开会技巧每次一开始就让大家都清楚会议目的。开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。信息要加以选择，避免过多。会议要尽可能小，以免分散注意力。会前先拉几个盟友。开会前必须确信一定能达到会议目的。只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。在议程各个项目旁列出发言人姓名。要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。尽量将议程限制于一页纸上。最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。要求与会者关闭移动电话和传呼机。会前拟出自己的发言稿。和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。要保持积极的脸部表情和音调。要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。谈判时要识别任何有一致性的地方。必须按照议程顺序作会议记录。要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。尽量于会前认识新来者。会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。要趁全体与会者在场时安排好下次会议。确保各项决议记录在案。必须尽量以积极的调子结束会议。向每位到会者、所有的发言人致谢。首先处理日常事务和管理事务。会场吵闹时要站起身显示主席的权威。可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。开好会的三项原则与会人员的开会技巧要提高，会议管理的标准要设好，开会方法要选最适合的。9大开会技巧
成为杰出与会者的4项技巧
技巧.6提案具体
除非是脑力激荡,要不然说出太过抽象的想法,跟没说一样,想清楚再发言,会让大家容易理解你的想法.
技巧.71分钟演讲术
在会议中的发言节奏要明快,尝试用1分钟说出吸引人的重点,1分钟约可讲300字的内容,训练1分钟演讲术有助于明确掌握目的,删除多余废话,针对一个重点,可避免在会议中成为“乱码人”
技巧.8建立体系
会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点,以及自已想说的话写下来,从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议数据就变成一张信息体系图,成为无可取代的点子来源.
技巧.9引用提案
如果你将手边拿到的会议资料经过自已的整理体系化,也有助于你引用别人的提案,因为你的整理,不但A与B都因为自已的提案没有被忽视而感到欣慰,也有协助会议尽快进入决策面.
开会必备的4大能力
能力1.聆听力
会议最主要的目的,不外乎就是沟通,而会议的沟通,最主要的形式就是对话,不过,在会议当中一般人大多只懂得说,不懂得听,这使得许多会议总是充斥着这种单向的交互方式,往往很难达成沟通的效果,更会让正确的事实和想法淹没在口水中.
因此,一个会议的成功,与会者的倾听力可说是主要关键,知名管理顾问亚伦.巴克也强调,理想的对话是“听”和“说”的互动,与其说对话的质量决定在"说”,不如说决定在“听”.唯有透过聆听,才可以知道其它人的出发点,立场和想法,并从中找到共同点,也唯有靠聆听建立彼此的认同,才能赢得其它人的承诺,进而齐心解决问题,展开行动.
能力2.发问力
什么时候你会想问问题?
1.让听者投入,思考并参与;2.查清楚别人知道多少;3.看看对方说那句话是否真有那个意思;4.确认对方真的懂自已的意思;5.收集情报;6重新掌握谈话的主控权.
2.一般而言,在以上6种状况下,你会想问问题,<<直化巧说,沟通更有力>>建议,在不同的状况下,你可用不同的问名修辞,不论为何而问,问题都要简洁扼要,具体明确,这样才能得到正确的讯息;
能力3.回答力
头皮发麻……手心冒汗……脸颊潮红……开会时突然被主管点名回答,整个房间20双眼睛都张大望向同一个位置,正在幻想晚餐要吃什么,而不是思考如何达成下个月业绩目标的你,大概只会有以上3种生理反应.
怎么办?如果开会前你能先预想,待会儿可能会遇到什么问题,就会比较有信心,被点名回答时也不会惊慌失措,只有预先准备,你就可以回答98%的问题,因为大部份的问题都是显而易见的,而且与你的事业有关,你一定知道该怎么回答.至于剩下的2%的问题,也有解决之道,首先,你可以提早到会议现场,先与与会者聊聊,了解对瓬心里在想什么,找出你意料之外的问题,其次,你还可以用问题的结尾和描述来开头,触动你的大脑去搜寻相关的资料.
能力4.决策力
只要是会议,都会有需要做决策的情况和机会,从会议现场地的选择,会议讨论事项的顺序,一直到会议争论的决策,都需要参与会议的人来做出最适当的决定,就算是非常讲究民主和集体参与的会议,其多数决也是出自于每个与会者个人的决策判断,因此,个人的决策力,是会议顺利进行,达成目标的必要条件.不过,有些人总是比旁人善于下判断,做决定.其实这些决策高手并非拥有过人的智商或反应,而是懂得运用正确的决策原则,来避开思考的限制,增进决策的成功率,罗宾斯并归纳出做决策的6大重点,可以做为增进个人决策功力,提升会议决策质量的参考:
1.目标设定
2.运用理性决策模式
3.找寻信念矛盾的讯息
4.思考局外人会如何看事情
5.尽量增加你的选择
6.勇于面对风险
提升發言品質的自我訓練收集實例具體化的實例具有說服力，因此平時要多準備實例以應會議之需。數字常常更具有真實感，最好將常用的數字（例如營業額、主要顧客、明年目標營業額）背起來或放在記事本裡。改掉語癖將自己說的話錄下來，聽聽看自己有沒有常出現「那個」、「這個」、「ㄟ」等字眼。淺顯易懂避免專業術語，或是太多英語縮寫的說法。如果與會者和你不同行業，又非得用到術語，盡量對每一個專業術語簡單說明。表情姿勢如果你習慣聽話時雙手交叉在胸前，或是眼睛飄向遠方不正視對方，最好矯正過來，免得會議上還沒開口，表情姿勢已經透露不屑對方的訊息。(二)會議的進行階段：1.主席與參加者的工作要項、2.會議前的準備、3.會議的進行、4.會議的結束、5.分組研討：我們少做或做錯了什麼嗎？(三)會議技巧的運用：1.會議的引導與表達、2.保持聚焦、3.會議中的發言與時間控制、4.個案角色扮演練習、5.維持會議的秩序、6.會議衝突的處理、7.結論的帶動與促成、8.個案角色扮演練習(四)課程尾聲：1.結束的心得分享、2.完成您的課後行動計畫
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