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上班头件事决定你几点下班

 yagi1 2013-09-08

《不想累死自己,一定要学会把工作变简单》

「每天总是有堆积如山的工作,好像永远都做不完,怎么办?」

「真希望能准时下班,脱离加班生活!」

你是否也像这样,工作总是充满压力及抱怨?如何才能找到最适合自己的工作方式?不再每天被工作追着跑?本文集结了许多小秘诀,由「根本」开始彻底改变你的工作方法,让工作更变得更简单、更有效率。

不过,刚开始你可能需要一些勇气,才能实践本文所写的内容。因为,要将工作简化,首先必须从「舍弃」许多东西开始。

无论是物品、信息、经验、职业,或是人际关系,许多东西我们一旦拥有了,就很难放手。原因在于我们会这么想:「舍弃=浪费」。然而,这却是让事情越来越复杂的根源。

本文作者中岛孝志是日本知名的「效率专家」,他同时身兼企业顾问、经济评论家、新闻记者、作家、出版制作人、大学讲师等数职。面对多面向的庞杂工作,他30年来从未加班,非但工作从容不迫、迎刃有余,更在各领域中展现惊人成绩,他究竟是怎么办到的?

「早10分钟进公司」,人生就会不一样

确立「早鸟型」的生活方式是工作简化的绝对条件。举例来说,我从20年前开始,就养成了早上4点起床的习惯。拜这个习惯所赐,我赚得了不少好处。

1. 早上的空气清新,对健康有益。

2. 早上很安静,适合从事需要思考的工作。

3. 比起熬夜,早起更能提高工作效率。

4. 提早完成预定的工作,就更有能力应变突如其来的客诉或委托。

提早出门,天天都赢在起跑点

此外,早起还有许多好处。例如:早一步开始一天的工作。

对上班族而言,最消耗体力的莫过于上下班尖峰时段。只要避开人挤人的通勤时段,搭上早一班的车,就一定有位子坐吧!如此一来,就能悠悠哉哉地看报纸、阅读时事新闻,或者一面看着手帐,一面思考工作流程。也就是说,在踏进办公室以前,你就已经开始一天的工作了。

无论什么工作,最初的「起跑加速」都相当重要。只要有好的开端,一整天的工作就能顺利进行。对工厂管理来说,工作的「起头」最重要,对上班族而言,早上就是一天的「起头」,只要善用这段黄金时间,就能提升生产力。

上班做的第一件事,决定你几点下班!

一天之中,你通常在什么时候进入「工作模式」呢?我想应该很少人会在踏进办公室的瞬间,就火力全开吧!绝大多数人都需要一段热机时间,慢慢点燃「工作引擎」。前面曾经说过,这20年来我都在清晨4点起床。然而即便如此,我进办公室后做的第一件事,还是和多数的上班族一样。

某家饮料厂牌曾经针对「上班族一进办公室后,会先做什么?」进行调查,结果如下:

1. 确认电子邮件

2. 先来一杯咖啡或饮料

3. 拿出记事本确认行程

4. 去洗手间(确认服装仪容)

5. 上网浏览新闻

就算进了办公室,不代表大脑就能反射性地切换至「工作模式」,我们还是得透过检查电子邮件、喝咖啡,或与主管同事闲聊几句,以及朝会、会议等「仪式」,慢慢提高自己的工作动力。

这些举动虽然无伤大雅,但如果一直拖拖拉拉、迟迟无法进入工作模式,专心工作的时间就会相对变短,导致工作无法在期限内完成。这么一来,我们就必须加班,工作简单化、效率化也就离我们越来越远。

拖拖拉拉只会误事,越早开工越好

想早点完成工作,就必须尽早开始动工。这个原则虽然简单,却是工作不变的「铁则」。环顾四周,你会发现动作慢的人都有一项共通点,那就是他们都习惯拖拖拉拉、悠悠哉哉地工作。

这种人非得在别人的「强烈要求」或现实的「迫切需要」之下,才能果断地开始工作。以我为例,就是在编辑逼问我,或是强烈希望我出版某本书的时候。

相反地,我也会拜托周遭的人:「我很懒惰,所以麻烦你尽量催我。」这也不失为可行之计。因为我深知道尽早开始动工的好处,所以会特别感谢催我的人。毕竟,只要一个不留神,宝贵的时间就转眼飞逝了。

报告只要「说重点、讲结果」千万别让主管说出「所以呢?」

上班族早上一定都很忙碌,星期一的一大早就更不用说了。有事和主管报告还得排队,简直与尖峰通勤时段没两样。这个时候,如果你也得向主管报告,你会怎么开口呢?

员工: 「上周五我去○○公司的山田部长那跑业务,听说他们好像也受到不景气的影响,业绩整整跌了3成。」

主管:「所以结果呢?」

员工:「花了好一番工夫,我还是想办法签到了合约,因为……」

主管:「好,我知道了。辛苦你了!那么付款的事呢?」

员工:「喔,还没付款。其实啊……」

如果这么报告,肯定会让主管生气吧!因为星期一的早上,所有人都处于战斗模式,火力全开,只求能熬过这个星期。上班族的早上是很忙碌的,绝不可能悠悠哉哉。

主管比任何人更忙,尤其星期一早上,可能还得向老板或高阶主管报告,所以下属报告时要是拖拖拉拉,做主管的绝对无法忍受。

早晨会报有诀窍,长话要短说,最忌「老王卖瓜」

早晨会报有几项诀窍:

1. 长话短说

2. 只说结论

3. 口头报告,而非邮件

4. 依内容的「重要程度」判断报告时机

a.重要的事:提早进公司,等主管一来就立刻报告

b.不重要的事:在空闲时间报告

试想一下,对方最想得到的消息是什么?当然是「结论」。尽量把握时间说重点,其他过程或自吹自擂的话,可以等到有时间的时候再说。同样地,报告的时机也很重要。开口前要先向主管确认:「现在有空吗?」、「我想报告一下○○的情况。可以借我5分钟吗?」这个动作非常重要。工作绝不能太过「自我」。要占用对方的时间,就必须配合对方及周遭环境的步调。如此一来,工作才会更有效率。

坏消息不能拖!越坏的消息,越要提早报告

报告绝不只有「好消息」,一定也有很多说不出口的「坏消息」。越坏的消息,越需要优先报告。然而,有很多人却习惯只报告好消息,坏消息则往后拖,等到非不得已才说出口,或是直接忽略坏消息,装作完全没那回事。

其实,「顺利」或「成功」这类的好消息,即使延后报告也无所谓,但客诉、事故、纠纷、意外等坏消息,如果不尽快交代清楚,后果会非常严重。

提早报告,就能提早处理。正所谓:「星星之火,可以燎原。」如果在火势还小时尽早报告,还来得及扑灭火源,可是要是拖延报告的时间,等到大火延烧开来,后果就不堪设想了。拖延会带来致命的损伤,所以越坏的消息要越早报告。各位一定要牢牢记住这个简单的原则。

回信慢吞吞的人,工作一定也没效率

现在所有工作几乎都需要透过电子邮件往来。因此,提升回覆信件的效率,也可以说是提升工作效率的重要关键。

我是个急性子的人,所以象是固定的住址、电话号码等,或是使用频率较高的句子,我都会预先设定。当然,电子邮件常用的内容,我也会预先设定。

电子邮件设定有条理,工作不瞎忙

我们可以将电子邮件的内容分为5个部分:

1. 页首

2. 标题

3. 本文

4. 结语

5. 签名档

其中,「页首」和「签名档」的部分不用自行决定,从公司寄出的信件应该都会自动添加。签名档的部分包含:公司地址、电话、传真、网址及邮件账号。

至于标题、本文和结语,这些部分该怎么写呢?其实,只要书店逛逛,就会发现「商务邮件」的工具书堆积如山,或是上网也可以找到很多。善用这些工具,可以帮助我们写出又快又好的商业书信。

让你打字更快速、回信更有效率的小撇步

另外,利用计算机中「附属应用程序」里的「相关字词编辑工具」,输入常用的关键句,也能让工作打字时更有效率。例如:「敬启者」,只要打「敬」就能叫出这个词。其他象是:

1. 「谢」──谢谢您的来信

2 .「感」──感谢您订购本公司产品

3 .「承」──承蒙贵公司平日的支持与爱顾

4 .「如」──如有任何疑问,请不吝来信指教

5 .「造」──造成您的不便,特在此向您致歉

6 .「祝」──祝贵公司业绩蒸蒸日上

7 .「敬」──敬祝商祺

不管登录几个都没关系,后补字词会不停地出现在荧幕上,各位不妨试试。

只要专心「1个小时」就好

有适度的休息和放松时间,我们才能维持高度的专注力。请各位试想一下,如果拳击比赛没有中场休息时间,一直没完没了地进行下去,结果会如何呢?比赛肯定会变得很没劲吧!选手能专注的出拳,是因为集中3分钟,就能休息1分钟。

同样地,相扑也是如此。相扑力士们不会一上场就使尽全力驳倒对方,时间终止之前,都是力士们的自由时间,他们会互相激发专注力,等到全身充满气力的瞬间才开始比赛。由此可知,专注力无法长久持续。因此,我们可以做到以下2点:

只要专心「1个小时」

只要集中精神解决「这个部份」

只要「限制时间」,就能全神贯注地工作了。准备考试也是如此。比起临时抱佛脚,针对可能出题的范围集中精神,还比较有效率。毕竟专心一整天,是不可能的。「比起连续唸书10小时,每天2小时,持续5天,还比较能专心」──这种提高专注力的方式就称为「回忆法」。为了让工作更有效率,我希望大家能加以运用。

以「3小时」为单位工作,永远不疲劳!

每个人都有自己的工作「节奏」。举例来说,我可以集中精神持续工作3个小时,所以当我觉得:「好累喔!」或是抬头问:「现在几点了?」通常都是3小时以后。因此每过3个小时,我就会自然而然地起来走动、休憩片刻。

就如同大家所知道的「中午的午休时间」或是「下午3点的点心时间」,你可以设定固定的休息时间,或是跟我一样,一想到就休息片刻。

一般来说,工厂这种需要全体员工互助合作的工作场合,固定时间的休息方式较为适用。相反地,如果是各自独立,从事创意工作的办公室,或许就比较适合像我这种断断续续的休息模式。

一般公司中午的午休时间,多为45分钟至1个小时,至于下午3点的休息时间,则是有10分钟就该偷笑了。这时,不妨吃点甜食让脑袋休息片刻,或是做做体操,让身心重新恢复活力。

工作场合的休息时间就和拳击赛的中场休息一样,不是「为了休息而休息」,而是为了「再战下一场」。重新充电是很重要的。即使在这段休息时间耗精费神,也得不到什么好处。请各位务必意识到这一点。

办公桌只留6样东西,其他通通丢掉!

身为一个上班族,要是不懂得如何整理、整顿,那么绝对会吃大亏。假设你的抽屉塞满了东西,没有空间放置杂物,只能把杂物全堆在办公桌上。桌上的计算机已经让空间够窄了,加上这堆杂物后,或许连好好写个文件的地方都没有了吧!

在这种状态下,还能心平气和地工作的人,真是让我觉得不可思议。我认为这种类型的上班族,是不可能把工作做好的。名片这类的东西,只要利用名片管理软件,就能妥善管理。之后就算忘记姓名,只要有公司名称和类别,一搜寻就能立刻找到。

办公桌就是「财库」,一定要加强管理

办公桌的使用方式,会对工作的生产性带来巨大影响。对上班族来说,这张小小的办公桌正是创造所有价值的「生产工厂」。这间小工厂可以创下几百万、几千万,甚至几亿的营业额,所以对于自己的办公桌,千万不能疏于管理。

举例来说,我的办公桌上只会放以下这些东西:

1. 计算机

2. 手机和电话分机

3. 旋转式名片架

4. 便利贴

5. 桌上型月历

6. 文具组

因为只有这些东西,所以桌子虽小,还是比堆满杂物的办公桌宽敞许多。

我认为整理办公桌的诀窍,就是只选出活火山(现在使用中的物品),至于休火山(现在不使用的物品)及死火山(未来也不会使用的物品),则可以丢掉或是分送同事,之后要是突然需要使用,再和同事借就好了。

决定今天能不能准时下班的人,是你自己,不是老板

工作能力强的人通常相当忙碌。他们善于解决接踵而至的难题,而且手法相当高明,所以工作会接二连三地找上他们。相反地,工作能力差的人通常「很闲」。因为同样的工作,工作能力强的人能在短时间内完成,而他们却得花上一整天,甚至一整个星期。

那么,工作能力「不上不下」的人呢?他们也相当忙碌,可是却和工作能力强的人有所不同。工作能力不上不下的人,会紧抓着工作不放,搞得自己焦头烂额也就算了,到头来还一无所获。工作能力强的人,都是善于「委外」的人。他们会将工作利落地分类处理:

1. 自己该做的工作

2. 可以交给别人的工作

3. 做不得的工作

因此,无论再怎么忙碌,他们都能脸不红、气不喘地一一解决工作。

永远空出一只手,让自己「游刃有余」

有些人习惯将工作全揽上身,让自己忙得不可开交;有些人则习惯将工作分配出去,交给其他同事或是直接委外处理。在工作成效上,这两种人有天壤之别。懂得简化工作的人绝不会一手包办所有的工作,因为这么做不仅苦了自己,也会对客户或公司造成困扰。

「工作又停在他那里了喔?」

「交给○○做或许还进行得比较顺利呢!」

效率化的要诀之一,就是成为「游刃有余」的人要永远空出一只手,不能这个也做、那个也做,让自己没有喘息的余地。

只要懂得适时将工作分配出去,当表现的机会近在眼前时,就能立刻集中精神、采取行动,把机会化为成果。

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