领导智慧的闹钟《现代领导》 2012006期作者/（英）迈克尔·沃德本文总字数：1750字 【英】迈克尔·沃德 像许多好的方法一样，艾维·李方法相当简单，方法越简单，就越有机会被采用，每个人都能轻松地使用艾维·李方法来更好地掌握和控制最宝贵的财产——时间。 艾维·李方法要求每个管理人员每天晚上坐下来自问：“明天要做的第一重要的事是什么？”假设是“召开主席团参加的生产会议讨论成本效益问题”，那么“生产会议”应该被记录下来作为明天的第一件事。然后再继续自问：“下一件事是什么？”可能是与厂商谈判起草降低成本的协议。因此，这第二件事当然也被记录了下来。以此类推，直至记下六个或七个行动计划。这时他们就可以起身回家，忘却这一切了。如果还需要进行更多的思考的话，那最好在无意识状态下进行，而不是有意识状态。 第二天，灿烂的黎明到来了，艾维·李方法中最关键的部分也开始了。现在，管理人员的目标很清楚——完成昨天已决定的计划。很显然他们还应再把具体的时间表安排一下，比如生产会议，虽然是昨天第一个列出的任务，但它应安排在下午2点钟，所以不能作为最先完成的任务。你是否曾经在无意中发现，人们对按时开会很在意，可对会议什么时间结束却漫不经心。这样，浪费的时间与节省的时间实际上是平衡的，任何会议的开始与结束时间都应被严格遵守。如果会议引发了很多问题，那么最好再进行一些补充会议。短而精的会议，远胜于那些既枯燥又漫长的会议。 抛开会议不谈，任何事情都可能会有偶然的因素出现，使你无法按时完成，这就需要咬紧牙关坚持住。越是高层的管理人员，越吝惜自己的时间，想要完成，首先得有时间。艾维·李方法设定出了需要完成的目标，无论如何，这一天总会结束的。这时候，管理人员又该坐下来，拿出你列出的六项任务，在疲倦的同时反思一下这一天到底都发生了些什么——也就是说对照实际总结一下。已经完成了的任务可以被划掉，没完成的就成了第二天的头等任务（如果它仍然必要）。第二天，我们又重新开始，就这样一直坚持下去，直至做好为止。 还有几点需要说明一下，艾维·李方法对于目前的管理现状来说可能相当简单。找出六个需要完成的任务很容易，但要想把他们全都完成就很难。上世纪70年代早期的传统方法往往建议人们把做每一件事的时间固定下来，比如在七分钟内喝完一杯咖啡。但是如果从管理的角度来看，如果你把日程表安排到七分钟，甚至比七分钟还具体的话，你只能变成一个忙碌的傻瓜。宁可少做几件事，也不能把所有的事都做得半途而废。为了控制时间，应该对日程进行规划。艾维-李方法要求在早晨列出全天的任务，在晚上进行总结并再列出新的任务。而大多数管理人员认为这种“和自己开会”的方法毫无价值，他们将这一种做法认为是一种错乱，所以他们往往对此不加注意。其实“与自己开会”是一种最重要的会议形式，真正专业的管理人员与那些“混混”的区别就在于此。 艾维·李方法有一个突出的弱点，它无法区分事情的紧迫性和重要性。一般来讲，重要的事情应该首先完成。因此，我们建议在使用艾维·李方法的同时采用优先网格法。优先顺序网格为时间及金钱等资源的安排问题，提供了一套合理的规划方法。优先顺序涉及两个部分——重要性和紧迫性，事实上，决定优先顺序就是用重要性乘以紧迫性，也即是：优先顺序=重要性×紧迫性。由于它十分简单，所以尤其适用于时间管理。或者也可以用作其他资源的配置方法，比如预算。这样做虽然增添了一点复杂性，但却能使之更加精密。我们常常会发现，真正使人困惑的是事情的紧迫性，而不是重要性。另外，为了恪守时间，你必须做到坚持己见，尤其是在开始的时候。 艾维·李方法原来将中心问题放在“任务”上，而我将它用“目标”来代替。管理人员最容易浪费时间去完成任务，其实这些任务完全可以由手下人来完成（受委派人员）。当然，也有一些任务需要管理人员亲自去完成，千万不要认为管理人员就不该去完成任务。但从总体上来说，管理人员应该通过解决问题、作出决策、履行职责等方法来完成某一目标。如果你把时间都花在执行具体任务上，你就不能实现很多目标。因此，目标是第一位的，也是很重要的。 （作者系英国著名管理教育学家 摘自《50种基本管理技巧》一书 商务印书馆国际有限公司1999年9月第1版孙萍萍译 李善来荐） |
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