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报销管理制度

2013-11-05  早亦早

 

一、总则

1.     为保证公司财务支出、报销工作的规范化、合法化和高效率,根据公司业务开展的实际情况,特制定本规定。

2.     审批是对请示发表终极意见的行为。审批签字是通过签字的方式同意执行。审批人有批准和拒绝的权利,同时承担相应的责任。费用审批签字是对各种费用的合理性进行逐级审核确认,以明确责任。

3费用签字审批权限的总体原则是:公司发生的所有费用由部门主管、财务主管、总经理审批后方可报销。严禁下属代办,本人审批现象。 (如各级签批人因公出差不方便签批,可指定代签人在其出差期间执行相关权限)

二、借款和报销实施管理细则

(一)借款管理制度

1借款的程序 

借款人填写借款单      部门主管签字       财务主管审核        总经理审批       出纳结算

(注:一般情况下,个人借款不得超过本人月工资额,个人原因借款另行规定)

2借款的要求

1 借款人必须用签字笔认真填写“借款单”诸项内容,借款用途清楚明了,购买物品借款注明单价、数量、金额,差旅费注明前往地区、期限,并须提前两个工作日交至财务部以准备资金,如有附件必须连同借款单粘贴在一起交给财务部。

2 除周转金外,各项借款应在7天之内报销清账(差旅费以返回日期计算),前账不清,后账不借;如1个月内尚未清账,则会在受款人当月工资中将借支款直接予以扣除。

(二)费用报销流程及管理制度

1费用报销审批流程及相关时间规定

1)公司非固定费用需事先申请,具体流程如下:

申请人填写请购单 部门主管审批→ 总经理审批.

2)请款流程(公司固定支出、个人费用报销直接请款)

请款人填写报销请款表 部门主管审批 → 财务部主管审批 → 总经理审批

*  固定支出主要包括:1)日常公用事业费;2)公司的维修费用;3)已与公司签订了合同的供应商/客户的固定费用。

3)报销单据选择说明:以公司银行基本户支付费用的,填写“付款申请单”,其他方式支付费用的,填写“费用报销单”或者“付款申请单”。

4)时间规定:(适用于个人费用报销,公司费用单据可随时递交。)

4-1收报销单时间:个人费用报销单不定期收单;

4-2)支付时间:财务审核、总经理批准后,出纳根据实际情况支付。

2、费用报销相关要求

1)公司不设专职贴票和填制报销单人员,由各部门员自行负责贴票、申报。2)报销时尽量使用税务局统一印制的正式发票(有税务局监制章),发票类别正确。确实无法取得相关业务发票的,应首先向财务部说明情况,再以其他收款收据替代。

3)发票或收款收据内容填写齐全。内容包括:单位名称、日期、项目内容、大写金额、小写金额、开票人、财务专用章(或发票专用章)等。尤其收取定额发票时,一定要有开票日期。

4)发票不能提供明确内容的需提供明细清单,如办公用品、低值易耗品等。

5)发票不缺不破,没有涂改痕迹,财务部拒收假发票。

6)各人报销各自费用,不得代申请以免重复报销。

7)发票及报销单据都不允许涂改,特别是金额。

8)当月费用应尽量在当月报销,公司另有规定的除外。

3、费用报销细则及管理制度

1市内交通费(业务员出差报销另行规定)

1-1)因公乘坐地铁、公交,实报实销;

1-2)员工报销车费列明外出公干时间、地点、交通工具及费用;特殊情况需要乘坐的士的需提前向总经理申请。

2差旅费

2-1  审批原则:

2-1-1)公司员工出差实行部门主管审批制度,销售部出差由总经理审批,不经批准不得自行出差。

   2-2  报销规定:

   2-2-1差旅费是指员工出差发生的费用,包括交通工具、出差补贴、宾馆住宿费等。

   2-2-2) 公司员工出差一律乘坐火车或大巴,飞机票、高铁票原则上不予报销或按相同规定同程火车票金额报销,400公里或者3小时车程内的火车执行硬座标准,超出400公里或者3小时车程的执行硬卧标准,有动车到达的可选择动车二等座标准。

   2-2-3) 对于出差期间的市内交通费、餐费及住宿费,公司实行出差补贴费用包干制度,交通补贴30/天;餐费补助30/天。住宿补贴最高100/晚。特殊情况需要乘坐的士的需提前向总经理申请。

2-2-4此补助从到达目的地的当天起算,在火车途中非当日到达的按30/日的就餐补助;同理,出差补助从返程当日起截止返程当日时间在上午12点之前的无补贴,12点之后(按车票时间为准)返程且当日到达目的地补贴30元,12点之后(按车票时间为准)返程且非当日到达目的地补贴30元,火车途中按30/天补助

   2-2-5员工出差期间发生招待费、礼品费等,须另行向总经理申请执行,不得随差旅费报销。

   2-2-6出差持出差当地区的车票、住宿费等报销。

   2-2-7)其他办事人员外出办事餐费标准:25/餐。

   3电话费

   3-1)销售部业务人员可申请每月电话费津贴,须经总经办签批。

   3-2)若因工作调整,批准报销话费的员工不再需要经常因公联络,则停止享受话费津贴。

   4运输费

   4-1)对于日常零散送货运费,由经手人填写《运输费用明细表》列明表内相关内容。经部门主管批签后填写《费用报销单》交财务部报销。对于月结方式运费,由经手人复核确认,经部门主管批签后填写《付款申请单》交财务部报销。

   4-2)签订的运输协议要报备财务部批核并要求运输单位(或个人)提供结算帐号(或个人储蓄帐号),财务部将运费直接汇至该单位或个人。

   5快递费

      我司与快递公司实行月结制,员工须经部门指定人员批核后方可将快递件交销售部。销售部每月把快递单与寄件登记表核对无误后申请费用。我司收到的到付邮件由收件人填写《费用报销单》申请付款,填明付款理由。

   6交际应酬费

      原则上除了得到总经理同意,否则一律不能报销该费用。事前应先向部门主管或总经理申请批准。总经理批准报销该费用时,须填写《费用报销单》列明时间、地点、人物、事由等内容,否则不予报销。

   9广告费

      有关部门事前做好书面计划,交予财务部审核,报总经理审批。

   10)五金/文具/电脑耗材等物料申请报销流程

具体包括:五金维修配件/文具/公用品等耗材(预算范围)均可采取以下之报销流程

     

申购人填写“申购单”,需注明购买的具体原因/数量/使用部门

 

部门主管签字

                                             

                 

                                             

转至行政部,由其相关部门购买

 

 


                                        

结款时,经手人填写《付款申请单》,需附上:送货单(签收单)+正式税务发票(或收据)+申购单

 

 

 

 


                                               

部门主管、财务部、总经理审批

 


                                              

                                                           

出纳根据付款凭证支付款项

                                                           

 

10-1)行政部设置办公用品领用明细台帐;

10-2)行政部请款时需提供的资料包括:

A、物料/费用的申购批件;

B、正规的税务发票;

C、购买物料的具体清单及签收原件;

如果购买的数量或单价与申购数存在差异,相关部门需对此作出解释,购买价格明显不合理的,财务部将根据市场价格予以报销,超出部分由经手人承担。

(三)、固定资产的管理和报销

A.       固定资产标准

      固定资产是指适用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具、办公、经营用设备、家具、工具等,且单位价值在2000元(含2000元)以上的应作为固定资产。

B. 固定资产的购入、领用和管理。

   1、固定资产的申购流程同物料申购流程;

   2、采购非常规固定资产须写出书面说明,报有关部门审批。购入时要有行政部验收资产的清单、使用部门、使用人及资产管理编号。

   3、固定资产报废时行政部必须写出报废报告,需拍摄报废物品照片,并由总经理审批。

   4、财务部对固定资产进行明细核算,每半年或一年会同各部门进行固定资产/行政用品盘点工作;

   5、行政部要建立固定资产卡片/行政用品台账管理制度,对固定资产/行政用品进行经常性的保养并维护其安全与完整;

   6、固定资产如有损坏或丢失现象,由责任人负责,公司将酌情追究其责任。

 

三、此规定与前期公司费用报销规定有冲突之处,以此规定为准;此规定未涉及事项,以公司前报销规定为准。

四、此规定从公布之日起执行

 

 

 

                                                        2013.5.1

 

 

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