1969年10月，世界上的第一封电子邮件由计算机科学家Leonard K.教授发出。从那时算起，Email的历史已经跨越将近半个世纪，期间的人类社会发生了过去五千年未曾有过的巨大变化，Email赖以生存的信息技术更是以摩尔定律为基准从实验室走向地球的每个角落。
时至今日，我们可以使用的联络方式数以万计，实时影像的技术门槛也不过尔尔，但是，Email，这种看似古老的联络方式依然在正式交流场合占据着不可撼动的地位。
每一位有着正式交流需求的人每天必须做的事情就是处理电子邮件，这花费了他们大量时间与精力，那么，既然如今的技术如此发达，为什么我们还要用过去的眼光看待和处理电子邮件呢，本文作者Matt Galligan为我们的读者带来了他的秘笈，看看作者如何用新应用和新思维来管理他的电子邮件。
秘笈一：
适用工具：Gmail & Google Apps
实话说，Google 的技术领先其他互联网企业太多了，笔者自己也在使用 Gmail，所以笔者的经验大都不出 Gmail 的范畴，如果您不巧正在使用 Exchange & Outlook，那只能说声对不起了。
技巧：变收件箱为待办事项列表
笔者把全部的商务邮件分为三类：待办事项、持续性会话、信息，各自有不同的功能和处理方法，下列为详细介绍：
待办事项
这类邮件通常是一些已经确定要执行的事情，笔者通常会根据事情性质的不同，选择立即执行或者延期。有些时候笔者也会因为一些意外因素被迫卡在某个点上，比如说笔者的工作需要另一个人配合，但他没有搞定他那部分。
持续性会话
如题所示，这类邮件通常是一些持续性的讨论，并不需要立即执行。笔者喜欢通过邮件来讨论这类事情，因为这样不需要像及时通信那样立即回复。
信息
信息类的邮件仅仅是一些需要知晓的事务，笔者仅仅会在完成或等待其他事情的间隙里看这类邮件，这类邮件通常不需要回复，最多只是回复一下，告诉对方你看了邮件，仅此而已。
秘笈二：
适用工具：Sanebox
名字本身代表了一种态度，Sanebox 的存在就是让你的收件箱更加有条不紊。从本质上来讲，它的其实就相当于一个垃圾邮件过滤器，只不过它不强制删除邮件而已。
Sanebox 的工作原理是这样，它会扫描你的收件箱，从中找出关于通信和事务的邮件，单独为这些邮件添加一个 Gmail 标签。这样做可以有效的把你从邮件的海洋中解放出来，使你能专注解决那些有意义的邮件。Gmail 其实也提供相似的功能（重要邮件），但是笔者还是觉得它不如 Sanebox 功能强大。
如果 Sanebox 判断一封邮件不重要的时候，它会先给这封邮件加个“SaneLater”的标签，然后将其移出你的收件箱。如果你认为这封邮件很重要，那你只需要把它移回收件箱，去掉标签即可。Sanebox 会从你的这些操作中学习，进而判断的更准确。
笔者用过一种特别有效的方法来改变 Sanebox 的作用，就是把“SaneLater”的标签更改为“[Mailbox]/SaneLater”。这样笔者就能用“SaneLater”的功能来替换 Mailbox 应用了。需要特别注意的是：Mailbox 本身不支持 Gmail 标签，所以必须从应用程序内显示标签。
电子邮件本质上是一种异步通信方式，你要做的是尽量利用它在这方面的优点，而不是像查看即时通讯软件那样频繁的查看邮箱。有时候你那种快速回复邮件的举动会给人造成一种你很清闲的感觉，而且如果你老是这样快的回复邮件，人们就会对你有种不切实际的期待，以为你会一直这样。当有一天你不能做到的时候，他们就会非议你了。
笔者的经验是每天选择固定时间查看邮箱，下边是笔者每天固定检查邮箱的四个时间段：
1) 清晨／起床
这段时间用来给邮件分类，笔者会仔细的查看一遍收件箱并且把那些不需要立即执行的邮件延期。
2) 刚到公司／刚上班时
这段时间用来完成那些重要邮件中的要求，同时笔者也喜欢在这个时候发出一些邮件。
3) 午餐后
这段时间也会用来分类，但同时也会完成一些邮件的要求。
4) 一天结束的时候
每天这个时候笔者会试图清空整个收件箱，把其中的一部分邮件延期，彻底完成其他邮件中的要求。
秘笈三：
适用工具：Boomerang
首先在这里赞一下 Baydin 的 Boomerang。在 Mailbox 出现之前，Boomerang 已经允许你设置一个特定的时间把邮件回发到你的收件箱了。它是一款可用于 Gmail 的插件，可以安装在 Chrome、Safari 和 Firefox 中。下图显示了如何通过 Boomerang 设定时间来回发邮件。
这项功能能同时用在处理已收邮件和已发送邮件上。举个例子，如果有人在邮件里咨询了笔者一个问题，那么通过 Boomerang，笔者可以设定一个自己有空回复邮件的时间，邮件会在那个时间自动出现在笔者的收件箱里，这样方便笔者立即处理它。
这个功能的还有另一种用途，笔者可以通过跟踪邮件来跟踪一些收件人忽略的重要事情。笔者承认不是每个人都像笔者这样对邮件痴迷，但是必要的暗示性的邮件也不算什么太粗鲁的动作吧？
秘笈四：
适用软件：Mailbox
笔者个人觉得，如果你正在用 Gmail 和 iPhone 但却没有听说过 Mailbox 的话，多少有点让笔者惊讶。Mailbox 在功能上有许多地方和 Boomerang 相似，但是它那大巧不工的手势操作真的让人爱不释手，通过手势操作你能迅速的把邮件归为五大类。
说到 Mailbox 和 Boomerang 的重复功能，只能表示一下遗憾，因为二者并不能友好的兼容对方。相对来说 Mailbox 的功能要比 Boomerang 丰富一些，但是遗憾的是在延期邮件这点上，Mailbox 没有 Boomerang 那项杀手级的“if no reply”设定。
如今 Mailbox 推出了 iPad 版本，这使笔者处理邮件的速度又提升了一步，有兴趣的童鞋可以尝试下。
“独家”插件：Gmail 插件“No Response”
在长期使用 Gmail 的过程中，笔者发现了一些非常不方便的地方，比如说，笔者发出了一封邮件，但没有设定 Boomerang 的“return to inbox”功能，那么之后如果笔者想在堆积如山的邮件中找到这封邮件，那真一件想想都恐怖的事情，强大如 Google，也没有给它的邮箱系统加个诸如搜索“未答复邮件”的功能。
为了解决这个问题，笔者发了一条 tweet。之后 Baydin 的 CEO Alex Moore 给笔者写了一个 Gmai 脚本，很漂亮的解决了这个问题。
不过他写的这段代码是个一次性脚本，只能搜索最近七天的未答复邮件。笔者简单的更改了一些代码，使它能在每天固定时间检查未答复邮件并且给找到的邮件加一个“No Response”的标签。
这段脚本最大的作用就是能提醒笔者有哪些邮件没有收到答复，这样笔者可以系统的滤一遍所有需要处理的邮件，如果有必要还可以使用 Boomerang 来添加个计时器。虽然看起来有点多余，但这能最大程度保证笔者对所有邮件的跟踪与控制。
结语：
每个人都有自己的做事方法，本文提到的工具也并非适用于每一个人，但是它们确确实实对笔者的帮助很大。之前笔者常常碰到忘记回邮件、发出的邮件石沉大海等等事情，在使用了这写工具之后，情况大为改观。笔者衷心的希望 Mailbox 能和 Boomerang 强强联手，这样可以整合出一款更强大的工具，至少，二者做到互相友好的兼容。
后记：为了感谢大家耐心的读完本文，笔者特地给大家一些福利，请看下边：
HelloSign：
有没有经历过这样的情况：收到封邮件，打开一看，有一份.pdf 格式的附件，然后要求你签名并返回。一般情况下你就得打印、签字、复印然后重新发出去，而安装了这款插件以后，你就不需要把文件打印出来了，甚至都不需要下载文件，它会在 Gmail 附件常见得“预览”、“下载”两个按钮之后添加一个“签名”按钮，点击之后会在网页打开.pdf 文件并会弹出一个签名框，你只需要签在这里，然后把签名拖到.pdf 文件上，就万事大吉了。（注：强烈建议大家尝试下，很酷得想法，而且极富想象空间，比如，直接在网页中更改协作文件并发送，多省事啊）
Rapportive：
收到陌生人邮箱发来的邮件，不知道是谁但看看内容又不敢轻易删除，怎么办？Rapportive 的存在就是为了解决这个问题，Rapportive 会从各个网站搜集发件人的信息并呈现在你的面前，这样谁在调戏你就一目了然了。
Gmail Lab：Send & Archive（注：未能从 Gmail Labs 中找到相应插件，所以无法确定作者所说的功能。）
Gmail Labs
这个插件和它的名字一样，你能在不小心点击发送之后再撤销掉，其原理是在你点击发送之后，系统会设立一个缓冲时间，所以邮件本身并没有被真的发送出去，这样你就可以撤销了。
责任编辑：Judy Wang
