|
书名： Google时代的工作方法副标题：如何解放你的大脑、发现你想要的、作对你想做的
作者：【美】道格拉斯*梅里尔詹姆斯*马丁译者：刘纯毅出版社： 中信出版社 内容简介：当今社会，节奏在加快，信息在饱和，到处都是超链接。你的时间和精力够用吗？！你的办公桌是不是经常乱七八糟？你工作时注意力是不是经常分散？ 本书主要思想如下：找准并确定目标，然后绕过障碍；列清单，把一闪而过的想法记下来；利用好搜索工具及谷歌所提供的衍生功能；共享资讯和知识，团队的作用大于单枪匹马的英雄主义 以下为全书的笔记。 第一部分 鸡尾酒会与麦片，探索我们的大脑 大脑记忆原理，效应规律 原理1：为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。 这些是原理，而不是规则。 规则意味着约束，而原理是一种可供参考的新观点，以便让自己设计出适合的进行有效组织的系统方法。 原理2：让信息尽可能快的离开大脑。即立刻做决定。原理3：多重任务通常会让你降低效率。（短期事务过多让大脑负荷过重） 短期记忆一次能记5~9件事。放多了有些就会被挤走。 在任何时刻，大脑中暂存的信息都比你真正意识到的信息多出很多。一般而言，只有那些跟我们有关的信息才会进入我们的意识。 将所见所闻变成自己的记忆，大脑进行了重新编码。“编码” 当新的选择出现时，我们倾向于质疑最初的选择，这是因为我们的大脑感受到所有选项造成的负重感。 所以需要经常回顾自己的理想和目标。这样才能在多种选择中，在事件频发的过程中，不迷失，不质疑。 原理4：利用故事去记忆。 想想那时自己正在做什么等。结合当时的情景记忆。 我是上班一族，让朝九晚五不再混乱 各种应改变的旧模式，旧思维习惯 对工业时代旧模式的简述：工业革命带来了泰勒主义（科学管理，提高效率），泰勒主义带来了生产线，生产线带来了朝九晚五的工作日和40小时的工作周。 几大误区（旧模式适用）：朝九晚五，暑假，知识就是力量。 教育领域的生产线模式把富有创造力的孩子变成了千篇一律的应声虫。 生产线模式把人定性，扼杀了人的创造力。 原理5：仅仅因为一直都按照某种特定方式做某事，并不意味着永远该这样做。 如果不合适，就应该有所改变。 原理6：以前，知识不是力量；现在，共享知识才是力量。 力图把大量知识装进自己的脑袋，那是没抓住要点。建立一套存储和组织知识的系统方法，从而在需要知识的时候可以使用或者记起知识（利用工具等），这是一个好得多的策略。 之前：为了建构自己的“独门”知识或者为了向大家证明你是拥有特殊知识的唯一人选而没日没夜地疯狂工作。 之后：成立一个团队，搞清楚什么是你擅长的，坦承什么是你不熟悉的。把你不擅长的工作委派给别人，并且要信任他们，放手去做。 分享自己知道的，鼓励别人也这么做，互相学有所获，都能够更好的工作。 跟别人一道，最好是不同领域、不同背景的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷方法。 赛车、篮球、短裤及歌剧，认识自己的短处，突破制约 识别假性制约，绕开真性制约 原理7：进行组织安排时，识别假性制约，克服它。绕开实际制约，或减少它所带来的影响。 假性制约是主观假定的，如人云亦云的做不到的事。实际制约是切实存在，无法改变的。 方法：可以列出一张制约清单，把所有自己认为的制约都写上去，然后一条条辨别。还可以大声念给信任的别人听，让他人给出建议。 原理8：对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。 原理9：有时要忽略制约，敢于挑战和创新，接触新事物，或做自己想做的事。（要懂得什么时候忽略制约） 无论要做什么样的决定，尽量不要让非理性的害怕占据主导，害怕是一种情感制约，经常是最可忽略的因素，克服方法是不去想它，专注做事。 登山还是在家健身目标清晰，才能井然有序 原理11：在实现目标的方式上要灵活变通。 从一开始就把目标定的尽可能地明确详尽。如果第一个方法不成功，也要保持开放态度，寻找实现目标的新方法。也可以这样理解：你很清楚自己要从A地到B地，但也要认识到，两地之间有几条不同的路线。 我们不太擅长做出决策，但是可以克服。可以采取以下建议： 找个信任的人。把决定告诉他，听听他的意见。他可以帮助你发现工作中的逻辑问题和主观偏见。至少，他也可以让你增强信心，确信自己做出很好决定。 比较看看自己的决定在不同情况下产生的结果。形象地展望一下这些结果，并花时间“现场体验”一会，找找每个决定的感觉。 做好自己的调查研究。补充信息有助于做决定。但是要警惕过量的信息。 针对决定可能产生的结果，列出所有利弊得失，尽量按照重要程度把它们优先次序排列好。 对于正在考虑的决定，把支持和反对理由都写出来，一天之后再去阅读所写的内容，大胆质疑自己所做假设。 第二部分 超越泰勒主义为什么说搜索很重要 原理12：不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。 建立自己的资料库，但不用详细归类，只需要设置几个主要文件夹即可。将文档放入，名字里包含可能会用来搜索的关键词。 推荐工具包括：Gmail，evernote，google系列产品。 好处是不用花时间和精力将文档归档。 第六章是法国，还是拉斯维加斯的巴黎，如何玩转搜索 使用搜索引擎技巧 在网络和本地电脑上都可以搜索。 1增强搜索条件的描述性 2条件短语中加入引号“” 3使用形容词搜索“paris hotel”~affordable，可以用OR 4排除不想要的结果用“-” 找特定文件类型，如”personal budget”filetype:xls 彩色笔与过滤器养成信息过滤的好习惯 原理13：大脑中只保存真正需要记忆的内容。（过滤信息）原理14：大块内容要化整为零。（彩色笔将信息分为几类，各个击破） 过滤技术帮助避免记忆自己不需要的信息。过滤信息的时候，我会根据针对信息设定的目标，把自己认为重要的信息分离出来。除此之外所有信息，一律置之不理。 过滤方法：先明确自己的目标，在阅读的时候标出看起来重要的内容。第二遍时将内容分为几类。用不同的颜色对书中的信息分门别类。第三遍阅读，找到荧光笔的内容，更加认真的阅读和记忆，尽量理解段落的真正含义和它与其他标记段落存在怎样的联系。 几个实例：作者中学时学数学划分知识点；编辑对本书的改进意见分为几类 原理15：每周拿出些时间回顾关键信息。 每周安排时间阅读所有的会议笔记（电子版、纸版）。阅读时，先用彩色笔将各种信息分为几类，再把相关内容汇总整理为一个文件。再打印下来细读。 通过事后复读和重新整理，把重要的内容记忆下来。 纸质文档与电子文档，孰优孰劣 原理16：没有一个完美无缺的组织方法。 适合自己，又符合有序管理方法的即可。 一个好计划就是尽量确定拐点（困难？限制？）在哪儿，并能找到绕开拐点的途径。 为一条信息确定的目标可以帮助决定如何保存，如何组织这一信息。（在何处有用，是否重要，有效期限等） 何时使用电子文档 很多的随机信息和资料。可以放入电子的资料库内。 要与别人共享的文档和信息。 重要文件或机密文件的纸质和电子版本都要保存。 语音转换文字业务（语音留言变为文档） 何时使用纸质文档 记在纸上是触发灵感，计上心来的好办法。 对某件事情没有解决的灵感时，可以把相关内容写在不同的纸片上。 拿着一张张纸走来走去，大脑得以在不同的内容之间建立联系，从而找到孤立思考时想不到的解决方案。你也可以试验一下这个方法。只要把记事本上的纸撕下来，写好之后贴在墙上即可。或者去买块比较大的白板，放在办公室里。创造足够的物理空间，让信息能够来回碰撞，让想法得以不断提炼，这样可以激发自己的思维，而这也是死盯着电脑屏幕无法做到的。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上，而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上，原因就在这里。 如果目标是记住或者真正吸收信息，就把它打印下来。 在纸上可以注意到电子文档上无法捕捉的内容。 随身携带的小笔记本。 用活电子邮箱把它变成可搜索的历史档案库 把gmail中的标签看做不同文件夹的结合，可更好发挥作用。 标签举例：待办，写书资料，等。 灵活使用自动归档。 密码管理 把密码的提示线索（而不是实际密码）保存在Gmail邮箱等（网络上）。 比如说喜欢的音乐是the other side of moon，乐队是coldplay。 密码取首字母，成为tosomcp 加上标点符号和数字，tosomcp!@12 再将大小写分开一个字母，ToSoMcP!@12 这样就是一个安全度很高的密码了。 再发一封邮件给自己，写着最喜欢的歌和乐队，加标点符号等。即完成了提示信息。 但安全度高的密码并不表示高枕无忧，最好每半年就修改一次密码。 第十章为什么应该在网上保存日程表 google日历可以帮助你安排日程，提醒功能和分享功能也很实用。 红色工作日程，蓝色娱乐日程 如何轻松管理文档及网上内容 资料库。需要资料时搜索即可。觉得有用以后可以用得到文章可以复制粘贴发到自己的gmail上，加上标签（前文） 开会时用google文档，实时做会议记录并能让远程会议的人看到。 第三部分 第十二章避免大脑压力，集中精力工作 让大脑不感到压力，原理是减少思维转换。 方法： 在新收藏文章，或者接到新任务时，及时加注解（比如在某日开会时接到），有助于以后处理时了解背景信息，不用费力思考背景细节。 把类似的任务放在一起。 在海滩上收邮件 怎样把工作和生活完美融合 把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。 并不是说在享受生活的时候不忘记收邮件，而是在例如排队等枯燥时间充分利用它。 休假时，可以在每天的早上或晚上固定一个小时收邮件，处理公务。 第十四章如何处理意外事件 在意外来临之前做好准备，有一套应急机制。 尽量让自己冷静下来。 有生大病的家属时，将医生电话，药物清单等尽快分享给涉及的人。 借助同事、朋友和信任的人的帮助。 个人视角终有局限，如有非虚构类好书新书推荐，还望投稿或微博私信@潘乱兄 读点：什么？又是一本有关组织的书？ 前言 什么？又是一本有关组织的书？“不可能吧？”你或许会这么想。我的意思是说，世界上真的需要再出一本书，专讲如何进行有序组织的吗？ 没错。开始着手写作本书时，我也在思考同样的问题。那个时候，我是Google公司的首席信息官，该公司以“对全世界的信息进行有序组织”为使命。 那么，身处信息时代该如何进行有序组织呢？显然有人会认为，我必定有一些有用的真知灼见可以分享。 当时我和同事（现在他是最棒的合著作者）吉姆·马丁坐下来，抛开纯粹的优雅客套，实实在在地讨论“组织”这个主题。事实证明，我发现自己确实有很多新思想可以呈献给大家。 不过，首先请允许我打个小岔。 想象一下这样一幅图景：一个瘦弱的男孩，留着短短的头发，戴着厚厚的眼镜，靠着妈妈坐在一张深色的长木桌前面。桌子对他来说实在是太高了，他在座位上需要尽量坐得高一些，他的双腿耷拉在下面摆来摆去。那是20世纪70年代夏日的午后，地点是美国阿肯色州乡下小小的康韦镇。外边雾蒙蒙的，十分炎热，一点儿生气都没有，只有蚊子飞来飞去。室内开着空调，非常凉爽。 在这个悠闲的美国南方小镇，尽管深夏时节的下午呈现出无精打采的景象，到处都是一派懒洋洋的样子，可是那个男孩一点儿都不轻松，他的心跳得飞快。 他妈妈对着乘法表，不厌其烦地教着儿子。母子二人这么做不是一次两次了。练习做加法、减法和乘法，有时一做就是几小时。在每年开学之前，这都是暑假期间的例行工作。 要是了解这个孩子的家庭背景，你肯定认为他会是个数学奇才。他爸爸是物理学博士，他妈妈拥有两个硕士学位。他的一个姐姐继承父亲的衣钵，正在攻读物理学学位，另一个姐姐拥有中世纪英国文学学位。最重要的是，他哥哥是数学博士。 然而，轮到这个小弟弟的时候，他在一个接一个的暑假里苦熬，学习的竟然是简单的乘法运算。他真是个失败者啊！他自己总是忧心忡忡，生怕大家知道他不够聪明，不够优秀，要不就是担心自己会给这个家庭丢脸。 现在大概你已经猜出来了，我就是那个小男孩。或者说我曾经是—现在我长高了，留的头发也比那时候长了。不过，对于当年让我忧心不已的秘密心事，我仍然记忆犹新。 我学不好数学，是因为患有诵读困难症，尽管当时不明所以。诵读困难症是一种学习障碍，单在美国大约就有1000万儿童受此困扰。由于诵读困难造成数字颠倒，因而患者经常对数学感到头痛。他们阅读也很困难，因为该病症也会把字母弄颠倒。 比起现在，人们当年对诵读困难症的认知和诊断都要少得多，直到上了高中，我才认识到那是造成我学习吃力的根源。幸运的是，父母对我很有耐心，哥哥姐姐总是帮我完成作业。我学习一直很努力，后来也顺理成章地在学业上取得了好成绩。到最后，我也拿到了博士学位。大概你不会惊奇，我读的是认知学学位—该学科研究人们如何学习，怎样解决问题。我主修这个学科，是因为我想找到帮助那个男孩以及其他类似的孩子的办法，让他们不再对学习感到恐惧、难过、焦虑。 通过研究我发现，人们教授数学以及其他学科的方式与我们大脑的实际运行机制相去甚远。不管是否患有诵读困难症，大多数人学不好数学都不是因为愚笨和懒惰，根本就是因为教学方式不对。事实上，按照大脑的运行方式来看，我们这个世界上绝大多数的组织结构方式都是错误的，这就导致有序组织变得极其困难。（关于这个问题，我会在第一章中深入解释。） 既然有这些学习障碍（最主要的是诵读困难症），我这个满怀恐惧的小男孩最终怎么能拿到博士学位，并且又当上Google公司首席信息官的呢？事实上，由于学习让我很吃力，我就拿出很多时间去思考怎么才能避开学习障碍为我设置的种种制约。我努力开发学习技巧和系统方法以减轻大脑压力，帮助自己仅仅关注那些真正需要学习的信息。无论什么东西，我都不会认为那是理所当然的。 我付出了额外努力，开发出组织信息的系统方法，最终顺利完成学业。几年后，幸运之神再次光临，在我的职业生涯中，以前付出的努力又一次得到回报。我之所以受雇于Google公司，帮助Google“对全世界的信息进行有序组织”，部分原因在于自己曾经从一年级开始就实践过同样性质的工作。不可否认的是，那时涉及的信息量当然小得多。 我把童年阶段和整个成年时期都用于开发组织信息的系统方法，从中受益良多，学会了很多东西。由于大脑的内在制约没有引起我们的重视，现在很多人在信息掌握方面是紊乱无序的，这可不是无足轻重的小事。我们也没有找到解决这些内在制约的办法。诵读困难碰巧成为我的大脑弱点，不过事实上，人人都有某种形式的大脑局限。 现以记忆为例。人的短期记忆一次只能记住5~9件事。由于没完没了的待办事项不断引起我们的注意，再加上一天到晚积攒起来的信息无穷无尽，我们总是忘这忘那，这就一点儿也不足为奇了。从一项任务转向另一项任务，会把短期记忆中的既有内容排挤出去，也会让事情更加复杂。人的大脑根本就不能同时应付多项任务，原因之一就在这里。 在作决定方面，我们的大脑同样也不擅长，这真是很悲哀。比如说，我们作决定经常是建立在害怕失去什么的基础上，而不是考虑希望得到什么。想想我们在特定时刻面对的许多选择，也就难怪到一天结束时你会感到心累神乏。 我们感到紊乱无序、压力重重，大脑并不是唯一原因，当今世界上的很多组织结构方式也在拖我们的后腿。认识不到这一点，我们就会继续围绕陈旧过时的社会结构和根本错误的需求信念安排生活。譬如，尽管如今我们在很大程度上已经是信息经济和服务经济了，然而现在企业还是依靠原本用来组织工厂工人的时间表来安排经营运作。在当今时代，固守工厂式的时间表会带来很大压力，也会产生很多其他问题。孩子上学和放学时间是在很久以前规定的，当时之所以那样安排，是为了不耽误家长在田间劳作。确立我们生活作息所遵守规则的那个时代早就一去不复返了。在那个时候，计算机不是人们生活的中心；在那个时候，父母双方只有一方工作；在那个时候，知识具有强大的力量；在那个时候，上下班一般都很便捷—家居和办公之间泾渭分明。 啊，多好的旧时代呀! 然而，时至今日，现行的社会组织结构还是指望我们有过剩的脑力，从而总是能够想着孩子该在什么时候接回家，门钥匙放在哪，重要的营销文案该在什么时候提交以及需要谁来批准。我们对人的大脑和社会结构的认识方式与它们的实际运行机制之间存在严重脱节，再加上层出不穷的信息时时分散着我们的注意力，这是我们如今处于紊乱无序状态的关键问题。 上述问题还隐藏着这样一个事实：如果有什么事情搞错了，我们承受的压力就会直线上升。事实上，或许正是面临的压力促使你拿起了这本书。（顺便感谢你阅读本书。）压力之下，可能会让你去开列待办事项的清单，而这个清单永远也不见缩短。你可能会担心没有时间关心孩子的学习，你也可能会觉得总是落后于别人。 让我们正视这个问题吧。紊乱无序让你感到重重压力，重重压力让你举措失当，举措失当让你承受更大的压力，更大的压力让你更加失误连连。这真是“恶性循环”的一个完美定义。 我对这种恶性循环有所了解，自己以前曾经陷入其中。 吉姆和我开始写作本书的时候，我正在调工作，换城市，找房子。那时我刚刚离开Google，出任百代唱片公司数码事业部总裁兼新音乐首席运营官。由于消费者转向数码音乐，唱片行业面对复杂的技术和组织挑战，正在苦苦应对。百代公司聘用我，部分原因就是希望我能帮助他们掌舵，应对这些挑战。 我对音乐和技术都很痴迷，这个挑战让我由衷地感到珍惜。不过，从硅谷搬到洛杉矶，也会让我面临很多其他的挑战。到了新城市，我觉得自己连百货商店在哪儿都不知道，更别提新公司是怎么运作的了。我以前给自己建立的系统方法和组织结构，现在也无法遵循了。突然之间，我又成了那个剪着短发的男孩，感觉只有自己不懂，剩下一个人在苦学，本来应该很容易完成的任务，我还得熬夜解决。我感受到难以置信的压力。幸运的是，我利用自己开发的组织技术，突破重重压力，找到了一条出路。本书后续章节将会描述这些组织技术。 因而可以说，诵读困难症让我在理解人们如何学习的问题上获得了特别的优势。人的大脑与社会结构时常跟我们作对，在认知科学领域的学习研究帮助我看清了其中的机理。凭借这些知识和观察，我逐步理解了辨别造成紊乱无序的根源的重要意义。不幸的是，对于这个问题，大部分讨论组织专题的著作不是刻意掩饰，就是视而不见。本书并非如此。你为什么不能像期望的那样有条不紊，我希望本书能够帮你理解个中缘由，因为你很快就会看到，这其实不是你的问题。存在一种比你本身更强大的合力，让你总有一团乱麻、支离破碎的感觉。 其实你还远未达到无能为力的程度，这是一个好消息。在工作和生活中会遇到一些困难和挑战，导致你效率低、压力大，我将跟你分享克服这些困难和挑战的经验策略。我要讨论的可不是怎样有序组织衣柜里的衣服之类问题（这方面可能得你来教我）。我想分享的是在生活中组织安排任务和信息的技术，以便让你以最低程度的忧虑、更高的效率、更好的效果来实现你的目标。 类似地，我也不会提出一刀切的万应灵药式有序组织的概念。始终保持电子邮箱为空？把电脑文件按一层层的文件夹存放？使用电子方式传送财务报表？假如生活中一直都是如此行事，那我将永远生活在颠三倒四的状态。 事实上，即便这些办法听起来都像是很好的组织准则，但我不会去这么做。这不是因为我做不到，而是因为我已经找出了能够更好地适应我们工作生活的组织方式。 例如，在Google公司的多年工作履历让我理解了技术该是如何帮助我们进行组织，而不是把我们淹没于每天汹涌而来的信息汪洋之中。我弄明白了技术是如何让我们更有序、更高效，从而让生活更轻松的，我也弄明白了技术是如何让我们的记忆压力减至最小，让我们的大脑跟我们协调一致而不是处处作对，从而帮助我们减小压力的。 这就是我打算写作本书的原因：与你分享自己开发出来的方法（有些方法需要利用技术，有些则不需要），绕开人的大脑、社会结构和个人局限强加给我们的种种制约而前进。帮你开发出服务于你自己的系统，让你更有序、更成功、更轻松，这是我的目标。我想帮你停止从事明明是在浪费时间和精力而自己却浑然不觉的那些事情。我还想帮你确定哪些是该做的事，以及哪些是不该做的事。通过了解、努力和更好的组织，你会发现自己进入了“良性循环”阶段。每天下来，都会让你增一分明晰，多一点心劲。带着这份明晰、这些心劲，而不是重重压力，从事乐趣多多的事情，工作效率会更高。 本书的组织架构 以下是本书的内容构成。在第一部分，讨论的对象是你。你如何思考，你如何感觉，你所处的社会是什么样子，社会如何对你施加影响，你所受的制约是什么，你该怎样超越这些制约，你的真正目标是什么，为实现这些目标你该如何进行组织。 在第二部分，我会跟你分享自己历年发展起来的有关有序组织的技巧、技术和策略：如何搜索内容，如何组织信息，如何掌握所有的电子邮件、待办事项、相关文档和工作日历。我也会为你指出一些令人惊叹而又唾手可得的工具和技术，诸如智能电话和云计算，我还会帮你找到使用这些工具和技术时适合自己的最佳方式。 在第三部分，针对我们身处21世纪的当今世界面临的大大小小的挑战，将会讨论如何进行有序组织。我将帮助你学会如何把分散精力的情况减到最少，也会解释为什么没有“工作生活两不误”之类好事。处理那些意料之外的事情，如何帮助你有条不紊地准备好体能和脑力，我将向你展示个中机理—因为这些事情总是会不期而至。等你看完本书的时候，我希望你会为一个全新的开始作好准备，从此让你的人生变得井井有条。 那么就让我们开始吧，好吗？现在天气晴好，没有蚊虫叮咬，我也保证不用让你重背乘法表。 |
|
|
