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随着您不断创建和接收项目，您的 Microsoft Outlook 邮箱会逐渐增大。即使您删除项目，数据文件的大小也可能不会与您删除的数据成比例减小。管理邮箱和减小数据文件大小的方法有多种。
您要做什么？
管理邮箱
可以使用“邮箱清除”工具查看邮箱和各个文件夹的大小。还可将较旧的项目存档到一个存档 Outlook 数据文件 (.pst) 中并清空“已删除邮件”文件夹。
- Click the File tab.
 Microsoft Backstage 按钮的作用和位置
- 在“信息”选项卡上，单击“清理工具”。
- 单击“邮箱清除”。
- 执行下列任一操作：
- 若要查看邮箱和其中包含的所有文件夹的总计大小，请单击“查看邮箱大小”。
- 若要查找较旧的项目，请选择“查找早于 n 天的项目”，输入一个介于 1 和 999 之间的数字，然后单击“查找”。
- 若要查找较大的项目，请选择“查找大于 n KB 的项目”，输入一个介于 1 和 9999 之间的数字，然后单击“查找”。
- 若要将邮箱中较旧的项目移至存档 Outlook 数据文件 (.pst) 中，请单击“自动存档”。
Outlook 数据文件 (.pst) 保存在计算机上的 Documents\Outlook Files 文件夹中。如果您使用的是 Windows XP，则 .pst 文件保存在 My Documents\Outlook Files 文件夹中。
- 若要查看“已删除邮件”文件夹的大小，请单击“查看已删除邮件的大小”。
- 若要清空“已删除邮件”文件夹，请单击“清空”。
- 若要查看“冲突”文件夹的大小，请单击“查看冲突大小”。
- 若要删除“冲突”文件夹的内容，请单击“删除”。
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减小 Outlook 数据文件 (.pst) 的大小
如果从 Outlook 数据文件 (.pst) 中删除项目，该文件将在您不使用计算机而 Outlook 运行时在后台自动进行压缩。您也可以立即手动启动压缩命令。Outlook 数据文件 (.pst) 的压缩过程可能要用几分钟的时间。
- 删除不想保留的所有项目。
- 打开“文件夹列表”视图。在导航窗格的底部，单击“文件夹列表”图标或按 Ctrl+6。
- 在导航窗格中，右键单击“已删除邮件”文件夹，然后单击“清空‘已删除邮件’文件夹”。
- Click the File tab.
Microsoft Backstage 按钮的作用和位置
- 在“信息”选项卡上，单击“帐户设置”，然后再单击“帐户设置”。
- 在“数据文件”选项卡上，单击要压缩的数据文件，然后单击“设置”。
- 单击“开始压缩”。
注释 压缩 Outlook 数据文件 (.pst) 后，不需要退出 Outlook。
返回页首 减小脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的大小
如果已经删除了大量项目，则减小脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的大小可能会提高性能。此过程不删除保存在 Exchange 服务器上的任何项目。
- 删除不想保留的所有项目。
- 打开“文件夹列表”视图。在导航窗格的底部，单击“文件夹列表”图标或按 Ctrl+6。
- 在导航窗格中，右键单击“已删除邮件”文件夹，然后单击“清空‘已删除邮件’文件夹”。
- Click the File tab.
Microsoft Backstage 按钮的作用和位置
- 在“信息”选项卡上，单击“帐户设置”，然后再单击“帐户设置”。
- 在“数据文件”选项卡上，单击要压缩的数据文件，然后单击“设置”。
- 单击“开始压缩”。
注释
- 若要从联机和脱机文件夹中同时删除某个项目，请选中该项目，然后按 Delete。
- 如果您在缓存 Exchange 模式下使用 Exchange 帐户，则仅将从脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中清除选中的文件夹。如果在 Exchange Server 电子邮件帐户的“发送/接收设置”中的“文件夹选项”下选中了该文件夹，则在下次同步时，会再次将服务器上的项目下载到 .ost 文件中。
- 默认情况下，在使用缓存 Exchange 模式时，公用收藏夹不同步。如果选择同步公用文件夹，脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的大小可能会明显增加。
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