小丸子学 Excel2000 之六

小丸子：黄花菜老师，通过前面五次的学习，我们已经学完了Excel的各项基本操作，以及如何在Excel里进行计算，怎样进行数据的分析，我看，这Excel应该是已经学得差不多了吧！接下去，还有什么可以学习的内容呢？     黄花菜：呵呵，小丸子，你也太小瞧这Excel了吧。别说你了，就连我也觉得还没有能够把这个Excel学个透彻呢！且不说那些多如牛毛的操作技术与技巧，也不说高级用户所涉及的VBA编程开发，单说图表制作这一项，我们至今还没接触过吧？     小丸子：图表制作？我只知道这Excel是电子表格软件，怎么又和图表制作扯上关系了？     黄花菜：优秀的电子表格软件不但要能按照使用者的要求计算出正确的结果，再进行相应的分析，还需要把计算与分析出的数据转换为有价值的信息，表达出来。你说是不是？     小丸子：这个，当然。     黄花菜：那好，如果所有的结果全部都是大张大张的表格，密密麻麻的数字，你能快速的得到那些隐藏在数字背后的有价值的信息吗？     小丸子：是比较困难。     黄花菜：这就对了。在这个时候，如果把数字所反映的信息用各种各样的图表来表示，是不是能形象直观，一目了然呢？     小丸子：对倒是对，但Excel能做好所有的这一切吗？     黄花菜：这个你别担心，学完今天的内容，你就知道Excel行还是不行了。首先，我们来打开以前所做的那张“丸子公司上半年销售业绩一览表”，今天关于图表的学习，我们就用它来做基础数据。         黄花菜：这张表格记录着丸子公司一到六月份，每个月每个地区的销售业绩情况，非常详细。可我现在关心的并不只是具体的销售业绩是多少，我还想知道这六个月以及这六个地区的业绩的增减趋势，并进行相互比较。那么单根据你这张表格，是实现不了了。     小丸子：那是不是就要请Excel来做一张图表呢？可是，该怎么做呢？     黄花菜：做起来非常简单，第一步，我们要选择好表格中需要用图表来反映的数据区域。     小丸子：那就是说要先把A3到H10全部抹黑啦！？     黄花菜：不对，我们需要用图表反映的是各地区各月份的销售业绩，所以合计栏是不可以包含在内的，不然，那图表做出来岂不是不伦不类了吗？     小丸子：噢，明白了，那就应该把A3到G9全部抹黑。         黄花菜：选定好数据区域以后，我们来点击一下工具栏中的“图表向导”按钮 ，这时会出现图表向导窗口。从这个窗口的标题我们可以知道，制作图表一共有四个步骤，现在是第一步骤——进行图表类型的选择。 在窗口中左边的“图表类型”列表中，列出了Excel预备好的标准图表类型的目录，有“柱形图”、“条形图”、“折线图”、“饼图”等等，每一种类型又包含了若干种子类样式，可以在窗口中右边的“子图表类型”中一一看到。点击任何一种图表子类型，在样本图表的下方会出现该种类型图表的简要说明。因为系统默认的图表类型是柱形图（这恐怕也是大家日常工作中最常用到的类型），所以一进入“图表向导”，第一个看到的就是它。     Excel为用户准备了几十种图表类型，无论你想如何表达你的数据，应该都能找到一种适合的类型进行操作。     小丸子：别忙别忙，黄花菜老师，这么多种图表，让我先来好好看看再说。     小丸子见到了新鲜事物，兴奋地抓过鼠标在“图表类型”窗口里左点右点，仔细地欣赏每一种图表样式。     小丸子：黄花菜老师，这么多种图表样式，而且很多种都非常接近，我都不知道该选哪一种了！         黄花菜：如果认为光靠样图还不能决定选择哪一种图表，这里还有一个办法。先选择好你认为符合条件的图表类型，然后用鼠标左击“按下不放可查看示例”按钮，注意，要按住不放哟。 这时，原来的“子图表类型”框变成了“示例”框，显示出根据你所选定的数据和你所选择的图表类型而生成的预览图，这预览图和未来生成的图表基本上就是一个模样了，只不过做了小小的缩略。有了这预览图，你应该能选出所需要的图表类型了吧！     小丸子：OK，我选好了，就用这个最常用的“簇状柱形图”吧！     黄花菜：选好图表类型后，我们点击“下一步”按钮，进入到“图表向导”的第二个步骤——“图表源数据”窗口。在这一步骤里，我们要确定生成图表所用的数据是哪些。因为在进入“图表向导”之前，我们就已经选择好了数据区域，所以在这一步里用不着再去选择了。这个窗口的上部也有一幅预览图，可是没有缩略过的全图哟！         如果预览图没什么问题，表示刚才选择的数据源区域是正确的。如果发现不正确，现在还可以重新选择一次。 在这一步骤里，我们还要选择数据系列是由行产生的还是由列产生的。     小丸子：系列是什么意思？     黄花菜：这个词的确有些晦涩，我来讲解一下。“柱形图”、“条形图”及“折线图”等类型的图表，都是由两根线轴来表示数据的，即我们常说的X轴和Y轴。垂直方向的是Y轴，它用来表示数值的多少；水平方向的是X轴，它用来给数据分类；两轴的交点产生一个个代表一定含义的数据。所谓“柱形图”，实际上只是由直柱的形状来表示这些交点而已。现在Excel遇到的问题是，根据你选择的数据区域，它在X轴上既可以按照地区来分类（即“系列产生在行”），又可以按照月份来分类（即“系列产生在列”），但一次只能以一种标准进行分类。这个大是大非的问题，Excel不敢自己做主，所以需要你来指定。     小丸子：我也想不好呀！那怎么办呢？     黄花菜： Excel默认的选择是“系列产生在行”，你可以试着选择“系列产生在列”，Excel会相应的调整预览图的效果供你参考！     说着，黄花菜把图表改成了“系列产生在列”，预览图也随之产生了变化。     小丸子：看起来还是“系列产生在列”比较好。能清楚地看到各地区销售业绩的走势效果。     黄花菜：其实选行选列都没关系，在图表向导里的这些设置，待会儿图表生成以后还是可以修改的。     在窗口的下方有四个按钮，“取消”就是停止“图表向导”；“上一步”是指回到“图表向导”的第一个步骤进行修改；“下一步”是指确认当前步骤的设置，进入到下一个步骤里；“完成”是指不进行后续步骤的设置，一切按照Excel的默认设置直接生成图表。这四个按钮在每一个步骤的窗口里都有，功能也一样。     点击“下一步”按钮，我们进入到“图表向导”的第三步骤——“图表选项”。在这里，我们可以进行图表的方方面面的设置。我们只要在此填好“图表标题”，其他的暂时按照Excel的默认设置就行了。好，再下一步吧！ 在这最后一个步骤里，我们要选择把生成的图表放在哪儿，是放到一张新的工作表里面（这是一张特殊的工作表，整张表的内容就只有这张图表），还是当成一个对象（就像别的什么剪贴画、图片什么的），添加到现在已经存在的工作表里面。    小丸子：为了能与原来的表格相对应，我觉得还是当成对象插入比较好！     黄花菜：那我们就选择“作为其中的对象插入”到“Sheet1”里吧！     OK，四个步骤都已经结束了，现在我们点击一下“完成”，就能生成图表了！你看看效果怎么样？     小丸子：还行，不过，好像还不够美观！         黄花菜：别急，这只不是个草图而已，我们可以逐步把它调整成一张精美的图表！但在此之前，我们要先来认识一下这张图表的结构！     我说小丸子，你有没有注意到工作表里除了新生成的图表以外，还多出了什么来？     小丸子：哈，我早就看到了，是一个浮动的工具菜单条，是不是与图表有关系？     黄花菜： 没错，这就是“图表”工具栏，在编辑修改图表时会自动出现。利用它，能够方便的选择图表的各个部分进行修改与编辑。我们点击一下这个工具栏最左边的“图表区域”列表框，能看到图表的各个区域。选择其中一项，就选中了图表中的相应区域，这时再点击列表框右边的 按钮，就可以设置这个区域的属性。当然，也可以直接双击图表里的不同区域来完成这个操作。不过，直接在图表里点击，有时候不太容易找准对象。     小丸子：像我这样哪儿是哪儿还没弄清楚的，还是在工具栏里操作更好！     黄花菜：在“图表区域”列表框里选择一项，Excel会在图表里选择并标识出你选择的区域，同样，你点击图表里的不同区域，在“图表区域”列表框里会出现你选择的区域的名称。小丸子，利用工具栏，你先来熟悉一下图表各区域的名称吧！     小丸子一阵猛点，总算大致清楚图表各区域的名称了。     黄花菜：好，下面我们来美化这张图表。     首先，这图例与绘图区的比例不太合适，我们来把它改得小一点儿。     说着，黄花菜双击了一下图例，这时出现了一个“图例格式”窗口。     黄花菜： 你看看，光是图例的格式，我们就有这么多可设置的项目，与单元格格式差不多。我们先来把字号由原来的12号字改成9号字。要知道，宋体9号字可是在电脑上显示得最清楚又最美观的标准小字体哟！     如果确定无论图表如何变化，图例都使用这种字体，那我们还要把窗口中“自动缩放”这个选项取消掉。不然的话，呆会儿一旦我们稍稍调整了图表的大小，这字体大小又会跟着变了。在对图表任何一处的字体进行调整时，都会有“自动缩放”的选项，我们要根据实际情况选择或是取消。     最后按确定，我们所作的修改就生效了！     小丸子：图例果然变小了，这下看起来协调多了。     黄花菜：小丸子，这图表标题也不怎么漂亮，你来改改吧！     小丸子：好，我来试试！     小丸子接过鼠标，学着黄花菜刚才的动作，双击图表标题——由于不太熟练，而且这标题与绘图区靠得非常近，所以点了几次才出现了“图表标题格式”的窗口。小丸子把字体设置成自己喜欢的“隶书”，选择字号为14号，还把颜色选成了蓝色，然后取消了“自动缩放”， 最后按了“确定”。     黄花菜：你瞧，标题的样式已经改变了，做得好！     图表的区域虽然不少，但我们可以只把它当成三大块——图表标题、图例和绘图区。选择其中任何一块区域，会在区域四周出现六个小黑点。把鼠标移动到这些小黑点上，光标会变成不同方向的箭头，拖动这些箭头，可以放大或者缩小这个区域。另外，也可以用鼠标左键按住区域里任意空白处，通过拖动来让这个区域在图表里进行挪动。有了这些方便简单的操作方法，调整图表的样式就不是什么难题了。     小丸子： 那我想把整张图表都放大呢？         黄花菜：先选择“图表区”，即整张图表，按照刚才说的方法进行操作就行了！     小丸子：让我先来试试！     只见小丸子一阵左挪右移，东扯西拉，又把图表做了一番大大的改进！     小丸子：黄花菜老师，现在的图表比刚才是强了些，但还太好看，这……         黄花菜：呵呵，你说的是月份和数值的字体太大了吧？我们可以分别选择“数值轴”和“分类轴”进行相关格式的修改！     得到黄花菜的提示，聪明的小丸子很快就把数轴显示值的字体全部都改成了宋体9号字。     小丸子：这下总算漂亮多了。     黄花菜：如果我们再花花功夫，还能调整得更美观！     小丸子：还能调整得更漂亮？黄花菜老师，快点告诉我，怎么改呢？         黄花菜：你看，现在的数值轴上，显示出来的刻度值是从0开始，每隔20来标识一次的，最大值是120。如果觉得这样分档不能很好的对应数据系列的话，我们可以把这种分档调整得更细些！首先进入调整数值轴格式的窗口，选择“刻度”分项，有关刻度的各种设置项目都在这儿了！我们只要把“主要刻度单位”的值由原来的20改成15，那么数值轴就会按照15来分档显示刻度了。这样的话我们更容易看清楚数据系列所对应的数值。 小丸子：这倒挺不错的。     黄花菜：还有，绘图区中的网格线和背景色也能改得更美观。我们通过图表工具栏先选择“数值轴主要网格线”，然后进入“网格线格式”窗口，把“线条”的样式改成虚线。颜色嘛，还是选择默认的“自动”吧。“自动”其实就是黑色，这种颜色能与大多数背景色配合。     下面，来设置背景色。首先要用刚才的方法进入到“绘图区”格式的窗口里，“区域”里的颜色就是可以选择的背景色。如果觉得不够，可以点击“填充效果”按钮，进入到“填充效果”窗口里。     小丸子：哇，有这么多种填充效果啊！     黄花菜：对，不但多，而且更重要的是可以尽情发挥你的想像力。这儿就像一个提供了颜料的调色板一样，能让你配出自己喜欢的背景色来，你看，调一个这样的有色彩过渡效果的淡绿色怎么样？     小丸子：很不错啊！     黄花菜：那我就按确定了！现在再来看看经过这段修改后的效果如何？     小丸子：这样漂亮的图表，要是用手画的话，恐怕要好几个小时了！Excel可真是太厉害了！     黄花菜：漂亮是一方面，关键是通过这样一张图表，阅读者能够对这六个月各地区的销售业绩真正的进行“一览”，对各月份各地区之间的业绩的对比情况有了非常感性的认识。比如说，我们可以知道，各地区的业绩每个月都有持续的增长，华东区一直是业绩最好的地区，也是增长幅度最大的地区；西北区与西南区在1至3月份中的业绩非常接近，但西北区的业绩在4月份有了一个转折点，从而超过了西南区，并在接下来的3个月中保持了这种增长幅度的领先……     小丸子： 看来一张图表反映的信息远远比纯数字的表格要多啊！这的确是学习使用Excel的过程中不可或缺的一项重要内容。        黄花菜：好，我们现在再回过头来学习一下图表工具栏上其它工具按钮的使用。     点击按钮 ，我们可以直接更换当前图表的类型，不过供选择的类型比较少，只有几种常用的，不过没关系，我们还有别的方法来更换图表类型。     切换按钮 ，可以快速显示或隐藏图例。切换按钮 ，则可以选择是否要在图表上显示数据表格。     小丸子：数据表格？让我来试试！         说着，小丸子就点击了一下这个按钮。 小丸子：原来是这个样子啊，这样的话就真正做到图与表合一了！     黄花菜：接下来的按钮 和按钮 就是快速设置“系列产生在行”和“系列产生在列”的。现在这张图表是“系列产生在列”的，所以我们看到按钮 已经被按下。如果我们改变主意，要把图表改成“系列产生在行”的话，只要点击一下按钮 就行了！你看！     小丸子：怪不得您刚才说“选行选列都没关系，一会儿还能改的！”原来改起来这么方便啊！     黄花菜：按钮 和按钮 是把分类轴上的文字改成不同方向的斜排样式，有某些情况下可以增强图表的可读性，但这会儿我们就不需要了。     小丸子：我还记得您刚才说在图表向导里的设置在图表生成后都可以改，可这图表工具栏上的工具全都学习完了，并不能更改所有的设置嘛。比如说，我要改变数据源区域怎么办呢？不会要重做一张图表吧？     黄花菜：呵呵，小丸子，你的记性是越来越好了！来，我们用鼠标右键点击一下绘图区里的空白处，注意，不要去点网格线或是数据系列哟。这时会出现一个快捷菜单，你看看这上头都有哪些菜单命令？     小丸子：“图表类型”、“数据源”、“图表选项”、“位置”，这不正是“图表向导”里面的四个步骤吗？竟然都在这儿呢！     黄花菜：这下你知道该怎么改了吧？     小丸子：明白了！黄花菜老师，没想到Excel处理数据有一手，做起图表来也毫不含糊。今天您一下子讲了这么多，我回去后可得好好再琢磨琢磨！     黄花菜：好啊。这图表虽然功能强大，做起来却非常灵活与简便，等你熟练了，就会发觉它真是太简单了！小丸子，下次再见！