|
非上市公司董事会秘书工作要点
定好位、服好务、发挥好作用是每一个职业人的工作要求。作为非上市公司的董事会秘书，仍然是现代企业管理中不可替代的重要角色，是企业的高级管理人员之一。对内，凭借丰富的经验和超常的智慧独挡一面，分担繁重的行政事务，让董事长得以集中精力思考战略全局；对外，则处理好各种公共关系，为企业树立好良好的社会形象与品牌影响力！ 一、董事会秘书的职责范围 1、在董事长领导下负责全面工作，努力作好董事长的参谋助手，起承上启下的作用，认真做到全方位服务。 2、在董事长领导下制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标进行分解，起草各阶段工作总结和其他正式文件。 3、在董事长领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况，及经营服务各项管理、督促、检查、落实、贯彻等各项执行情况。 4、协助董事长调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供董事长决策，及在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向董事长提供相关解决方案。 5、协助董事长对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系，尤其是业务部门间的日常工作关系以及事务处理，必要时可单独召集业务沟通会议或工作会议。 6、协助董事长进行公司企业文化、企业战略发展的规划，配合管理办开展系列企业文化工作； 7、协助董事长处理外部公共关系（政府、重要客户等），及媒体关系，树立好企业的对外品牌与公关形象。 8、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。 9、负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。 10、做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作，及负责保管使用企业图章和介绍信。 11、负责企业内外的公文办理，解决来信来访事宜，及时处理、汇报。 12、完成董事会交付的其他工作。 二、董事会秘书“八大素质” 1、认清自己，处事有原则。找准位置，找准工作的立足点、切入点、着力点。 董事会秘书围绕中心工作，上协调领导，下联系员工，事务、政务都要过问，但要把握所应扮演的角色，把握好工作分寸，管理要细，参谋不要决断，不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作到位。 2、耳聪目明，作好参谋工作。 从大而言，秘书重在搞好信息、协助、参谋，甚至决策、督查与服务，及时地捕捉信息，准确地做好反馈，积极当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，为领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，还应有多种预案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 3、善舞，作好各部门之间的“润滑油”。 首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导，不唯书，不唯上，要唯实。待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上，协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。 4、快捷处理有关事务。 董事会秘书要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为；好应为之事。该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。 5、提升个人素质，增加人文魅力。 自身素质强，就会产生人文“魅力”和影响力。要当好董事会秘书，要有权力的影响力，但更重要的是有非权力的影响力。只有二者有机结合，才能更好地开展工作， 6、注意自身形象，做好表率作用。 加强自身修养，注重自我形象塑造。同时，要引导公司全体员工强化形象意识，形成塑造形象的共识。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。要经常并善于“换位思考”，设身处地地搞服务、办实事、办好事。 7、制订并完善游戏规则。 一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善，确保公司工作正常、有序、高效运转。 8、营造温馨快乐的工作环境。 董事会秘书要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容，思想上重视，工作上要研究、策划，采取切实有效的举措，搞好宣传，形成舆论氛围，努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。 三、董事会秘书“5大角色” 1.激励者。充分利用期权(股)、薪酬、津贴、带薪休假、福利等来引导公司员工的个人行为，通过公司目标和员工个人需要来调动员工积极性；给绩优员工提薪，给不可替代人才高薪、高职等。 2.沟通者。公司内部各个部门及员工乃之公司外的相关个人或机构保持适当的沟通和联系，构造良好的人际关系网络；主动倾听员工的意见和建议，积极疏导不满，提高满意度，降低离职率等，把经营者意图变成员工行动。另外与猎头公司保持频繁接触，及时为公司挖掘，聘请急需人才。 3.人际关系协调者。一是协调经营者与员工的关系。二是解释经营者决策意图，协调双方意见达成一致，避免内耗，增强公司合力。 4.人力资源规划者与参与者。根据外部环境、行业环境与内部环境恰当地预见未来发展趋势，预测公司人才需求数量、类型及供给，设计公司人力资源规划，为招聘、培训制定计划，确保人员配备适当。 5.培训者。即使招聘的是高度合格的员工，也需要培训才能完全胜任公司分配的工作，人才管理者，须根据公司的实际需要，制定培训目标、设计培训方案，如适应性培训，知识性培训、技术性培训等，以提高员工的能力，减少流动的可能性。 如果一个“董秘”具有以上清醒的岗位认识，很好地具备“八大素质”，及扮演好“五大角色”，那么她（或者他）只要用心去做，行动快于思考，务实多与务虚、以奉献与服务的思想，做每一件事，说每一句话，创造性的为人为企，一定会成就一个名符其实的优秀“董秘”！ |
|
|
