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作者：陈雅慧  做好年度计划书，能帮助你弄清楚下个年度的工作重点，对于未来的职场表现，将有立即的贡献。 时间飞也似的过，一年容易又春天。被工作进度追得焦头烂额的同时，却又收到人力资源部门通知。与其在最后一秒钟点开档案，胡乱贴上或修改去年的文字交差了事，不如静下心来，让年度计划书，改变你的职场生命。 二次大战期间艾森豪威尔带领同盟国联军，跨越英伦海峡反败为胜，靠的就是缜密的情报搜集和灵活应变。艾森豪威尔的名言：“Planning is everything. Plans are nothing!”可以理解为：必须随时把「计划」当作动词，只把「计划」当成名词，是完全没用的。 若你只是抱着交差心情完成名词的计划书，那么只是在浪费自己和老板的时间。但是，若能够藉着撰写过程，培养计划和企划能力，把「计划」当做动词，将可反守为攻。 对经理人而言，花时间把信息系统化，做好年度计划，培养计划和企划能力，将是最好的投资之一。 年度计划书4大功能 年度计划书就是设定未来一年工作上的策略和行动计划，在职场每一个领域的每个人都需要计划。「21 世纪情报社会的基础是思考方法，企划就是『思考方法』。」日本首席企划大师高桥宪行认为，这是一个人人都必须拥有企划力的时代，上班族凭好的企划力就可以翻身和加薪。 拟定年度计划书，就是预先系统化的整理信息，对未来一年提出具体目标和达成方法。若你的年度计划书总一成不变、应付了事，职位和薪水也会一成不变。 好的年度计划书至少具备以下4 大功能： 功能1：引导事业的成长 业绩是否成长，当然有许多外在因素影响，譬如景气、市场、政策和付出的心力等等。但是当你确定成长目标和策略，将可以引导自己的行动去达成具体目标，而不是因应市场变化盲目的回应。 功能2：管理你的优先级 当你的策略聚焦，资源分配也会更为精准、有效率。譬如你的时间和短期工作计划，会投入到有助于达成长期目标相关的准备。其他和达成长期目标无关，甚至可能偏离长期目标的事，则可以暂时被搁置。 功能3：形成责任感 目标已经白纸黑字写下，而且获得团队以及主管的认可，自然很难逃避。年度目标成为自我管理最好的工具，挑战订下的目标，也成为超越自己的成就感。 功能4：追踪表现的指标 每一个星期、每一个月、每一季，都可以针对年度计划书检讨达成进度。就外在变化，检查目标达成的进度，随时修正，才不至于偏离长期目标。 完美撰写3大祕诀 打破交差的心态，写出一份出色充满行动力的年度计划书，应该掌握以下3 大诀窍。 诀窍1：目标导向 根据公司和团队的策略、愿景，把目标具体化，目标就是年度计划的主题，因此找到目标是第一件要务。 找到目标最重要的原则就是遵循公司的愿景和使命，然后把原则性的使命落实在年度计划上。例如，公司的使命，包括扩展业务从亚洲到欧洲。你负责的是客户服务的业务，如维修或是电话客服。是不是该在欧洲的哪个城市设立维修中心？或是应该开始培养欧洲客服和维修部门主管？还是应该和欧洲当地的公司合作？这些是你清楚的业务，设定具体的目标，纳入年度计划，等于是帮助公司攻顶。 诀窍2：从结构入手 高桥宪行建议，想要提出好企划案的人，应该尝试把各式各样的讯息系统化，将市场、顾客、商品、公司等各种关联加以说明，再把架构清楚条列出来。 譬如：首要你应该先掌握自己公司的组织系统，是一家中小企业还是跨国企业，公司目标是冲刺业绩还是控制成本？自己的部门在公司的地位和功能是什么？第一个检视自己年度计划书的直属主管，在公司组织的系统当中，又是站在什么位置？ 此外，你还要思考，要用什么说法，让自己的年度计划书不只是能够完成自己的业绩目标，同时也能支持直属上司和整个部门的业绩目标。让自己的年度计划目标和直属主管的目标结合，直属主管才会愿意支持你的年度计划，为你的年度计划背书。 也就是说，随时都应该要学会掌握组织，并且看清楚从何处切入和施力可以有进展，让你的年度计划书脱颖而出。 诀窍3：和人生计划书契合 大多数人都认为在事业上随时静下心来撰写计划书是理所当然的事。但是让自己的人生目标明确化，和在公事上把业绩目标推动方式具体写下来是一样的。 曾任日本软件银行（Softbank）董事长室室长的三木雄信建议，把自己的人生历程用一张A4 纸画下来，检讨自己过去生涯不顺遂的时候，到底发生什么情况，抱持着什么样的工作态度。「当时走运到不行」的好时机时，又是什么行动模式。掌握这些经验，该反省就反省，不重复错误，机会来临时，回顾以 往的成功模式，也就很容易采取行动。 「孙正义先生（日本软件银行创办人）可以获得如此大的成功，就是因为他很明确的设立每个年龄层的目标，让大脑自动搜集必要信息，建立需要的人际关系，」三木雄信观察。 他在《A4 一枚工作术》中建议，每一个人可以一季为目标，用一张A4 纸，写出自己的人生年度计划。比方说取得证照、写一本书等，把这张纸贴在显著目标，然后把详细的进度排入行事历。 你工作上的年度计划书，应该和你长期的人生计划书一致。如此，工作就不是责任，而是人生理想的一部份，工作起来一定会非常有劲。 现在开始拟定每一年的计划吧！ 检查一下，年度计划书OK了吗？ 1. 事前准备 完成市场研究和分析。 研读主要目标（如推出新产品、新技术和新服务）的相关资料， 想清楚策略。 先想好所需的外部资源。 2. 开始撰写 先写下架构，譬如目录和大标。 准备好相关的补充资料和文件。 预估每一主题所需的页数。 先列出主要的议题，和每一个议题的关键字。 准备财务预测，资金来源相关文件。 完成年度计划书，并检视是否达成主要目标。 关上计算机，休息一下，以旁观者角度读一次计划书。 请第三者阅读计划书，并提出建议。 修正计划书，检查有无错字。 写好一份给主管看的摘要和结论。 3. 最后检查 版面编排是否易读？有没有适时加上大小标， 或是在重点部份画线提示？ 有没有加上页数？图表是否在正确的位置？ 最后版本有没有检查过错字？ 长度会不会太长？ 预算需求是否清楚的呈现？ 摘要是不是切中年度计划的核心？ 摘要看起来是否有趣？ 所有重要的议题是否都列出了？ 计划书是不是可以引起回应的兴趣？ |
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