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使用邮件合并批量生成工资表

2013-01-15  甘苦人生2...

  公司员工工资表的制作,大家常用的工作方式是:先用Excel表格生成所有员工的工资统计表文件,再用Word制作一个工资单的模板,然后通过工资单模板对应着EXCEL工资总表输入生成每个员工的个人工资单。

  Word提供的一项强大的数据管理功能:“邮件合并”。

  “邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),合并批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。

  我们在日常中经常要批量处理有信函、工资条、成绩单等文档,它们通常都具备两个规律:

  一是:需要制作的数量比较大;

  二是:这些文档内容分为固定不变的内容(主文档)和变化的内容(数据源),比如说工资单上的工资项、商函的内容、请柬内容和格式等。变化的内容:工资项的金额、商函的单位及个人名称等。

  掌握邮件合并的建立主文档、准备好数据源、合并文档三个基本过程,就抓住了邮件合并的“纲”,也就能应用到实际工作中。

  以上介绍的就是邮件合并功能相关的概念和主要掌握的内容。接下来就为大家讲解批量工资单制作。

  一、建立主文档

  主文档就是固定不变的主体内容,工资单中固定不变的内容和格式等。

  在这里我们已经建立好了主文档。打开工资单主文档这就是已经制作好的工资单主文档。

  二、准备好数据源

  数据源就是与主文档内容相关的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表可以是Excel表、Access数据表等。打开数据源表这就是我们已经准备好的数据源表格。

  三、合并文档

  准备好工资单主文档和数据源后,就可将主文档和数据源合并,生成批量新文档,数据源表中的记录条数,决定着主文件生成的份数。切换到工资单主文档窗口中。

  一般情况下,“邮件合并”工具栏没有出现在word的工具栏中。打开邮件合并工具栏的方法是:点击“视图”菜单,选择“工具栏”命令,在出现的子菜单中选择“邮件合并”命令。或者右键单击工具栏空白处,弹出快捷菜单,选择其中的“邮件合并”命令。这样也可打开“邮件合并”工具栏。这就是邮件合并工具栏。

  点击“邮件合并”工具栏上的“设置文档类型”按钮,在弹出的“主文档类型”对话框中选择“信函”。点击“确定”按钮返回。

  点击“打开数据源”按钮,弹出“选取数据源”对话框。找到我们已经准备好的数据源表格即可。在这一步如果没有准备数据源,则可以通过“选取数据源”对话框中的 “链接到新的数据源”或“新的Sql Server 连接”新建一个数据源。然后继续进行设置。而该实例是已经准备好了数据源表格,所以直接找到准备好的数据源表格。双击表格。弹出的“选择表格”对话框,可看到该对话框中有sheet1$、sheet2$、sheet3$三张工作表,由于我们的数据是在sheet1工作表上制作的,所以选取“sheet1$”,点击“确定”。

  接下来的操作是设置“收件人”。点击“收件人”按钮,弹出“邮件合并收件人”对话框,默认情况下收件人列表是被全部选中,如果要取消某收件人,可单击前面的复选框,取消选中。这里我们是要进行全选,所以点击“全选”按钮。点击“确定”。

  接下来是对各数据域的插入。首先将光标置于要插入域的位置,如现在要插入的域为姓名。点击“插入域”按钮,在弹出的“插入合并域”对话中,点击选中“插入”中的“数据域”前的单元按钮。在“域”中选择“姓名”,点击“插入”按钮,再点击“关闭”按钮退出。可以看到姓名域已经被成功插入。

  用同样的方法,将“职等”、“职位”、“本薪”、“主管津贴”、“修护津贴”、“交通津贴”、“外调津贴”、“全勤津贴”等域插入到相应位置。请看操作。

  点击“查看合并数据”按钮,可以看到之前插入域的位置变成了数据源表格中相应内容。这时可以通过点击“下一步”按钮进行浏览。

  最后点击“合并到新文档”。弹出“合并到新文档”对话框,点击“合并记录”中的“全部”单选按钮,如果你只想编辑当前的一条记录,就点击“当前记录”前的单选按钮,如果你只想编辑某范围内的记录,如果只合并第11条到第20条的记录,则点击最后一项前的单选按钮,并输入记录的起始记录11和终止记录20.本实例是要将所有记录生成工资表,所以选择第一项。点击“确定”。

  这时系统会自动出现“字母1”新word文档。可以看到已经成功生成了所有员工的工资表。

  批量生成工资表也可利用任务窗格的“邮件合并”命令来完成。这里就不再详细讲解。

  这就是利用邮件合并功能批量生成工资表的操作方法。“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、荣誉证书、成绩单等。

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