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风琴夹工作法——简单易用的个人效率提升方法 熟悉我的朋友都知道，我是用Doit.im+Evernote作为我的个人效能提升工具的。Doit.im管理行动清单，Evernote进行资讯的管理。近期在北京语言大学和北京化工大学分别进行了2场关于GTD时间管理的公益讲座，同学们在讲座结束后也给了我一些反馈，同时这些反馈也给了我很多思考。 我实践GTD3年左右的时间，身边的同好大多数是达人，对常用工具了如指掌，如Doit.im，Ominifocus，Evernote，Wiz，与达人更多是经验的分享与探讨，但是从去年开始，我将GTD作为个人效能提升的课程带入企业，也做了很多公益演讲，和面对达人不同，培训对象大多数对GTD、时间管理并没有太多的概念，工具的使用也是五花八门，我在为大家带来课程的同时，也一直在思考，有没有简单，再简单点的方法，能够让大家方便应用呢？ 《意志力》这本书中提到：科技作家丹尼.奥布赖恩 Danny O‘Brien 给他认识的70个“格外多产的”人发放问卷，询问他们把工作生活打理得井井有条的秘诀。结果，大部分人说他们并没有实用特别的软件和其他高级工具，但是很多人说他们的做法符合GTD系统——这个除了要求纸、笔、文件夹外不要求其他复杂东西的系统。 是的，想让你的工作和生活井井有条，确实不需要太多过于复杂的东西 功夫不负有心人，经过我的反复思考和改进，我终于找到了一个灰常灰常简单的方法，我把他称作“风琴夹工作法”，没那么多复杂的东西，只需要一个风琴夹，一支笔，一个便签本而已。并且经过我一段时期的使用，效果灰常灰常好哦！ 灵感来源——偷看老师的包包 前期读了@永锡老师的文章 《我的GTD Style 工作区实务分享篇》，永锡老师结合David Allen的工作台，打造了自己的办工作系统，刚开始并没有太深刻的感觉，也许没有体会到其中的奥妙吧。直到上个月老师来北京，到酒店Check in后，老师留下他的包包给我，说他上去安顿一下，包包你随便看吧。于是我这个实在人就把老师包包里所有的东西都翻了出来，摊在了酒店大厅的茶几上o(∩_∩)o 不愧是GTD Style，从收集栏到项目管理系统，非常完备。其中项目管理系统Project Support 引起我的注意，这是这个系统中我认为最实用的部分，任何项目的信息资料，收集进去非常方便，好似把Evernote实体化一样，带着这东西就让人觉得踏实。我忽然想到，这个夹子我家里也有呢，而且有不同大小的，平时我都是用他来存放票据。那我不用他来做项目管理，而是管理行动，岂不是把Doit.im实体化了？ 风琴夹系统需要的工具 这个系统需要的工具非常简单：
一个风琴夹：也叫票据夹，大小都有，我的是在上海马路上闲溜达，路边一个文具店买的，得力的，8元。一般里面是12层 一个便签本：哪里都能买到，多大的都有，要求就是方便一张一张撕下来，尽量不要用post贴，粘在一起不方便拿 一支笔：这个谁都有 对了，就这么简单 先打造一下你的工作台 最近一直在整理东西，家里的各类东西堆成山一样高，但是这个工作台确是我精心设计的。工作的地方要让你安心，试想，如果你的办公桌文件堆的向山一样高，找东西也很难找，你能安心工作吗？ 另外，我也不赞成办公桌干净的什么都没有。我们整理办公桌不是搞卫生评比，而是让我们工作更有效率。经常用的东西在触手可及的地方，文件处理更有效率。
如果你是高手，你会发现我的桌面上还是有一些东西是莫名其妙的，这也是我把他称作1.0版本的原因，慢慢改进嘛。1.0版本的核心在这三个地方 1、笔筒：把常用的笔放在笔筒里，不要放在笔袋或者铅笔盒中收起来，笔袋和铅笔盒留着外出的时候用，而且我建议多买一些笔，别一支笔放在笔筒里，外出的时候又拿走了，“专笔专用”。 2、便签本：当我们专注于工作时，脑袋里冒出的各种未解决的事情在干扰着我们的专注力，就好像一只猴子站在你肩膀上不停的叫唤。当我们如此的心烦意乱，哪怕是最简单的任务。David Allen 叫“心猿 Monkey Mind”，将这些让你心烦意乱的事情写在便签纸上，然后继续你的工作，是非常好的解决方法。这里用的是便签纸，而不是一张白纸的原因在于：一张纸上写一件事情，而不是把所有事情写在一张纸上，都写在一张纸上我们需要反复的检视，否则就会漏掉东西。一张纸，一件事情，一个独立的处理单元。. 3、收集箱：当我们将所有事情写在便签本上，赶出大脑后，就要放进一个收集箱。这个收集箱什么走的都可以，我是用了一个透明的小盒子。小饼干盒子把盖子剪掉就可以啦，例如好丽友的“好多鱼”饼干。收集箱放在便签的上方，写好了，直接撕下来，扔进收集箱，剩下的事情，就是专注的工作了。
清空收集箱，将杂事加工成清单 当我们专注的完成工作时，可以把收集箱里的各种杂事（一张张的便签）拿出来，然后加工成清单。关于清单，请参看我的另一篇文章《结合Doit.im谈谈GTD中的几个清单》，不过即使你不知道这些，也没什么关系。 这个风琴夹的奥妙，就是每一个栏代表着一个清单
收集栏Inbox：一些未处理的杂事（便签）和以放在这里，这其实是一个缓冲，给自己留有余地。存储没被加工过的内容，例如我收到别人的名片，也会放在这个栏里。
今日待办Today，明日待办Tomorrow，本周week，本月Month、Todolist 其实只是把事情写下来，还不能完全消除焦虑源，因为这件事情并没有得到处理，也就是说，在他没有得到妥善处理之前，内心就会不断有个声音不断唠叨你别忘记这件事情。 Doit.im的下一步行动清单（As Soon As Possible）中，并没有在做更详细的计划。所以我们这个“马上办”，一定会出现有的马跑到快，有的马跑的慢的情况。过于模糊的事件定义会让我们失去计划性。所以我把今日待办、明日待办后又加上了本周和本月，这样在处理的时候，会更加清晰，也可以帮助我们上紧发条，加快进度。如果想到的事情会超过一个月后再做，就直接放到Todolist吧，这其实就是我们所说的AS soon as Possible，在风琴夹工作法中，对清单的改造，更强调了计划性和时效性。 等待Wait : 委托给别人的事情，或者等待回复的事情放入等待清单 项目Project：风琴夹给Inbox和清单用去了7个，剩下的5个就可以做临时项目用了。收集所有和项目有关的资料。当然，如果觉得不够用的话，买个A4的大风琴夹，效果会更好哦。可以用post贴把项目的名字写下来，然后贴在风琴夹上，这样看的就更清楚了，项目结束后可以撕下来。 想法：其实有点类似Someday/maybe 要随时检视清单和项目 拿着这个风琴夹，我们要做的事情都放在这个夹子里了，我们要做的是按照清单和项目随时检视，清单逐级检视，先看今日待办，我的做法是开始一天工作的时候，把今日待办的便签都拿出来，放在桌子上，做完一件事情，就把这张纸扔掉（扔的时候感觉非常爽），而且和自己有个承诺，这个便签拿出来，就把他做完扔掉，就不要再放回去了。如果今天的事情做完了，再看看明日待办，本周，本月的事情有没有可以拿出来做的，然后随时调整，这样我们的工作会更有序啦。 还能再懒点么 如果你连风琴夹都懒得买，我左思右想，干脆拿曲别针把便签分类整理好，然后放在你的钱包里吧，虽然有点乱，不过思路是一样滴。 怎么样，这个风琴夹工作法还不错吧，是不是很简单，如果觉得很容易上手，可以试试看。也欢迎大家共同探讨！ |
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