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第一节：行政机关应用文的分类
一、命令 2
二、决定 3
三、公告 4
四、通告 6
五、通知 6
六、通报 7
七、议案 9
八、报告 10
九、请示 11
十、批复 12
十一、意见 13
十二、函 13
十三、会议纪要 14
第二节：补充应用文格式 16
一 、介绍信 16
二、申请书 18
三、收条、领条、借条和欠条 18
四、请假条和便条 19
五、留言条 20
六、启事 21
七、声明 24
八、海报 25
九、讣告 26
十、请柬 27
行政应用文写作
第一节：行政机关应用文的分类
国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（简称《办法》）第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类
一、命令
（一）命令的概念
上级机关对下级机关发布的带强制性、规定要执行的一种公文。
（二）命令的用法的区别
1、如果标题中有主要内容这一项，一般用“命令”；例：《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》。
2、如果标题中没有主要内容这一项，一般用“令”；如《中华人民共和国建设部令》。
（三）命令的写法
一般由标题、编号、正文、发文机关或签署人、成文日期五部分组成。
例： 中华人民共和国主席令
第三十二号
根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会常务委员会第十五次会议于2010年6月25日的决定：
免去李学举的民政部部长职务；
任命李立国为民政部部长。
中华人民共和国主席 胡锦涛
二〇一〇年六月二十五日
二、决定
（一）适用范围
对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定。
（二）决定写法
1、标题：完整式（执法机关+事由+“决定”）
2、主送机关
3、日期：①属于会议通过的决定，写在标题下，用（）
括起来，同时标明会议名称：②属于领导机关的决定，写在右下角，同成文日期。
4、正文。
5、生效标识：发文机关名称，日期，再加盖印章。
例：关于学院学术委员会人员调整的决定
学院各部门：
因我院学术委员成员中部分人员工作变动，需要增补新的成员，经院董事会研究决定，现将新一届院学术委员会组成人员公布如下：
学术委员会主任：陶梅生
学术委员会副主任：干信 孙续元
成员：（排名不分先后）（共23名）
孙松发 巴能军 邹继康 龚志伟 陶梅生
王兴庆 林晋 张钜斌 孙睦优 张春华
吴天明 范汉忠 赵清顺 霍泰山 喻伟
程虹 杨擘 王秀英
中南民族大学工商学院董事会
二〇〇九年五月十二日
三、公告
（一）公告概念
公告是行政公文的主要文种之一，他和通告统称为文告，都属于发布范围广泛的晓谕性文种。由于公告宣布的重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内，所以党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。
（二） 公告的写法
1、标题：完整式或省略式都可以。例：《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》，《国家税务总局公告》
2、编号：公告一般不用公文常规发文字号，而是在标题下文正中标示“第X号”。有些公告可以没有发文字号。
3、正文：
① 开头：开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等，要写的简明扼要、公告内容非常简短时，可以不写公告缘由，一开头就进入公告事项。
② 正文内容：正文用来写公告事项，即向大众公布重要事项或法定事项。③结语 一般用“特此公告”、“现予公告”、“公告”等习惯用语作结。
④ 生效标识：正文右下方写明发文机关全称。若标题上已有发文机关，则签署可省略。
⑤ 成文时间：日期一般放在落款之后，也可以放在标题之下。
四、通告
（一）通告的概念
用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项公文。通告是党和国家机关、人民团体、企事业单位使用的公文。
（二）通告的写法标题
1、与公告标题形式基本相同（两者都不需要写主送单位）
2、正文：
① 通告缘由：作为开头部分，通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的和意义。
②通告事项：明确具体写出通告的内容、通告事项的要求和实施措施。
③通告结语： 多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”、“此布”的模式化结语，一般单独设段。
3、生效标识
4、日期
五、通知
（一）通知的概念
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员。
（二）通知的写法
1、标题：
①完整式：发文机关+事由+文种。例：国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知。
② 省略式：事由+文种 例：关于做好预防禽流感工作的紧急通知。
2、主送机关：通知的主送单位是发文机关的下属机关，是通知的受文对象，其名称要写全称或规范化简称、统称。
3、正文：
① 通知缘由
② 通知事项
③通知结语（“特此通知”、“希周知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”、“请研究贯彻”）
传达通知——会议通知写法：包括会议的目的，名称，内容和主要程序，会议的时间、地点，对与会人员身份的要求，对与会人员会前准备工作的要求，报到时间、地点及联络人。
4、生效标识和日期。
六、通报
（一）通报的概念
通报是上级机关对下级机关中典型的先进事迹、先进人物进行表彰，对严重错误给予批评教育，借以教育干部和群众，不断改进工作，对重要的精神和情况给予沟通的一种知照性公文。
（二）通报的写作方法
标题+主送机关+正文+落款四个部分构成。除正文外，标题、主送机关、落款与通知相应部分写法相同。
正文写作：
1、表彰性通报：①介绍事迹
②宣布表彰决定
③号召学习
2、批判性通报：①列举事实
②分析性质
③宣布处理决定
④提出希望和要求。
例：
3、情况性通报：①通报的缘由
②通报的情况与信息。
③在明确情况的基础上，对受文单位提出希望和要求。
七、议案
（一）议案的概念
《办法》对议案的功能给予下列定义， 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（二）议案的写法
议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。
八、报告
（一）报告的概念
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（二）报告的写法
1、标题：完整式或省略式都可以。
2、主送机关：直接隶属关系的一个上级机关，其他用抄送形式。
3、正文：引据、主题、结尾三部分。
4、生效标识与成文日期：一般形式。
例：工作报告
①开头：基本情况（工作的背景，取得的总体成绩，简单的自我评价）
②主题：主要的成绩和经验、体会或教训。
③结尾：存在的问题、今后的建议和打算。如工作已顺利完成，这部分可以省略。
④结束语：特（专）此报告。
情况报告
①开头：概况（时间、地点、经过、结果等）
②主体：分析情况发生的原因、造成的影响和后果；处理情况
③结尾：今后措施（向上级表态）
④结束语：特此报告。
答复报告
①开头 答复依据例：收到问询函：《关于XXXX函》收悉，现将······问题报告如下：
②主体;答复事项
③特（此）报告
九、请示
（一）请示的概念
请示适用于向上级机关请求指示，批准。
（二）请示的写法
1、标题：事由+文种
2、主送机关：行文对象，又叫“受文机关”
3、正文：请示原由+请示事项+请示要求（结语）
①请示原由：提出请求的原因和理由（必要性、可行性）。
②请示事项：请求的具体内容。
③请示要求：当（妥，可）否，请指示（批示、批复、审批）。如无不当（妥），请批准（请批转有关单位执行）。
4、生效标识：成文日期，加盖公章
例：
十、批复
（一）批复的概念
适用于答复下级机关的请示事项。
（二）批复的写法
1、标题：一般用完全式
① XX（机关）关于XX(事项）的批复 例：国务院关于同意开放XXX航空口岸的批复
②XX（机关）关于XX（事项）给XX（机关）的批复。例：国务院关于同意国家机关工作人员退休后仍享受公费医疗待遇给卫生部的批复
2、主送机关 ：一定得有主送机关，一般只有一个主送机关，即批复所针对的“请示”的发文机关。
3、正文：①批复依据
②批复内容
③结语（—此复/—特此批复），独占一段。
4、生效标识
十一、意见
（一）意见的概念
适用于对重要问题提出见解和处理法。
（二）意见的写作：一般包括标题、成文时间、正文等几个部分。如果以文件形式行文下发，还应有主送机关。
1、标题：① 发文机关+事由+文种
② 事由+文种
2、成文时间：可在标题之下或在正文之后注明。
3、正文：包括发文缘由和具体意见两部分，有时还有贯彻执行的要求。
十二、函
函的概念
用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文。
函的写作形式（下页）
去函 复函
标题 公文标题 文种写明复函或函复
正文、缘由
、事项
、结束语 目的原因 先引来函标题在引发文字号
具体事项 针对来函答复
特此函商
即请函复
敬请函批
特此函告 特此函复
特此函告
特此函大
此复
署名、日期、公章
十三、会议纪要
（一）会议纪要的概念
会议纪要是要用于记载、传达会议情况和议定事项的一种公文。“纪”是综合、整理的意思，“要”是要点。
会议纪要的写作
标题
①公文规范标题法，即由机关名称，会议名称和文种组成。如《中国美术家协会书记处会议纪要》。
②会议内容和文种组成。如《报告文学座谈会纪要》。
③正副标题法。如《对比反映差距，差距说明潜力
——郑州市六个棉纺织厂厂长座谈纪要》
正文由三部分组成
①开头部分，写为了什么目的，由哪个单位召开了什么会议，会议于什么时间，在什么地点召开，会议就什么主要问题进行了讨论，什么领导在会议上讲了话或总结，会议效果如何等。这部分主要是交代会议的基本情况，要写得简明、概括。
②主体部分：写会议上反映的情况，研究的问题，做出决定性意见和解决问题的措施等。
行政会议纪要，只要把会议讨论和决定的问题归纳概括出来即可。工作会议纪要和座谈会议纪要，则需要把与会人的发言加以综合整理，进行有层次、有条理的反映。其具体方法有三种：一是用“一、二、三”序码组成几个部分，每一部分写一个方面的问题，而是用小标题的方法，概括每部分内容；三是用分款列项的办法加以反映。不管用什么办法反映，每一个问题都必须要有观点，有材料，有分析，有结论，还要有解决问题的办法与措施，使之言之成理，行之有效，有一定说服力。
会议纪要的写作，主体部分的每个问题或段落之首，往往冠以“会议认为”、“大家提出”、“会议决定”、“会议指出”等习惯性的开头语。这些习惯用于起连接和强调作用。
③结语部分，写会议号召，或突出会议的意义、作用、或交代遗留、悬念、悬而未决的问题。有时还写明主办单位对贯彻会议精神的一些要求等。
3、落款：写会议纪要的作者和时间。作者可以是单位，也可以是个人。有时写在公文落款处，有时写在标题之下，时间也是这样，可以写在末尾，也可以写在标题下，用括号上
例：
第二节：补充应用文格式
一 、介绍信
（一）介绍信概念：介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。介绍信包括铅印成文不留存根的印刷介绍信；铅印成文带存根的印刷介绍信；用一般公文纸写的书信式介绍信。
（二）介绍信的写法：介绍信一般应包括称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等一些内容。具体到不同形式的介绍信的写法，其格式内容也略有差异。
手写式介绍信包括标题、称谓、正文、敬语、署名等五部分。
介绍信的内容要写明如下几点：
(1)要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。如被介绍者不是只有一人还需注明人数。其中，政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。
(2)写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。
(3)要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。
例：
××公司负责同志：
今介绍我所副研究员，高级工程师陈×、余×二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。
此致
敬礼！
××实用技术研（盖公章）
××年×月×日
二、申请书
（一）申请书的概念：申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时写的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但要注意精练。申请书一般是一事一书，如：“入团申请书”、“开业申请书”等。
例：
申请补办学生证
教务处：
我是高三（2）班学生×××，不慎将学生证遗失，多方寻找仍无下落。特提出申请，请求补办学生证，希望批准。
此致
敬礼！
申请人：×××
2005．12．20
三、收条、领条、借条和欠条
（一）概念：
收条是收到别人钱物时写给对方作为凭借的条据，是一种凭证性文书。
领条是个人和组织从相关团体、组织或个人处领取物品时写给对方的凭证性条据。
借条是借到集体或个人的钱物时写给对方的凭证性条据。
欠条是指人们在经济交往中，因不能及时结清钱物手续而写给对方的凭证性条据。
（二）写法
这几种条据的格式基本相同，通常包括标题、正文、结语、署名和日期几部分：
1、标题——第一行居中以稍大字体写出“收条”、“领条”等字样。或者写“今收到”、“今领到”等。
2、正文——第二行空两格书写正文。应写清楚什么人，什么东西（钱或物），具体数量。
3、结语——在正文后另起一行空两格书写“此据”字样。也可省略不写。
4、署名和日期——在右下方位置写上立据者姓名，并在姓名下方写上立据日期。
例： 收 条
今收到王强老师所归还显微镜壹台，天平壹架，完好无损。
此据
顾小英
2005．12．1
四、请假条和便条
（一）概念：请假条是一种特殊的最简短的书信，是为了某种原因不能上学、上班或者参加集体活动，必须向老师或领导说明理由，请求准假。
（二）写法：它的格式与书信基本一致，分四部分：称谓、正文、敬祝语（可省略）、署名和日期。
例： 请 假 条
商务培训中心:
因我行于1月10日晚举行员工大会，任何人不得缺席，所以本人1月10日晚不能回校参加培训。特此请假、恳望批准!
此致
敬礼！
工商银行海珠营业部刘冬梅
2005年1月8日
五、留言条
（一）举例：怀明：
造访不遇，至憾。如有空闲，请惠临寒舍一叙。
午安！
文西
中午11时
（二）写留言条须注意以下几点：
1、留言条具有一定的公开性，因此要注意不要涉及隐私和机密问题。
2、交代事情要简明扼要，语言要简洁。
3、如写给十分熟悉的人，可直呼其名，也不必写敬祝语。日期可写星期几，上午或下午，乃至几点钟。
六、启事
（一）启事的概念：启事是机关团体、企事业单位，公民个人有事情需要向公众说明，或者请求有关单位、广大群众帮助时所写的一种说明事项的实用文件。启事可张贴、登报、广播、在电视上放映。
（二）启事的写法：启事一般分三部分：
1、标题。在第一行中间用比正文大的字写上文种“启事”或说明事项内容和文种，如“招生启事”、“征稿启事”、“招聘中学教师启事”等。还有一种写明启事单位名称加内容、文种，如“北京显像管厂聘请法律顾问启事”等。
2、正文。在第二行空两格空两行写正文。正文因启事所说明的事项不同而异。总的要求是要说得有条理，清楚明白，简明扼要。正文后可以写上“此启”或“特此启事”的结束语，现在一般启事都不写这些套话了。
3、落款。在正文后偏正右边，写上启事单位名称，如“××公司”、“××人”。单位名称已写入标题，后边就不必再写了，只写联系地址，电话号码，邮政编码，联系人，年月日。
例： 寻物启事
寻物启事是个人或单位丢了东西，希望通过启事得到帮助找回东西的一种应用文。寻物启事一般可张贴于丢物的地点，或贴在单位门口或街巷较显眼的位置，有的寻物启事也 登在报纸上。
寻物启事内容一般包括以下几项内容。
其一，写明丢失物的名称、外观、规格、数量、品牌等，同时要写明丢失的时间和具体地点。
其二，交待清楚拾物者送还的具体方式，或注明发文者的详细地址、联络方式等。
其三，寻物启事是求人协助寻找的，故除文中写些表谢意的话外，还可以写明给以拾到者必要的酬金之类的话。
例1 寻物启事
3月23日晚8∶00左右，在淮海路上遗失一个公文包，内有金额为5万的存折一份 、派遣证一个及它物，有拾到者请与失主联系，失主愿重金酬谢。
失主：×××
（联系电话：xxxxxxx）
xxxx年x月xx日
例2
寻人启事
12月18日上午10时左右，我带女儿去金鹰商厦购物，女儿不慎走失。女儿叫王晓，3岁，身高60厘米；圆脸，双眼皮，头上夹一大红色蝴蝶结发卡，上身穿鹅黄色羽绒服，下身穿红色绒线裤，脚穿红色皮鞋。如有人发现或知道线索，请速与我联系，一定重谢。联系电话：xxxxxxx，手机：xxxxxxxxxxx。
王××
2005．12．19
招领启事
招领启事则是拾到东西或收留了走失者的个人或单位，为寻找失主而使用的启事。写法和寻物启事基本相同。须注意的是：如果是拾到钱物，正文部分要写明拾到的时间和地点，但不能写明钱的数量和东西的特征，以防冒领；如果是收留了走失者，则一定要具体介绍其性别、大致年龄及外貌特征等，以方便失主辨别。
例三
招领启事
昨天下午活动课，我班×××同学在操场主席台南侧跑道上拾到票夹一只，内有手表一只，银行卡一张，人民币若干。希望失主到班主任×××老师处认领。
高三（1）班
2005．12．1
例四： 庆典启事
庆典启事是党政机关、社会团体、企事业单位举办有关庆祝或纪念活动时，由筹办单位、部门向社会各界及有关人员告知庆典事宜的启事。庆典启事须注意交代以下内容：
1、庆典缘由；
2、庆典活动总体安排，包括时间、地点、组织接待、内容、参加人等；
3、其他有关事项及要求；
4、欢迎参加庆典活动的结束语；
5、单位地址、电话、传真、联系人等。
七、声明
（一）声明的概念：声明本用于国家、政党、政府或团体公开说明真相，或向公众表明自己的立场、态度和主张，局限于政治、外交等领域。后来，声明的适用范围扩大到工作和日常生活领域，一般单位和个人也可以使用声明来说明与本单位或本人直接相关的问题或事实真相，向公众表明自己的立场、态度和观点。
（二）声明的写法：
声明一般由标题、正文、署名三部分组成。正文一般为三分式结构，开头说明发表声明的缘由或依据，主体部分一般分条列项写出具体的声明事项，最后以“特此声明”作结。如果开头与主体之间已有“特作如下声明”或“特声明如下”之类的字样，即不写“特此声明”的结语。声明事项单一不涉及繁杂问题的，主体部分也不必分条列项。
例：
声 明
本公司职工黄国荣已于2001年8月20日离开本公司，他在离职后签订的一切与本公司有关的合同及所作承诺，一律无效。
特此声明。
广东中山美丽华灯饰家具有限公司
2001．8．30
八、海报
海报是机关、团体向广大群众报道或介绍某一消息、发生活动时所使用的招贴式的应用文。它多用于热烈的场合，如报告会、电影放映、戏剧表演、体育比赛、展览等等。海报的写法没有固定的格式。一般先在纸的上方正中写上“海报”二字，字体稍大，下面写明是什么活动，写清举行活动的时间、地点、参加方式。如果是售票或发票，要写明买票或领票的时间、地点。如果是文艺、体育表演，要写明表演单位。【示例一】
例： 海 报
上海杂技团演出精彩杂技，大型魔术
表演新颖 滑稽幽默 来去无踪 变幻莫测
演出时间：10月11日－10月13日，晚8时
演出地点：田汉大剧院
票价：50元、40元、30元
联系电话：2223698
九、讣告
（一）讣告是报丧的传统文书，一般由死者家属或单位的治丧委员会通过张贴或传媒等方式将人死的消息和追悼的仪式告诉亲朋好友。
（二）讣告的一般格式内容如下：
1.标题。写 "讣告"即可。
2.死者的姓名、身份、逝世时间、地点、原因、终年寿命。
3.死者生平 (可有可无)。
4.葬礼举办时间、地点。
5.联系情况。
6.讣告发出者。
例： 讣 告
父亲大人xxx，因病久治不愈，于公元2002年1月2日晚上7时在医院抢救无效，不幸与世长辞，享年90岁。现定于2002年1月6日上午10时30分在xx殡仪馆20号厅举行追悼仪式。
治丧委员会设于广州xxx路x号，负责人：xxx联系电话xxxxxxxxx。
长子：张xx 妻：xxx 孙男：张xx
次子：张xx 泣告
2002年1月2日
十、请柬
（一）请柬的概念：请柬又称请贴，是人们在节日和各种喜事中请客用的一种简便邀请信.请柬是为邀请宾客参加某一活动时所使用的一种书面形式的通知。一般用于联谊会、与友好交往的各种纪念活动、婚宴、诞辰或重要会议等，发送请柬是为了表示举行的隆重。请柬通常也称作请帖。 在古代，柬与帖有一定的区别。请柬的“柬”字，本为“简”。造纸术发明以前，简一般是较普遍的写作材料。简是将木材或竹木经过加工后制成的狭长的片。简一般指竹简，木制的写作材料古人称“牍”。人们把文字刻在简上用来记事，由于书写面积有限，篆刻也有些难度，所以用简书写文字容量是较小的。人们把简联缀在一起而成“册”。到了魏晋时代,“简”就专门 用来指一种短小的信札，这一说法延用至今。
（二）请柬的书写
1、在封面上写“请柬”（请贴）二字
2、抬头写被邀请者（个人的姓名或单位）名称。
3、交待活动内容，如开座谈会、联欢晚会、过生日等；交待举行活动的时间和地点，如果是请看戏或其它表演还应将入场券附上。
4、结尾。如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”等。
5、署明邀请者（个人、单位）的名称和发出请柬的时
请 柬
XXX:
兹订于2001年8月10日至8月18日，在xx华侨大厦召开xx名酒展销会，并于8月10日中午11时30分假座华桥大酒家举行开幕典礼，敬备酒宴恭候。请届时光临。
xx电器有限公司敬约
xx年x月x日
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