7 合同管理及其它工作
7.1 合同签订
7.1.1 合同签订的形式要求以要式为原则，必须采用标准书面合同文本，不得采用口头或电子邮件等形式；
7.1.2 在施工单位与建设单位签订完施工总承包合同后，即签署资料委托整理合同；
7.1.3 资料整理委托合同必须注明：服务内容、工期、工程类别、规模、技术复杂程度、工程环境、总资料工程师、专业资料工程师、资料员、管理人员职责分工、双方权利与义务、质量、移交时间、取费、结算办法、实验机构名称等内容；
7.1.4 慎重对待中途变更资料整理人员的工程，签订前必须通知原资料整理人员，征得对方同意后，方可商谈协议事宜，保护善意相对人的合法权益。如对方不同意不得贸然签订；
7.1.5 慎重签订不受监督的工程，必须约定清楚：服务内容、工期、双方权利与义务、质量标准程度、取费、结算办法、实验机构名称、移交方法和时间、验收方法和标准等内容，必须采用严格的要式标准合同范本；
7.1.6 资料整理合同的客体是智力成果，是隐形的非物质财富，必须明确责任与义务；
7.1.7 合同签订应本人现场进行，不得委托他人代签，印章应加盖齐全，不得留有瑕疵；
7.1.8 合同签订后，必须认真履行合同权力与义务，不得分包，更不得转包谋取不当得利，避免承担不必要的连带责任；
7.1.9 合同签订必须遵循“平等、自愿、诚实信用”的原则，不得违背当事人的合法意愿。
【注释】：
7.1.6 资料整理是无形的智力服务，责权不明，很容易成为某些人不劳而获的牺牲品。
7.2 工程停建、缓建、改建资料管理
7.2.1 工程停建、缓建、改建资料，暂由委托单位保管封存，资料整理单位必须与委托单位办理详细交接明细表；
7.2.2 工程停建、缓建、改建资料一定与工程同步，工程签署盖章必须与工程相符，不得漏项，准确反映工程实际情况，搞好工程原始资料记录，为以后工程结算、索赔作好依据；
7.2.3 工程停建、缓建、改建资料必须注明停建、缓建、改建的原因、责任人、施工程度描述、利害关系描述、处理意向、开始结束时间等内容，为资料后期的垂询工作做好准备；
7.2.4 凡与工程相关的资料文件，不管现在有无用途，尽量可能地收集齐全、完整，封存可靠，保留原始资料。
【注释】：
7.2.1 由于工程停建、缓建、改建，被委托单位与委托单位有可能就工程资料达成某一意向，费用支付问题，一旦形成共识，资料合同将终止，所以必须移交施工单位。
7.3 合同变更及终止
7.3.1 当事人一方要求变更或解除，应当在42日前通知对方，因变更或终止合同使一方遭受损失的，应由责任方负责赔偿；
7.3.2 变更或解除合同的通知或协议必须采取书面形式送达，协议未达成之前，原合同仍然有效；
7.3.3 被委托人变更或终止协议必须征得委托人的同意，在委托人未派人接替该工作时，不得停止合同的继续履行，否则给委托人造成的损失，被委托人全部承担；
7.3.4 委托人不得无故变更或终止协议，在被委托人不同意的情况下，不得强行变更或终止已开始履行的协议，否则被委托人可以行使先行抗辩权，以资料为质押，直至委托人义务履行完毕。
7.4 合同争议、违约及索赔
7.4.1 合同履行中的抗辩权，一般应采取后履行抗辩权；
7.4.2 合同争议可采取：和解、调解、仲裁、诉讼四种形式；
7.4.3 合同出现争议，双方必须继续履行合同，被委托方不得停止资料整理，应采取妥善的方式处理，不得给委托方造成损失；
7.4.4 被委托方应采取恰当的方式进行索赔，索赔行为遵守公序良俗；
7.4.5 委托方不得随意提出苛刻的条款或者不切实际的幻想，从而避免引起不必要的争议和纠纷；
7.4.6 委托方不按时支付酬金，合同中必须约定索赔数额，明确责任；
7.4.7 被委托方资料验收不合格或延期验收，合同中也必须约定索赔数额及处理方式，当委托方必须重新委托其他人来完善时，费用处理方法必须约定清楚；
7.4.8 委托方提供的相关资料不合格、分包单位资料不合格等非被委托方原因造成的争议违约，费用及损失由委托方承担，委托方再追究相关人员及单位责任；
7.4.9 索赔意向必须从知道权力受到侵害之日起28天内提出，超过28天视为自动放弃；
7.4.10 不可抗力引起的争议违约，如战争、地震、海啸…等，责任及损失由委托方承担，双方各自损失的各自承担；
7.4.11 停建、缓建工程，由于验收遥遥无期，甚至可能工程报废，委托方认为工程资料无再利用价值，可能停付所有资料费用，因此合同中必须约定清楚费用及处理方式；
7.4.12 不验收使用，委托方认为工程资料已无用，蔑视已发生的费用及智力行为，因此合同中必须约定清楚处理方式及费用结算办法；
7.4.13 垫付检测费用，好多工程由于资金紧张或时间比较急，可能试验员提前垫付检测费用引起的争议，这种情况应凭发票及时报销，避免纷争；
7.4.14 办公费用合同中没有约定引起的争议，因此合同中必须约定清楚，及时凭发票报销；
7.4.15 检测费用挂账处理，必须注明工程名称，委托方公司名称，项目经理姓名，联系方式，委托方授权书（授权试验挂账的证明）。
【注释】：
7.4.13 这种情况工程实际中经常发生，特别是不验收使用的工程，停建、缓建的工程，好多项目经理耍老赖不承认。还有给外地公司干，验收完毕，项目经理提前回归，造成酬劳、费用索要无门，白干一场。因此试验员最好不要垫付费用；
7.4.15 这种情况工程实际中经常发生，好多实验室采用记账方式，等取报告时再缴费。有些工程下马、报废、停建、缓建，这种情况发生时就会造成检测费长久拖欠或索要无门，造成不必要的损失，甚至走上司法程序。为避免不必要的纠纷，试验员最好及时清帐，不要积累过多，避免成为反索赔对象，承担连带责任。特别是外地施工企业，好多一走了之，成为呆账。
8 工程资料验收及管理
8.1 工程资料组成
8.1.1 工程资料组成：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；
8.1.2 工程准备阶段文件：可按建设程序、专业、形成单位等组卷；
8.1.3 监理文件：可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
8.1.4 施工文件：可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
8.1.5 竣工图：可按单位工程、专业等组卷；
8.1.6 竣工验收文件：可按单位工程、专业等组卷；
8.1.7 新工艺、新材料首次采用，没有相关的标准和规范，形成资料盲区，本部分资料可单独收集整理组卷，以备借鉴使用；
8.1.8 资料组卷必须认真，避免漏项产生盲点。
8.2 盖章部分管理
8.2.1 盖章主要包括：公章、资料专用章、注册证章（主要指监理工程师）、竣工图章；
8.2.2 资料注明必须盖公章的必须盖公章，不得盖专用章及其它，未注明的可加盖资料专用章；
8.2.3 盖章必须及时，不得拖后，必须签字认可后即加盖相应证章；
8.2.4 盖章的作用是代表正式确认，避免争议；
8.2.5 停建、缓建、改建的工程盖章必须及时盖全；
8.2.6 未交工即投入使用的工程，相关证章必须加盖完全，为日后结算及索赔提供依据；
8.2.7 公章必须符合要式标准要求，避免诉讼及索赔风险；
8.2.8 检验报告必须加盖骑缝章，否则视为非正式报告；
8.2.9 资料专用章采用公章缩微的，应由专人保管，不得它用；
8.2.10 注册证章必须本人保管，不得外借，必须本人签字确认后加盖；
8.2.11 竣工图章一般由公司保管，检查无误后，方可由专人加盖；
8.2.12 严禁伪造或私刻公章，造成严重后果的交司法机关处理；
8.2.13 严禁“套盖”公章，否则后果自负。
【注释】：
8.2.7 公章要式标准，一般有限公司公章直径为40mm；
8.2.9 资料专用章采用公章缩微的，一般直径为36mm，合同、工程变更及涉及结算项目的不得使用资料专用章；
8.2.12 有些人采用彩色打印机伪造公章，也有些人利用社会上非法造假窝点，私刻公章，严重触犯了法律；
8.2.13 有些施工单位为了达到某种非法目的，钻相关单位公章疏于管理的漏洞，将非法资料夹杂在需要盖章的资料中，蒙混过关，获取不当得利。
8.3 工程资料编制质量要求与组卷方法
8.3.1 归档的工程资料文件一般应为原件；
8.3.2 工程资料文件的内容及其深度必须符合国家相关技术规范、标准和规程规定；
8.3.3 工程资料文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；
8.3.4 工程资料文件应采用耐久性强的书写材料，纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的材料；
8.3.5 工程资料文件应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；
8.3.6 工程资料文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297*210），图纸宜采用国家标准图幅；
8.3.7 所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为50mm*80mm。竣工图章应加盖在图标栏上方空白处；
8.3.8 工程资料文件立卷一般按建设程序的先后，遵循文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用；
8.3.9 案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
8.3.10 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷；
8.3.11 文字材料按主件在前、附件在后，批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后的顺序排列；
8.3.12 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后；
8.3.13 卷内页码：每卷必须单独编号，页号从 “1”开始；
8.3.14 页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；
8.3.15 卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面；
8.3.16 工程资料文件不得以盖章和打印代替手写签字；
8.3.17 工程资料案卷文字材料必须装订。
8.4 工程资料验收与移交
8.4.1 工程竣工验收前，应提前请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；
8.4.2 对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交符合规定的工程文件；
8.4.3 停建、缓建工程的工程资料，如达成暂停施工意向，可由施工委托单位保管或建设单位保管；
8.4.4 不验收即投入使用的工程资料管理：由于没有正式验收，因此不得移交建设单位，施工单位应自行保存，为日后索赔做好准备；
8.4.5 分包工程资料由分包单位整理，分包工程完成后，由分包单位到当地资料核查单位审核验收，合格后将资料连同核查结果移交总包单位，单位工程竣工后，由总包单位一起资料核查。如分包资料需要补充的，分包单位不得推诿和拖延。主要指：桩基、钢构、幕墙、通风、空调、消防、电梯、智能建筑、装修等工程。
8.5 资料的保存及期限管理
8.5.1 资料保管：原则上在竣工验收前保管责任属被委托资料整理单位，竣工验收后，资料移交给委托单位，办理移交清单后，保管责任终止；
8.5.2 停建、缓建的工程，资料移交给委托单位，办理移交清单后，保管责任终止；
8.5.3 工程施工过程中，资料保存在委托单位工程项目现场，便于日常监督检查；
8.5.4 工程竣工验收后，资料移交给委托单位，委托单位移交给建设单位，建设单位有的委托城市档案馆保存，有的保存在自己单位档案室；
8.5.5 无论采用哪种保管方式，必须以便于查阅利用为目的；
8.5.6 资料保存必须做到内容完整规范、案卷整齐、耐久实用、不易损坏；
8.5.7 不验收即投入使用的工程资料保存管理：该部分资料由于没有通过正式验收，所以没有正式验收报告，或者建设单位通过种种理由迫使施工单位做出让步。因此这部分资料由施工单位保存，为日后索赔及反索赔做好第一手资料；
8.5.8 工程资料的保存期限同工程的密级是一致的，一般遵从以下原则：
①.大型工程、重点工程、涉及国计民生的工程，应为设计合理使用年限；
②.特殊工程、有纪念意义的代表工程、标志性建筑工程，应为设计合理使用年限；
③.一般公用大型工程不少于20年；
④.一般民用工程为10年；
⑤.改建、停建、缓建工程应同工程项目无限期保存，直至项目报废或竣工，结算完毕账目付清后，再延续5年；
⑥.未验收即使用的工程，一般为竣工结算完毕账目付清后，再延续5年。
8.6 资料的遗失管理
8.6.1 资料的遗失主要分两种形式：
①.竣工前资料遗失：
Ⅰ.项目部管理不善遗失；
Ⅱ.资料员粗心大意遗失；
Ⅲ.人为恶意藏匿、销毁遗失；
②. 竣工后资料遗失：
Ⅰ.竣工后施工单位未及时移交建设单位遗失；
Ⅱ.移交建设单位后，管理不善遗失；
Ⅲ.工期长、建设规模大，竣工部分资料员未及时移交委托单位遗失；
8.6.2 资料遗失后处理方法：
①.首先查明遗失的内容、数量、原因，列出遗失资料详单；
②.对文字部分，可重新邀请相关责任单位，查找保存的副本内容，以此为依据，可令资料员重新做一份，签字、盖章补齐；
③.对丢失的部分，如相关责任单位存有副本，可取回复印，并加盖相关单位公章，注明 “遗失后补”字样，存档保存；
④.对丢失的部分，如相关责任单位无副本，资料员可重新整一份，相关单位可根据日常工作日志，对后补部分作出正确评价，并注明“后补”字样并入资料，应注明后补人员、签署人员、后补日期等；
⑤.相关试验及功能检测资料如遗失，可申请报告发出单位，根据原有的档案，重新补开一份，但必须注明“后开”字样。如相对人不予承认的，必须重新试验或检测。如无原件备索的，也必须重新试验或检测，并必须注明“后补”字样；
⑥.对无法查找原件的资料遗失，相关单位可根据日常施工记录，由建设单位、监理单位联合出具合格证明，并注明责任人备索；
⑦.对涉及责任追究、变更、结算内容资料遗失，不得采取以上方法补齐，不得后补，相关责任人仅可出具遗失证明，但不作为重新追究、索赔的依据。如：竣工报告、变更记录等；
⑧.对工程实际中没有副本仅有一份正本，且仅存一个单位的资料遗失，不得后补，相关单位也不得出具遗失证明，损失由责任人自行承担或自动放弃追索；
8.6.3 资料遗失，过错人不得强行善意相对人，对自己的失职行为负责，除非相对人自愿公正补兑，否则视为权力灭失；
8.6.4 资料遗失无论采用什么处理方式，发生的费用、造成的损失，全部由责任人自行承担，不得以任何理由转嫁给善意相对人或善意第三人；
8.6.5 发现资料遗失后，首先告知委托单位及相关利害单位，将损失降到最低程度，保护善意相对人的合法权益不受侵犯；
8.6.6 资料遗失还包括隐形遗失，即资料信息泄露，同样会给相关单位造成不可估量的损失，保守商业机密，严格遵守合同保密条款刻不容缓，造成重大损失的应移交司法机关处理。
【注释】：
8.6.2 ⑦.工程实际施工中，好多不负责任的施工单位，采用欺骗或不正当手段，假借资料遗失，来达到自己不可告人的目的，给相关单位造成不必要的损失或影响；
8.6.2 ⑧.如验收移交清单遗失，不得再次索要，只能视为自动放弃。现实生活中如欠条、借条等遗失，只能视为权力自动灭失，除非善意相对人自愿承认给付，否则不得强行追偿。提醒资料员对这部份资料，必须复印备份。
8.7 无效文件的管理
8.7.1 工程实际中会产生很多不合格文件、作废文件、失效文件、效力待定的文件，统称为无效文件，有些是人为造成的，有些是自然形成的；
8.7.2 无效文件主要包括：
①.无效的合格证文件：主要指产地、日期、规格型号不符、无生产许可证、无备案标识、年检超期、无资质产品证明等；
②.无效的检验、试验报告：主要指超龄期、数据错误、名称错误、内容不合格、盖章不规范、采用欺骗手段所得到的报告等；
③.无效的施工记录：主要指签字盖章不全、日期错误、内容错误等；
④.无效的试验记录：主要指数据错误、试验不合格、签字盖章不全等；
⑤.补办的资料文件：主要指后补的试验报告等；
⑥.套用的资料文件：主要指仅改工程名称的套用资料等；
⑦.效力待定的文件：主要指内容齐全，未签字盖章确认的资料等；
8.7.3 采用无效文件资料产生的后果，由责任者自负，并追究相应法律责任；
8.7.4 采用无效资料文件的工程，不得组织竣工验收，否则无效；
8.7.5 工程无效文件不得遗弃，应单独保管，并加盖“无效”证章，作为索赔依据；
8.7.6 加强资料收集汇编管理，避免无效文件产生。
8.8 工程资料备案管理
8.8.1 资料员应积极配合建设单位办理备案工作，及时提报应需的资料，协助建设单位进行竣工资料移交工作，并帮助办理移交清单；
8.8.2 备案工作应在竣工验收合格后15日内办理完毕；
8.8.3 对由于建设单位原因不能及时办理备案工作的，资料员应协助建设单位查明缺少部分清单，并注明原因，对已齐备的涉及自身的合格资料及时移交建设单位，待条件成熟后及时协助办理；
8.8.4 对于资料员业内的工作，不论什么原因都必须在工程竣工验收合格后15日内整理备齐，达到备案标准，及时移交建设单位，办理交接清单，免于自身原因引起不必要的索赔事件；
8.8.5 备案工作由建设单位项目负责人牵头，资料员代表委托单位协助办理。
8.9 工程资料的应用
8.9.1 作为建设单位后期扩建、改建的依据；
8.9.2 出现质量、安全事故后，责任追究的依据，相关责任人问责的凭据；
8.9.3 工程结算验收的依据；
8.9.4 同类相似工程技术参数比对的依据，为后期施工单位投标、、施工、结算积累原始资料，为企业建立资料数据库、搞好科学预测提供第一手材料；
8.9.5 为企业的发展、商业运作、市场决策提供可靠的依据；
8.9.6 为相关责任主体出现纠纷，提供侦查依据；
8.9.7 资料不经主管人员允许不得外借，保守相关单位商业机密。如需借阅必须经主管人员批准，并办理相关手续后，方可借阅。借阅不得带出档案室，且不得复印、拍片，如确需复印拍片时必须经主管批准，且复印拍片内容必须记录留档；
8.9.8 工程资料不仅是工程实际的再现，同时也是工程实际水平的见证，为后续研究工程发展的轨迹提供有利的依据。
8.10 资料整理通病
8.10.1 资料的后视现象，也就是造假，闭门造车，填好了再干，先资料后施工；
8.10.2 试验时间滞后，后补现象严重，与工程实际脱节，失去了试验检测的意义；
8.10.3 漏项严重，该有的没有，对一些重点项目缺漏，对工程验收的重要性认识不足，如：检验批、隐蔽验收等；
8.10.4 对产品工艺不熟悉，对有关规定不了解，致使相关试验缺项、漏检、内容不全、品种不全、批量不足，见证取样程序不完整，对淘汰产品违规使用，如：钢筋、水泥、砖、防水原材试验等；
8.10.5 资质不全或超资质、无产品生产许可证、无产品合格证、无备案标识，野蛮施工，如幕墙、门窗工程等；
8.10.6 资料无针对性，套用严重，千篇一律，如：施工组织设计，技术交底等；
8.10.7 由于业务水平低、不熟练或不认真，致使施工记录过于简单，不能真实地反映工程实际或张冠李戴，记录内容无实质性、技术性、科学性，只作表面文章，一旦工程发生质量事故时，不能作为分析原因作出评价的依据，如：施工日志、变更记录等；
8.10.8 施工记录内容不全、签字不全、盖章不全、时间逻辑顺序不合理，不能正确反映施工全过程，不按规范施工，无精确技术数据记录，缺少原始资料，如：桩基工程施工记录、构件吊装记录等；
8.10.9 个人收集资料的侧重点不同，造成资料内容的差异，如：检验批评定记录、工程隐蔽验收记录；
8.10.10 个人技术的高低，造成资料水平的差异，如：施工方案、技术交底等；
8.10.11 不及时、不真实、，假、套、空成为资料整理最大通病；
8.10.12 表格使用不规范，没有采用标准表格，不符合要式标准，有些甚至自己造表格；
8.10.13 表格内容填写不规范，结论含糊其辞，不明确；
8.10.14 五方责任主体名称填写不规范，与公章不符。项目负责人与合同中有误，张冠李戴；
8.10.15 人为因素的干扰和主观评价的影响，造成资料的随意性严重，漏判率、错判率增高；
8.10.16 五方责任主体对自己应承担的法律责任认识不足，签字盖章随意性太强，对应负的质量责任不了解；
8.10.17 违规超额见证取样，有些地市基本是全额见证取样，无形增加了工程造价，与国家有关技术标准规定的不得低于30％相差太大；
8.10.18 资料行文必须规范，格式、页幅、字体、专业术语等必须符合行业规则。
【注释】：
8.10.18 资料文章内容必须规范，比如大小写、单位标注、尺寸标注、专业格式等。
9 工程资料整理技巧
9.1 工程资料整理要点
9.1.1 精通图纸、图集、规范及现行规定；
9.1.2 具有丰富的施工经验和施工阅历；
9.1.3 具有不少于5年施工管理经验；
9.1.4 资料力求及时、真实、准确、完整；
9.1.5 资料必须严格符合图纸、图集、规范、现行规定要求，这是核心；
9.1.6 强化资料的科学性；
9.1.7 科学划分检验批，及时详细工程隐蔽验收；
9.1.8 所有日期、事件记录必须有可追溯性；
9.1.9 突出施工组织设计、技术交底、施工日志的重要性；
9.1.10 紧跟验收指挥棒走，与验收理念保持高度一致；
9.1.11 坚持人职相称、章位相称的原则；
9.1.12 坚持工程全程参与，积累原始资料；
9.1.13 加强工程同步图片、声像资料管理，图文并茂，便于工程直观控制；
9.1.14 坚持知彼知己，百战不殆的策略，加强同行业学科学习研究（例如监理、咨询、造价工程师培训，法律、法规知识培训等），扩大知识面，实行矩阵式管理，提升纵横向控制。
【注释】：
9.1.1 一个好的资料员就是一个好施工员、预算员、质检员，是一个多专复合型人才，必须图纸、图集、规范、现行规定非常熟悉，只有这样资料才不会无的放矢，才会有针对性；
9.1.6 如某验收部位试块组数少，强度均数不高，按规定采用非统计法评定有可能不合格，这时可增加试块组数，采用统计法评定就可能合格；
9.1.8 所有日期包括施工日期、交底日期、试验日期、验收日期、隐蔽日期、重大事件发生日期、上级来文、检查日期等施工日志中必须全数体现。事件发生的时间、责任人、处理结果必须真实地记录完整清楚，也就是说时间日期必须交圈；
9.1.9 一般资料核查人很少去工地，工程实际情况只能从资料中获悉，参照图纸查看施工组织设计就知道施工有无问题，看交底内容就知道规范执行情况，看日志就知道工程施工实际水平。现实工程中施工组织设计、施工方案等都是资料员代替项目技术负责人编制的，好多套用现成的，给工程资料埋下了很大隐患，甚至是灭顶之灾；
9.1.10 资料核查在某一个时间段或某一区域，会人为设定一个检查点，核查人会着重查看这个侧重点。例如：砼开盘鉴定试块强度值，mfcu=fcu.k+1.645δ （其中砼C20—C25 δ=2.5 砼≥C30 δ=3.0），比如砼设计强度为C25,开盘鉴定试块强度值必须为25+1.645*2.5=29.11（或以上），否则就是开盘鉴定不合格；
9.1.11 资料中的签字盖章必须符合此规定，人职相称是指质量责任人与自己的职称相符合，章位相称是指所盖的公章与公章所代表的地位相符合。
9.2 资料验收核查注意事项
9.2.1 力求形式上的高度统一，符合规范要求；
9.2.2 资料装订必须整齐，卷面清晰，目录设置合理、科学，符合逻辑性；
9.2.3 卷封整洁大方美观，颜色愉悦人心，符合季节变化（夏天使用冷色、冬天采用暖色），封面干净，题目简练规范，主体明确；
9.2.4 内容齐全，符合图纸、图集、规范及现行规定要求。砼日期必须五统一（施工日志、检验批隐蔽日期、砼浇灌（拆模）申请、砼施工记录、试块日期）；
9.2.5 涉及强制性条文、检查侧重点内容必须突出体现；
9.2.6 手写部分必须认真，干净利落，严禁潦草了事。资料尽量减少复印件，禁用传真件；
9.2.7 盖章签字必须齐全完整，严禁代签或手戳代替签字；
9.2.8 声像资料：简洁明了，突出主题，科普性强，汇报（配音）大方得体，标准普通话，尽量采用专业术语；
9.2.9 认真熟悉图纸，做到有问必答，杜绝答非所问；
9.3.10 谦虚认真，遵循小学生的态度，不论什么情况坚持虚怀若谷的心态，恭敬礼貌；
9.3.11 出现错误虚心接受，严禁强词夺理，检查时认真记录，耐心、礼节对待。
9.3 工程资料整理误区
9.3.1 资料不是多多益善，必须有针对性，否则就是一纸空文；
9.3.2 检验批划分随意性强，不能覆盖施工区；
9.3.3 资料内容填写单一，以满足规范概而论之，量化内容少；
9.3.4 隐蔽验收漏项、内容缺失，未全部覆盖；
9.3.5 试验后补、施工日志后补；
9.3.6 施工试验记录不符合规范要求，程序错误、结论不明确；
9.3.7 严禁打印代替手工签字，慎用复印件，如用必须注明原件存放处；
9.3.8 盖章签字不完整，代签或手戳代替签字，公章不符合要式标准；
9.3.9 资料一定是自己的辛勤劳动，严禁假、套、空，嫁接别人的智力成果；
9.3.10签订协议时，自降门槛或人为设置优惠项目（如免除打印费、运费、办公费等），搅乱资料价格市场。
10 工程创优资料整理管理办法
10.1 工程创优资料整理规划
10.1.1 工程创优主要分三级：
①.单位优质工程分：县市级、省级、国家级三个级别；
②.主体优质结构分：县市级、省级二个级别；
③.标准化示范工地（俗称安全文明工地）分：县市级、省级二个级别；
10.1.2 工程创优资料主要分两种：
①.建筑安装工程控制资料；
②.安全创优达标资料；
10.1.3符合基本建设程序，符合国家和省市有关工程建设和质量管理的法律、法规、标准的规定。创优条件自查，保证工程硬件达标，努力提高参建单位的支持率，搞好费用处理分摊办法，力争优惠政策的倾斜；
10.1.4工程创优资料整理规划主要包括：人员规划、资料内容规划、试验规划、盖章签字规划、验收规划、申报规划；
10.1.5 人员配备齐全，组织结构合理，职责分工明确；
10.1.6 资料整理内容齐全、完整、签字盖章及时，试验合格；
10.1.7 验收、申报发挥公司集团作用，专人配合，资金优先，工作到位。
10.2 工程创优资料规划实施
10.2.1 成了资料创优小组，公司分管经理任组长，管理人员配备应齐全、到位，与项目的规模、结构专业特点相适应，并应具有相应的资格证书，质量保证体系应有效运行，创优规划目标明确，相应措施完善，专人负责创优目标管理，实施结果保证良好；
10.2.2 资料文字组织一定推敲合乎逻辑，文风要高，语言简练，思路清晰；
10.2.3 试验必须到正规检测机构，资质尽量高一级，增加权重，加强权威部门的管理；
10.2.4 由公司资料部定期对创优项目核查，及时发现问题，及时纠正；
10.2.5 定期邀请监督站、上级主管部门检查指导；
10.2.6 邀请创优专家跟踪服务，力求每项工作一步到位；
10.2.7 科技含量要高，增加硬件项目（四新），提升打分权重；
10.2.8 施工管理规范，有科学合理的施工组织设计及施工方案、创优计划和可行的质量保证措施，符合节能环保要求；
10.2.9 过程控制严格有效，施工工艺和实体质量符合设计图纸和有关规范、规程、标准的要求，施工过程中严格按照有关规定组织验收，各项技术保证资料齐全、真实、有效，无违反工程建设强制性标准的情况；
10.2.10施工过程中严禁发生质量、安全事故。
10.3 工程创优资料申报注意事项
10.3.1 目录设置应合理、清晰，所涉及项目齐全，目录与内容相符，子目录内容真实；
10.3.2 质量控制资料的检查评价，应对每个检查项目逐项进行核查，保证合格；
10.3.3 涉及结构安全和使用功能项目的资料必须全部符合要求，严禁存在造假、缺项等情况；
10.3.4 控制资料验收通病汇总：
①.施工组织设计无针对性，施工方案无实用性；
②.技术交底人员不符，代签严重；
③.试验日期滞后；
④.施工日期不交圈、重大事件未记录；
⑤.检验批划分不合理；
⑥.检验批日期不合逻辑；
⑦.隐蔽内容不全；
⑧.施工记录、试验记录不完善，结论不明确；
⑨.盖章签字不完整；
⑩.控制资料与监理单位及相关单位资料内容不符（指阴阳资料）；
10.3.5标准化示范工地资料验收通病汇总：
①.安全基层活动年记录无；
②.防汛、防暑方案无；
③.应急方案未单列；
④.安全用款计划不详细；
⑤.红头文件不全；
⑥.应急演练记录（坠落、坍塌、消防、防暑）不详细；
⑦.伙房卫生许可证、健康证、厨师证无；
⑧.安全网（平、立）、扣件、安全帽等检测报告不全；
⑨.证件：无原件；
⑩.配电：无用电系统图、无专项交底、配电无计算书、线径无计算书；
○11.所有测试记录打印，应必须手写；
○12.动火审批不全，应包括：伙房、电焊机、闪光对焊、双面搭接焊、楼内动火，地点、人员、持证情况、监护人、宿舍电气取暖等；
○13.责任制考核人员不符；
○14.交底次数少，内容无变化，应每月不少于一次；
○15.安全标志台账未分类记录，无分布图；
○16.专项方案监理未审批签字；
○17.落地架、悬挑架未单独交底；
○18.应急预案无审批，无联系人、电话；
○19.目标管理必须分公司、项目部、班组三级；
○20.安全交底只能是技术员，不是安全员；
10.3.6汇报资料通病汇总：
①.格式不正确，内容无重点，未体现结构特点，抗渗等级未加，加气砼砌块未干不得汇报；
②.汇报时间太长，材料复杂，图片不合适，字体变化太多；
③.二次结构不规范，图片太多，应精简；
④.未加页码，图片信息无意义，最好不要有人信息，因为我们要的是靓点，图片建筑做法不正确；
10.3.7录像资料通病汇总；
①.现场：砼浇筑分料筒（漏斗）、马道未设，操作不规范；
②.机械：盘子锯：安全挡板、分料器、灭火器、安全网两面封闭不全或不规范；
③.脚手架：安全网、杆头、挡脚板不规范；
④.塔吊：信号工、对讲机、指挥旗、哨子不规范；
⑤.宿舍：凌乱、用电不规范；
⑥.配电：三级配电二级保护不规范；
⑦.三宝四口五临边：防护不规范。
【注释】：
10.3.6 汇报材料应包括：工程概况、工程难点、要点、控制措施、出现靓点、展示靓点、总结靓点、图文并茂、工程效果、治理通病图片等；
10.3.7 录像中的问题主要是指施工不规范而造成的人为失误。
11 资料知识产权保护
11.1 资料知识产权
11.1.1 资料知识产权：资料人对其所创作的智力劳动成果，在某一区域、某一时间段，所享有的别人不能侵犯的独占的专有权力或最惠特权，包括人身权和财产权；
11.1.2 资料著作权人耗费了大量的精力、时间和金钱理应得到回报；
11.1.3 资料知识产权实行自愿登记的原则。
【注释】：
11.1.1 主要指资料人通过自己的劳动所得的智力成果。如：施工组织设计、施工方案、技术交底、用电计算书、模板计算书、脚手架计算书、网络图、节能保温资料、通病防治措施、资料整理技巧、安全资料、创优申报资料等具有代表性的技术成果的总称。
11.2 资料产权保护
11.2.1 资料产权保护方法：注册版权、注册标识；
11.2.2 国家对电子文档内容实行时间戳公证，时间戳就是一个权威的第三方电子公证员；
11.2.3 注册标识：注册人享有标示权，未经版权人许可，禁止他人删除、更改；
11.2.4 资料文档采取必要的技术处理，如：采用“保护文档”、设密码等形式，禁止反措施，反加密；
11.2.5 打击盗版，保护智力成果，盗版等同于帮助犯罪分子销赃；
11.2.6 严厉打击抄袭，杜绝假、套、空现象；
11.2.7 资料知识产权申请方法：可本人申请，也可委托他人代替申请。已申请的产权定期在建筑相关媒体上滚动公示，公示时间不少于6个月；
11.2.8 资料知识产权申请单位：市地建设行政主管部门。可成立专门的部门管理，设立公 共网站、公共邮箱等；
11.2.9 资料知识产权的保护期限：为了加强知识普及，一般保护期限设置为5年。保护期内任何雷同、相似等均视为侵权行为。
【注释】：
11.2.2 由国家授时中心和联合信任共同建设的时间戳服务中心推出了时间戳版权保护服务，方便、快捷、有效，时间戳是对电子文档内容最好的公证；
11.2.4 反措施、反加密：指盗版人对著作权人已发表的文档进行反加密，迫使使用人支付费用后解密的反措施行为。
11.3 资料产权应用
11.3.1 资料知识产权保护的目的：合理享有自己的智力成果带来的合法效益；
11.3.2 资料知识产权应用的具体方法：如何防止使用，如何控制使用；
11.3.3 合理利用资料知识产权，合理借鉴专利成果，这里主要指“样本”的作用；
11.3.4 与时俱进，搞好学术交流，促使进步；
11.3.5 实行资料产权的有偿使用；
11.3.6 尊重他人的劳动成果就是守法的表现。
12 补充语
12.1 资料整理相关情况介绍
工程资料整理从建筑工程分工中独树一帜，分离出来，成为一个专门的行业工种，经历了十多年的艰辛奋斗，也经历了一代人的努力抗争，直至现在也没有形成一个独立的、完善的管理体系，没有形成一个权威管理部门。时时面临取缔、解散、封杀的噩运，然而不容置疑，工程资料整理队伍已形成了一个庞大的规模，象赶海的盲流，蚕食着建筑肌体，又象狂风暴雨中荡在浪尖的扁舟，孤独无助、危机四伏、前途渺茫。自生自灭也许就是最后的结局，没有人知道明天会是怎样的结果。
12.2 发展过程
启蒙阶段：
1998年，寿光市开始出现外包资料人员，当时还处于私密状态，只是个别技术员私下给要好的施工队长整理资料，属帮忙性质，多少给个加班费，没有明目张胆搞的，因为那时是实行月工资制，那时没有资料员一说，通称为技术员，技术员负责施工技术、资料、预决算，那时不叫项目经理，统称为施工队长或副队长。
由于创优良工程，好多技术员搞的资料不合格，没办法验收，只好找要好的、技术高的技术员帮忙整理，象征性地给个辛苦费，有人从中发现了商机，到2000年春天，寿光市开始出现专职干资料的人员，当时人员不多，也就1—2个。资料员的产生完全是市场环境的需要，市场导向的结果。
当时前景不看好，好多项目部不认同，拒绝聘用。为了打开出路，只好在熟人介绍、作保的情况下，以先不要工资，仅付试验费，竣工后再付报酬的形式开展工作。那时为了长久发展，还帮项目部干很多义务工作，如施工放线、抽钢筋、做预算等等。
认知阶段：
从2002开始，寿光市的好多项目部开始聘用专职资料员，当时干的主要有4—6人。项目部已经认识到专职资料员的诸多好处，费用低，效率高，最大的好处是省心。由于一人干多个工程，相对来说比在项目部收入要高一些，很多人瞄上了这个工作，此时资料整理已成公开状态。其中有些人资料整理的很不规范，造假严重，监督站已开始干预此事。仅对个别人员进行了封杀，因资料总得有人整，任由资料队伍蔓延发展壮大。
飞跃阶段：
到2004年，寿光市的资料整理达到了顶峰，当时专职干的有17—25人，每人每年一般平均干8—10个工程，多的在15—20个之间，占寿光总建筑项目的60％左右。出现了很多资料团伙，资料贩子，雇人现象已经很普遍。好多刚毕业的工民建学生，加入了资料整理大军。诞生了一个新的职业工种，资料员也成了一个专业职称。外县市区也一样，并不比寿光市少。
这时的资料整理人员，已形成一个专业的、分工明确的集体，大有燎原之势。同时好多资料员开始大量造假，水平千差万别，根本不符合工程实际，已引起监督部门的高度重视，资料员已经成了造假工厂，黑窝点，已成为建筑工程的毒瘤、不死的癌症。真正有水平、规范整理的资料员没有了市场。特别是2004年资料软件的引用，给资料造假更是添了腾飞的翅膀，假、套、空充斥整个资料市场。
封杀阶段：
到2005年，资料泛滥成灾，已到了不可收拾的阶段。造假成风，什么也敢造，假合格证，假公章，假试验报告，试块可以买，焊接试件可以买，什么都可以买，已造成了恶劣的社会影响。好多资料员根本不知道资料怎么整，滥竽充数，验资料时靠走关系、送礼处理。
有些地市资料员同监理员合伙共同谋取不当利益。更有甚者，为了利益，分赃不均，大打出手，争地盘现象屡见不鲜，有些还有涉黑现象，已经蔓延成不良的社会风气。好多外地招商来的开发商必须用当地资料员，否则到了没法干的地步，试验无法做，手续无法跑，地方保护严重，漫天要价，人为设置障碍。
极个别人不讲职业道德，中途放弃资料整理，撂摊子不干了，或以资料为要挟控制项目部，以达到自己的某种不良目的，道德败坏，违法乱纪。有些人违反合同协议规定，哄抬价格，不讲信用，采用资料要挟，私自无礼索取不当费用，造成极坏的负面影响。
监理及其它相关单位资料，资料员“一条龙服务”，全部代整，资料包办现象，严重扰乱建筑市场。资料的后视现象，先填好，后签字，人为地填写，随意性强。有些甚至在家造好后，再拿到工地让监理、建设、施工等单位签字确认，完全闭门造车。
2005年开始，寿光市监督站重拳出击，打掉了十多个资料专业户，净化了资料整理队伍，完善管理机制，采用资料员证规范资料整理市场，取得了良好的社会效益。
平稳过渡阶段：
从2006年开始，大力开展资料员培训活动，充实资料整理队伍，采用资料员证，实行市场准入制度，实行限额整理办法，每人每年不得超过2个工程（单个面积不大于5000m2），超过10000m2的不得超过1个，使资料整理走上正规渠道，有效扼制了假、套、空现象，资料的监管治理，也从没间断，努力寻求综合有效的管理模式。
12.3 发展趋势
当前形势：
近几年，高层建筑层出不穷，建设工程规模越来越大，造价高，工期长，结构复杂，施工难度加大，管理风险加剧，协调队伍多，那种游兵散勇，单打独斗的形式已渐行渐远，延续普通模式已举步维艰，那种闭门造车的管理模式已成过去，集团化、专业化管理模式渐现雏形，转型成为必然。资料行业以何种形式存在？谁来监管？谁来规范？如何规范市场行为、价格行为？如何健康有序发展？如何正确引导走向良性循环？资料如何过程控制？各个施工阶段资料如何管理？资料合同如何签订、变更、终止？如何进行资料验收、移交、保管、遗失处理？费用如何计取？已经成为迫在眉睫的问题，资料行业面临新的挑战。
资料整理发展趋势：
无纸化、网络技术的应用、CAD技术、兼容性将日益加剧、完善、成熟，新的资料功能软件将会日新月异，日趋完备。原始手工填写将会逐渐淘汰，全程数字监控、摄像将成必然，远程网络工程管理将会走进办公室。风吹日晒式的管理模式将会消失，签字盖章将成为过去，逐步走向数字时代。
试验、检测仪器的发展趋势：
由于市场的需要，原材、成品、半成品的试化验及复试有可能全部转嫁给材料设备供应商（如你买台冰箱，不可能自己再去进行检测合格不合格），实行严格的市场准入制度，建筑材料的质量控制已不是施工控制重点。现场检测仪器，将会走向电子化，即时化、无损化，时间间隔短、效果快、无破坏性将是主要目标。计量仪器将会出现“电子扫描计数器”，只要对计量物体进行扫描，仪器将会根据外形尺寸、物体密度、材质、属性计算出块数、方数、体积、面积、容积、重量、外观尺寸等技术参数，免除人工计算的种种弊端，大大提高工作效率。
资料行业发展趋势：
资料整理从2000年开始到2013年，已有14个年头，预计再有5年将会到达顶峰即2018年，预测再有25—30年后将会走向末路，所以80、90后干资料行业将会受用终生。检验批评定资料加上隐蔽工程验收资料占总资料的二分之一，试验部分占总资料的四分之一，实体工程工人干一天，相关资料资料员得整三天；监理单位工程验收需半天，资料签字要半天，无效劳动太多，本末倒置，应注重质量过程控制，以实体质量为主，不是资料控制质量，所以简化内容、简化手续、简化验收记录势在必行。
官僚主义、形式主义作祟，资料再好，工程不合格有什么用，皮之不存，毛之焉附？工程如人体，资料如衣服，人的美丑不是衣服说了算。现在人们进入了一个怪圈，轻质量，重资料，工作重点偏移，这个怪圈迟早要打破。
资料软件的引入，对资料的发展起了巨大的推动作用，同时也助长不正之风，减少对软件的依赖刻不容缓，软件不可能替你验收工程，回到施工现场将成必然。
合久必分，分久必合，这是亘古不变的自然规律。建筑企业最终还将回归到一个项目部一个技术员的最初模式，公司资料部的存在也不是最终结局，资料员最终将会退出建筑舞台，建筑专业网络信息工程师将会产生。
建筑将会走向大众化，技术复杂程度将会大大降低，发展门槛将会多样化，不再是建筑专业人才的专利，替代转型将是必然，是不以人的意志为转移的。
附A 参考文献
A.0.1 《建筑安装工程施工技术资料通病防治》，主编：丁元余 1999年 黄河出版社；
A.0.2 《建筑工程施工质量验收规范应用讲座》
主编：吴松勤 2002年 中国建筑工业出版社；
A.0.3 《建设工程合同管理》，主编：中国建设监理协会 2002年 中国建筑工业出版社；
A.0.4 《建设工程信息管理》，主编：中国建设监理协会 2002年 中国建筑工业出版社；
A.0.5 《建设工程监理概论》，主编：中国建设监理协会 2002年 中国建筑工业出版社；
A.0.6 《建设工程监理规范》 GB50319---2000；
A.0.7 《建筑工程施工质量验收统一标准》GB500300---2001；
A.0.8 《建设工程文件归档整理规范》GB / T50328---2001；
A.0.9 《工程建设管理服务规范》DBJ14—018—2002；
A.0.10 《建筑工程施工技术资料管理规程》DBJ14—023—2004。
