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一、科技文件材料的形成
科技文件材料是记录和反映本企业科技技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。
按照科技文件材料的形式来分,主要有文字材料、图样材料、目录和表格材料、声像材料、机读文件等几种基本类型。
按照科技文件材料的内容来分,主要有基建项目、设备仪器、工业产品、科研课题等几个类别。
二、科技档案的整理方法
(一)科技档案的分类
科技文件材料在经过归档之后即转化为科技档案,对应科技文件材料的几个大类,科技类档案一般分为基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案等大类。大类下面还可以再分属类,一般基建类按项目,产品类按品种,科研类按课题等分设二级类目。如果二级类目下档案数量仍然很多,还可设置三级类目。但分类时类目层次不宜过多,一般民营企业的科技档案分到二级类目就已经可以了。
(二)整理的准备工作
1、制定科技档案立卷归档制度,明确每一类科技档案的归档范围、归档要求、归档时间、归档份数。其中归档范围可参见附录一的《各类文件材料的归档范围及保管期限表》,科技档案归档制度可参见附录一的《各类文件材料的归档制度》。制定归档制度的作用主要在于加强档案的积累和收集工作,保证科技档案的齐全完整、及时归档。
2、制定科技档案分类编号方案。在本企业的档案分类编号方案中明确每一类科技档案的分类代码和编号方法。档案分类编号方案可参见附录一。
(三)整理方法与操作步骤
1、收集文件材料,及时齐全完整。
在各类科技活动开展的过程当中就应该十分注意科技文件材料的形成和积累,并且有意识的进行初步整理,将不同阶段、不同项目、不同产品、不同课题的科技文件材料分开来存放。在整个科技活动结束之后,要及时补充收集相关材料,确保整个科技活动过程中形成的科技文件材料的齐全完整。
2、科技文件材料的组卷
组卷,是在一个大类下,对一个项目的科技文件材料进行分类、组合的过程,也就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。科技档案组卷整理时,最重要的就是根据其成套性的特点,结合考虑科技文件材料的种类,采用灵活适当的方法,最终来确定案卷。
最常见的组卷方法有以下几种:
(1)按结构组卷:产品、设备按组件或部件组卷,基建项目按分项工程组卷。如机床可按动力部件、支承部件、输送部件、控制部件和辅助部件等分开进行组卷;大型基建项目可按地基与基础工程、主体结构工程、建筑给排水及采暖工程、通风与空调工程、电梯安装工程、外墙装饰工程等分开进行组卷,如果分项工程的文件材料仍然很多,还可对分项工程进一步细分;
(2)按程序或阶段组卷:即按生产程序或工作阶段来进行组卷。如工业产品的工艺、工序文件,或科研课题研究过程中产生的文件材料,均可按其产生形成的顺序组卷。
(3)按专业组卷:即按生产产品或基建项目的专业性组卷,如基建项目的图纸可按建筑图、结构图、水、电系统图等专业的不同分开来组卷。
(4)按问题组卷:就是按照科技文件材料所反映的问题立卷。一般用于文字材料的组卷当中。
另外在对科技文件材料进行组卷时,还应该注意以下几点:
(1)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。
(2)引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
(3)一个单位保存了一套相关的通用图、标准图并已单独组卷的,在采用了这些通用图、标准图的项目中,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。
(4)底图以张为单位单独保存和管理。
(5)产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在产品案卷之后。
(6)设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机科技文件材料单独组卷。
3、卷内科技文件材料的排列
卷内科技文件材料的排列,一般分情况按以下顺序排列:
(1)基建类案卷按项目依据性材料(项目报建、审批、红线图、拆迁协议等)、基础性材料(含地质勘探报告等)、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计等)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。另外,由于基建项目的文字性材料不多,一般集中将其放在本项目基建档案的首卷。
(2)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。一般随机图样单独组卷,但与同一台套设备的其他材料一起编号、排架。另外,一些与基建项目同时进行安装、调试的大型设备,一般放入基建档案中。
(3)产品类案卷按产品前期调研(含市场调查、合同、协议等)、开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。
(4)科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。但为了方便查找和突出重点,也可将课题鉴定和获奖证书等材料放在首卷。
(5)工程(项目)建设类,如计算机软件系统开发设计、大型企业技术改造项目等。一般按项目工作阶段的次序排列,如准备阶段、实施阶段、总结验收阶段等。
(6)案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
(7)案卷内科技文件材料排列文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。
4、卷内科技文件材料的整理
(1)编页号
装订的案卷每卷均从1开始编流水页号,凡是有内容的页面均要编页号,页号位置正面编于右下角,背面编于左下角,图纸编于标题栏右上角。成本成册且本身已有正确页码的文件可不用再编页号,直接置于本卷最后。编页号时建议采用打码机。
不装订的案卷要求每份文件单独装订,单独编页码,并且在每份文件的首页右上角空白处加盖档号章,图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图,填写方法参见《科技档案卷内目录》中的相同项目。
(2)图纸的折叠
案卷内图纸应按张折叠,以A4型大小为标准,折叠方法保持一致,折叠后标题栏露在右下角,尽量减少折痕,折好后依图号顺序排列。如果是需要装订的案卷,图纸折叠时应留出装订位置,折叠后应能完全打开,不影响阅读和利用。
5、目录及封面的填写
(1)填写《科技档案卷内目录》
《科技档案卷内目录》放在卷内科技文件材料之前。某些图纸原来已有图纸目录的,应保留其目录,可不另外编制卷内目录;如果图纸目录与图纸排列不相一致时,应当重新编制卷内目录,原图纸目录保留,并编页号。《科技档案卷内目录》的样式见下表:
科 技 档 案 卷 内 目 录
档号：
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序号 |
文件
编号 |
责任者 |
文件材料题名 |
日期 |
页次 |
备注 |
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其主要项目的含义及填写要求如下:
① 档号:一般由分类号+项目号+案卷号组成,具体由本企业的档案分类编号方案确定。例如:基建档案的第一个工程项目的第一个案卷,它的档号可编为:B1—1。
② 序号:科技文件材料在案卷内排列件数的顺序号,每卷均从1开始,用阿拉伯数字依次标注。
③ 文件编号:填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
④ 责任者:填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
⑤ 文件材料题名:填写科技文件材料标题的全称,如果原有标题不能反映材料内容(如“通知”、“报告”等),则应将文件内容归纳一个标题,用“[ ]”括起来,以便查找检索。
⑥ 日期:填写科技文件材料的形成日期。
⑦ 页次:填写每份科技文件材料的起止页号。装订的案卷也可以只填开始的页号,但最后一份科技文件材料必须填写起止页号。成本成册且本身已有正确页码的文件可直接在此栏标明页数。
⑧ 备注:科技文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。
(2)填写案卷封面
科技档案案卷封面印制于档案盒的正表面,也可采用内封面形式(即软牛皮纸印制的封面),案卷封面的样式见下表:
 其主要项目的含义及填写要求如下:
① 档号:一盒一卷时,档号与《科技档案卷内目录》上的档号相同;一盒多卷时,则需填写案卷起止号。如基建档案的第一个工程项目的第一至第三卷装于同一盒,则档案盒封面上档号一栏应填写:B1/1—3。
② 档案馆号:由档案馆填写,民营企业此项可空。
③ 案卷题名:科技案卷的标题,应简明、准确的揭示出卷内科技文件材料的内容,基本格式为:工程项目(设备、课题、产品)名称+阶段(结构)+文件材料名称,一般不超过50字。例如××公司办公楼电器照明施工图。
④ 立卷单位:填写负责科技文件材料组卷的部门。如基建档案的立卷单位可填写企业工程部门,设备档案可填写设备管理部门,如果是由企业档案室立卷的,可填写企业档案室。
⑤ 起止日期:填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。
⑥ 保管期限:填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。
⑦ 密级:依据企业保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。
一盒一卷时,档案盒封面上的各项目必须填写清楚;一盒多卷时,档案盒封面除“档号”一栏之外,其他项目均可不用填写,但盒内每个案卷的封皮上各项目必须填写清楚。
(3)填写备考表
备考表一般印制在封底或档案盒的内表面,其主要项目及填写要求如下:
① 说明:用以说明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题,以反映卷内科技文件材料的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。
② 立卷人:应由立卷责任人签名。
③ 立卷日期:填写完成立卷的日期。
④ 检查人:应由案卷质量审核者签名。
⑤ 检查日期:填写审核的日期。
⑥ 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起来。
(4)填写《科技档案分类目录》
《科技档案分类目录》是科技档案的案卷级目录,是按照科技案卷的排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找科技档案最基本的检索工具,也是进行科技档案统计、移交、检查的重要依据。《科技档案分类目录》的主要项目有类别、档案号、案卷题名、立卷单位、起止时间、密级、保管期限、张数、备注等,样式见下表:
科 技 档 案 分 类 目 录
类别：
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档案号 |
题 名 |
立卷
单位 |
起止
时间 |
密级 |
期限 |
张数 |
备注 |
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其中案卷题名、立卷单位、起止日期、密级、保管期限的填写内容均与案卷封面相同,其他几个项目的含义及填写要求如下:
① 类别:填写科技档案的大类或属类名称。
② 档案号:即《科技档案卷内目录》中的档号。
③ 张数:填写案卷的总页数。
④ 备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。
6、封装
(1)装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。
装订的案卷要求去除文件上原有的金属物;以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留装订线的要补贴加边。装订时的排列顺序为:案卷封面—科技档案卷内目录—科技文件材料—封底(含备考表)。装订时采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。
不装订的案卷,要求卷内每份科技文件材料单独装订,单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等,单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法,单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法,具体可参见企业管理档案单件归档时的装订方法。成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。
(2)装盒
对于装订的案卷,装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷,也可以一盒多卷,装满为止。但不同项目的案卷不能装在同一盒。
对于不装订的案卷,装盒时只能是一盒一卷,在案卷的最前面放置一份《科技档案卷内目录》。装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。
(3)填写档案盒背脊
档案盒背脊主要有三个项目:保管期限、档号、案卷题名,其样式见下表:
当一盒一卷时,三个项目的填写内容与案卷封面上相同。当一盒多卷时,保管期限项填写盒内案卷的最长保管期限,档号项则填写分类号加案卷起止号,案卷题名项可不填写,但为了查找方便,可将盒内每个案卷题名分别列于其上,如本身案卷题名很长,则需将其简化,只标示出工程项目(设备、课题、产品)名称+阶段(结构)名称,再加“材料”二字即可。
7、制作档案目录
科技档案目录要求按大类分开来装订,即基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案分开来装订成至少一本。装订顺序为:科技档案分类目录+科技档案卷内目录。
科技档案目录的封面和背脊均需制作标签,将全宗名称、全宗号、类别等项目交代清楚,科技档案目录一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。 |
