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作者：吴凯琳 
要做好时间管理，与其花时间烦恼如何拟定规划，把最多的工作塞进有限的时间表里，还不如彻底检讨、修正你的工作习惯或方式，减少时间的浪费。 时间管理的第1守则，就是“Do the right thing right.”（用对的方法做对的事情）。 但是多数人只做到前半段，却忘了后半段。翻开许多谈论时间管理的书籍或文章，内容一定是告诉你，如何依据事情的轻重缓急，设定优先级。 但事实上，如何用对的方法做对的事情，其实更重要。 做事有方法，时间自然变多 交通大学信息管理研究所教授黎汉林就曾要求EMBA学生1年要看完100本书，当场引起大老板们的激烈抗议。工作的事情都处理不完了，怎么可能还有时间读这么多书？ 直到学期最后，大家才恍然大悟是怎么一回事。「我想测试看看，有几个人可以找到最有效的读书方法，」黎汉林说。事后他才向EMBA学生解释什么是有效的阅读方法，从目录、内文标题、前言以及关键章节的内容当中，抓住整本书核心概念，再用简短的字数描述这个概念，就能吸收到一本书的精华。 改善时间管理，不只是讨论哪些事情该做、哪些不该做，你还得更进一步改变做事方法，多注意平常忽略掉的小细节，让工作流程达到「最佳化」，大幅减少时间浪费。 该如何开始？美国卡内基训练公司（Dale Carnegie & Associates）前执行长、目前担任史都华李文顾问公司（Stuart Levine & Associates）执行长的史都华．李文（Stuart R. Levine），在《关键时刻》（Cut to the Chase）这本新书提供了有用解答。 1. 思考要慢，执行要快 有些事情一旦你决定了，就无法再回头，或者事后得花双倍的力气去调整。 如果你真的想要节省时间，「第一次就要做对」是很重要的原则，宁可事前多花点时间，仔细讨论，想清楚再动手，即使事后仍需要调整，但也不至于会太过离谱。 2. 再三确认，知道你该做什么 如果你一开始就会错意，不清楚对方要的是什么，就是在浪费时间做白工。很多时候，甚至你觉得很清楚对方的意思，最后却发现相差十万八千里。到底是对方没说清楚，还是你的理解能力有问题？ 假设你的主管要求你下星期报告最近的重大经济趋势，你可以自己先设想，哪些内容会是主管想要的，然后立即和主管讨论，确定你们彼此之间的认知是一致的，就可以开始工作。 但是如果主管交代完，你就直接问比较细节的问题，例如是哪些经济趋势，一时之间他可能也很难说清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的构想，再和主管确认最后内容的走向，会更有效率。 3. 时间压力愈大，工作效率愈高 规画工作行程表时，不要只是列出该做的工作项目，还要在旁边写上预计完成的时间。一旦有了时间限制，就有了限期完成的压力，工作时会比较专注，而不会毫无限制的拖延。 李文在规画每天的工作行程之前，除了列出工作项目，还会写上预计要花费的时间，等到一天的工作结束之后，再把实际花费的时间写出来，包括中途被打断的时间，相互比较，这样就可以清楚知道自己是否预估正确，下次预估的精准度就会提高。 4. 工作之前，先把办公桌清理干净 如果你去知名餐厅或饭店的厨房就可以发现，厨师在开始烹饪之前，必定会把需要用到的食材和工具依照先后顺序整齐地排列好。 同样的，工作时不要把时间浪费在找东西。开始工作之前，请先空出一个干净的桌面出来，再把可能需要用到的资料或物品，放在方便拿取的地方。 5. 向外求助，别闭门造车 如果你新接某个工作或项目，先询问有经验的同事或主管，什么样的工作方式最有效率，不要浪费时间自己去摸索，以免走错方向。 平常，也应该多观察他人不错的工作习惯，自己多加学习，例如如何整理档案文件、管理客户等，这些都是伸手可及、立即可用的方法，应多加利用。 6. 凡事主动，等待只是浪费时间 每次当有人说「我再打给你」这句话时，就当作他没说过。请别浪费时间等待对方的回音，直接拿起电话打给对方，才是明智之举。 或是，你的朋友或同事帮你介绍新的客户或是某个人，先询问他，你是否可以直接联络那个人，一方面表示尊重，另一方面又可以节省等待的时间。 7. 改变自己，适应其他人的工作习惯 工作的完成需要有很多人的共同参与，但是每个人习惯的工作方式都不一样，往往容易引起不必要的时间浪费。 要改变别人，不如先改变自己，顺应别人的工作方式，让流程的进行可以更有效率。平常互动时，多观察对方的工作习惯，或是他最讨厌别人有哪些坏习惯，避免自己踩到地雷。 8. 成功也要花时间分析 我们常要求自己了解犯错背后的原因，避免下次再犯。 但是，你也应该知道自己哪些部份做得很好、原因是什么。下次再遇到类似情况时，你才知道如何达到成果。当你知道成功的原因，又能避免可能的错误，才能有绝对的把握。 避开浪费时间的4大元凶 提高工作效率的同时，也要避免浪费时间的活动。邓肯集团顾问公司（The Duncan Group）负责人及畅销书作家陶德．邓肯（Todd Duncan）列举出一般人最常见的4种浪费时间的原因。 1. 多做没有必要的工作 你之所以觉得时间不够用，主要原因在于把时间浪费在没有必要的干扰。 当然，干扰是无法避免的，总是有紧急事情需要处理，但是你还是可以做一些防范工作。 例如，你可以申请2个行动电话号码，一是工作上使用，另外则是与家人或朋友联络时使用，就可以避免在上班时间接到朋友打来、但不是很重要或紧急的电话，减少无谓的干扰。 电子邮件的使用也是一样。美国圣路易斯大学传播学教授佩吉．透纳（Paaige Turner）建议，你可以依据不同类别的寄信人，设立不同的账号，让自己可以更有效管理。 另外也可以使用自动回覆的功能，告诉对方你在哪个时段才会回信，这样就可以安心地只在某个时段回信，又不会让对方觉得你工作效率不佳，没有实时给对方回音。 最后，每天傍晚可以留大约半小时～1小时的时间，用来回覆内容较为复杂、或需要详细解说的信件，一次就沟通清楚，而不是急着回覆对方，结果来来回回好几次才搞定，这也是在浪费时间。 2. 当滥好人 这种人不论别人有什么要求，都照单全收。特别是做业务的，为了抢生意，客户各种无理的要求也忍气吞声的答应，做了太多超出业务范围以外的事情，其实大可不必这样做。 你应该要自己设定界线，哪些可以为客户做、哪些不可以，只要有清楚的原则，客户也会接受。如果你自己没有原则，只会让对方得寸进尺，最后吃亏的还是自己。 3. 迷信科技产品 科技产品确实能帮助我们增加效率，但是如果做得太过，也可能让工作没效率。 如果你已经有习惯的工作方式，例如你习惯用手写笔记的方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去买PDA。身上有太多科技产品，只会让你疲于应付。 4. 重质不重量 工作效率的衡量标准不是看你做完了几件事情，而是这些事情的价值。 以业务来说，你的工作效率不在于完成多少笔生意，而是应该就你的投入与可得报酬来看。也许今天你只拿到一笔生意，但是带来的收益可能是过去半年的业绩总和。 不妨现在就开始，重新检讨你的做事方法，改变浪费时间的工作坏习惯。 |
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