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9大绝活，让你完成任务快、狠、准！ 天份、智商、丰富的经验都不重要 ！全球知名生活顾问胡达席纳（Yehuda Shinar），收集超过4500份真实案例，发现容易成功的人靠的不是天份，不是智商，也不是丰富的经验，成功没有值得惊讶的地方！ 你可以主动控制时间，掌握以下 9 项诀窍，让你完成任务快、狠、准： ◎以 30 分钟为单位请不要以半天为单位划分工作时间表，这么做只会让你很快就开始偷懒、做白日梦。时间单位应被切割得更细，且应定期变换。如果 30 分钟的时间单位不恰当，你可以改以 1 小时为单位（如工作 55 分钟，休息 5 分钟）但这应是最久的时间单位了。研究显示，平均而言，成年人的专注力能维持 30 至 40 分钟。分割出时间区块，不但可避免无聊感，工作也能持续以高效率进行，同时进行多项任务。 ◎务实、可量化的目标,你无法在一天内写完旷世巨着，为大型宴会煮完晚餐，或完成 15 人的绩效评核表，你应该将工作切割，以 30 分钟为单位，订出方便管理、可量化的目标。事情一旦完成即可打勾，看到很多事项完成，会比只看到一两项事情完成更能激励人心、更让人满足。列举的事项也需具体、可量化。例如「处理文件工作」的描述过于广泛，无法测量，也无法量化；比较好的写法是「将一月份的收据登记在电脑空白表单中，送财务部处理。 」◎用20％效率争取80％收获时间紧迫时，如果耗费 1 小时处理一项细节，就太没有效率了。经济学家提出80／20法则的理论，80％ 的收获，来自于 20％的努力。请先完成 80％ 的工作，再以 20％ 的力气将工作精练至完美。例如先将报告写完后，再担心如何制作精美的图表；房间一团混乱时，不如先打开窗，整理床铺，之后再清理墙角的灰尘。 ◎预留弹性时间每个计划都可能出现变化，工作量可能超出预期，老板可能突然叫你进去开会。为每项计划预留弹性，才能预防临时变动。与其让时间表变成无效的废纸，不如务实一些，让时间松一点，这样做反而能帮你更能按部就班地工作。 ◎事前充分准备事前规划愈充分，就有愈多自主空间。完全掌握工作量，才有时间处理计划之外的工作或特殊专案，否则一旦临时有额外工作需求，不是得拒绝，就是要接下工作，但工作却可能成为日后的麻烦。 ◎起步的行动力一项工作的开头通常是最困难的一步。请不要将所有时间拿来计划，却永远不开始执行，这是典型的「因循」心态，最常出现在手握萤光笔，计划要复习功课的学生身上。其实只需拿出一张纸，给自己 5分钟的时间计划「待办事项」，接着就让计划开始照进度执行吧！ ◎自制好压力在完成目标的过程中，不要只依赖自我约束力。你可以把正在做的事告诉其他人，让他们鼓励你往前迈进，而非松懈拖延。不论是开始新事业、开始练习马拉松、尝试减肥，或只是要完成该做的工作，他人的询问像是「事情进行得如何？」与期待，将是一种社会压力，能激发你继续前进。 ◎给自己奖赏一旦完成列表上的目标，就奖赏自己吧。享受成功的果实很重要，那是你现在活着的目的。奖赏可能很简单，一段下午茶的悠闲时光，脱离繁忙的文书工作，也可能工作完成后与同事享受一顿大餐。依照完成的工作规模，决定奖赏程度以及放松时间长短。只能在工作完成后获得奖赏，千万不要说：「先来做个日光浴，半小时后再开始工作吧。」因为奖赏是自己努力挣来的，享用的感觉会更甜美。 ◎持续检讨持续检讨的好习惯，是否让你发现许多时间管理的技巧了呢？乾净整洁的办公桌能提高工作效率吗？暂时关掉电子邮件，会让你更加专心吗？亲自填写帐单有助追踪自己的帐务吗？一开始适当地自我介绍，能避免一些浪费时间的问题吗？将所获得的心得记录下来，做为下次行动的参考，并列入战胜时间管理的「基本面」列表中。 ◎请你跟我这样做：写下明天的计划请拿出纸笔，写下明天的计划。在一天结束前查看评估自己的成效，感受每件事完成后被打勾的满足感，并确认自己可以获得适当的奖赏。完成表单上的工作了吗？工作太不切实际吗？有任何可供未来参考的心得吗？将改善之处融合至下一个计划，日复一日，直到计划已成为一种习惯为止。 |
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