2.5 期末业务处理

北阴King 2012-12-26

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2.5 期末业务处理

【教学内容】用友U8总帐期末转账业务、对账、试算平衡、结账以及期末会计报表的编制。

【教学目的】让学生掌握用友U8总帐期末业务处理的流程和操作方法。

【教学重点】期间损益结转、对账和结账

【教学难点】自定义转帐设置

【软件实操录像】　　　【教学视频录像】

【引言】

　　总账管理系统期末业务处理主要包括期末转账业务、对账、试算平衡、记账、结账以及期末会计报表的编制。由于各会

计期间的许多期末业务均具有较强的规律性，因此由计算机来处理期末业务，不但可以规范会计业务的处理，还可以大大提

高处理期末业务的工作效率。

2.5.1 定义转账凭证

转账凭证的定义提供了自定义转账凭证、对应结转、结转销售成本及结转期间损益等。

1、自定义转账设置

为了实现不同使用单位能够在不同时期，完成会计期末某些固定业务的自动转账，总账处理系统提供了自定义转账设置的功能。用友系统可以完成费用分配的结转、费用分摊的结转、税金计算的结转、客户核算的结转、提取各项费用的结转、部门核算的结转、项目核算的结转、个人核算的结转、“供应商核算”的结转。用户可以根据实际需要自行定义。

可按参照按钮参照输入；方向是指结转科目的结转借贷方向；金额公式可以输入计算公式，也可使用参照按钮。通过“公式向导”选择“公式名称”、“函数名”、“科目”等，来完成自动转账的设置。

（1）输入转账目录条件。

操作步骤：

例定义计提短期借款利息业务的自动转账分录格式。

① 在【总账】窗口中，单击【期末】菜单，再单击【转账定义】/【自动定义结转】菜单，打开【自定义装长设置】对话框。

② 单击【增加】按钮，打开【转账目录】对话框。

③ 输入【装长序号】“0001”、【转账说明】“计提短期借款利息”，单击【凭证类别】下拉列表框中的下三角按钮，选择“转账凭证”选项，如图2.5-1所示。

图2.5-1 【转帐目录】对话框

（2）定义借方转账分录信息。

例计提短期借款利息业务的自动装长分录的借方信息：科目“财务费用6603”、金额公式JG（）。

操作步骤：

① 在【转账目录】对话框中，单击【确定】按钮，返回到【自定义装长设置】对话框，如图所示。

② 输入【科目编码】“660301”双击金额公式栏，出现【参照】按钮,单击【参照】按钮,打开【公式向导】对话框,如图2.85所示。

③ 选择【公式名称】”取对方科目计算结果”或【函数名】”JG()”。

④ 单击【下一步】按钮,选择【科目】默认方式。

⑤ 单击【完成】按钮,返回。

注意：

● 转账科目为末级科目，部门为空，表示所有部门。

● 科目默认，取对方所有科目的金额之和。

● 如果使用应收、应付系统，在总账系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。

● 如果公式的表达式明确，可直接输入公式。

定义贷方转账分录信息

例计提短期借款利息业务的自动转账分录的贷方信息：科目“财务费用6603”、金额公式“2001科目的贷方期末余额*0.5%”。

操作步骤：

（1）在【自动转账设置】对话框中，单击【增行】按钮，输入【科目编码】“短期借款2001”，双击【金额公式】栏，出现【参照】按钮，单击参照按钮，打开【公式向导】对话框。

（2）选择公式说明期末余额或函数QM()。

（3）单击【下一步】按钮，系统显示如图2.5-2所示。

（4）输入或单击参照按钮【科目】“2001”，确定【期间】“月”，【方向】“贷”。

（5）单击【按默认值取数】单击按钮，选中【继续输入公式】复选框，再单击【乘】单选按钮。

（6）单击【下一步】按钮，输入常数“0.005”，单击【完成】按钮，返回【自定义转账设置】对话框，如图2.5-3所示。

（7）单击【保存】按钮，单击【退出】按钮，退出。

图2.5-2 指定科目、期间、方向

图2.5-3 显示已输入的借贷方转帐分录信息

2、对应结转设置

对应结转设置只能结转期末余额，它可用于两个科目之间一对一的结转，也可用于科目的一对多的结转。对应结转的科目可以是上级科目，但其夏季科目必须一一对应，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。

对应结转设置需要输入的主要项目包括编号、转出科目、转入科目及凭证类别等。

例定义“制造费用“5101”结转至“生产成本5001”，结转系数“1”。

操作步骤：

（1）窗口中，单击【期末】菜单，再单击【转账定义】|【对应结转】命令，打开【对应结转设置】对话框。

（2）输入【编号】：“0002”，单击【凭证类别】下拉列表框中的下三角按钮，选择【转账凭证】选项，输入【摘要】“结转制造费用”。

（3）输入或单击参照按钮选择【转出科目编码】“5101”；再单击【增行】按钮，输入【转入科目编码】“5001”，【结转系数】“1”，如图2.5-4所示。

（4）单击【保存】按钮。

（5）单击【增加】按钮，继续定义其他对应结转分录，再单击【退出】按钮。

图2.5-4 对应结转设置

图2.5-5 销售成本结转设置

4．期间损益结转设置

2.5.2生成转账凭证

转账定义完成后，每月月末只需执行本功能，即可快速生成转账凭证，同时在此生成的转账凭证将自动追加到未记账文件中去。在进行月末转账工作之前，对于相关自动转账凭证，必须首先将所有未记账操作。因为相关自动转账凭证是按照已记账的有关凭证取数计算的，如果没有将相关凭证全部记账，则生成的自动转账凭证数据就不会准确。由于独立自动转账凭证不与其他凭证有取数关系，因为其数据来源不受其他凭证记账与否的限制，可在任何时候生成转账凭证。通常一个独立自动转账凭证每月只使用一次。

在生成自动转账凭证时，摘要、会计科目、借贷方向、系统自动计算的金额等内容直接存入凭证临时文件中。

自动转账凭证生成后，就可以对新生成的机制凭证进行审核及记账操作，以便系统对本会将期间的全部数据进行处理，为期末对账、结账、编制财务报表和进行财务分析等工作做好数据准备。

操作步骤：

（1）在【总账】窗口中，单击【期末】|【转账生成】对话框。

（2）选择【结账月份】下拉列表框中的“2008.01”，单击【自定义转账】单选按钮。

（3）在【是否结转】栏双击显示“Y”标志，或单击【全选】按钮；

（4）单击【确定】按钮，系统显示生成的转账凭证，

（5）单击【保存】按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。

2.5.2操作小提示：

★进行转账生成之前，应将相关经济业务的记账凭证登记入账。

★转账凭证每月只生成一次。

★生成的转账凭证，仍需审核后，才能记账。

★在生成凭证时，必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时，就容易出现差错。

★转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。

2.5.3对账和结账

无论是在手工方式下，还是在总账处理系统中，在每个会计期末都要对本会计期间的会计业务进行期末对账与结账，并要求在结账以前进行试算平衡。

1、对账

为了确保会计核算的真实性和完整性，符合“账账相符、账证相符、账实相符”的要求，在期末结账前，应首先对账。总账处理系统中的对账是系统对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，账簿的金额是否平衡，这与手工会计核算方式下的对账不同，手工方式下的对账工作是会计人员将账簿之间的数据、账簿与会计凭证的内容、账簿记录与实物数量之间进行人工核对，目的是为了防止登账过程中出现人为地错误。而点算化方式下对账是系统自动完成的，他节省了大量的人工劳动。一般情况下，只要凭证录入正确，就不会发现账账不符和账证不符的情况。但为了确保会计核算的正确性和会计数据的安全性，防止计算机病毒和非法操作者对会计数据的破坏，自动对账是很有必要的。

对账的主要内容是核对各类账簿与凭证的记录内容来完成账证核对，核对总账与明细账及辅助账的数据来完成账账核对。

对账应经常进行，至少每月一次。对账应在结账前进行。

操作步骤：

（1）在【总账】窗口中，单击【期末】|【对账】命令，打开【对账】对话框，如图2.5-7所示。

(2)将光标定在进行对账的月份，如2008.1.1，单击【选择】按钮或双击【是否对账栏】。

（3）单击【对账】按钮，开始自动对账，并显示对账结果。

（4）单击【试算】按钮，可以对个科目类别余额进行试算平衡，如图2.84所示。

（5）单击【确认】按钮返回，再单击【退出】按钮，完成对账工作。

注意：在对账功能中，可以按Ctrl+H激活恢复记账前功能。

图2.5-7 【对账】对话框

2、结账

为了将持续不断的经济活动在会计期间进行分期总结和报告中，并反映一定会计期间的财务状况和经营成果，会计核算单位必须按照有关规定，定期地进行结账。结账是指一定时期内发生的全部经济业务登记入账，在此基础上，计算、记录并结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。

计算机在每次记账时，都已经结出各科目的发生额和余额，所以，在账务处理系统下的结账功能更侧重于对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化。如果结账已经完成，就不能再进行凭证和账簿的处理操作了，系统会自动计算本月各账户的发生额和期末余额，并将期末余额结转到下期期初，为下个会计期间的连续核算做好初始化准备。

操作步骤：

（1）在【总账】窗口中，单击【期末】｜【结账】菜单，打开【结账】对话框的【开始结账】选项，如图2.5-8所示。

（2）单击要结账月份“2008.01”，单击【下一步】按钮，打开【结账】对话框的【核算账簿】选项。

（3）单击【对账】按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，并显示对账结果。

（4）单击【下一步】按钮，打开【结账】对话框的【月度工作报告】选项，查看月度工作报告；若需要打印，单击【打印月度工作报告】按钮。

（5）单击【下一步】按钮，打开【结账】对话框的【完成结账】选项。

（6）单击【结账】按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不结账。