后,接着按下F4键,又一个同样的特殊符号就插入进来了。要补充说明的是:重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面,用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键,就会在新的插入点处重复输入这些字符了。不仅对字符输入是这样,对于图形输入同样有效。例如我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆,如果要继续画一个同样的椭圆,也只要接着按一下F4键,又一个同样的椭圆就画出来了。对插入“自选图形”也同样都可以实现。

 53. Word中精确移动对象

  在Word2000/2002中要精确移动表格线、文本框、图片等对象,只要拖动前按下Alt键就行了,现在告诉大家一个一劳永逸精确移动Word对象的方法:运行Word2000/2002,单击“视图→工具栏→绘图”菜单命令,然后单击绘图工具栏中的“绘图/绘图网格”命令,在弹出的“绘图网格”对话框中,将“网格设置”中“水平间距”默认值0.86字符、“垂直间距”默认值0.5行都改为0.01,再单击“默认”按钮,最后单击“确定”。再试试移动表格线、文本框、图片等对象,是不是乖乖听你使唤了,连Alt键也不用按了!

 54. Word文档“原文重现”

  如果你在Word2000/2002中使用了特殊字体,在转寄给别人时,如果对方的电脑中未安装该字体,则根本看不到文件内的特殊字体或者出现错误提示。此时最好的解决方式就是使用字体嵌入功能:选择“工具”菜单下的“选项”命令,切换到“保存”标签,勾选“嵌入TrueType字体”,单击“确定”,即可让Word文档在对方的电脑里“原文重现”。

 55. 一次保存或关闭多个Word文档

  平时我们在处理Word文档时,通常会打开好几个,当完成工作后,总要一个一个地点击“文件/保存”;其实完全可以一次性保存和关闭多个文档,只要按住键盘的“shift”不放,再点击“文件”菜单,就会出现“全部关闭”和“全部保存”,这样就可以快速地完成保存文档。要提醒大家的是,MSOffice的组件中不是全部都有这个功能,AccessPowerpoint就算按住键盘的Shift键不放,再点击“文件”菜单也没有该功能;而Excel则只有“全部关闭”,FrontPage就只有“全部保存”。

 56. Word中快速输入带圈数字

  Word2000/2002中提供的带圈数字,其实就是一种域,利用更新域的方法快速输入带圈数字时,先单击菜单中的“插入/数字”项,在弹出的“数字”项下输入要插入的数字(如“1),在“数字类型”中选择带圈数字样式,单击确定即可。随后选中该带圈数字,按下Ctrl键,同时拖动鼠标至需要插入下一个带圈数字的地方,这时此处又被复制了一个“①”,选中该带圈数字,单击右键选择“切换代码”命令,这时我们看到该“①”被变成了“{=1\*GB3}”代码(此代码手工输入无效)。随后将代码中的1改为2,选中该代码,单击右键菜单中的“更新域”命令,这时我们看到该代码己经变成②,按照此方法我们可以插入其他的带圈数字。

 57. 用“拼音指南”巧识生僻字的读音

  Word2000里有项拼音指南功能,可以帮助用户识别生僻字的读音。方法是:在Word2000里面利用字形输入法(如五笔)输入你遇到的那个不知道读音的生僻汉字,然后点击“格式→中文版式→拼音指南”,这个字的读音在拼音指南对话框中以拼音的形式展现在了用户眼前,不同的是,它的平仄阴阳声以“1234”来标志,且紧邻在拼音后面。

 58. 批量打印WordExcel文件

  通过Ctrl键或Shift键选择好要打印的多个WordExcel文档(若不在同一目录,可将要打印的文件拷入同一个目录),在选定的文件上右击鼠标,选择“打印”命令可实现文档批量打印。系统会自动调用WordExcel程序分别打开文档,并执行打印命令,然后自动关闭程序。

 59. 让页号从“1”开始

  在用Word2000/2002编辑文稿时,对于有封面又有“页号”的文稿,用户一般会在“页面设置/版式”选项中选择“首页不同”这个选项,以保证封面不会打印上“页号”,但是有一个问题,不知道你注意到没有,在默认情况下“页号”是从第2页开始显示的。怎样才能让“页号”从第1页开始呢?方法很简单,在“页眉和页脚”工具栏中找到“设置页码格式”按钮,在“页码格式”对话框中将“起始页码”设为“0”即可。

 60. Word2002文档目录巧提取

  在编辑完成有若干章节的一篇长Word2002文档后,如果需要在文档的开始处加上章节的目录,该怎么办呢?如果你对文档中的章节标题应用了相同的格式,比如定义的格式是黑体二号字,那么我们有一个提取章节标题的简单方法。

 1.在“编辑”菜单中,单击“查找”命令,打开“查找和替换”对话框。

 2.单击“查找内容”框,单击“格式”按钮(如果看不到“格式”按钮,请先单击“高级”按钮),单击“字体”,在“中文字体”框中,单击“黑体”,在“字号”框中,单击“二号”,单击“确定”按钮。

 3.选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框,单击“查找全部”按钮。

 此时,Word2002将查找并选中所有查找到的内容,对该例而言就是所有具有相同格式的章节标题了。既然章节标题已全部被选中,你当然可以使用“复制”命令提取它们,然后使用“粘贴”命令,把它们插入到文档中的开始处了。

 61. Word也能查农历

  你要想知道某一天对应的农历日期和节气吗?你可以请Word帮忙,方法如下:

 1.启动Word2002

 2.在“文件”菜单中,单击“新建”,打开“新建文档”任务窗格。

 3.在“新建文档”任务窗格中,单击“通用模板”,打开“模板”对话框。

 4.单击“其他文档”选项,然后单击“日历向导”,单击“确定”按钮,打开“日历向导”对话框。

 5.单击“日期和范围”,然后在“起始于”和“终止于”框中设置好要查询农历的年月。

 6.单击“完成”按钮。

 现在,你就可以在生成的日历文档中查看农历日期和节气了。笔者以上操作是在Word2002中完成的,Word2002能够查询的日期范围是1997年~2007年。

 62. Word表格中快速复制公式

  我们知道,在Excel中通过填充柄或粘贴公式可快速复制公式,而Word中没有此项功能,但是我们在用Word2000/2002制表时,也经常要复制公式,用什么方法实现公式的快速复制呢?

 方法一,在制表时选择工具栏中的“插入MicrosoftExcel工作表”命令,将Excel表格嵌入Word当中,这样表格就可利用填充柄和粘贴公式进行公式复制,计算非常方便。

 方法二,对某单元格进行公式计算后,不要进行任何操作,立即进入需要复制公式的单元格按F4键即可。

 63. Word的输入法提示条不自动消失

  当用Word2000/2002输入中文时,输入空格后字体会变成“TimesNewRoman”格式,如果连续输入几个空格,再将光标移动到前面的空格,会发现输入法提示条自动消失,得按热键激活才能继续输入中文输入法,很不方便。要让输入法提示条不消失,只要在Word中打开“工具”菜单,然后单击“选项”,进入“编辑”标签页下,去掉“‘自动键盘’切换”选项前面的小钩即可。

 64. Word中同时编辑文档的不同部分

  一篇长文档在显示器屏幕上不能同时显示出来,但有时因实际需要又要同时编辑同一文档中的相距较远的几个部分。首先打开需要显示和编辑的文档,如果文档窗口处于最大化状态,就要点击文档窗口中的“还原”按钮,然后执行“窗口”菜单中的“新建窗口”菜单项命令,屏幕上立即就会产生一个新窗口,显示的也是这篇文档,这时你就可以通过窗口切换和窗口滚动操作,使不同的窗口显示同一文档的不同位置中的内容,以便阅读和编辑修改。此外我们还可采用拆分窗口的方法来达到同样的目的。执行“窗口”菜单中的“拆分”菜单项命令,用鼠标点击文档编辑窗口,当前窗口即被分割为两个子窗口,用户可随时在这两个窗口之间切换和操作。完成编辑操作后,再执行“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项命令即可。

 65. 如何把我的Word文件变成JPG图片?

  答:如果要保存的内容只有一屏,可以用屏幕拷贝工具进行转换。

  打开word文件,按键盘上的PrintScreen键。然后打开图象编辑软件如Fireworks,按Ctrl+N新建一个文件,再用Ctrl+V把刚才截获的图片粘贴上去,保存成jpg文件就可以了。如果文件是多页的,您可以使用一个叫SnagIt的抓图软件进行屏幕滚动抓图。这个软件的工具栏上就有一个滚动抓图的选择按钮,按下之后,抓图操作时就启动了滚动抓图功能。

  另外一种方法:用Word新建一文档,然后用“插入/对象”,选择“从文件创建”,找到你的文章,插入后选中文档,点右键,选择“转换”,转换成图片格式,然后把它复制到“画图”中,存为JPG格式即可。

 66. 批注与修订

  多人合作设计文稿时这个功能非常实用。每个人参与者都可以对文稿的字、词或句子发表看法或提供修订办法,方便多人合作设计项目。

 67. 去除word中多余的空格及空行

  一、去掉表格和格式

  为了版面的整齐,网页文档都是以表格的形式存在的,只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0,所以我们在网页上看不到表格。另外,网页文档中换行用的都是手动换行符,还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中,那么它们也都粘贴进来了,这给重新排版带来了很大的麻烦。

  从“编辑”菜单中单击“全选”,然后单击“剪切”,再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符(段落标记)。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”,把文档保存为纯文本文件,再用Word打开,效果和上面的方法完全一样。

  如果刚从网页上复制了文字,那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤,这样将省事得多。

  二、删除空格

  网页文字中会有许多的空段和空格,在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格,而不是先删除空段呢?道理是:有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格,而有空格的段落并不是真正的空段,在Word中没法对它们批量执行删除操作。

  首先,从“编辑”菜单中打开“替换”对话框(打开后暂时不要关闭,后面的操作都要在这里完成)。把光标定位到“查找内容”文本框中,按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格),“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”,Word将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀?别急,如果这样的话,那是因为这个文档中还有另外两种空格:全角空格和制表符空格。对这两种空格,半角空格是不会把它们当一家人的,所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法,按Shift+空格键,切换到全角状态,然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格,“替换为”为空,再按“全部替换”,所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的“高级”按钮,然后单击“特殊字符”,选择“制表符”,在“查找内容”框中会出现“^t”(当然也可以手工输入),“替换为”为空,再单击“全部替换”,制表符空格也都没了。

  三、删除空段

  删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下,两次单击“特殊字符”中的“段落标记”,“查找内容”框中将出现两个“^p”(也可以手工输入^p^p),再把光标定位到“替换为”框中,单击“段落标记”输入一个“^p”,再单击“全部替换”,文档中所有的空段全部消失。

  其中的道理是什么呢?请想一下,没有空格的空段是怎样产生的?不正是我们连打了两次回车之后才有的么?现在把两个连续的回车替换成一个,正好消除了那个空段。

  如果有连续的空段的话,一次替换不完,你可以多按几次“全部替换”,直到提示找不到替换的对象为止。

  这样,你从网上复制的资料肯定会减肥,让你十分满意了。

 68. WORD中的项目符号和编号多级符号如何设置

  按照此步骤操作:

  一、在编辑区击右键,选择“项目符号及编号”;

  2.选择“多级符号”选项卡;

  3.点选第一行二列的大方框,再点击右下角的“自定义”按钮;

  4.对一级编号进行设置。在“级别”列表框中选择“1”,在“编号样式”下拉列表框中选择“一、二、三、()”,在“起始编号”下拉列表框中选择“1”,此时,“编号格式”栏中应该有一个“一”,你可以在“一”的后面加一个“、”符号,“字体”按钮用来设置当前级别的目录文字的相关属性,根据自己的需要进行设置,“对齐位置”设置为“0厘米”,“缩进位置”设置为“0厘米”,如果想要缩小编号和后续文字的距离,则点击右侧的“高级”按钮,在“编号之后”下拉列表框中选择“不特别标注”;

  5.对二级编号进行设置。在“级别”列表框中选择“2”,在“编号样式”下拉列表框中选择“一、二、三、()”,在“起始编号”下拉列表框中选择“1”,此时,“编号格式”栏中应该有一个“一”,你可以在“一”的前面及后面分别加上“(”和“)”符号,“字体”按钮用来设置当前级别的目录文字的相关属性,根据自己的需要进行设置,“对齐位置”设置为“0厘米”,“缩进位置”设置为“0厘米”,如果想要缩小编号和后续文字的距离,则点击右侧的“高级”按钮,在“编号之后”下拉列表框中选择“不特别标注”;

  6.对三级编号进行设置的方法依照二级编号的设置方法设置即可,只是要注意“编号样式”的选择才好。

  另外,做一个补充:

  每次回车后,下一行的编号级别和上一段的编号同级,只能用TAB键才能使当前行成为上一行的下级编号;若要让当前行编号成为上一级编号,则要同是同时按下“shift+TAB”组合键才行。

  Word文档按某字符对齐排列

  三、按照任意字符对齐排列(制表位)

  如果由于某种原因,使用表格的方法行不通,我们还可以从制表位入手,用三个位置很接近的制表位来达到目标:首先是一个向右对齐的制表位,接着是一个中间对齐的制表位,最后是一个向左对齐的制表位。当这些制表位非常接近时,我们只需先输入对齐字符左边的文字,按一下Tab键,输入对齐字符,再按一下Tab键,最后输入对齐字符之后的文字。只要调整好三个制表位的位置,就可以获得相当好的对齐效果。

  如果有必要,坚持只使用一个小数点制表位也未尝不可。只要在输入文字时,在想要对齐的字符前面加上一个小数点,然后设置该小数点的格式,把它设置成最小的字体(最好是1pt),颜色设置为文档的底色。这时,实际的对齐字符仍旧是小数点,但显示和打印时几乎看不出。

  四、修改Windows本身的区域设置

  最后,我们还可以采用一种从底层入手的解决办法,也就是修改Windows本身的区域设置,用想要使用的对齐字符来替换默认的小数点分隔符(英文句点)。例如,假设要按照“@”字符对齐,在WindowsXP中的设置步骤为:

  ⑴关闭Word

  ⑵点击Windows的“开始”→“设置”→“控制面板”菜单。

  ⑶在控制面板中,双击“区域和语言选项”,如图一,在“区域选项”页中点击“自定义”按钮。

  ⑷在“数字”页中,将“小数点”后面的“.”改成“@”字符,如图二。

  ⑸点击“应用”按钮。

  在不同的操作系统上,上述操作步骤会略有出入,但基本思路都一样。修改了操作系统的小数分隔符之后,Word就会按照新指定的分隔符对齐排列小数。这种办法最大的缺点是,在控制面板中所作的修改会影响到整个系统,Word以外的所有软件也同样受到影响。

 69. “样式与格式”在排版中的妙用

  相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能,如图1所示。但是,大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式,每次询问他们时,都会得到“Word的默认样式太简陋,也不及格式刷用起来方便……”这样的答复。

 其实,笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以,今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用?1

 

 好处一.快速同步同级标题的格式

 好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十分钟是下不来的。两者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很低。其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了。

 一.快速套用现有标题样式

 1.编辑完成后套用样式

 这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。

 2.编写文件时套用样式

 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键

 1)点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令,如图2位置1

 2)然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令,如图2位置2

 3)将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏,为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可,如图2位置3

 4)以此类推,为其他样式也设置好相应的快捷键

 70. WORD表格转换成EXCEL文档

  如何把Word中制作好的表格转换成Excel表格,以下提供两种方法

 方法一:打开EXCEL,将光标定位到单元格,点击菜单栏的插入按钮-对象-在新建中,选择对象类型为MicrosoftWord文档。

 方法二:将Word表格整体选中,复制到剪贴板上后,打开一个Excel工作薄,在一张新工作表上,选中A1单元,然后,粘贴即可。

 例如,一份已经在Word中编辑好价格表,需要以Excel表格形式报出。但是,如果Word表格的单元格中,有多段文字,用上述方法转换会出问题。即,Word表格粘贴到Excel后,有多段文字的单元格,会显示出是,有多个单元格组成的,仅仅是它们之间的单元格框线“隐藏”(视图上显示灰色,不打印)了。

 更麻烦的是,那个单元格所在行的其它单元格,均为成为合并单元格。原来Word表格的一行,在Excel中,“占用”了多行。不但难看,且给编辑带来诸多不便。

 解决方法是:

 第一步,在Word中,用“编辑”·“替换”命令,将所有单元格中的分段取消。即,

 在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上,“查找内容”框中输入(特殊字符)段落标记,且让“替换为”框中空白,然后单击“全部替换”。

 第二步,将Word表格整体选中,复制到剪贴板上后,打开一个Excel工作薄,在一张新工作表上,选中A1单元,然后,粘贴。

 第三步,在内容需要分段的单元格中,用快捷键-“AltEnter”分段。

 提示:不能在Excel中,采用合并单元格的方法,来解决问题。因为,单元格合并后,只能保留,原位于左上方的那个单元格中的内容,其它单元格中的内容会被删除。

 71. Word表格中实现序列的自动填充。

  编辑Excel工作表时,其提供的自动填充柄可以实现序列的自动填充,其实巧用Word提供的“编号”功能,也可以在Word表格中实现序列的自动填充。

 一、简单序号的填充

 如果只是想对表格中的单元格从1开始进行编号,比如在图1所示的表格中,“序号”列自动填充的实现方法是:

 1.选择需要编号的单元格。

 2.单击“格式”工具栏上的“编号”按钮。

 二、复杂序号的填充

 在图1所示的表格“编号”列中,要实现从20031开始进行编号,方法如下:

 1.选择需要编号的单元格。

 2.在“插入”菜单中,单击“项目符号和编号”命令。

 3.单击“编号”选项卡,单击“自定义”按钮。如果“自定义”按钮显示为灰色即不可用,请先单击除“无”以外的任意一种编号样式。

 4.在“编号格式”框中键入“2003”,然后在“编号样式”框中选择“1,2,3,…”(如图2)。

 5.单击“确定”按钮。

 三、相同文本的填充

 在图1所示的表格“工种”列中,要实现批量填充,方法如下:

 1.选择需要填充的单元格。

 2.在“插入”菜单中,单击“项目符号和编号”命令。

 3.单击“编号”选项卡,单击“自定义”按钮。

 4.在“编号格式”框中键入“设计师”,然后在“编号样式”框中选择“无”。

 5.单击“确定”按钮

 

第二部分 word实战

                     编排试卷

 ----制作简单的试卷

  目标:

 教您制作一份简单的试卷,并且学会制作试卷模板,处理在编辑试卷中遇到的问题,比如插入符号、插入公式、绘制图形等,最后告诉您如何将做好的试卷打印出来。

  实例:

  这是一份建好的试卷。我们有两种方法来实现它,一种是用分栏的方法,另一种是利用文本框的方法,效果是一样的。

 难点分析:

1)页面设置

 在建立试卷时,要进行页面设置。一般我们用的都是8开纸,并且是横向的。

 在空文档中,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,在打开的对话框中选择“纸型”选项卡,在纸型列表框旁的下拉按钮上单击,选择“自定义大小”,设置宽度为26厘米,高度为37.8厘米,设置纸的方面为"横向"。单击"页边距"选项卡,对上、下、左、右页边距作相应的调整,比如可将上、下边距设置为2厘米。单击“确定”按钮,完成了页面设置。

 

2)制作密封线

  正规的试卷上都有密封线,我们可以用文本框来制作。

  执行“视图→页眉和页脚”命令,进入“页眉和页脚”编辑状态。然后执行“插入→文本框竖排”命令,再在文档中拖拉出一个文本框,并输入字符及下划线。

  小提示:由于Word中的下划线出现在一行开头时不能显示出来,所以我们在装订线开头,多输入了一个“装”字,选中该字设置颜色为“白色”,将其“隐藏”起来。

  将光标定在文本框中,执行“格式→文字方向”命令,打开“文字方向—文本框”对话框,选中所需的文字方向样式,确定返回。

  将文本框定位到页面左边页边距外侧,并根据页面的大小调整好文本框的大小及字符位置等。将鼠标移至文本框边缘处成“梅花状”时,双击鼠标,打开“设置文本框格式”对话框,在“颜色与线条”标签中,将“线条”设置为“无颜色线条”,确定返回。

   最后单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮返回文档编辑状态,密封线制作完成(局部效果如图4)。

   (小提示:添加了页眉后,页眉处出现了一条横线,影响试卷的制作,我们可以用前面讲的的方法将其清除:在页眉处双击鼠标,再次进入“页眉和页脚”编辑状态,执行“格式→边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框,在“边框”标签下,选中“无”边框样式,然后将其“应用于”“段落”,确定返回即)

3)模板的设置和使用

  如果您经常制作试卷,可以将一份典型的试卷存为一个模板文件,以后就可以利用模板迅速制作一份试卷了。

  创建试卷模板的方法为:找到一份典型的试卷,里面有编排好的版式和格式,去掉不通用的内容。

  然后单击“打开”菜单,选择“另存为”命令,在弹出的对话框中,选择“保存类型”为“文档模板”,给出模板文件的名字,确定保存位置,单击“保存”按钮,模板文件就被保存好了。

4)分栏的设置

  试卷的一个特点就是分栏的设置,也就是将页面上的试卷内容分成左右两部分。我们将分栏的位置设在标题行的下面。这时先要插入一个分节符,以防止标题文字也被分栏。

  先插入分节符:单击“插入”菜单中的“分隔符”命令,在打开的对话框中,选择“分节符”选项区中的“连续”项,单击“确定”按钮。将光标定位在分节符后面,敲一下回车,使光标在空行中,选择菜单“格式”中的“分栏”命令,在打开的对话框中进行分栏设置,我们选择两栏,“应用范围”设为“所选节”可以在两栏间加一条分隔线,单击“确定”按钮,分栏就设置好了。

5)制表位

  我们可以看到,在试卷的选择题中,每个题的答案选项都排列得很齐。这里的对齐方法不是用空格,因为那样往往没有办法完全对齐,最好是使用制表位功能。为了看得清楚一些,我们先来设置一下:单击“工具”菜单,选择“选项”命令,弹出“选项”对话框,在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中,单击“确定”按钮,这样我们就可以清楚地看到一个向右的灰色箭头,这就是制表位符号。

   下面看一下如何设置制表位:

   用鼠标在标尺上需要对齐的位置上单击,标尺上就设置了制表位,输入“(A6cm”,然后按一下TAB键,光标就与刚才所设的制表位对齐了,再输入“(B6cm”,敲一下回车,在下一行中输入“(Ccm”,再按一下TAB键,输入“(Dcm”。

   用鼠标拖动标尺上需要对齐的位置,可以调整制表符的位置;按下ALT键再拖动标尺上的制表符,可以精确地设置制表符的位置。如果用鼠标将标尺上的制表符拖至标尺以外,就可以删除制表位了。还可以利用对话框来设置制表位。单击“格式”菜单,选择“制表位”命令,打开“制表位”对话框,在这里可以设置制表位的位置、对齐方式和前导符等。下面我们可以看一个利用制表位的前导符属性来建立目录的方法。在“制表位”对话框中,设置制表位位置为“40”,“对齐方式”选择“右对齐”,前导字符选择小圆点,单击“确定”按钮。

   我们输入“第一章”,按一下Tab键,输入1,看,在1的前面就用小圆点和前面的“第一章”相连,得到了目录效果。

6)插入符号

   在一份数学试卷中,我们常可以看到有一些特殊符号,比如α、β、∩、∪等,这种符号是怎样输入的呢?您可以通过下列步骤输入特殊字符:

  1.在文档中出现特殊字符的位置设置插入点;

  2.从“插入”菜单中选择“符号”命令,在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡,从“字体”列表框中选择合适的字体,比如SymbolWingdings等字体,找到要插入的特殊字符;

  3.单击“插入”按钮,再单击“关闭”按钮,完成插入任务并返回编辑窗口。

  4.还可以这样输入一些符号:单击“插入”菜单,选择“特殊符号”命令,弹出的对话框中提供了六类特殊符号,您可以根据自己的需要进行选择,也可以将其中较常用的符号加入到符号工具栏中。

  5.更好的方法:可以给最常用的符号设置快捷键,还可以利用自动图文集功能建立一个快捷工具栏,这些方法在WORD中都有详细的讲解。

7)插入数学公式

   我们看到,在试卷上有很多数学公式,这是怎么输入的呢?公式编辑器MicrosoftEquation是最好的帮手,用它可以很方便地编辑各种复杂的公式和方程,简单的符号也可以编辑,比如选择题中的等。要想用Word编辑数学公式,在安装Word时要选“自定义安装”中Office工具里的公式编辑器MicrosoftEquation3.0,若选“典型安装”,则需要在安装后从控制面板中选“添加/删除程序”再把公式编辑器添加上去。

   下面我们一起看看是怎样输入的,希望通过这个例子,您能举一反三,学会编辑更复杂的公式。

   Word文档中用鼠标单击“插入”菜单,选择“对象”选项,在“新建”选项卡中选MicrosoftEquation3.0”,单击“确定”按钮,就可以调出公式编辑器。光标闪动处为输入框,我们可以在里面输入各种复杂的公式。输入时,输入框随着输入公式长短而发生变化,整个数学表达式都被放置在公式编辑框中。公式窗口浮动在文本中,其中囊括了几乎所有数学符号,例如:关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、各种集合符号以及希腊字母等。我们在输入框中键入“S”,然后在“上标和下标”模板中,选取带下标的选项,这时S的右侧就出现下标框,输入“ij”;用鼠标左键单击公式右侧结束处,将光标定位到公式右侧位置(也可以直接按向右的方向箭头),然后输入“=”。在工具栏中单击“求和模板”,在打开的选项中选择上下带虚框的求和符号,然后将光标置于相应的位置框上,分别输入“n”、“k=1”,然后使光标置于右侧,单击工具栏上的“希腊字母”按钮,在a上单击一下,然后再按前面的方法输入下标“ik”,接下来要输入乘号,单击“数字符号”按钮,从中选取乘号。同样,我们再插入b及其下标,公式就输完了。单击公式编辑器外的任意位置,就退出了公式编辑环境,返回到WORD中。

   编排试卷最麻烦的是输入一些符号和公式。我从实践中总结了以下三种快捷的方法:

 1.定义公式编辑器的快捷按钮。

 如果使用公式编辑器较为频繁,则可以将公式编辑器定义成快捷按钮,每次运行时只需要单击快捷按钮即可。操作过程如下:

 (1)单击【工具】菜单中的【自定义】命令。

 (2)打开【自定义】对话框中的【工具栏】选项卡,单击【新建】按钮,弹出【新建工具栏】对话框,在【工具栏名称】编辑栏中输入工具栏名称,如输入“公式”,然后单击【确定】按钮,这时屏幕上出现了【公式】工具栏。

 (3)打开【自定义】对话框中的【命令】选项卡,在【类别】列表框中单击【插入】项,在右边的【命令】框中选择【公式编辑器】,单击左键并拖到【公式】工具栏内,然后单击【关闭】按钮,这时屏幕上出现了一个【公式】的快捷按钮。

 在以后的试卷编排中,如要输入符号和公式,随时单击这个按钮即可。当然,也可以对其进行关闭或显示工具栏的操作。

 2.使用公式域。

 想快速输入公式,可用快捷键Ctrl+F9来插入域。下面以和为例说明用快捷键插入分式和根式。在要输入的位置,按组合键Ctrl+F9,文中就会出现一个带灰色底纹的“{},在其中输入“eq(1,3)”,“{eq(1,3)}”是的域代码,其中eq是域类型,代表公式域,是产生分数的开关。Shift+F9是切换显示结果与域代码的快捷键。一定要注意,eq后要有一个空格。

 输入方法同上,只要把域代码换为“{eq(3)}”即可。

 公式域的开关可以组合使用,例如的域代码是“{eq((3),3)}”。

 用域来生成分数和根式,只占用了很少的系统资源,速度比“公式编辑器”快得多。使用熟练后能用键盘快速输入,勿须交替使用键盘和鼠标。

 3.建立自动图文集。

 “自动图文集”是提高输入速度的又一法宝。那些经常用到的符号和公式可以为它们定义“自动图文集词条”,以后仅须输入词条名就可方便调出它们。

 例如,数学试卷中经常用到“”,那么先用上文的办法输入,然后选定它,单击【插入】菜单中的【自动图文集】中的【自动图文集】命令,在【自动图文集词条】编辑栏中输入名称,如输入“qggs”,然后单击【添加】按钮,一个新的“自动图文集词条”就创建好了。以后,当要输入“”时,先输入“qggs”,然后按一下功能键F3就可以了。

8)作文表格制作方法

 在制作语文试卷时,需要设计作文稿纸,j`T9PTAb"=k@Tho下面把我在WordXP中制作稿纸的方法介绍给大家。

  1.插入一个两行的表格

  单击“表格/插入/表格…”命令,在“列数”中输入“20”,行数中输入“2”,单击[确定]按钮,即可在文档中插入一个20列×2行的表格。选择第二行所有单元格,在右键菜单中选择“合并单元格”,即可将第二行所有单元格合并。调整表格的大小(主要是让第一行的方格看起来是正方形),然后将光标置于第二行,在右键菜单中选择“表格属性”,在出现的“表格属性”对话框中选择“行”标签,将“行”的高度设置为0.4厘米,行高值由最小值设为“固定值”(这一步不可略过),单击[确定]退出。

9)加入隐藏的答案

  如果能在试卷中加入参考答案和一些注解,对今后选用试题更有参考价值。一般来说,带答案的试卷仅供教师参考,在W”格式来隐藏答案。

     先输入试题的答案,然后选定它,单击【格式】菜单中的【字体】命令,在【字体】对话框中选中【隐藏】复选框,最后单击【确定】按钮,所选文字就被设为“隐藏文字”了。也可以用快捷键?Word2000的默认设置是既不显示、也不打印“隐藏文字”。

 若要显示隐藏文字,在“格式”工具栏上单击“显示

 若要打印隐藏文字,从【文件】菜单中选择【打印】命令,单击【选项】按钮,然后选中【隐藏文字】复选框,然后单击【确定】按钮

 要再制作一份试卷时,单击“文件”菜单中的“新建”按钮,在“常用”选项卡中选择所存的模板文件名,单击“确定”按钮。

10)试卷的打印

  做好的试卷,最后要打印出来,怎么打印呢?这里教您两个方法。如果您想把试卷打印到蜡纸上,再用油印机印试卷,可以使用针式打印机。将一张8开蜡纸上到打印机上,注意不要将蜡纸弄坏。

  上好打印纸后,在文档中单击“打印”按钮,在“打印”对话框中选择正确的打印机类型,选择打印范围,建议一次只打印一页。设置好打印参数后,单击“确定”按钮,就开始打印了。如果怕放不好蜡纸,可以先用其他白纸,甚至是废试卷的背面,试着打印一下,以确定所放蜡纸的方向、位置和进纸量。

  如果您想将试卷打印到一般的8开打印白纸上,然后进行复印,最好用喷墨打印机或激光打印机,使打印效果更佳。打印方法和上面相同,只不过放纸更简便些。

  举一反三:制作试卷实际上是一个综合使用WORD的过程,在实际的操作过程中,会有各种各样的问题。我们一般是先将试卷中较有规律的部分制作为模板,然后灵活地利用WORD的功能,就可以快速完成试卷的制作。如果使用插入公式、插入图版等功能,还可以制作出一些特殊卷面的试卷。

   希望大家不要拘泥于上面的例子,在实际应用中任意发挥您的聪明才智,充分利用WORD的强大功能,制作出更漂亮、更有特点的试卷。

 

 

  

 

                     

                     word目录的制作

  目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念:大纲级别。Word使用层次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的,在Normal模板中已经提供了内置的标题样式,命名为“标题1”、“标题2”,…,“标题9”,分别对应大纲级别的19。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式,关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。

  目录的制作分三步进行。

  1)修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。在菜单栏上点“格式|样式”,列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题13的格式。

  2)在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。

  3)提取目录。按文章格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,菜单栏选“插入|索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。

  注:目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的。在“工具|选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。

  

                     快速编辑长篇文档

  现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑长篇文档(不论各位用哪个版本,基本功能都是一致的,以下简称Word)。如果不能充分Word的一些强大功能,大家在撰写和编辑较长篇幅的科技长篇文档的时候,可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下,以求抛砖引玉。

  一篇长篇文档应该包括两个层次的含义:内容与表现,内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,表现则是指长篇文档页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。

  笔者认为,长篇文档“表现”的编辑,是一个非常费时费力的工作。如果在写长篇文档之前,做了各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列,会起到事半功倍的效果;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士长篇文档的体验,向各位提供如下建议,供大家参考。

 1. 用好样式

  编写长篇文档,一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。

  如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。

  一般情况下,不论撰写学术长篇文档或者学位长篇文档,相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求,给长篇文档撰写者一个清楚的格式要求。比如,要求宋体、小四,行间距17磅等等。这样,长篇文档的撰写者就可以在撰写长篇文档前对样式进行一番设定,这样就会很方便的编写长篇文档了。

 2. 使用交叉引用设置编号

  一定不要自己敲编号,推荐使用交叉引用,否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。

 3. 对齐

  一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。同理,一定不要通过敲回车来调整段落的间距。

 4. 绘图技巧

  长篇文档中会用到很多图表,笔者强烈建议长篇文档撰写者分清长篇文档中的图形和表格,表格可以使用Word提供的工具进行编写,很简单,这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑,笔者强烈建议使用Office2003中绑定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以试试SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。

 5. 编辑数学公式

  在长篇文档中编辑数学公式,个人建议使用MathType5.0,其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后,Word会增加一个菜单项,其功能一目了然。推荐使用MathType的自动编号和引用功能,这样首先有良好的对齐效果,还可以自动更新编号。Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒长篇文档撰写者,如果你计算机上安装了MathType5.0后,撰写公式的速度非常快,占用少量的CPU。但是,当你准备打印长篇文档的时候,要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印,不然,我们的公式就“不翼而飞”了。

 6. 使用分节符

  如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插入分节符,并给每一节设置不同的格式。

  上述六点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作,一定要停下来学一下Word的帮助,因为Word早已提供了足够强大的功能。

 7. 使用子文档

  学位长篇文档至少要几十页,且包括大量的图片、公式、表格,比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需要很长的时间,且不保险。

  建议长篇文档的每一章保存到一个子文档,而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭。建议先建主控文档,从主控文档中创建子文档,个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。

 8. 及时保存、多做备份

  设置自动保存,还有一有空就Ctrl+S

  不但Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文件里,并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了,而且一个文件损坏后所有的版本都没了,个人感觉不实用。还是多处备份吧。

  另外提醒一下,插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则,哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉,哭都来不及了。

  9. 大纲视图与文档结构图

  使用大纲视图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便。

  使用文档结构图让你方便地定位章节。

  上面的建议并不全面,但相信比较管用,希望各位长篇文档撰写者能从中有所收获。如果还有疑问,自己花些时间研究一下Word的帮助,相信会有事半功倍的效果。

  

  

Word邮件合并打印成绩通知单

  首先将数据输出转为Excel文件,如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等,接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中,这样就便于排版和打印了。

  第一步,在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸,尽量缩小页边距,先做出一个通知单表格,为使每个年级都能使用,共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪,在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小,目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”。

  第二步,进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”,另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”(以高二文科为例,下同)。选择“工具—邮件合并”,出现对话框。合并分三步进行:

  ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”;

  ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”;

  ⒊“合并”→“编辑主文档”。

  合并成功后,在Word界面会出现一个邮件合并的工具条,此时,“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。

  第三步,在成绩通知单表格中调入数据。在表格中,点击“插入合并域”(2),在出现的域列表中选择对应的项目,依次进行。

  点击工具栏上的“《ABC》”图标,可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复制并粘贴三次,这样,一个页面上共有4个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前,点击工具栏上的“插入Word域”—“下一记录”,这样数据指针才会依次往下跳(3)。第一个学生的成绩单上不必这样做,因为一开始,数据指针是指向第一个学生的,到换页时,数据指针会自动下移一个记录。

  第四步,合并所有数据并生成新Word文档。前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置,要生成最终的成绩通知单,必须经最后这一步。点击工具栏中的“合并至新文档”图标,Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中,生成许多页面。这是一个标准的Word文档,将它保存为“成绩单_高二文科.doc”,用激光打印机打印,五六分钟就完成了。

  邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联,相互取长补短。应用邮件合并功能可以做的事还很多,如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。

  

Word打印技巧集锦

  无纸化办公喊了很多年,但事实上,很多时候我们的文档还是需要打印出来。那作为办公软件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢?

 打印指定页

  选择“文件→打印”,在“页面范围”部分中选择“当前页”项,则Word会打印出当前光标所在页的内容。如果选择了“页码范围”项,就可以在这里键入指定的页码或页码范围,如“1-1”可以打印第1页内容,“1-3”可以打印出第1页至第3页的全部内容。如果想打印一些某连续页码的内容,必须依次键入页码,并以逗号相隔,连续页码可以键入该范围的起始页码和终止页码,并以连字符相连,例如“24-68”就可以打印第2.4.5.6和第8页。

 打印指定部分

  如果只想打印出某一页的部分文件,请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容,选择“文件→打印”,再在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内容”即可。

 无麻点打印图片

  有时在Word中嵌入一幅图片,用针式打印机打出来后,图片中的白色部分总有一些麻点,非常难看,其实,可以将这些麻点去除:导入一张图片后,右击选择“设置图片格式”,并在打开的“设置图片格式”对话框中单击“图片”选项卡,选择“颜色”下拉列表框中的“灰色”选项,接上打印机,打印出来的图片就不会出现麻点了。

 黑白打印

  单击“文件→打印”,在“打印”窗口选中一打印机后,按下“属性”按钮,选择灰色或黑色打印方式,也可以使图片中的麻点消失掉。

 只打印奇数页或偶数页

  如果某些情况下只想打印文件的奇数页或偶数页,那么可以在“打印”对话框的“打印”下拉列表框中选择“奇数页”或“偶数页”。

 用不同的格式打印文件

  在“新建”对话框中,Word可以根据不同的要求,打印出不同格式的文件,如草稿、打印到文件等,这样就可以大大方便用户的办公需要。

 打印指定的节

  Word可以打印指定的一个或多个节、或多个节的若干页。如果想打印一节内的多页,可以键入“p页码s节号”,例如打印第3节的第5页到第7页,只要键入“p5s3-p7s3”即可;如果打印整节,只要键入“s节号”,如“s3”;如果想打印不连续的节,可以依次键入节号,并以逗号分隔,如“s3s5”;如果想打印跨越多节的若干节,只要键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号,并以连字符分隔,如“p2s2-p3s5”。

 打印草稿

  为了加快文件的打印速度,可单击“打印”窗口中的“选项”按钮,再在打开的“打印”选项卡的“打印选项”下选中“草稿输出”复选框,这样就能实现以草稿质量打印文件,但此时无法打印格式或图形。不过,需要注意的是,该选项需要打印机的支持,某些打印机可能不支持此选项,请认真查阅有关说明文件。

 逆页序打印

  在打印一个文件时,经常把最前面一页放在最下面,而把最后一页放在最上面,然后再一张一张地重新翻过来,文件不长倒也好,如果长了,一张一张重新手工排序会相当麻烦。其实,只要在Word中单击打印对话框中的“选项”按钮,并在打开的“打印”对话框中选中“逆页序打印”选项并确定,以后Word就会把文件从最后面一页开始打起,直至第一页,这样就可以直接一页一页地整齐地把它们放在一起了。

 按纸型缩放打印

  在Word的打印对话框的右下方有一个“缩放”选项区域,只要用鼠标单击“按纸型缩放”下拉列表框,再选择所使用的纸张即可实现缩印。如在编辑文件时所设的页面为A4大小,而你却想使用16开纸打印,那只要选择16开纸型,Word会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上,完全不需重新设置页面并重新排版。

 按每页版数缩印

  注意一下Word打印对话框的右下方“缩放”选项区域,单击“每页的版数”下拉列表框,从中选择版数,即可把内容打印到相应的版数上了。通过此技术,可以把一页纸的内容,打印成16个版,真正实现缩印。

 打印副本

  打印多份同一个文件,没必要按几次“打印”按钮,只要在“打印”对话框中在“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数,即可同时打印出几份同一个文件的内容。

  如果选中“逐份打印”选项,则Word会按打印完一份再顺序打印文件的另一份,这样就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”则会将所有份数的第一页打印完之后,再打印以后各页。

 打印批注或属性

  有时文件一多,想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或属性,这样便于归档和管理。要打印批注或属性非常容易,只要在Word打印对话框中用鼠标单击“打印内容”下拉列表框,然后选择想打印的某项内容(如“文件属性”、“批注”和“样式”等),按下“确定”后即可打印。

 横向打印

  在编制试卷时经常需要使用8开纸打印,而Word的页面设置中仅提供了16开纸型,于是很多人可能在打印时将8开纸对折分两次打印。其实,没有必要这么麻烦:选择“文件→页面设置”,单击“纸型”标签,选择“纸型”为“自定义大小”,并把“高度”设为26厘米,“宽度”设为36.8厘米,再把“方向”选为“横向”,这样就做出了一个8开纸了,编辑完成后直接打印出来就可以了。

 异地打印方案

  如果你家里没有打印机,只要在自己的电脑上安装公司或朋友家的打印机的驱动程序,然后在Word打印对话框中选择“打印到文件”选项,接下来把打印内容保存到软盘的一个文件上,如a:\output.prn,最后到公司或朋友的电脑,进入WindowsDOS窗口,并输入:copya:\output.prn/bprn(注意一定要有/b参数,否则会出错),再接通打印机,装上纸即可打印出来了。

 取消无法继续的打印任务

  有时在打印Word文件中间,会遇到打印机卡纸等中断情况,关闭打印机电源取出纸后再打开电源打印,却会发现无法继续进行了。这时,无需重新启动系统,只要双击任务栏上的打印机图标,再取消打印工作即可。

 防止Word打印信封时打偏

  在使用Word打印信封时,经常会将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边即可:选择“工具→信封和标签”,单击“选项”,在“选项”对话框中选择“打印选项”,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击“确定”即可。

 嵌入TrueType字体

  单击“工具→选项”,选中“嵌入TrueType字体”,这样可以把创建此文件所用的TrueType字体与文件保存在一起,当在另一台机器上打开此文件时,即使这台机器没有安装创建此文件的字体,仍可用这些字体来查看和打印文件,而不会使用默认的字体来代替。不过,要注意的是,创建文件的字体必须是TrueType字体,否则无法被嵌入。

  当采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时,为减小文件的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”复选框。

 在打印预览窗口编辑文件

  编辑好文件后,选择“文件→打印预览”命令进入预览状态,在预览状态下,鼠标变成一个放大镜的形状,单击左键可以对窗口进行缩放,如果想要编辑文件时,只要单击预览快捷工具栏上的“放大镜”命令即可。

 让打印文字不再重叠

  有时用Word编辑文件时,明明觉得设置得很正常,而且打印预览时文字也排列得非常整齐,但用打印机打印后发现偏偏部分文字重叠在了一起。这时可以选择“文件→页面设置”命令,对页面的纸张大小,纸张类型,按照用户所使用的纸张进行设置,并且对行距、字间距等参数进行适当调整或直接还原为默认值就可以了。

  折页打印

  如果想制作实验报告、编制试卷之类的折页文件。利用Word完全可以做出:选择“视图→页眉和页脚”,而后切换至第一页的页脚(或页眉)。对两分栏来说,可在与左栏对应的合适位置输入“第{=PAGE*21}页”,在与右栏对应的合适位置输入“第{=PAGE*2}页”。输入时先输“第页”,再将光标插在两者中间,连续按两下CtrlF9键,输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符,完成后,分别选中“{=PAGE*21}”和“{=PAGE*2}”,单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“更新域”,即可显示每页左右两栏的正确页码。

  此方法可以进一步扩展,如对三分栏文字来说,必须将每栏“第页”之间的域代码修改为“{=PAGE*32}”、“{=PAGE*31}”和“{=PAGE*3}”。再按上面介绍的方法更新即可。N分栏则是“{=PAGE*N-(N-1)}”、“{=PAGE*N-(N-2)}”……“{=PAGE*N}”,并要注意通过先将其选中,然后右击鼠标,选择快捷菜单中的“切换域代码”命令来更新域。

  反片输出文件

  利用WPS2000/Office中的打印输出窗口中的“反片输出”功能可以制作出反片效果。其实,在Word中也能实现:按下Ctrl+P打印对话框,然后单击打印机的“属性”按钮,在打开的打印机属性设置对话框中单击“高级”按钮,然后选择“打印机功能”中“MirrorPrint”下拉框中“True”项(视不同打印机会有不同选项),然后连续按下“确定”三次即可把文件反片输出来了。

  避免打印出不必要的附加信息

  有时在打印一篇文当时会英名其妙地打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字域代码等。通过下面的技巧可以避免打印出这些不必要的附加信息:在打印前选择“工具→选项”,单击“打印”标签,然后取消“打印文件的附加信息”下所有复选框即可。

  打印含窗体的格式化文件

  利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文件,方便其他用户在文件中特定的地方填写相关的信息。如果想利用已事先打印好的含窗体的空白文件(即在填写区还没有填写内容)打印多份不同的统计信息,只要选择“工具→选项”,再选择“打印”标签,选中“只用于当前文档的选项”下的“仅打印窗体城内容”复选框,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文件打印出来。

  快速打印Word快捷键

  使用Word快捷键,确实可以给带来很多方便。不过,通过下面的技巧,可以把Word中的所有快捷键打印出来的方法:启动Word,再选择“工具→宏”,再单击“宏的位置”下拉列表框,选择“Word命令”。然后在“宏名”框中,选择ListCommands命令,单击“运行”按钮。接着在出现的“命令列表”对话框中,选择“当前菜单和快捷键设置”,单击“确定”按钮。此时Word会生成当前所有菜单和快捷键的列表。最后要做的只是选择“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷键。

  快速取消后台打印任务

  当给打印机发出打印任务后,会在Word的状态栏上出现打印机图标,说明Word正在后台打印文件,而打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务,不过你的动作可要快一些,否则将无法取消打印任务。

  一般在默认状态下,Word会显示状态栏。如果没有显示,请执行“工具”菜单中的“选项”,再选择“视图”选项卡,然后选中“显示”下的“状态栏”复选框,按“确定”按钮即可显示状态栏。

  

  

  

 

 

 

Word打印技巧集锦

  无纸化办公喊了很多年,但事实上,很多时候我们的文档还是需要打印出来。那作为办公软件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢?

 打印指定页

  选择“文件→打印”,在“页面范围”部分中选择“当前页”项,则Word会打印出当前光标所在页的内容。如果选择了“页码范围”项,就可以在这里键入指定的页码或页码范围,如“1-1”可以打印第1页内容,“1-3”可以打印出第1页至第3页的全部内容。如果想打印一些某连续页码的内容,必须依次键入页码,并以逗号相隔,连续页码可以键入该范围的起始页码和终止页码,并以连字符相连,例如“24-68”就可以打印第2.4.5.6和第8页。

 打印指定部分

  如果只想打印出某一页的部分文件,请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容,选择“文件→打印”,再在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内容”即可。

 无麻点打印图片

  有时在Word中嵌入一幅图片,用针式打印机打出来后,图片中的白色部分总有一些麻点,非常难看,其实,可以将这些麻点去除:导入一张图片后,右击选择“设置图片格式”,并在打开的“设置图片格式”对话框中单击“图片”选项卡,选择“颜色”下拉列表框中的“灰色”选项,接上打印机,打印出来的图片就不会出现麻点了。

 黑白打印

  单击“文件→打印”,在“打印”窗口选中一打印机后,按下“属性”按钮,选择灰色或黑色打印方式,也可以使图片中的麻点消失掉。

 只打印奇数页或偶数页

  如果某些情况下只想打印文件的奇数页或偶数页,那么可以在“打印”对话框的“打印”下拉列表框中选择“奇数页”或“偶数页”。

 用不同的格式打印文件

  在“新建”对话框中,Word可以根据不同的要求,打印出不同格式的文件,如草稿、打印到文件等,这样就可以大大方便用户的办公需要。

 打印指定的节

  Word可以打印指定的一个或多个节、或多个节的若干页。如果想打印一节内的多页,可以键入“p页码s节号”,例如打印第3节的第5页到第7页,只要键入“p5s3-p7s3”即可;如果打印整节,只要键入“s节号”,如“s3”;如果想打印不连续的节,可以依次键入节号,并以逗号分隔,如“s3s5”;如果想打印跨越多节的若干节,只要键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号,并以连字符分隔,如“p2s2-p3s5”。

 打印草稿

  为了加快文件的打印速度,可单击“打印”窗口中的“选项”按钮,再在打开的“打印”选项卡的“打印选项”下选中“草稿输出”复选框,这样就能实现以草稿质量打印文件,但此时无法打印格式或图形。不过,需要注意的是,该选项需要打印机的支持,某些打印机可能不支持此选项,请认真查阅有关说明文件。

 逆页序打印

  在打印一个文件时,经常把最前面一页放在最下面,而把最后一页放在最上面,然后再一张一张地重新翻过来,文件不长倒也好,如果长了,一张一张重新手工排序会相当麻烦。其实,只要在Word中单击打印对话框中的“选项”按钮,并在打开的“打印”对话框中选中“逆页序打印”选项并确定,以后Word就会把文件从最后面一页开始打起,直至第一页,这样就可以直接一页一页地整齐地把它们放在一起了。

 按纸型缩放打印

  在Word的打印对话框的右下方有一个“缩放”选项区域,只要用鼠标单击“按纸型缩放”下拉列表框,再选择所使用的纸张即可实现缩印。如在编辑文件时所设的页面为A4大小,而你却想使用16开纸打印,那只要选择16开纸型,Word会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上,完全不需重新设置页面并重新排版。

 按每页版数缩印

  注意一下Word打印对话框的右下方“缩放”选项区域,单击“每页的版数”下拉列表框,从中选择版数,即可把内容打印到相应的版数上了。通过此技术,可以把一页纸的内容,打印成16个版,真正实现缩印。

 打印副本

  打印多份同一个文件,没必要按几次“打印”按钮,只要在“打印”对话框中在“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数,即可同时打印出几份同一个文件的内容。

  如果选中“逐份打印”选项,则Word会按打印完一份再顺序打印文件的另一份,这样就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”则会将所有份数的第一页打印完之后,再打印以后各页。

 打印批注或属性

  有时文件一多,想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或属性,这样便于归档和管理。要打印批注或属性非常容易,只要在Word打印对话框中用鼠标单击“打印内容”下拉列表框,然后选择想打印的某项内容(如“文件属性”、“批注”和“样式”等),按下“确定”后即可打印。

 横向打印

  在编制试卷时经常需要使用8开纸打印,而Word的页面设置中仅提供了16开纸型,于是很多人可能在打印时将8开纸对折分两次打印。其实,没有必要这么麻烦:选择“文件→页面设置”,单击“纸型”标签,选择“纸型”为“自定义大小”,并把“高度”设为26厘米,“宽度”设为36.8厘米,再把“方向”选为“横向”,这样就做出了一个8开纸了,编辑完成后直接打印出来就可以了。

 异地打印方案

  如果你家里没有打印机,只要在自己的电脑上安装公司或朋友家的打印机的驱动程序,然后在Word打印对话框中选择“打印到文件”选项,接下来把打印内容保存到软盘的一个文件上,如a:\output.prn,最后到公司或朋友的电脑,进入WindowsDOS窗口,并输入:copya:\output.prn/bprn(注意一定要有/b参数,否则会出错),再接通打印机,装上纸即可打印出来了。

 取消无法继续的打印任务

  有时在打印Word文件中间,会遇到打印机卡纸等中断情况,关闭打印机电源取出纸后再打开电源打印,却会发现无法继续进行了。这时,无需重新启动系统,只要双击任务栏上的打印机图标,再取消打印工作即可。

 防止Word打印信封时打偏

  在使用Word打印信封时,经常会将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边即可:选择“工具→信封和标签”,单击“选项”,在“选项”对话框中选择“打印选项”,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击“确定”即可。

 嵌入TrueType字体

  单击“工具→选项”,选中“嵌入TrueType字体”,这样可以把创建此文件所用的TrueType字体与文件保存在一起,当在另一台机器上打开此文件时,即使这台机器没有安装创建此文件的字体,仍可用这些字体来查看和打印文件,而不会使用默认的字体来代替。不过,要注意的是,创建文件的字体必须是TrueType字体,否则无法被嵌入。

  当采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时,为减小文件的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”复选框。

 在打印预览窗口编辑文件

  编辑好文件后,选择“文件→打印预览”命令进入预览状态,在预览状态下,鼠标变成一个放大镜的形状,单击左键可以对窗口进行缩放,如果想要编辑文件时,只要单击预览快捷工具栏上的“放大镜”命令即可。

 让打印文字不再重叠

  有时用Word编辑文件时,明明觉得设置得很正常,而且打印预览时文字也排列得非常整齐,但用打印机打印后发现偏偏部分文字重叠在了一起。这时可以选择“文件→页面设置”命令,对页面的纸张大小,纸张类型,按照用户所使用的纸张进行设置,并且对行距、字间距等参数进行适当调整或直接还原为默认值就可以了。

  折页打印

  如果想制作实验报告、编制试卷之类的折页文件。利用Word完全可以做出:选择“视图→页眉和页脚”,而后切换至第一页的页脚(或页眉)。对两分栏来说,可在与左栏对应的合适位置输入“第{=PAGE*21}页”,在与右栏对应的合适位置输入“第{=PAGE*2}页”。输入时先输“第页”,再将光标插在两者中间,连续按两下CtrlF9键,输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符,完成后,分别选中“{=PAGE*21}”和“{=PAGE*2}”,单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“更新域”,即可显示每页左右两栏的正确页码。

  此方法可以进一步扩展,如对三分栏文字来说,必须将每栏“第页”之间的域代码修改为“{=PAGE*32}”、“{=PAGE*31}”和“{=PAGE*3}”。再按上面介绍的方法更新即可。N分栏则是“{=PAGE*N-(N-1)}”、“{=PAGE*N-(N-2)}”……“{=PAGE*N}”,并要注意通过先将其选中,然后右击鼠标,选择快捷菜单中的“切换域代码”命令来更新域。

  反片输出文件

  利用WPS2000/Office中的打印输出窗口中的“反片输出”功能可以制作出反片效果。其实,在Word中也能实现:按下Ctrl+P打印对话框,然后单击打印机的“属性”按钮,在打开的打印机属性设置对话框中单击“高级”按钮,然后选择“打印机功能”中“MirrorPrint”下拉框中“True”项(视不同打印机会有不同选项),然后连续按下“确定”三次即可把文件反片输出来了。

  避免打印出不必要的附加信息

  有时在打印一篇文当时会英名其妙地打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字域代码等。通过下面的技巧可以避免打印出这些不必要的附加信息:在打印前选择“工具→选项”,单击“打印”标签,然后取消“打印文件的附加信息”下所有复选框即可。

  打印含窗体的格式化文件

  利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文件,方便其他用户在文件中特定的地方填写相关的信息。如果想利用已事先打印好的含窗体的空白文件(即在填写区还没有填写内容)打印多份不同的统计信息,只要选择“工具→选项”,再选择“打印”标签,选中“只用于当前文档的选项”下的“仅打印窗体城内容”复选框,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文件打印出来。

  快速打印Word快捷键

  使用Word快捷键,确实可以给带来很多方便。不过,通过下面的技巧,可以把Word中的所有快捷键打印出来的方法:启动Word,再选择“工具→宏”,再单击“宏的位置”下拉列表框,选择“Word命令”。然后在“宏名”框中,选择ListCommands命令,单击“运行”按钮。接着在出现的“命令列表”对话框中,选择“当前菜单和快捷键设置”,单击“确定”按钮。此时Word会生成当前所有菜单和快捷键的列表。最后要做的只是选择“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷键。

  快速取消后台打印任务

  当给打印机发出打印任务后,会在Word的状态栏上出现打印机图标,说明Word正在后台打印文件,而打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务,不过你的动作可要快一些,否则将无法取消打印任务。

  一般在默认状态下,Word会显示状态栏。如果没有显示,请执行“工具”菜单中的“选项”,再选择“视图”选项卡,然后选中“显示”下的“状态栏”复选框,按“确定”按钮即可显示状态栏。

 

Word2007新功能教程?自动生成文档封面

Word2007新功能教程?自动生成文档封面  Word2007在工具的细化方面做得很好,一个最大特点就是提供了很多可以满足不同风格的模板,熟悉并善于使用这些模板必将会使您的文档更加专业、精美。下面来看新加入的文档封面生成功能。

  Word2007在“插入”-“页”中提供了一个很实用的功能,那就是新插入一个封面。在Word2007中内置了很多类型的封面模板,相信可以满足您的大部分要求。

 

 

Word2007

  新插入的模板是以组合对象的形式呈现的。首先,需要您根据具体要求进行修改,也就是模板内容的细节,单击不同部位就可以实现对象的删除、位置变换等操作。如果您熟悉Word中对象的组合模式,那么就可以在选中对象的情况下右键—“组合—取消组合”,当封面模板的对象被拆散之后,可以单独对各个部分进行修改。

  模板根据不同的风格,分别有不同的内容项可以直接填写,有些还很方便,比如日期的填写。

 

 

Word2007

  注意:

  ·在可供选择的封面项目上点击右键,可以选择封面插入位置和对块进行管理(关于“生成块组织程序”将在后面详述)

  ·也可以自己创建喜欢的封面模板,在文档中进行编辑后选中对象,选择“将所选内容保存到封面库”。

  ·目前可供选择的模版名称如下表:

模版名称(英语)

模版名称(汉译)

简要描述

Alphabet

字母表

以字母表为背景,双边界。

Annual

年鉴

突出日期,居中标题。

Contrast

对比

黑色背景、作者信息和摘要。

Mod

摩登

底部对齐的标题项和切线圆。

Cubicles

小卧室

居中的标题和底部的区块。

Conservative

保守

传统的标题与副标题,作者和摘要。

Austere

严肃

带背景的日期和作者区块。

Exposure

暴露

竖排标题。

Motion

运动

带背景的文字,绿色区块为主。

Pinstripes

细条纹

有着相交线的醒目标题。

Stacks

堆栈

右对齐的标题和水平线。

Puzzle

深色背景的区块。

Tiles

多彩区块和提供更多信息的区块。

Sideline

边界

居中标题和垂直线,比较集中。

Transcend

超越

有阴影的半透明标题和背景图片。

 

   1 某个样式就是将字体、字号、和缩进等格式设置特性组合起来,然后给这一组合起了名字。对选中的文字或光标所在的段落应用样式时,将同时把该样式中的格式设置赋予该段落。

 

 

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