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船务操作

2013-03-16  阿胧

船务操作流程(一般贸易出口) 

询价---报价---确认BOOKING(预约/定舱委托书)---向货代定舱---船公司放S/O---S/O提柜---做柜---还柜---报关---放行---提供补料---对单确认---核对DEBIT NOTE---付款---收提单

详细过程如下:

BOOKING:

1。确认BOOKING:第一次传给货代(Forwarder)BOOKING可以不用写那么详细,写上公司名称/目的港 柜型 柜子数量 产品名称(Description) / 数量(Qty) / 材积(Cuft/CBM立方);最后为了保护双方的利益最好盖上公章。 

2。向船公司定舱:我们给货代传了BOOKING以后,货代会根据接到的BOOKING以及和我们谈好的情况操作请船公司安排舱位。

3。船公司放S/O(Shipping Order订舱单/装货指示书/下货纸) :船公司确认有舱并放S/O 给货代。S/O是提柜,装船的凭证。

4。拿S/O提柜:拿到S/O后,我们根据生产的实际情况安排拖车行提柜,拖车行根据S/O上面写的指示打单,并去指定地点提柜。打单后会产生柜号和封条号。在此操作当中会产生打单费(一般为30),有时会出现提柜的时候会有个吊柜费,出重柜的时候也可能会有一个选重费(根据船公司的)。

5。做柜:拖车拉了吉柜(空柜)去工厂装柜也叫做柜。做柜的时候要注意时间、地点安排,要求拖车行一定要准时。另外,拖车的费用不能一概而论,因为有时候做柜可能要两个三个甚至四个工厂做柜,地点不一样,费用也不一样,一般要事先签订费用协议,在平时的业务配合当中,按这个签订的合同来操作。旺季的时候这个费用可能往上稍涨,具体多少,也要跟拖车行事先商定,否则会影响彼此的配合。

6。还柜:装完柜子,打上封条,拉回码头堆场,也可以叫还场。(空柜还场也叫返空柜的话要交纳返空费,船公司不同,费用不同)

7。报关:拖车一过闸,海关的系统上有显示过闸,就可以开始报关了。这个报关资料的填写、递送一定要及时准确,如果货物是有牌的,如果要按有牌来报关的话,报关资料一定要附上客户的授权书复印件。填写报关资料一定要结合财务、业务的安排,因为里面的资料会关系到退税、财务操作等方面的内容。报关快的话半天就可以报出来,慢的话要等上一天。(如果运气不好碰到查柜,货没问题查的快点,海关瞄一眼就走的话,出个查柜费了事,盐田一般是580(码头不同费用也不同)如果还柜还的晚,海关又把货全掏出来一个个查,那么完了,等着上下水船吧。所以要尽量早还柜。截关当日报关被查柜的概率最大。有时候为了赶船,所以我们可以选择做快单,快单的意思就是快速让海关放行,目前只能在蛇口可以操作,盐田不行,一般这个费用是800;有时候碰到机查之后还要人查,如果货物和报关的资料有出入,可能会有很大的麻烦,为了避免不必要的大费用支出情况,在这里有些灰色操作的部分(也叫暗箱操作),报关行会通过他们跟查验人员以及海关的关系,用几百到几千甚至上万不等的费用,让柜子过去,属于行业里面透明的秘密,具体费用要视实际情况。有时候还碰到做了快单,但由于总关布控,做了快单还是被查柜,这种情况很少,但也会碰到,一般这种情况下,报关行会少收我们的快单费,但不会不收。

8。放行:检查后就可放行,就会安排装船,柜子的放行时间也都在网上可以查到.

9。提供补料:因为第一次的BOOKING上面的内容只是大概,所以要确认最后提单上的详细内容,就要提供补料。

10。对单:三方对单。货代和客人对,船公司和货代对。对好无误,确认OK,通知可出正本提单。

11。开DEBIT NOTE(账单):船公司向货代开,货代向我们开。确认无误后,我们就按指定帐户付款

12.核销单的催收:当所有的手续都走完以后,别忘了还有个核销单还需要处理,因为我们还需要出口退税,所以,核销单的及时催收对我们出口退税的工作相当的重要。(一般是报关行进行处理)付完款了,到帐后,就可以收到提单了(如果是电放就电放)如果是月结的情况另说了。

一般船务作业操作流程:

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0p#^:J(O;H$r&`9B1、客人把订单下到公司,经公司各部门的产能评估后,作出生产日期和出货日期的安排。
!w1O$p-c.d*Y*[/h#}(K$x外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum福步外贸论坛(FOB Business Forum)6F*~-F"b/O
2、船务部接到业务部下达的订单后,根据订单所要求的出货日期录入出货排程。
-v r(y)H*h.h外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum
,i*w"q'n0t'j7I(L;t福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。3.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。(y)g0~)a9X3P

,x3m#O8|+\:r0v8_5M福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。3.1:如果是L/C(信用证)付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改L/C。 福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。,J(k/W$g.W'D
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3.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。一般订金为货款总额的30%或60%。 
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.e(u3l)G+a$K0P3.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需总经理确认。 外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum,h4U7Z%f8?;o$C%q)|.Z2s
4. 验货 bbs.fobshanghai.com/Q(i"q$c!w&M7g#\1Q
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4.1:在交货期前两周或一周,要通知公司验货员验货。验货时间视公司情况而定。5x*x%z&^9h.O/R3n
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4.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户货并将货日期告知业务部及生产部。 福步外贸论坛(FOB Business Forum))h7j9a9P*o
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4.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum)?:l'{&Q#^
5.备基本文件。工厂提供的装箱资料,制作export contract(出口合同)、invoice(发票)、packing list(装箱单)等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。 bbs.fobshanghai.com-t!].k4W-B8W(P
6.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 bbs.fobshanghai.com,a"J3H%m!E1g8j$U2?
7. 租船订舱: 
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"~!?9f*}%r5l/h-D;f福步外贸论坛(FOB Business Forum)7.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常情况下,客人会指定forwarder agent or shipment co.。应尽早与forwarder agent or shipment co.联系,告知发货详细情况,了解将要安排的port of loading(装货港)、shipping schedule(船期)等情况,以确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向forwarder agent or shipment co.发出书面定仓通知(booking form or shipping order),通常在开船一周前可拿到shipping order(即S/O)。 
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8R8h&u!s;Q:L3g2i)z-@福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。7.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向forwarder agent or shipmentco.咨询shipping schedule、freight、port of loading等。经比较,选择价格优惠,信誉好,shipping schedule合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。 
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'b0X-c%]&x.G$v7.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向forwarder定散货舱位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求等内容。 外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum%A'f/n8S z
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7.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量、目的港等内容,以避免差错。 (Y,`*x#o3b-Q1k
8. 安排拖柜: 
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8.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行、装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 bbs.fobshanghai.com9[ v,d+\7e2"L
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8.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 福步外贸论坛(FOB Business Forum)%A2C9B;L K&_ d(z)`
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8.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
&i+D9Y Y3P,f'\5A!S外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum9.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。
,`&x6y+S$Z-z"s-d4J10. 获得运输文件: 
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10.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。 
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$v7}*g.V.`9Z福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。10.2. 督促船公司尽快出提单样板(B/L draft)及运费帐单(Debit note)。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。 外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum"n \$b4A:e
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10.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。$b5A&R$q'}$y
11. 准备其他文件 
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11.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。 外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum7G.[;t7[1}9U.B5`
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11.2.FORM  A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。 bbs.fobshanghai.com+P2_-W/W6W
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11.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。 福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。8R%g,S5f6O$r*|
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11.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航次,开船日,预计抵港日,货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书、发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。 (按客人要求来做,一般不需要提供)福步外贸论坛是中国最大的专业外贸论坛,致力于打造全球最具人气、最实用的外贸社区。!y9h*b8O!w&I9f!}2m7h
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11.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要提单相符。 
2H6O!Z;n,i8Vbbs.fobshanghai.com12.交单: |中国第一外贸论坛3t G0z&N"[#I5K;p

6@5w0A8e9x+c'M*T.v8q;h;u9J|中国第一外贸论坛12.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,一般是15天或21天,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。 bbs.fobshanghai.com'T!c*|3A5Q.s;C/J:q
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12.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 
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$s&e;B,[4^*S K;s7D+a外贸,外贸论坛,福步,福步外贸,福步外贸论坛,FOB,FOB forum12.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
+L!@3W/V,z*L${1m0a福步外贸论坛(FOB Business Forum)不过,有的公司因为客人信用好,也可以收到订金后出货,出货后,把提单资料和其他的文件传真给客人,再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。福步外贸论坛(FOB Business Forum);{'M&E/u6G8r3S-e
bbs.fobshanghai.com-E"n:J/^4u3p1f'B
13.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。 
'm'{-J/e3F4Y.}6b ?福步外贸论坛(FOB Business Forum)14.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 
"}8[*v q%G4`'L2{7k|中国第一外贸论坛15.单证员/报关员平时应注意收集运价变动,船期、航线等信息,为业务员报价提供帮助

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