办公室应掌握的基本知识和操作技巧——论办公室工作的理论与实践

太阳下的森林 2013-11-11

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胡国龙

（讲课提纲）

同学们：

今天给大家讲授的内容是关于办公室工作的理论和实践。

在坐的对象有三种，师大文秘专业的学生、企业办公室的主管、机关局室从事文综工作的员工。都是从事或今后将从事机关或企事业单位办公室工作的专业人才。因此，系统掌握办公室工作理论、实际操作方法和技巧，对完善和提升自己在这方面的能力和素质是大有益处的。

本人曾在国家大二型企业负责办公室工作10年，在高新区负责办公室工作16年，时间之长、感触之多、体会之深，谈不上有经验，更论不上有什么秘诀，最多可以说经历多一点，有人说我这个办公室的老油条，啥都会一点、啥都懂一点、但啥都冒干好，我想说，至少留下的教训可以值得借鉴。那今天我的课就讲讲从无数教训中积累的一点点经验吧。不当之处，请大家指正。

一、办公室的基本知识

（一）办公室理论的规定性概述

1、名词概述。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构，是协助单位首脑办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门，是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。

2、职责概述。①处理本单位内综合性的日常事务；②制订单位内部的有关规章制度；③对单位内部各部门之间的关系和工作进行协调、督办以及处理有关收、发业务。④为首脑搞好各项服务。

3、范围概述。①人员的配备与管理；②行政执行中的检查、协调和监督；③文书、档案保管；④物资供应、后勤管理；⑤对内外接待以及一些内务日常方面的具体的业务活动的组织、管理和执行。

4、条件概述。①应具备的硬件条件：办公的专用空间；电话、电传、打字机、搅碎机、装订机、复印机、资料柜等办公用具。②应具备的软件条件。文职服务包括的所有系统：办公自动化系统、文书档案管理系统、政务资料信息系统、工作协调督办及后勤管理系统及分类、收发、打印、经管、统计等具体操作管理的基本条件。

（二）办公室地位和职能的一般性概述

1、地位的概述：

一是处于中心地位：办公室是指挥、控制整个机关工作的中心部门，代表领导处理全局性的问题，又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合，并且发挥出信息中心的综合效应。

二是处于窗口地位：办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，是信息网络中心，处于联络站的地位，主要负责接受处理上级和兄弟单位的来问来函，接待上级领导的视察，处理各类公务往来，接待人民群众来访等等。一般与外界的联系，都首先要经过办公室。

三是处于枢纽地位：办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，但是，它与其他职能部门的区别在于其他职能部门是管理层、执行层，办公室则是中阶层。办公室直接辅助领导工作。

2、职能的概述：

一是指导管理职能。办公室的指导职能，主要指对下属机构工作的指导主要体现在：①传达、制定有关方针、政策，②制定具体的、个别的方针、政策，③对上级有关部门的政策作出阐释，④提出具体贯彻执行的意见和方案。

二是参考咨询职能。

①收集信息职能：开展实际调查——进行理论研究——组织信息加工。

②辅助决策职能：确定合理目标——制定实施方案——协调组织实施——进行情况反馈和总结经验。

③服务协调职能：一是服务职能。首先是为领导服务。做好参谋助手，协助领导处理日常事务，进行调查研究，收集整理信息为领导决策提供依据，以及完成领导交办任务等都属于服务的内容。其次是为本机关、本单位同级兄弟部门服务。办公室承担着文印、打字、文件管理、档案管理、印信管理等任务。有的综合性办公室还承担着机关事务管理等后勤工作任务。再次是为下级单位和人民群众服务。二是协调职能。①统一步调。②化解矛盾。③合理安排。

④监督职能：a)办公室对有关部门或人员所分担的任务要心中有数，通过各种途径随时掌握他们完成任务的进度，并且检查其工作完成的质量。b）如果发现执行部门在并无充分理由的情况下延宕工作，致使任务的完成产生困难，办公室就应当采取果断的处理办法，催促其及时完成任务。

（三）关于办公室基本任务的微观性概述

1、会议管理工作——组织对会议的审批、安排、调度、通知、记录、服务及善后工作的处理；

2、文书处理工作——组织对本单位公文的起草、制作、传递（送审）、印发；

3、调查研究工作——组织进行事关全局性的政策性、战略性调查研究工作，实施执行过程的调研工作及中心工作的专题调研工作；

4、文字综合工作——组织对各种信息、资料、情况进行收集、整理、加工、分析，综合为专题材料，组织各种专题交流会议、口报会议、研讨会议材料。

5、信息处理工作——组织对各种信息的收集、传递、处理、反馈，为领导决策作基础性服务。

6、协调调度工作——对全局性、综合性（指涉及几个部门或全机关）工作进行组织协调、指挥调度。

7、督察督办工作——组织对重点工作进行督查、督办，实施考核、通报，发挥监督、推动、控制、反馈作用。

8、档案管理工作——组织对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档，并做好档案的管理和使用；

9、信访接待工作——组织搞好领导的和全局性的信访接待，倾听群众呼声，关心群众疾苦，保护群众利益，切实解决问题，妥善处理矛盾纠纷，做好安抚工作；

10、机要保密工作——严格按制度做好保密工作，收密多、知密早、晓密广、泄密易，被人关注，机要保密十分重要；

11、公务接待工作——按程序、按规范做好政务接待、行政接待、交流参观接待、外事接待、商务考察接待等；

12、信印管理工作——组织搞好文本管理、介绍信管理、联系函管理及印章管理；

13、值班值勤工作——领导值班安排、民主值班安排，重大庆典、参观活动值勤安排、节假日和群众聚众、上访、集会、闹事维稳值班值勤安排；

14、后勤服务工作——会议室管理、办公设备管理、安全保卫管理、公共服务管理、仓库管理；

15、物资和采购工作——重大物资采购申请事项、招标选点、组织采购，进库登记，报废处理，包干经费结算；

16、车队管理工作——车辆配备、购置和更新，司机管理，公务车调度，价格审查，修理维护和车辆报废处置；

17、物业管理工作——公共环境、卫生管理，绿化、安全、车辆停放管理，门卫保安管理，汽源、电源、油源管理，会议室管理和茶水服务及领导办公室环卫管理；

18、房产管理工作——所有公用房产管理，办公用房分配、维修、水电和供冷暖设备、电梯管理及维护维修等。

二、办公室的规定事务

（一）日常事务。（主要有七大项）

1、日常管理：指办公室天天面对的规定性、大量的、具体的、琐碎的事务管理，具有“繁”、“杂”、“小”、“变”的特点，就像一个家，开门七件事：柴、米、油、盐、酱、醋、茶一样，每天如此。

2、印信管理：指对印章（机关、单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志，具有一定的权威性和法定性，具有全权威、证明、标志的作用）信证（指机关单位的介绍性和凭证，介绍信是单位对外联系、商洽事务的凭证，严禁开空白介绍信）的管理。

3、会议管理：指对各种专项会议进行计划、安排和协调处理。

4、信访接待：①指代表本单位全权办理各类单位的来访，程序是接待——阅信——登记——转办；②原则是“热情、讲礼仪、细致周到、妥善处置”，要求“及时接待、详细商谈、认真登记、迅速办处”。

5、外事工作：是办公室的一项对外的工作。主要对象是境外的人和事。基本原则：主权高于一切——高度统一——严守纪律——平等相待——内外有别——接待相当。

6、礼仪礼节：指办公室公关活动的行为规范。

①形象礼仪：由单位的对外公众形象、环境、信誉、待人接物、言谈举止和员工服饰、接待交流语言等元素构成的一种品质和规范。

②书面礼仪：即礼仪文书。（请柬的用法，会务专用信件和贺卡等制作）

③握手礼节：交往礼节中最基本的一种方式。一般情况下注意六个方面：上下级之间，上级伸手后，下级才能伸手相握；长辈晚辈之间，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握；男女之间，女人伸手后，男人才能伸手相握；握手时应伸出右手握手；握手时，应摘掉手套；握手时间力求适度。

④互相介绍礼节：是社交场合常用的一种方式。

a. 自我介绍：注意高度谦虚；克服羞涩；讲究繁简。

b. 介绍他人：先客气地打招呼，先把年轻的介绍给长者，把晚辈介绍给长辈，把男子介绍给女子，把下级介绍给上级。

7、督查督办：此工作是领导推进工作的一项最常用最有效的工作方法和手段，是办公室在领导的授权下进行的一项工作。

①督查程序：a. 具体事项督查程序：交办——转办——承办——催办——检查——办结——办结回告——审核——立卷——归档；

b. 特大或中心工作督查程序：分解——立项——送审——批办——转交办——督办——催办——检查——综合分析——专题回告——审核——再批办——再催、督办——再办结回告——再审核——立卷——归档。 -

②督查公文：督查工作决定、工作计划、工作汇报、督查工作查收分解、督查工作简报（指反映进展情况、经验介绍、督查效果）、督查工作专报（指对重大决策、会议文件督查落实情况的通告，指限发领导层人员和上报上级机关的简报材料）、督查工作通报。

（二）承办事务（主要有两项）

1、收文事务。①拟办：指对来文的处理，作出初步意见呈领导批办。②请办：包含请办法和请批法两种。请办法是指办公室根据收文通告直接注明送请主管部门办理（或办处或阅处）；请批法是指办公室将收文直接呈请领导批办。由领导直接批示具体意见。③传阅：指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。a. 按顺序传阅；b. 分送传阅或集中传阅。.④催办：是指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促检查。⑤承办：是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。⑥办复：是指需办理的文件在办毕后，对来文单位所作的答复。（函复、口头答复、复印领导批示、就地处理、统筹处理）

2、发文事务。①发文程序：拟稿——审核——签发——缮印、校对——用印、登记、封发②传文：指根据文件内容和规定的传达范围，利用会议进行口头传达。根据时限要求，可一次性传达，也可分几次传达。

（三）沟通协调事务（主要有五项）

1、内部沟通协调：指为了使机关、单位内部门之间能够配合适当所开展的衔接、交流、协商、调度所做的工作。

（1）作用表现为：①凝聚作用，促使工作上分工合作；②枢纽作用：统筹指挥调度，减少失误，提高效率，起到枢纽作用；③保证作用：促使大政方针、路线、政策的贯彻执行；④调节功能作用：各方力量形成一个合力，使整个工作井然有序、同步运转。

（2）协调范围为：公务协调——事务协调——政策协调——会议协调——关系协调——公文协调——受理请示协调——战略协调

2、与上级沟通协调

①以大局为重，维护上级威信。认真执行上级决策，说话注意场合分寸，凡事不要通过贬低上级来抬高自己。

②互换思考，为上级分忧。做积极的执行者，当得力的参谋。

③摆正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表态不越位，决策不越位，应酬不越位，答复问题不越位。

④疏密有度，一视同仁。对上级群体或班子所有成员做到“五个一样”：组织上要一样服从，工作上要一样支持，态度上要一样对待，请示汇报要一样的程序，接待服务要一样的安排。

3、与同级沟通协调：指同级部门之间、同职个人之间关系的处理。同为同级、同职之间的，既有共同的目标，又有各自的分工；既要互相支持、帮助，又蕴涵着彼此的竞争。

掌握的原则：见贤思齐，强者为师；互相尊重，彼此信任；互相补台，积极配合；宽容别人，学会自制；与人为尊，以诚相待；互相支持，排忧解难。

4、与下级沟通协调：与下级部门或下层员工之间关系的处理，与下一级建立起和谐融洽的关系。最好的方法是以朋友的身份与下级打交道，与下级平等相处。通过工作任务等的确定与实施来构成与下级的关系。

掌握的原则：大胆信任和授权；人格平等；平衡关系（调解下级之间的矛盾和冲突）；信息沟通；人文关怀。

（四）参谋事务

主要发挥出主意、想办法、提建议方面的参谋助手作用。

原则：①围绕中心，突出重点，着眼事关全局的大事，着眼“牵一发而动全身”的工作； ②掌握分寸，适度适宜； ③将意见变成问题提出来； ④多提几个方案供领导选择； ⑤先提问题，再提出建议，一并提出。 ⑥ 注意事项：a. 针对不好的消息提的建议意见婉转表达。 b. 领导未采用自己的意见不要忌恨、猜疑。c. 能力不强的领导面前，施展参谋才干更要谦虚谨慎，但机会来了，抓住不放，充分展示。

（五）领导服务事务（主要有六项）

1、领导的日程安排：多指将主要领导每周或每月重大工作（活动）的内容及行程进行安排，制作一个表并注明相关事项和要求。

2、领导的接待事务：多指领导示意的小范围内的聚会、联谊、应酬等活动的安排、接待。

3、领导协调服务事务：多指领导示意的一定范围内重要事宜的联系、衔接、协调、催办和落实。

4、领导生活服务事务：多指领导个人和家庭及亲朋戚友在生活上的相关服务事务。

5、领导的公务活动服务：多指领导亲自参加的参观、考察、学习、开会的联系安排的相关服务事宜。

6、领导的健康服务：专指领导的健康咨询、检查治疗和疗养及平时的养护及参加喜好的体育锻炼活动等事项的服务。

三、办公室的工作技巧

（一）关于人际关系的技巧

一是与上级相处的技巧。要注意尊重上级的职权、维护上级的威信、尊重上级的工作业绩、理解上级工作的甘苦；对上级提出批评要讲究技巧。

二是与下属相处的技巧。要注意尊重下属，平等待人；体察下情，关心和爱护下属；实事求是，公正处事；言而有信，敢于承认错误和承担责任；以身作则。上级在与年长者交往时，应以尊敬的态度，以晚辈的身份与之交往；与年轻下属交往时，以慈祥的长者形象出现，应该表现出对下属的关心、爱护、理解和支持；对下属的错误应正确地进行批评和处罚。

三是与同事相处的技巧。要注意①加强同事间的交流；②谨慎对待赞扬和褒奖；③正确对待同事的优点和成绩；④勇于承认差距，虚心学习他人长处；⑤关心同事的工作成绩，肯定和赞美同事的优点；⑥工作中竞争应保持心平气和；⑦与同事一起取得工作成绩时不要争名利。要妥善处理同事间的矛盾，①不要轻易责怪、批评和抱怨别人；②不在领导面前诋毁和贬低其他同事；③当同事利益受损失，不能幸灾乐祸，应挺身而出进行维护；④不散布他人隐私和私密，不要过分干涉别人的私生活。

四是与其他部门间的关系。①积极合作，相互配合；②坚持原则，分清是非；③经常沟通，不互相排挤；④职责分明，不争功诿过；⑤互相学习，取长补短。

（二）关于协调工作的技巧

1、熟练掌握协调的种类，以便针对性地采取不同方法。

一是按范围分有四种：

①战略协调。办公室必须协助战略决策者和战略发展规划制定者，对战略规划讨论中出现的各种方案进行分析，对各种看起来矛盾实际上都可能相互补充的意见进行综合协调。

②政策协调。指办公室在政策制定中的协调工作和政策本身所具备的协调性，是为了避免先后制定的政策彼此矛盾和有关单位在执行同一政策的过程中发生矛盾，造成实际工作的混乱。

③事务协调。指对各部门各单位日常事务发生矛盾而进行的协调工作。

④计划协调。指在行政领导机关制定和执行工作计划、企业发展计划、事业发展计划时所进行的协调。

二是按协调关系分有八种：

①上下关系的协调；②左右关系的协调：协调本单位各部门之间的关系；协调本单位与有关单位的关系。③局部与整体关系的协调；④领导人之间关系的协调；⑤业务关系的协调； ⑥内部关系的协调；⑦工农、城乡关系的协调；⑧军政、军民关系的协调。

2、熟悉掌握做好协调工作的技巧。

一是熟记协调工作的六字要诀：

①“硬”协调（指运用行政法规组织协调）； ②“软”协调（指运用道德舆论的力量和负责政治工作的优势进行协调处理）； ③“冷”协调（指运用冷处理的办法解决矛盾，特点是“避其锋芒，以柔克刚，后发制人”）； ④“热”协调（指趁热打铁的方法解决矛盾、协同处理问题）； ⑤“明”协调（指利用会议、谈话、对话、谈判形式进行公开场合下的协商解决矛盾）； ⑥“暗”协调（指与“明”协调相辅的方法，首先背后做工作、协调关系，再转入“明”协调解决问题）。

二是掌握机构内部人际关系协调的技巧

a. 协调与领导关系的技巧：

①勇担重担；②切勿越位；③巧言进谏；④贵在勤奋：手要勤、脑要勤；⑤与不讨人喜欢的上级融洽相处：上级领导才能不如自己；上级领导偏听偏信；上级领导心胸狭窄，嫉妒贤能。

b. 协调与下级关系的技巧：

①以身作则：带头搞好人际关系；要带头树立良好的职业道德；要带头廉洁奉公。

②协调下级关系中的平衡艺术：平衡利益的可容性；平衡心理的可接受性；平衡空间的等距性。

③协调下级关系中的引力艺术：作风的吸引性；态度的相近性；需求的互补性。

三是熟练运用协调工作中的语言技巧。

a.. 激励的语言艺术。情愫真切；扬长也须论短；多用通俗语言。

b. 说服的语言技巧。以情动人；巧妙利用数字；重复申述；采用比喻；用名人的话或俗语来支持你的言论。

c. 批评的语言艺术。使用幽默的语言；多用委婉语言；批评应注意场合；批评语适度技巧。

（三）关于外事工作操作技巧

一是外事接待准备。

1、邀请前的准备。邀请外宾往往同某项具体工作联系在一起，无论是礼节性回访，还是有目的的科技文化交流，开学术讨论会，参观、考察、游览等，往往先由本单位领导人员或具体业务部门、专门部门的负责人以书面形式向上级领导提出请求。邀请外宾可以是按计划进行的，也可以是临时性的。正式的邀请必须是书面的，用邮寄、电传、电子信件的方式均可。邀请发出后须耐心等待，不可催促。

2、接待准备要求：

（1）接待计划的拟定。接待计划应尽可能具体、详细、全面、周到，拟订后应报送上级领导单位批准后再执行。接待计划广义上应包括如下内容：代表国家，代表团名称，人数，团长姓名、职务，抵离时间，所乘交通工具，来访目的、要求，接待方针，迎送和陪同人员姓名、职务，会见、宴请及主持人的姓名、职务，业务活动（包括会谈、贸易洽谈、技术交流、签订合同、参观考察等），游览、购物、文娱活动，食宿、交通安排，费用开支，新闻报道，礼品，安全保卫以及安全免检，行李免检或从宽检放等。

（2）具体准备工作。提前预订住房；准备专业活动；落实参观单位；通知迎接陪同人员；准备礼品。

（3）准备工作注意事项：依靠各方，密切配合；认真仔细，充分准备；精心设计，巧妙安排。

二是外事接待实务。外事接待工作总体上由礼宾礼仪、参观游览、生活保卫三个部分组成，在接待工作中又分为各具体事项。要区别不同国家、不同对象，结合具体时间、地点、条件，有针对性地做好外事接待工作。

1、接待外宾须知

（1）态度应不卑不亢、热情大方。（2）不可带病参加活动，以免引起外宾反感。（3）严格遵守时间。（4）参加接待活动前，不要吃大蒜等有强烈辛辣气味的食物，以免带有口臭。（5）在外宾面前，举止要文雅，不要抠鼻、剔牙、挖耳、伸懒腰、哼小调等。（6）在公共场所，不要随地吐痰。（7）尊重外宾的生活、风俗习惯，对外宾的服饰打扮、形貌、动作、表情等不要评头论足，更不可讥笑或做出怪异表情。（8）遇到熟悉的外宾，要主动友好的打招呼致意。（9）与外宾用餐，不要狼吞虎咽、发出响声，喝酒时严格控制酒量。（10）不要私自接受外宾的礼品，更不能暗示外宾送礼。

2、排列礼宾次序

（1）按身份与职务高低排列。（2）按字母顺序排列。（3）按通知代表团组成的日期先后排列。（4）把关系最密切的国家（团体或个人）排在最前列。

3、参观游览

（1）突出重点；（2）有针对性；（3）劳逸结合。

三是外事洽谈。洽谈，又称谈判，指中外双方就政治、经济、文化、军事等领域中的具体问题作商洽性的谈判。

1、意向性洽谈

（1）准备谈判。

①要收集和提供准确、详细的信息和文献资料。②拟订计划。③洽谈调查。④正式谈判前，预备方案往往有两个：一个是对我方最为有力的方案，另一个是能够接受和利益最低的方案。⑤谈判会场的布置。⑥迎接、安顿对方人员等。

（2）洽谈组织：地点选择；人员安排；谈判进度；洽谈目的。

（3）洽谈策略：开放策略；先苦后甜策略；休会策略；疲劳战术；最后期限策略；不开先例策略；以外促内策略；润滑策略。

（4））谈判中的服务：口语翻译；记录；协助起草协议书。

2、签约性洽谈

（1）签约前的准备：确定日期；确定地点；会场布置（右为上，左为下，以旗面为准，右为客方，左为主方）；必备物品；确定人员。

（2）签约程序：①双方按规定时间进入签字会场，签字人员入座，助签人员侍立两旁，其他人员按主客位置并依身份顺序由中向两边站列； ②助签人员协助翻揭签字文本并加以指点，第一文本签完后，由助签人将文本互相交换，签字人再在对方的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。众人鼓掌表示祝贺； ③由服务人员送上香槟，宾主举杯共贺，摄影留念。

四是外事出访程序。（有规范、硬性的程序，没有技巧，按规定办）

（四）关于调研工作的操作技巧

一是调查研究工作方法上的技巧（共有9种方法可供选择，可单向可多向）：

①实地调查法：蹲点、检查、勘察。②召开座谈会。③综合归纳法。

④抽样调查法：纯随机抽样；等距抽样；分类抽样；整群抽样。

⑤定性、定量分析法：定性分析是指根据社会现象或事物所特有的属性和运动变化中的矛盾性来研究事物的方法或手段。定量分析是指对社会现象存在和发展的规模、速度、程度等进行度量、计算和说明，从而了解社会现象的数量、数量变化和数量关系。

⑥比较法。⑦民意测验法：书面问卷；走访调查法。⑧统计调查法：利用固定报表的形式，把下边的情况反映上来，通过分析而进行的一种常用的调查研究方法。⑨资料调查法。

二是撰写调查报告的技巧。

1、注重特点：真实性；针对性；鲜明性。

2、明细结构：

（1）层次结构：①该项调查的意义概述；②阐述前人的研究成果；③介绍本次调查的范围、对象、时间、地点、方法、程序；④昭示调查事实，分析研究成果；⑤总结与讨论，进一步辨明事物发展的趋势和方向；⑥提出作者的观点和建议；⑦注明参考资料。

（2）内容顺序：①标题；②开头；③正文：调查报告的中心思想和观点；说明中心思想和观点的事实；对这些事物的分析与评价。总的要求是：先后有序，详略得当，具体充实，有点有面，突出重点。④结尾：简要，或提出结论，或概括经验要点，或交待事物产生的影响或群众意见、反应；或说明不足之处或提出新的问题，指出努力方向，或可省略。

3、划清类型：

（1）按调查报告涉及的范围分：普通调查报告；专题调查报告。

（2）按调查研究的不同内容分：介绍新事物型；介绍典型经验型；揭露问题型；反映社会现状型；事物发展动态型。

4、巧用语言：简洁、明了、准确、生动、通俗。

5、选准题材：

（1）主题：真实正确、颖脱俗、鲜明通达、精炼集中。

（2）选材：精心选材，围绕主题，由表及里，去粗取精，把分析得来的情况资料一一筛选，把与主题无关的、次要的、非本质的、琐碎的材料都剔除，选出那些能够反映事物本质的、主要的典型材料。

6、充分表现：用事实说话，用典型的事例来说明观点。

（五）关于接待工作的技巧

一是熟悉地掌握接待对象以针对性的制定不同的接待方案。

①按接待对象的身份不同，可分为官方的和民间的两种，通常指在外事接待中。

②按接待对象的人数多少，可分为集体的和个人的两种。

③按接待对象所从事的不同活动，可分为讲学、旅游、参观、访问、开会等。

④按接待对象的来源不同，有内宾和外宾之分。

⑤对象的工作目的不同，可分为上级领导检查、视察工作；兄弟单位领导指导工作；有关单位前来取经等。

⑥按接待对象邀请与否，可分为应邀请的和未被邀请的两种。

二是科学合理地安排接待形式。

①引见式：秘书工作人员负责将客人介绍给有关部门或有关领导。至于来宾以什么方式前来、何时回去、需要食宿与否等，都不作安排。

②会见式：秘书工作人员直接接待来宾，并与对方会谈有关事宜。会谈结束，接待工作也结束。

③座谈式：秘书工作人员单独或和领导一起与来宾座谈，商洽有关事项。座谈完成，接待工作也完成。

④陪同式：秘书工作人员在来宾访问期间负责陪同来宾参观、旅游，或协办有关事情。这种情况，来宾的迎送由其他有关部门负责。

⑤迎送式：秘书工作人员负责迎接来宾，并送走客人。这时候对于来宾的其他活动一般不予考虑。

⑥协办式：整个接待工作由外事部门或其他有关部门负责，秘书部门只是协助办理有关事项。

三是内宾接待的技巧。

1、工作要求：负责接待人员态度要和蔼、诚恳；接谈回答要认真、负责；介绍情况要做到实事求是、严守机密；服务工作要热情周到。

2、接待程序：接受任务——了解来宾——预定食宿——派人接站——商议日程——礼节拜访——组织会谈——陪同来宾——安排送站——接待小结

3、接待内容：对上级领导机关来宾的接待；对平级机关和与本单位有业务来往的外单位来宾的接待（分领导同志来与一般工作人员来两种情况）；系统受管单位来宾的接待；对新闻记者的接待。

四是外宾接待的技巧。

1、基本原则：统一的原则；适应性原则；平等的原则；内外有别的原则；节俭的原则。

2、接待工作种类：①业务性接待工作（搜集资料，熟悉情况；为领导出谋献策；斟字酌句，把好文字关）；②事务性接待工作（迎来送往的安排；会见、会谈的安排；宴请安排；文艺活动、参加游览等）。

五是宴请接待安排技巧。

1、宴请的几种形式。

国际上通用的宴请（宾）形式有宴会、招待会、茶会、工作进餐等。宴宾活动采用何种形式，通常根据活动目的、邀请对象以及经费开支等各种因素而定。

（1）宴会：①国宴。（略）

②正式宴会。除不挂国旗、不奏国歌及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。有时亦安排乐队奏席间乐，宾主均按身份排列就座。

③便宴。即非正式宴会，常见的有午宴、晚宴，有时亦有早上举行的早宴。这类宴会形式简便，可不排座位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。便宴较为随便、亲切，宜于日常友好交往。

④家宴。即在家中设宴招待客人，以示亲切友好，家宴往往由主妇亲自下厨烹调，家人共同招待。

（2）招待会：①冷餐会（自助餐）。这种宴请形式的特点是不排席位，菜肴以冷食为主，也可以用热菜，连同餐具陈设在菜桌上，供客人自取。冷餐会，在我国常用于官方正式活动，我国举行的大型冷餐招待会，往往用大圆桌，设座椅，主宾席排座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动进餐。

②酒会。又称鸡尾酒会，这种招待形式较活拨，便于广泛接触交谈。招待会以酒水为主，略备小吃。不设座椅，仅置小桌（或茶几），以便客人随意走动。

（3）茶会。这是一种简便的招待形式，举行的时间一般在下午四时左右（也有上午十时举行的）。茶会通常设在客厅，不用餐厅。厅内设茶几、座椅，不排席位。

（4）工作进餐。按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，它是现代国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式（有时由参加者各自付费），利用进餐时间，边吃边谈问题。在代表团活动中，往往因日程安排不开而采用这种形式。进餐往往排席位，如用长桌，其座位排法与会谈桌位安排相仿。

2、宴请的准备工作。

首先要确定宴请的目的、名义、对象、范围与形式。其次要确定宴请时间和地点。还有，宴请席位的编排也是一项很重要的准备工作。现时通用的模式一般都与会议中安排座次的圆桌式或方桌式差不多。以圆桌为例，主人应面向正门居中而坐，主宾坐在主人左手一边，第二位的宾客坐在主人右手一边，依次类排。最后的一项准备工作就是发送请柬。便宴经约妥之后，可不发请柬，工作进餐一般不发请柬。

3、宴请过程中的礼仪

①席前主人怎样迎接客人：主人一般在门口迎接客人，有时还可有少数其他人员陪同主人列队欢迎客人。主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座。

②席间主人怎样向客人敬酒、敬菜：客人入座之后，主人首先应该起立，举杯向客人敬酒。碰杯先后以座次顺序为序，从主到次进行，只仅仅一杯即可，不可碰得太响。碰杯干杯之后，主人应持筷子示意，请客人正式用餐。宴会进行中，当客人互相谦让，不肯下箸时，作为主人，便有给客人敬菜的任务。

——当每一道菜端上桌时，主人可简单介绍一下这道菜的色、香、味等特色，并热情招呼客人动箸，尝试。

——当餐桌上的客人有主次、长幼之分时，每一道菜上来，主人应先请主客或者长者首先品尝。

——分菜时，主人可站立起来，用公筷、公匙为客人分菜。首先分给在座的主客或长者。

——当客人对某道菜表示婉谢时，主人不宜强人所难，硬将菜塞到客人碗里。

③席后主人怎样欢送客人。

客人就餐完毕，起身告辞。主人应送主宾至门口，热情话别，要等主宾离去后，主人才可关门或转身回到宴会厅。

（六）关于会务管理的技巧

一是认真做好会前准备工作。

①确定会议名称：以与会者的身份或职务作为会议名称的主体；以会议的内容作为会议名称的主体；②确定会议时间（会期宜短不宜长）；③确定会议地点；④确定与会人员；⑤会议议题的确定：领导确定议题，办公室和有关部门准备材料；办公室主动收集议题；下级部门提出的议题；上级机关提出的议题；⑥制发会议通知：一般采用文件或电报形式，要求简明扼要，概念准确，写清楚会议时间、地点、议程、员、要求等；⑦会议议程、日程与程序的确定：会议议程是指会议所要通过文件、解决问题的概略安排。日程则是指会议各项活动在会期以内的每一天中的具体安排。程序是指为完成会议议程而按照工作顺序和时间先后依次安排的会议工作体系，是对会议议程的具体化；⑧组织会议报到；⑨拟制编组名单；⑩准备会议文件：草拟文件，审阅文件，文件送迎。

二是认真搞好会议管理。

1、会议管理方法

①行政方法：建立必要的会议制度；颁布会议政策；制定会议计划；会议审计活动。②法律方法：立法；司法。③经济方法：经济杠杆；经济处罚。

2、会间组织服务工作：①组织签到；做好会议记录；②编发会议简报；③会议特殊情况的处理；④特殊会议的组织工作。

三是做好会议礼仪。

1、安排好会场。

首先，选择会场：大小要适中；地点要合理；附属设施要齐全；要有停车场地。其次，会场选定，接着是布置。人民代表大会的会场要布置得隆重庄严；庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈；纪念性会议的会场要布置得肃穆典雅；业务洽谈会议、看样订货会议、经验交流会议的会场要布置得和谐亲切。一些大型会议的会场门口，还要张贴“欢迎”之类的标语。

2、正确设计主席台和会场形式。

（1）主席台设置：①大型会议的会场大多设主席台，和与会人员呈面对面形式。②中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可，如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。③小型会议可不设主席台。

（2）会场形式种类（根据交际需要和情况而选定）：①圆桌式、方桌式。在圆桌或方桌的周围安放椅子，可以互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开16~20人左右的小型会议。②“口”字型。如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。③“匚”字型、“V”字型。摆成“匚”字型、“V”字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯那样，要让与会者不必挪动座位就可以看到。④教室型。是目前中国最通行的开中型、大型会议的会议形式，它便于召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议。

3、注意排列座次。

主席台座次，以上主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为重点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其余各排的排位可灵活掌握。

其他参加会议的人员面对主席台就座，习惯采用以下几种方法排列：①按汉字笔画排列；②按地理位置排列；③按行业系统排列；

4、搞好会务服务。

①准备好会议文件和材料，包括工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单。②办妥后勤服务事宜。③大型会议要做好新闻发布准备工作。

5、注意会议礼仪特点。

①代表会议的礼仪；②工作会议的礼仪；③例会的礼仪；④报告会的礼仪；⑤座谈会的礼仪；⑥经验交流会的礼仪；⑦表彰会的礼仪；⑧纪念会的礼仪；⑨庆贺会的礼仪；⑩新闻发布会的礼仪。

四是做好会后事项处理工作。

1、整理会议记录； 2、印发会议纪要； 3、安排与会人员离会； 4、会议文件和立卷归档；5、会议决定事项的传达与催办； 6、会议新闻报道； 7、会议财务决算； 8、总结会议工作（积累经验、明确成绩和缺点）。

（七）关于后勤工作的技巧（关键是对人的要求：人要正、事要公、管要严）

1、要熟悉后勤工作的特性：具有先行性、服务性、不可替代性和实用性的大特性。

2、要选用爱岗敬业的后勤人员。具备“负责、实干、勤俭、奉献、无私”主动精神。

3、要熟悉后勤服务工作的任务：

（1）房产管理：基本建设；房产的分配；房产的维修；水电及供暖设施的管理；费用管理。（2）办公用品管理：计划；购置与保管；发放；经费核算。（3）机关环境管理：搞好总体规划；卫生管理；环境保护工作；绿化工作；安全保卫工作。（4）车辆管理：车辆的配备定编；购置、更新车辆；值班、调度；车辆的维修及保养。（5）公共服务部门管理：电话服务部门；招待所的管理；医疗卫生所的管理；食堂管理；物业设备的管理。

（八）关于公文的写作技巧

一是要熟悉掌握公文主旨的确定依据。

1、党和国家以及上级文件是公文主旨确立的直接依据；2、领导意图是公文主旨的具体要求；3、工作实践是确立公文主旨的直接因由。

二是要熟悉地运用公文主旨的表现形式。

1、题目明旨；2、开门见山；3、卒章显志；4、片言居要；5、一线贯通。

三是正确选取和使用公文材料。

1、材料的占有：直接材料和间接材料；现实材料和历史材料；具体材料和概括材料；正确材料和反面材料。2、选材的要求：准确；新颖；真实；典型。3、公文材料的使用方法：先亮观点，后列材料；先列材料，后摆观点；边列材料，边摆观点。

四是巧妙组织和安排公文结构。

1、结构组成：标题、开头、结尾、层次和段落、过渡和照应。

2、结构安排：纵向组合结构（直叙式、递进式）、横向组合结构（并列式、总分式）、纵横交叉结构。

3、结构要求：必须围绕主旨安排结构；必须有明确、清晰的层次；必须做到完整、严谨、匀称。

4、公文的表述方式：叙述、议论、说明。

5、公文的语言运用：规范性词语的运用；大量使用介宾短语；简缩和模糊语言（比如“原则同意”）。

（九）关于督查督办工作的技巧

一是熟悉掌握要督查的内容。

1、检查上级制定的方针、政策、重要的文件和重要会议精神贯彻落实情况；

2、检查上级重要工作部署，重要决定事项的落实情况；

3、检查上级和本级领导同志重要批示和交办事项落实情况；

4、认真完成上级党委办公室交办的督促检查事项；

5、负责人大代表、政协委员提出的需要答复的有关提案、议案办理情况的督查；

6、领导同志认为必须督促检查的重要事项。

二是熟练掌握督查工作的技巧。

1、督察报告的写作技巧：要突出本地特色；督察报告的主要任务是向上反映督查工作的重要情况；要突出反映问题。

2、查办催办的技巧：与信息工作、调查研究工作、信访工作相结合；实事求是，秉公办案；分级负责，归口办理；领导上阵，亲自查办；坚持结报反馈制度；树立全局观念，围绕改革和建设这个中心，以查办催办党和政府各项改革方针、决策和重要工作部署的贯彻执行情况为主。

3、专项查办的技巧：要事实清楚处理得当；严格查处时限，彻底查清事实。

4、跟踪督查的技巧：要看实际工作效果如何；要强调深入，掌握实际。

（十）关于给领导提建议的技巧

一是考虑领导易于接受的建议方式和时机。

1、以子之矛攻子之盾的提建议法：以领导的话作为个人评价事物的标准；以行为证据证其伪；指陈先言明其心。2、娱乐中要适时提建议：潜移默化，润物无声；借题发挥，巧妙引申；切勿扫兴。

二是提意见要注意不让领导丢面子。领导十分注意自己在公开场合，特别是在其他领导或者众多下属在场的时候，不能丢面子。如果办公室主任的意见使领导感到难堪，即使是出于善意的愿望，即使是“对事不对人”，但其结果却必然是一样的：使领导的威信受到损害，自尊受到伤害。

三是迂回表达反对意见。过于直接的批评方式，会使领导自尊心受损。因为这种方式使得问题与问题、人与人面对面地站到了一起，除了正视彼此以外，已没有任何的回旋余地，而且，这种方式是最容易形成心理上的不安全感和对立情绪的。迂回的方法很容易摆脱其中的各种利害关系，淡化矛盾或转移焦点，从而减少领导的敌意。在心绪正常的情况下，理智占了上风，领导自然会认真地考虑所提的意见，不至于先入为主地将意见一棒子打死。

四是不要装腔作势。任何领导都喜欢有知识、有才干的下级。在领导面前下级要敢于实事求是，即使是有能力的下级，急于表现自己的才能也不要操之过急，不要装腔作势。才能是需要通过行动和实力表现出来的。凡是装腔作势的下级绝大部分都会当场被领导看出，只是有的领导给下级留点面子，不当面把“西洋镜”拆穿罢了。

五是不做“百晓”，不当“万能”。

六是不可随便向领导提建议。

七是注意建议有可行性、可操作性和投入成本。

（十一）与不同性格的领导相处的技巧

一是与冷静型领导相处的技巧。如果遇到这样的领导，一切工作计划，提供意见，不要自作主张，等到计划决定后，只要负责执行便好。至于执行的经过，必须有详细记载，这种一丝不苟的精神，详细记载的报告，正是他所喜欢的。但执行中遇到的困难，最好能自行解决。

二是与热忱型领导相处的技巧。如果遇到热情的领导，要保持受宠不惊的常态，采取不即不离的方式。“不即”可使他热情上升的走势和缓，“不离”可使他不感失望。“君子之交淡如水”，对热情的领导，最好是这种方法，只能用急脉缓受的方法。

三是与豪爽型领导相处的技巧。如果遇到的是豪爽的领导，绝对不用担心没有发展的机会，不必担心怀才不遇。与豪爽型领导则比较容易沟通，可以进谏自己的意见，好好表现，努力工作表现自己的能力。这类领导虽较好相处，但也要讲究适度。

四是与平庸型领导相处的技巧。遇上这样的领导，最好“既来之，则安之”，把自己的工作做好。1、弱将手下出强兵；2、期望值要合理；3、扶助领导出谋划策，平庸型的领导一般决策水平也不高，拿不出好主意，易受下级影响，忠诚地为之献策献计的人往往能受到他的重用。一句话，要善待平庸型的领导。

五是与优柔寡断型领导相处的技巧。这类领导风格不健全，缺乏魅力，给人的感觉是胆子小，不果断，甚至会给工作带来麻烦，让大家都受到牵连。1、贴近领导取得信任；2、说服应有耐心，不可急于求成。犹豫不决的领导遇事不果断，前怕狼后怕虎，而且最怕此时下级逼迫，说服优柔寡断的领导非要有耐心不可，要和风细雨，不要急风暴雨。

六是与多疑型领导相处的技巧。多疑型领导一般表现为：过度警惕，对下级的一言一行都得琢磨琢磨；不信任下级，凡事都要问个究竟；怀疑下级背着自己说坏话；缺乏自信。怎样与疑心重的领导相处呢？1、做事小心谨慎；2、常汇报，多请示；3、善于给多疑型领导鼓气。

七是与彼此不团结的领导相处的技巧。1、要保持距离，不过分亲热；2、要一碗水端平，不厚此薄彼；3、要“超然事外”，不介入矛盾；4、要巧妙沟通，不隔岸观火。

八是与火爆脾气的领导相处的技巧。

1、管好“火源”。脾气大的人，往往性子比较急躁，肚子里装不得一点事，容易发火，一点就着，一碰就响。与这样的领导相处，要了解他的性格特点，同时要理解他。

2、控制火势。一旦领导发火了，一定不能对着干，如果是下级的过失导致领导发火，办公室主任首先要作自我批评，找出过失原因，采取补救措施。

3、把握火候。领导发火时也可能有些不在理，或者给工作造成影响，应把握火候，择机进言，请领导遇事要冷静、理智，不要放纵不好的脾气。

4、正确对待领导的发火：不马上反驳或愤愤离开；不中途打断领导的话，为自己辩解；不要表现出漫不经心或不屑一顾；不文过饰非，嫁祸于人；不有意嘲笑对方；不用刻薄的含沙射影的语言给领导某种暗示；不转移话题，假装没听懂对方的话；不故作姿态，虚情假意；不灰心丧气，影响工作。

九是与嫉贤妒能的领导相处的技巧。这种领导的典型特征是害怕追随者的竞争，不能容忍下级超过自己，应采取以下对策：1、不可让领导自惭形秽；2、在领导长处之外发挥自己的特长；3、寻求组织解决。

十是与自私的领导相处的技巧。自私的领导常常遇事替自己打算，与下级争名利。办公室主任在与这类领导相处时应掌握以下原则：洁身自好；沉默；有原则地代领导受过。

十一是与挑剔型领导相处的技巧。一般来讲，喜欢挑剔型的领导有两类：一类是水平较高，再一类就是嫉妒心强，要采取以下对策：准确了解任务；争取领导的信任；多汇报；多请教。

十二是与强迫型领导相处的技巧。1、不卑不亢。即不自卑也不能高傲，待人态度得体、分寸恰当。2、减少正面冲突，以免领导形成你故意同他对着干的成见，造成工作无法开展。3、寻找机遇，自然而然地显示自己的才干、能力与学识，争取得到他的重视。

（十二）关于借权、用权、控权的技巧

一是借权的方法和艺术。

1、借上级之权。比如请上级领导到本部门作指示或进行现场指导；使下级和群众知道自己的工作是得到上级支持的；积极主动地配合上级开展工作，取得上级信赖。

2、借下级之权。巧妙的把自己的想法变为下级的主意并由下级去办理。上级领导为了对工作负全责而向下级借权，依靠下级抓好生产的同时，落实思想政治工作。这种借权，既有授权，又含有扩权，一般来说，下级是很容易接受的。

3、借领导成员之权。根据领导成员的竞争心理，班子分工各抓一项工作，看谁抓得效果好，以此激发他们的积极性；根据领导成员的竞争心理，今天安排你去抓项有难度的工作，明天又安排他去抓另一项有难度的工作，谁做得好就表扬谁，哪点做得好就表扬哪点，形成互相之间互不示弱、你追我赶的局面。

4、借社会关系之权。向社会关系借权，是利用其有利的方面，开展公共关系活动，积极正面争取。

5、借群众之权。①领导的自我表露，使群众获得直接理解领导意图的机会，争取群众支持。②用自我损害的方法可以赢得群众的支持。领导必须向群众说明，自己之所以要这样做的目的是出以公心，这样做连自己的权力和利益也要受到损害，自我损害的方法可以增加表率效果。③用提高参与感的办法克服个别群众的消极情绪。有个别群众会由于领导的做法而受到极大的损失，应吸收他们参与到制定决策的过程中来，尽量满足他们的心理需要，防止不良情绪的扩散。

6、借集体之权。集体的组织原则是少数服从多数。决议一旦定下来，就不能由个人随意推翻。

二是用权控权的技巧。

1、宽严相济。是指办公室主任在控制下级权力时，要宽严相济、宽严适度。既不能使下级轻易妄为，又不能使下级束手束脚、顾虑重重。既能大胆放手，使下级有所作为；又能把握方向，宏观控制，使下级有所不为。

2、恩威并重。是指在实施控制时，既要施之恩，又要施之以德，感化影响、说服指导，从而赢得下级的信赖；又要施之以威、施之以权，查验所为，奖优罚劣，使下级有敬畏之感。

3、未雨绸缪。要在授权之前，针对施权的对象，采取超前的策略，实行积极稳妥的控权方式，总是掌握主动，治人不治于人。

4、权力制约的利弊。限制权力的滥用，有利于克服腐败现象，即抑制权力的负向作用，保证权力的正向作用。

（十三）关于工作中的语言运用

1、鼓动的语言艺术：

一是鼓动的操作要领要得当。愈少用批评愈好；帮助下级建立安全感；善于开发下级的创造性；注意强化下级的优点，弱化其缺点；要尽量使工作充满乐趣；培养下级的自信心；不要忽视细节；不要以自己的习惯或模式强求下级。

二是赞美下级应“雪中送炭”。领导经常赞美下级，职工的积极性、创造性就不断被激发、被调动。赞美之于人心，如阳光之于万物。予人以真诚的赞美，体现了对人的期望与信任，并有助于增进彼此间的了解和友谊，是协调人际关系的好方法。最有实效的赞美不是“锦上添花”，而应是“雪中送炭”。最需要赞美的不是早已美名天下扬的人，而是那些自卑感强、被错当成“丑小鸭”的“白天鹅”的人。他们平时很难听到赞美，一旦被人当众真诚的赞美，就有可能尊严复苏，自尊心、自信心倍增，精神面貌焕然一新。这样有助于下级真正发现、发挥自己的长处和优势，激发起更强的上进心、荣誉感和自豪感。

三是表扬下级的语言应具体。要明确表扬的具体行为；要避免评价他人；要真诚；要表示你的尊敬；不要“但是…”；语言要自然流利；表扬用语要适当；语言要用独特的表达方式，不用陈旧的套话；要了解对方。

四是赞美和表扬应注意的问题。要忌任意拔高；切忌褒少贬多。

2、关于批评的艺术。批评和表扬一样，都是激励下级的一种方法。批评的作用是为了限制、制止和纠正下级的某些不正确行为。

一是掌握批评的原则。

1、唯实原则：实事求是；公正民主；强调下级工作的重要性；自责在先。 2、唯事原则。3、因人而异原则：职业情况；年龄情况；知识、阅历情况；心理情况。 4、适度原则：质的把握；量的限制。

二是掌握批评常用的方法。

1、直接式：命令法；商讨法；激将法。 2、间接法：回避法；侧击法；迂回启发法。3、围点打援法：“避重就轻”。 4、釜底抽薪法。 5、趋势外推法。

三是批评应注意的问题。

一忌：捕风捉影，无中生有。二忌：言辞尖刻，恶语伤人。三忌：乘人不备，突然袭击。四忌：姑息迁就，抛弃原则。五忌：不分场合，随便发威。六忌：吹毛求疵，过于挑剔。七忌：口舌不严，随处传扬。八忌：婆婆妈妈，无休无止。

（十四）关于指挥的技巧

一是检查工作的技巧。

1、事先要有准备。对所要检查的工作，在总体上要有一个基本的了解，在方针政策上也要比较熟悉，对倾向性问题也要心中有底，以便更有针对性地进行检查。

2、检查要有标准。以原来制定的目标和计划为标准，检查可分为两步：①以既定目标和计划为标准，衡量工作进展情况及绩效；②以实践结果为标准，分析其与原定目标的差距，找出得失成败的原因，拟订纠正的措施。

3、不要为检查而检查。检查下级的工作，主要是检查对路线、方针、政策和目标、计划的执行落实情况，检查决策的实施情况，看下级是否准确迅速、积极主动、卓有成效地完成了应该完成的各项任务，这是检查工作的主要目的和内容。

4、将各种检查方法结合运用。①跟踪检查和阶段检查相结合；②由上而下检查和由下而上检查相结合；③专门班子检查和领导检查相结合。

5、不要乱发议论。领导检查工作，不能随意、无所顾忌、不负责任地乱发议论。即使要指正的地方，也要看准了再说，不要乱表态。如果乱发议论，不但会使自己被动，降低自己的威信，还会给下级造成思想压力，形成瞎指挥，给工作带来损失。

6、敢于表扬和批评。在检查工作时，必然要对下级的工作作出评价，或表扬或批评，目的是更好的调动积极性，激励他们做好工作。要坚持原则，敢于讲话；要掌握分寸，不能过头。

7、防止主观性、片面性和表面性。主观性是指不从实际出发看问题，而从主观愿望和臆想出发看问题。片面性就是不能全面地客观地分析问题，抹杀事物所固有的共性与个性、绝对与相对的辩证关系。这些都是检查工作的大忌，一定要注意防止和克服。

8、要在解决问题上下功夫。检查工作的目的，说到底就是要发现问题，解决问题，把事业单位推向前进。凡是当时就能解决的，就要立即解决；当时不能解决的，也要本着对事业负责的精神，创造条件，抓紧做工作，争取尽快解决。

二是布置工作的技巧。

1、交待必须明确：①什么任务，属什么性质，有什么意义；②应达到什么样的目标和效果；③什么时候完成；④向谁请示汇报；⑤应遵循哪些政策原则；⑥执行任务者在人、财、物和处理问题方面有哪些权利；⑦步骤、途径和方法是什么；⑧可能出现哪些情况，需要注意什么问题。

2、分配的任务与职能相称。①所分配的任务应当是下级职责范围之内的，是属于他岗位责任制范围之内的事，而不能把本应属于上层的事交给下一层去干，把下层的事交给上一层去干，或是把本应由甲完成的任务让乙去做，乙的事让甲去做。②所分配的任务要与下级能力相一致，有多大能力的人就分配给他多重的活儿。

3、下达指令、布置任务之前要有充分准备。把问题想得周密些，对于自己感到不大有把握的问题，要虚心向下级征询，如果下级的意见有道理，就要及时采纳，即使对于自己的设想感到很有把握，也要善于启发下级动脑筋，提看法，以便使指令更完善、更切合实际。在布置任务时只有对下级抱着信任、尊重、平等、虚心的态度，下级才容易理解，乐于接受，也才会更好地执行，更认真的负责。

4、分配工作要讲究方法。①在指导思想上要“远”、“近”结合；②在工作标准上要“高”、“低”适度；③在人员组合上要“强”、“弱”互补；④在具体人员上要“长”、“短”兼用。

（十五）关于办公室职员的素养要求

1、对办公室主任的要求：

（1）办公室主任的含义：是指某一组织中为领导工作服务的综合性办事机构的行政首长。是大参谋、大秘书、大管家或参谋员、秘书员、服务员、调度员、协调员、督办员、钦差大员、接待官、执行官。

（2）办公室主任的特点：全面性、综合性；政治性、辅助性；事务性、保密性。

（3）办公室主任工作的基本要求：办事、行文及时、准确；政务服务落实到位；注重保密。

（4）办公室主任的能力要求：①会写；②会讲；③会干；④会一门岗位能力外的特长；⑤会喝；⑥善驾驭和统筹；⑦善协调和沟通；⑧善发动和组织；⑨善参谋和进谏；⑩善化解和应变。

2、办公室主任的职责和任务：承办职责；参谋职责；管理职责；协调职责；服务职责；督办职责。

3、办公室主任的工作方法：

（1）科学思维方法：实事求是，从实际出发；系统全面的思考方法；用发展的、辩证的观点看待一切。

（2）思想政治工作：正面教育，以理服人；普遍关心、注重个性，一把钥匙开一把锁；寓教于乐、于学、于思，思想教育与知识教育相结合；扬善为主，激励上进；人情关怀，人文关怀，解决实际问题；以诚相待，以情感人；树立榜样，典型示范。

（3）个人的魅力、修养和工作艺术：