保密工资单邮件合并实例讲解 邮件合并由于其特性决定了它有三个基本过程。第一,准备数据表格;第二,准备模板,也就是主文档;第三,合并。 1. 准备工资数据表格 数据表格已经在Excel中准备好了:
2. 制作保密工资单 工资单作为员工收入的凭证,通常要求比较正式和详细。一般是A4纸,上面有老总的寄语,工资的各个组成部分,包括各种补助补贴以及扣减等。比如,下面就是一个工资单的模板: XXX员工XX年XX月工资单 寄语 (略) 工资、补助及扣减 工资标准:000.00 合计:000.00 老总签名:XXXX 实际操作过程中,可以先在Word里制作好上述模板,再选择数据源,最后再用合并域替换掉模板中的示例数据;也可以先选择数据源,一边制作模板,一边就在正确的位置插入合并域。目前我们是采用的第一种方法,因为模板已经设计好了。现在来看看邮件合并的操作过程: 打开菜单"工具→信函与邮件→邮件合并"启动邮件合并向导(任务窗格),选择文档内容为"信函";下一步,选择开始文档为"使用当前文档";下一步选取收件人为"使用现有列表",并在通过"浏览"找到准备好的Excel工资表文件,此时会弹出对话框要求选择是Excel文件中的哪一个工作表,选择正确的那个(示例中是Sheet1)。其实需要借助向导的,也就这三步足矣,笔者个人觉得,直接使用"邮件合并"工具栏还更简单一些。通过菜单"视图→工具栏→邮件合并"就可以打开"邮件合并"工具栏。先看看图: 图中可以看到,向导的第一步和第二步可以用工具栏中的第一个按钮“设置文档类型”代替;而第三步,也可以由工具栏上的第二个按钮“打开数据源”来完成。这里顺便说一下,如果当前文档你不想让它继续做为邮件合并的模板(也就是想让它脱离与数据表格的关联)时,只需使用工具栏上的“设置文档类型”按钮将其设置为“普通Word文档”即可,这一点用向导是不能办到的。 接下来的事情是将合并域插入到模板中。如果不插入合并域,模板就不会知道该如何放置数据表中的每个域。 插入合并域之后,当然应该先看看合并的效果如何。所以点工具栏上的“查看合并域”按钮看看合并的结果是什么样的: 可以看到,结果并不如意。因为日期以及工资数据都不是我们所期望的格式(这个问题在Word2000中似乎不存在,未确认)。通常的解决办法是,在Excel中使用文本方式来输入日期和数据,但这样可能破坏Excel中的计算规则,所以笔者不推荐使用。笔者有两个解决办法:一,对于比较精通Excel公式的朋友,可以新启一个表格或者插入一些辅助列,用Excel的Text函数将数据转换成文本,这个方法要求一定的技术基础;二,将Excel表格全部复制,粘贴在一个新的Word文档中,然后再将这个Word文档选择为数据源。 将示例数据的Excel表格复制到一个新的Word文档中,粘贴之后保存为“带格式的工资表.doc”。然后再在工资单模板中重新选择数据源为“带格式的工资表.doc”。因为数据拷贝到Word中之后并没有改变表头,所以刚才插入的合并域仍然有效。再次预览,这次效果就令人满意了: 最后一步,合并所有数据。注意到工具栏后面有两个按钮:“合并到新文档”和“合并到打印机”。如果选择“合并到打印机”则可以直接打印合并结果,但是通常为了确保不出问题,都会先“合并到新文档”检查一下,再直接打印合并结果。 3. 制作工资条 老板说工资单太浪费纸了,要换成工资条,一页A4纸就可以制作好几个工资条,大大节约了纸张。所以,现在要重新制作一个工资条的模板。 基本步骤都是一样。在选择文档类型的时候,还是选“信函”,数据源还是选择“带格式的工作表.doc”。有人表示怀疑,为什么文档类型不选择“标签”要选择“信函”呢?选择“标签”并非不可,但是,向导会问一大堆的问题,比如标签大小,一页多少个什么的,然后还要在一堆标签纸规格中选择一种,最后生成的标签模板还不一定如意,所以干脆直接选择“信函”,避开那一堆问题,再自己设置格式。 因为是工资条,所以要先制作一个工资条的模板。下图是一个简单的表格,已经插入了合并域: 然后,将这个表格复制,并在当前Word页面粘贴至多份,直接填满整个页面。预览一下,全是“赵一”的工资条吧,那是因为还少了一个步骤。 剩下的事情,就是合并到新文档,然后打印。由于数据记录通常不会正好是一个页面工资条个数的总数,所以合并后的新文档中,最后一页上总有几个空表。打印之前删去即可,这样可以省点墨。 |
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