第16章 企业内部控制——合同管理

第16章  企业内部控制——合同管理

16．3  合同、协议编制与审核控制

16．3．5  合同、协议会审控制制度

合同、协议会审制度对合同、协议会审的内容及相关事项进行了规范，加强了对合同、协议制定的监督，可有效控制合同风险。下面是某企业合同、协议会审控制制度，供读者参考。

合同、协议会审控制制度

第1章  总则

第1条 为防范和控制合同、协议可能的风险,加强对合同、协议制定的监督,规范企业合同、协议制定行为,特制定本制度。

第2条 本制度适用于企业各类格式合同、协议、部门合同、协议文本的制定,以及对业务经办人员与合同、协议对方拟定的合同、协议的会审。

第3条 本制度所称会审,指合同、协议在拟稿以后正式生效之前,由合同、协议关键条款涉及的其他专业部门(如技术、财务、审计等相关部门)会同企业法务部对合同、协议文本进行审核。

第2章 合同、协议的会审内容及要点

第4条 合同、协议拟定

1. 法律顾问会同各部门起草的企业格式合同、协议、各部门拟定的本部门合同、协议文本以及业务经办人与合同、协议对方拟定的合同、协议,分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同、协议在会审过程中的传递。

2. 合同、协议拟定者须按企业规定在“合同会审单” 上填写合同会审部门及人员名称。

3. 合同、协议拟定者负责合同连同“合同会审单” 在整个会审过程中的传递,直到合同、协议盖上合同专用章后结束。

第5条 合同会审主体及内容

1. 法务部主要负责对合同、协议对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。

2. 技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准(产品质量、卫生防疫等)、企业技术标准等进行审查。

3. 财务部主要负责对合同对方资信情况、价款支付等的审查。

4. 法务部和财务部负责对违约责任条款的审查,包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。

第6条 合同、协议会审要点

1. 合法性。包括合同、协议的主体、内容和形式是否合法;合同、协议订立程序是否符合规定,会审意见是否齐备;资金的来源、使用及结算方式是否合法,资产动用的审批手续是否齐备等。

2. 经济性。主要指合同、协议的内容是否符合企业的经济利益。

3. 可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力、是否具备签约资格;担保方式是否可靠;担保资产权属是否明确等。

4. 严密性。包括合同、协议条款及有关附件是否完整齐备;文字表述是否准确;附

加条件是否适当、合法;合同、协议约定的权利、义务是否明确;数量、价款、金额等标示是否准确。

第3章 合同、协议会审管理规定

第7条 参与合同、协议会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。

第8条 会审人员应对合同、协议中的相关内容认真仔细地审查,发现疑问之处,应及时与合同、协议拟定部门进行沟通。

第9条 会审中若发现合同、协议中确有不妥之处,应责成合同、协议拟定部门修改或重拟,直至确认合同无误为止。

第10条 各会审部门对合同的会审工作累计不得超过   个工作日。

第11条 根据法律规定及企业需要,会审通过后的合同、协议文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。

第12条 会审通过的合同、协议报总经理审批后,应统一进行分类连续编号,并由合同档案管理人员专人保管。

第4章 附则

第13条 本制度由企业法务部制定并负责解释。

第14条 本制度经总经理批准后自年   月   日   起实施。

16．4  合同、协议订立控制

16．4．3  合同专用章管控办法

合同专用章管理方面的规章制度主要用来详细规定合同专用章的使用、保管事项，为该项工作的进行提供了依据。下面是某企业合同专用章管控办法，供读者参考。

合同专用章管控办法

第1章  总则

第1条 为加强企业合同专用章管理,规范企业合同专用章的使用及保管,特制定本办法。

第2条 本办法适用于企业合同专用章的使用、保管等。

第2章 合同专用章的使用

第3条 合同专用章由企业综合管理部统一印制,并指定专人保管。

第4条 企业因业务发展需要对外签订合同时由企业董事长或其授权的人(总经理等)签章,同时加盖合同专用章。

第5条 合同专用章仅限于有关合同、协议的签订,未经法务部核准,不得在其他文件上使用。

第6条 业务经办人代表企业与合同、协议对方签订合同的,需填写“合同专用章用印审批单”,经合同、协议授权签字人审查同意后方可用印。

第7条 印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查,并对用印情况进行登记。不得为以下合同、协议的签订提供合同专用章。

1. 未经编号的合同、协议。

2. 缺少审核及报签文件的合同、协议。

3. 属于代签但缺少授权委托书的合同、协议。

第8条 原则上,合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要,必须带合同专用章到异地使用的,应经总经理批准,并到印章管理员处办理借用手续。

第3章 合同专用章的保管

第9条 合同、协议用印后,印章管理人员应及时收回合同专用章。

第10条 未经领导批准,不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假,应经总经理批准后指定临时保管人员并做好交接记录。

第11条 合同专用章存放在配锁的办公抽屉里,节假日放在安全处,并贴封条,重新使用时应先验锁和封条。

第12条 合同专用章内容需要变更时,应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。

第13条 合同专用章散失、损毁、被盗时,印章管理人员应及时报告领导予以处理,同时登报挂失作废。

第14条 废止的合同专用章须保存    年。

第15条 对于违反本办法,给企业造成损失的,应当依法追究其责任。

第4章 附则

第16条 本办法由企业综合管理部和法务部制定并负责解释。

第17条 本办法自   年   月   日起实施。

16．5  合同、协议履行控制

16．5．4  合同、协议违约及纠纷处理制度

合同、协议违约及纠纷处理制度针对合同、协议违约及纠纷问题的处理进行了规范,并提供了指导。下面是某企业制定的合同、协议违约及纠纷处理制度,供读者参考。

合同违约及纠纷处理制度

第1章  总则

第1条 为监督合同、协议的有效履行,及早发现违约情况,以避免或减少因违约或纠纷给企业带来的损失,保障本企业的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及企业相关规定,特制定本制度。

第2条 本制度适用于企业所有合同、协议发生违约及纠纷情况的处理。

第2章 合同违约处理

第3条 合同、协议签订后进入执行阶段,业务经办人员应随时跟踪合同、协议的履行情况,若发现合同、协议对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为,或企业自身可能无法履行或延迟履行合同、协议,应及时报告领导处理。

第4条 针对合同、协议对方违约的情形,可采取以下措施处理。

1. 要求合同、协议对方继续履行合同、协议。

继续履行合同、协议是违约对方必须承担的法律义务,也是本企业享有的法定权利。不论违约对方是否情愿,只要存在继续履行的可能性,本企业就有权要求违约对方继续履行原合同、协议约定的义务。

2. 要求合同、协议对方支付违约金。

合同、协议对方违约时,本企业可按照合同、协议约定要求违约对方支付违约金。

3. 要求定金担保。

合同、协议对方违约时,本企业可按照合同、协议约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后,可将定金抵作价款或者收回,若违约对方不履行约定债务,则无权要求返还定金。

4. 要求赔偿损失。

合同、协议对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,而给本企业造成损失的,本企业有权提出索赔,具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同、协议对方协商确定。

第5条 若企业自身发生违约行为,业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法,并以书面形式上报总经理,经批准后承担相应的责任、履行相关义务。

第3章 合同纠纷处理

第6条 若合同、协议履行过程中发生纠纷,业务经办人员应在规定时效内与合同、协议对方协商谈判,并及时上报主管领导。

第7条 双方经协商达成一致意见后,签订书面补充协议,由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。

第8条 若合同、协议纠纷经协商无法解决,应依合同、协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第9条 企业法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案,报总经理批准后实施。

第10条 纠纷处理过程中,企业任何部门或个人未经授权,不得向合同、协议对方作出实质性的答复或承诺。

第4章 附则

第11条 本制度解释权归法务部。

第12条 本制度由法务部负责制定,经总经理审核批准后实施。