常见办公设备的使用277
在日常的办公操作中，不仅需要使用到电脑，还
需要打印机、刻录机、扫描仪等外部办公设备的
协作，熟悉并熟练操作这些办公设备，工作起来
会更加得心应手。通过本章的学习，相信读者可
以独立进行安装打印机的驱动程序、使用刻录机
进行刻录、使用闪盘进行资料的备份等操作。
常见办公设备的使用
本章建议学习时间
用户只需分配1个小时左右的时间掌
握办公设备的原理及操作，更多的内
容需要在实际使用中进行操作。
?添加打印机向导
?打印机共享设置
中国青年出版社278
13.1
打印机
打印机在现代办公中发挥着越来越重要的作用，是必不可少的输出设备之一，不
仅可以用于日常办公及家用，也用于广告招贴、高级印刷等行业中。
13.1.1
打印机分类
打印机有很多种类，可按照不同的标准进行分类。
按照输出方式分，可分为行式打印机和串式打印机；按照打印颜色分，可分为单色打印机
和彩色打印机；按照工作方式分，可分为击打式打印机（点阵打印机和字模打印机）和非击打
式打印机（激光打印机、喷墨打印机和热敏打印机）。击打式打印机使用最多的是点阵打印机，
这类打印机噪音大、速度慢、打出字的质量较差，但价格便宜，对纸张无特殊要求。
非击打式打印机使用较多的是喷墨打印机和激光打印机，除此之外，属于热敏打印机的有
喷蜡、热蜡、热升华打印机。非击打式打印机的噪音小、速度快、打印质量高。激光打印机价格贵，
喷墨打印机价格虽低，但其消耗品价格很高；热敏打印机价格最高，主要用于专业领域。
市场上常见的打印机主要有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。
1.针式打印机
针式打印机是最早出现的打印机，目前，
市场上有9针、24针、72针、144针等多种针
式打印机。其特点是：结构简单、技术成熟、
性能价格比好、消耗费用低，使其在银行存折
打印、财务发票打印、记录科学数据连续打印、
条形码打印、快速跳行打印和多份拷贝制作等
应用领域具有其他类型打印机不可取代的功能，
针式打印机如右图所示。
针式打印机
2.喷墨打印机
喷墨打印机通过将墨滴喷射到打印介质上
来形成文字或图像，右图所示为一款喷墨打印
机。早期的喷墨打印机以及当前大幅面的喷墨
打印机都是采用连续式喷墨技术，而当前市面
流行的喷墨打印机都普遍采用随机喷墨技术。
这两种喷墨技术在原理上是有很大差别的。喷
墨打印机如果单从打印幅面上分，可大致分为
A4喷墨打印机、A3喷墨打印机、A2喷墨打印
机；如果从用途上分，则可分为普通喷墨打印
机和数码相片打印机、便携移动式喷墨打印机。
喷墨打印机
常见办公设备的使用279
3.激光打印机
激光打印机是将激光扫描技术和电子显
像技术相结合的非击打式输出设备，右图所示
即为一款激光打印机。机型可能不同，但工作
原理基本相同，都需要经过充电、曝光、显影、
转印、消电、清洁、定影7道工序。激光打
印机分为黑白和彩色两种，能够提供更快速、
更高质量、成本更低的服务，随着其多功能和
自动化的特点，越来越受到用户的青睐。
13.1.2
安装驱动程序
在使用打印机之前，需要正确地安装打印机，然后再安装驱动程序，让电脑能够识别打印机，
也即通常所说的硬件安装和软件安装。打印机的硬件安装很简单，将打印机的一头数据线插入
电脑机箱的对应接口中，再连接好电源线即可。
将打印机连接完毕后，就该安装打印机的驱动程序。打开打印机电源开关，电脑将自动检
测新硬件，并会自动弹出安装向导对话框，可以根据安装向导提示进行安装，也可以进行手动
安装，接下来将介绍手动安装方法。
进入“本地或网络打印机”界面，单击“连
接到此计算机的本地打印机”单选按钮，
单击“下一步”按钮，如下图所示。
步骤
04
进入“添加打印机向导”中的“欢迎使
用添加打印机向导”界面，单击“下一步”
按钮，如下图所示。
步骤
03
传真机主要分为哪几种？
激光打印机
在弹出的“打印机和传真”窗口中，单
击“打印机任务”任务窗格中的“添加
打印机”选项，如下图所示。
步骤
02
执行“开始>打印机和传真”命令，如
下图所示。
步骤
01
单击
单击
中国青年出版社280
系统未检测到即插即用打印机，提示进
行手动安装打印机，单击“下一步”按钮，
如下图所示。
步骤
06
Windows对即插即用的打印机进行搜索，
如下图所示。
步骤
05
进入“安装打印机软件”界面，选择好
厂商和打印机，单击“下一步”按钮，
如下图所示。
步骤
08
进入“选择打印机端口”界面，选择合
适的端口，单击“下一步”按钮，如下
图所示。
步骤
07
进入“打印机共享”界面，单击“不共
享这台打印机”单选按钮，单击“下一步”
按钮，如下图所示。
步骤
10
进入“命名打印机”界面，一般采用默
认的打印机名，单击“下一步”按钮，
如下图所示。
步骤
09
传真机主要分为热敏纸传真机和普通纸传真机。
单击
进行搜索
单击
1单击
3单击
1单击
2单击
1单击
2单击
2选择
常见办公设备的使用281
进入“正在完成添加打印机向导”界面，
单击“完成”按钮，如下图所示。
进入“打印测试页”界面，单击“否”
单选按钮，再单击“下一步”按钮，如
下图所示。
步骤
11
步骤
12
13.1.3
打印机共享
在“打印机和传真”窗口中，单击打印
机图标，在左侧任务窗格中，单击“共
享此打印机”选项，如下图所示。
在弹出的属性对话框中，单击“共享这
台打印机”单选按钮，单击“确定”按钮，
如下图所示。
步骤
02
步骤
01
打印机主要分为哪几种？
单击2单击
2单击
1单击
单击
2单击1单击
1单击
1单击
2单击
中国青年出版社282
打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机、激光打印机和热转换固体彩色打印机。
返回至“打印机和传真”窗口中，这时
打印机图标已发生了变化，出现了“手”
的形状，如右图所示，共享该打印机的
设置已完成。
步骤
03
共享设置完毕
13.1.4
打印机属性设置
进入“打印机和传真”窗口，右击打印
机图标，在弹出的快捷菜单中单击“属性”
命令，如下图所示。
弹出打印机属性对话框，在“常规”选
项卡中，单击下方的“打印首选项”按钮，
如下图所示。
步骤
02
步骤
01
1右击
2单击
单击
在弹出的打印首选项对话框中，单击“布
局”标签，切换至“布局”选项卡，可
单击“横向”单选按钮，在右侧列表框
中可预览效果，如下图所示。
单击“高级”按钮，进入打印机的高级
选项对话框，单击“纸张规格”下拉按钮，
在打开的下拉列表中可对纸张规格进行
选择，如下图所示。
步骤
04
步骤
03
单击
预览效果
1单击
2选择
常见办公设备的使用283
单击“纸张/质量”标签，切换至“纸
张/质量”选项卡，单击“纸张来源”列
表框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列
表中可进行选择，然后单击“确定”按钮，
如下图所示。
单击“端口”标签，切换至“端口”选
项卡，在列表框中，通过勾选复选框操作，
可以为打印机选择端口，如下图所示。
步骤
06
步骤
05
单击“设备设置”标签，切换至“设备设置”
选项卡，用户根据需要可进行相关设置，
如下图所示。
步骤
08
单击“高级”标签，切换至“高级”选项卡，
用户根据需要可进行相关设置，如下图
所示。
步骤
07
办公室适宜用何种类型的打印机？
勾选
单击
单击
1单击
2选择
3单击
NeroBurningRom软件是德国公司出品的光盘刻录程序，支持中文长文件名刻录，也支
持ATAP（IDE）的光盘刻录机，可刻录多种类型的光盘片，是一个不错的光盘刻录程序。使用
Nero软件，可以用轻松快捷的方式制作CD和DVD。
13.2
刻录机
刻录机在现代的办公中，逐渐为人们所接受。在使用刻录机进行光盘刻录时，可
以使用WindowsXP自带的刻录工具，也可以使用专业的刻录软件来完成刻录操作。
本节中将就使用专业的刻录软件进行具体的讲解。
中国青年出版社284
对于办公室来说，比较适于使用激光打印机，小型办公室可用喷墨打印机。
将鼠标指针指向“音频”图标，显示出
其包含的内容，如下图所示。
步骤
03
将鼠标指针指向“照片和视频”图标，
显示出其包含的内容，如下图所示。
步骤
04
“音频”界面
“照片和视频”界面
将鼠标指针指向“复制和备份”图标，
显示出其包含的内容，如右图所示。
步骤
05
“复制和备份”界面
将鼠标指针指向“其它”图标，显示出
其包含的内容，如下图所示。
步骤
06
“其它”界面
单击
1.认识界面
系统执行命令，启动程序，主界面如下
图所示。
步骤
02
执行“开始>所有程序>Nero>Nero
StartSmart”命令，如下图所示。
步骤
01
常见办公设备的使用285
将鼠标指针指向“收藏夹”图标，显示
出其包含的内容，如右图所示。
步骤
07
扫描仪主要分为哪几种？
2.刻录光盘
将鼠标指针指向“数据”图标，在其显
示出的界面中，再单击“制作数据光盘”
选项，如下图所示。
步骤
01
1指向
2单击
弹出“NeroExpress”窗口，单击右侧的
“添加”按钮，添加需要刻录的内容，如
下图所示。
步骤
02
单击
可继续添加其他文件或文件夹，添加完
毕后，单击“已完成”按钮，如下图所示。
步骤
04
在弹出的“选择文件或文件夹”对话框中，
选择需要添加的文件或文件夹，然后单
击“添加”按钮，如下图所示。
步骤
03
1单击
2单击
单击
中国青年出版社286
返回“NeroExpress”窗口，查看添加
的文件或文件夹无误后，单击“下一步”
按钮，如下图所示。
步骤
05
进入“最终刻录设置”界面，输入光盘
名称，单击“刻录”按钮即可，如下图
所示，系统会自动刻录。
步骤
06
13.3
扫描仪
随着人们对办公要求的逐步提高，扫描仪也越来越多地出现在更多用户的日常办
公中。为了将扫描仪的功能更大地发挥出来，需要能熟练地操作并进行日常的维护。
本节将详细介绍扫描仪的使用。
13.3.1
扫描仪简介
扫描仪是一种集光、机、电为一体并将捕获图像转换成计算机可以显示、编辑、存储和输
出的数据的数字化输入设备。简言之，扫描仪可以将图片和文本页面、图画和实物等输入电脑，
配合图像处理、OCR和传真软件可实现图像输入、高速文字录入和传真等功能。
扫描仪常见的分类有：滚筒式扫描仪、平板式扫描仪、胶片扫描仪、底片扫描仪。扫描仪
的接口通常分为SCSI、EPP、USB三种，后两种是近几年才开始使用的新型接口。传统的扫描
仪都使用SCSI卡作为接口，SCSI接口速度快、连接设备多而且系统资源占用率低，EPP并口
的优势在于安装简便、价格相对低廉，而且不需要设置中断、地址等，不会与其他硬件发生冲突，
劣势就是比SCSI接口传输速度稍慢，当然比普通并口的速度要快得多了，对于个人用户来说
这个速度足够了。USB接口是最新的接口，它的优点几乎与EPP并口一样，只是速度更快（USB
接口最高传输速率为2Mbps/s），使用更方便（支持热插拔），它的缺点与其他USB设备一致，
因为没有USB在DOS环境的驱动程序，所以不支持DOS系统，不过现在只支持DOS系统的
应用软件已经很少了，而其中的扫描、图像编辑软件就更少了，这应该不是大问题。对于一般
个人用户来说，推荐使用USB接口的扫描仪。
扫描仪主要分为平板式扫描仪、手持式扫描仪和滚筒式扫描仪。
单击单击
常见办公设备的使用287
13.3.2
扫描仪的使用
在使用扫描仪时，除了需要有硬件设备外，还需要有驱动程序。ScanWizard5是适合新手
使用的驱动程序；它在扫描前提供了最简单且直接的影像预览控制，结合了一种引导方式一步
一步地带领用户进入扫描程序；在进行扫描操作时，只需进行以下简单的步骤。
打开扫描仪电源，安装ScanWizard5驱动程序。
打开扫描仪的面板，将扫描稿件的正面朝下。
双击桌面“ScanWizard5”图标，启动扫描软件，主界面如下左图所示。
扫描稿件。单击“扫描到”按钮选择存储稿件的位置，设置完毕后，开始进行扫描。单击“扫
描类型”按钮选择扫描出稿件的格式。单击“输出比例”按钮可以选择扫描出稿件的大小，
如下右图所示。
●
●
●
●
13.3.3
扫描仪的维护
扫描仪工作时，光源从灯管发出后到CCD（光电耦合器件）接收，中间要经过玻璃板、若
干个反光镜片、镜头，其中任何一部分落上灰尘或微小杂质，都会改变反射光线的强弱从而影
响扫描图像的效果。因此，清洁是确保图像质量的基本条件。采用如下方法维护可保证扫描仪
以最佳状态运行。
扫描仪在不使用时应放置于柜子里或用布盖着，防止灰尘落入。
避免扫描仪长时间直接暴露在阳光下(或靠近其他过热的热源)。
让那些有可能溢出的液体远离扫描仪，如苏打水、咖啡、茶水等。
应在一个水平的平稳台面上工作，避免振动。
在扫描一个多页装订的原稿时，不要把整个原稿都放在扫描仪的玻璃板上，而是放一页，
并用一个相同大小的书压在待扫描一面的上方，使玻璃与要扫描的页面紧密接触，这
样可避免扫描出的图像出现大片痕迹，保证扫描质量。
●
●
●
●
●
13.4
闪存盘
闪存盘是一种采用USB接口的无需物理驱动器的微型高容量移动存储产品,它采
用的存储介质为闪存(FlashMemory)。闪存盘不需要额外的驱动器，将驱动器及存
储介质合二为一，只要接上电脑上的USB接口就可独立地存储读写数据。
扫描仪的主要性能指标体现在哪几方面？
驱动程序界面
操作界面
中国青年出版社288
13.4.1
闪存盘简介
闪存盘以FlashMemory为介质，所以具有可多次擦写、速度快而且防磁、防震、防潮的优点。
闪存盘一般包括闪存(FlashMemory)、控制芯片和外壳。闪存盘采用流行的USB接口，具有体
积小、重量轻、不用驱动器、无需外接电源、即插即用等优点，可在不同电脑之间进行文件交流，
存储容量从16MB到2GB不等，可以满足不同用户的需求。
随着集成电路和存储技术的发展，MP3、MP4等播放器也可用作存储之用，如下图所示为
常见的闪存盘、MP3播放器、MP4播放器。
13.4.2
闪存盘的使用
闪存盘不仅可以存储多种类型的文件，如文档、图片、音频、视频等，还可以实现不同电
脑间数据的传输。闪存盘通过USB接口与电脑主机箱上的USB接口连接，系统自动进行硬件
检测，然后会弹出对话框，系统闪存盘的具体使用操作步骤如下。
在主机箱面板上插好闪盘，系统进行硬
件检测后，会在任务栏的系统通知区域
显示移动存储器图标，然后自动弹出
“可移动磁盘”窗口，如右图所示。
步骤
01
扫描仪的主要性能指标体现在光学分辨率、色彩分标率和最大分辨率上。
闪存盘
闪存盘
MP3播放器
MP4播放器
“可移动磁盘”窗口
常见办公设备的使用289
将需要保存的文件通过复制粘贴或剪切
粘贴的方式保存到可移动磁盘中，也可
使用菜单邮件的方式，如下图所示。
步骤
02
弹出“停用硬件设备”对话框，在对话
框中显示出3个选项，默认选中第1个，
其他均为对可移动磁盘的描述，单击“确
定”按钮即可，如下图所示。
步骤
04
再返回至“安全删除硬件”对话框中单
击“关闭”按钮，此时系统提示“安全
地移除硬件”的信息，如下图所示。此
时便可直接在主机面板上拔出闪存盘。
步骤
05
在使用闪存盘时，最好使用销售商提供的USB数据延长线，它可以有效地保护闪存盘
的USB接口，延长使用寿命。
闪存盘究竟是什么？
当不再对闪存盘进行操作时需要将其移
除，也称为“删除硬件”。右击任务栏上
的移动存储器图标，弹出“安全删除硬件”
的提示，单击该提示，弹出如下图所示
的对话框，单击“停止”按钮。
步骤
03
将需要保存的文件通过复制粘贴或剪切
粘贴的方式保存到可移动磁盘中，也可
使用菜单发送到可移动磁盘的方式，如
下图所示。
步骤
02
1右击
单击
单击
单击
中国青年出版社290
13.5
温故知新
通过对本章的学习，用户对常用的办公设备，如打印机、刻录机、扫描仪、闪存
盘等有了基本的认识，还可以正确地安装打印机的驱动程序、设置共享，对其属性进
行相关设置；能正确使用刻录机进行刻录；使用扫描仪对文件、图片等资料进行电子
文档的保存；使用闪存盘进行资料的备份等。常用的办公设备还有其他的类别，用户
需动手进行实际的操作。下一章中将就网络知识进行讲解，用户可了解到网络基础知识、
如何接入Internet、如何共享局域网资源等。
13.4.3
闪存盘的维护
闪存盘是一个技术含量相对较低的电子产品，具有极高的易用性，但仍然需要对闪存盘进
行必要的维护。
首先，闪存盘本身抗震防潮能力比较强，但在长时间不用的情况下，注意防潮还是有必要的。
其次，闪存盘存放需要注意的是USB接口的氧化锈蚀和水分对内部电路的腐蚀老化，一般
情况下注意放在干燥的地方并注意盖好帽子就可以了，不需要做特别的防护处理。
最后需要特别注意的是合理的插拔操作。如果直接拔除，虽然对主板不会造成什么伤害，
但是对闪存盘控制芯片的寿命会造成一定的影响，只有合理的使用方式才能保证闪存盘的使用
寿命。而且，规范的操作还可以避免在数据正在读写的时候就拔除，这种可能对闪存盘造成极
大伤害的错误。
闪存盘（闪盘）是一种可移动的数据存储工具。
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