不需要整理的档案整理术！ 武侠小说里有一个典型的情节叫做「无招胜有招」，当所有的招式都必定有破绽之时，只有毫无招式本身没有破绽。「整理」也是一样，所有的整理方法一定都有一些反整理的麻烦处，而只有「不需整理」时最有效率。 当然，小说里无招胜有招是虚构的想象，现实生活中，也不可能找到「完全的」不需要整理的方法。但是，在某些地方「换个方法」达到比之前更少的整理，并且还拥有同样整理效果，却是可能的。 什么是同样的整理效果？我们之所以要整理，不外乎是：「让东西能够保存下来并且以后可以很方便的找出来使用」，很多时候我们忘了这个初衷而陷入了整理的热情，但其实只要观念一转，其实不需整理也能达到同样效果。 1、用搜寻取代整理 与其花费时间整理后还要花费时间翻出档案，不如使用直接让需要的资料自己跑出来的方法。 例如计算机端的档案整理，之前常常为了让自己以后找得出需要的档案，把资料夹变得层层叠叠，虽然后来确实能够在资料夹里不断层层深入而把档案找出来，但总是要花上许多时间，而且有时候分类一不谨慎，一样会有忘记档案放在哪里的窘境发生。 这时候与其苦想档案位置，不如使用「 Everything 」这款软件直接搜寻文件名称来把档案找出来。但是我们都知道很多时候只是找档名，是无法找出需要的档案的，如果想要找到拥有某些内文的档案，也可以直接使用象是「 DocFetcher」这样的档案内文搜寻软件来辅助。 事实上，如果你使用 Google Drive 来同步计算机端的档案，那么从浏览器上登入你的 Google 云端硬盘，就能搜寻所有文件格式档案的内容文字，找出你需要的档案内容到底在哪里。 如果说这么简单就可以透过「搜寻关键字」来找出需要的档案，那么我们是否就不需要为了找出档案而做过于复杂的档案分类了呢？我觉得可以把档案分类简化到以两大方向为目的：
(1) 主要分类用于凸显「目前使用中」的档案区域，把目前正在执行中的项目所需档案放在一进入资料夹就能取用的位置。
(2) 次要分类存放用完后封存的档案，可以用最简单的分类统一储存，以后就算有需要，利用上方的搜寻功能找出即可。 2、用排序取代整理 与其因为整理得很好而把资料分门别类，导致要在不同类别工作，不如有一个「最近用到的」区域，每次工作都只要使用这个工作区域，减少切换区域的时间。 前面提到一个「目前正在使用中」的档案整理概念，整理的另外一个目的是让我每次工作时都能立刻使用现在需要的档案，如果我正在执行的项目需要常常编辑这份文件，那么这份文件就不会出现在我必须转好几层才能进入的资料夹，而应该放在第一层资料夹。 但自己去手动做这种整理，可能会变得需要常常移动档案位置，反而产生更麻烦的整理步骤，有没有不需要整理就能做到类似功能的方法呢？ 同样在 Google Drive 里，提供了一种排序方式叫做「最近使用过的项目」，在这个排序清单里，最近我正在编辑哪些文件、找出哪些文件开启使用，全部都一目了然，而且我就不用每次都要到资料夹里找，直接在这份清单使用最近正在使用的档案即可。 3、用自动化取代整理 与其每次都要自己归类、自己去除不必要的东西，如果针对规律性的杂物有一套自动化过滤系统，就会省事得多。 有时候我们花「重复」的时间，把同样类型的东西整理到一样的分类中，而在数位档案的世界里，或许可以用「自动过滤」的方式，让我们自己不需要整理就能达到整理的效果。 例如我常常推荐大家使用的 Gmail 「优先显示重要邮件」功能，自动帮我们把每天大量邮件里，由真正重要人士寄来的邮件过滤出来，放在邮件清单的开头，和其他次要邮件分开。 这样一来，我常常只看重要邮件里过滤出来的信件，而其他邮件可以一次清除，不用再花时间整理。 4、用无纸化取代整理 有没有一些东西是我们在工作生活中「多余的」产出，而这些产出反而花费了我们更多的整理时间，其实可以更精简？ 我自己现在都习惯每次收到的纸本名片，开会听演讲后的纸本资料，全部拍照或扫描到 Evernote 里储存，这样可以达到多个层面的最少整理。 首先我确实要花一点点时间拍照或扫描，但比起烦恼如何在实体空间里储存这些纸本资料，以及未来常常需要腾出实体空间等等问题，后者要花更多的时间，而且会是一个持续存在的整理问题。但是如果我把纸资料都转存数位，那么以后就再也不需要整理纸资料。 再者，进入 Evernote 中的数位资料，也不需要太多的整理，例如所有名片我都统一储存在一个资料夹里，没有任何分类，因为以后需求时只要搜寻关键字就能找出照片上印刷体的重点中文内容。 5、用云端同步取代整理 整理不是终点，完成工作才是。所以在这个过程中，是否能够找到他人来帮我们做更好的整理，而我们可以专心工作？ 我还记得以前要在随身碟、不同硬盘之间自己手动转移档案是一件多么麻烦的事情，更不用说还有许多备份的工作需要手动完成。对于一般用户来说，并没有那么厉害的技术可以方便的做好档案的备份、携带、多台计算机整理。 还好现在有象是 Dropbox （ Google Drive ）这样的云端同步服务，只要在每台计算机安装一个 Dropbox，所有档案就做好了云端自动同步「整理」： (1) 每台计算机都是最新版本档案。
(2) 随时可以在线还原之前旧的档案版本。
(3) 随时可以救回之前的档案。
(4) 硬盘坏掉也能自动还原下载档案。 一下子省去了多少档案整理的工夫。 6、用清空取代整理 没有东西，就没有整理，所以我们总是要去想想看：哪些东西直接清空，会比花时间整理他们更值得？ 最后，其实也是非常关键的是一个观念的改变，很多时候我们在整理着一些「多余的东西」，而这就导致我们多花力气做着不必要的整理。 例如计算机安装了过多软件、待办清单里过多但自己根本做不到的梦想任务、大量的新闻信息订阅、永远爆满的电子信箱等等。这时候最好的方法不是去过滤他们也不是去整理他们，而是直接清除他们。 小结 虽然我们无法完全不整理，但希望这篇文章的整理观念，可以减少大家日常生活中花在整理的时间，减少整理的麻烦，但达到和整理一样的效果。毕竟，真正重要的不是整理，而是把事情完成，不是吗？撰文者：異塵行者 | 
