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第五章 保护及拯救Word文档 常常听到有些同志讲，真可惜！我花了半年功夫编写的东西，怎么也打不开了！还有同志讲，最近我写的东西，怎么突然就找不着了！另外，如突然停电；还有程序出问题时提示：“你执行了错误操作，程序即将关闭”等等，遇到这样的情况，搁到谁的身上也是个着急的事。要解决这些问题，可以采用以下几种办法。 “有备无患”这句话对于文档编辑也是十分适用的。在编辑文档时，有的同志有随时存盘的习惯，文字输入中间，随手就按一下“Ctrl+S”或点一下保存按钮。有的人没有这种习惯怎么办，那就只能让系统自动生成备份、或让系统过一段时间自动保存一次文档了。方法是： 从“工具→选项→保存（Word XP为“安全性”）→保存选项（Word XP为“文档的文件加密选项”及“此文档的文件共享选项”，下同）”下的菜单中（见W5-01：选项保存图），将“保留备份、提示保存Normal模板、允许后台保存”各项前面的复选框都勾上，然后将“自动保存时间间隔”设成为你需要的时间。 如果你的文档不想要别人打开，或者可让别人打开文件但不能修改文件，可按选项对话框（W5-01：选项保存图）中“用于‘******’的文件共享选项”的“打开权限密码”或“修改权限密码”下的文字框中设置密码。在保存文档时，可以通过“文件→另存为→工具→常规选项”的“保存”对话框中去进行这些项目的设置。 1、设置只读方式。方法有二：一是自“文件→另存为→工具→常规选项（Word XP为“安全措施选项”，下同）”的“保存”对话框中（见W5-01：选项保存图），复选“建议以只读方式打开文档”进行设置。这种方法设置的只读文件，打开时出现一个菜单提示是否以只读方式打开（W5-02：提示打开方式）。二是自“我的电脑→磁盘→文件路径”，找到要设置为只读的文件后，右击该文件→属性→常规→属性，在对话框中复选“只读”项。用这种方法设置的只读文件，打开时就以只读方式打开文件。以只读方式保存的文档，打开后可对其进行修改，但文件退出时不能存盘。如选取整个文档可复制到一个“新建空白文档”中去。 2、设置“打开权限密码”。自“文件→另存为→工具→常规选项(Word XP为“安全措施选项”，下同)”的“保存”对话框中（见W5-01：选项保存图）的“打开权限密码”文字框中输入自定义密码两次，保存后退出。以后打开这个文档时，便出现一个对话框（W5-03：打开权限），输入密码后，便可打开这个文档。 撤消打开权限密码，方法同上，只是在“打开权限密码”文字框中将显示的若干“*”号的密码删除，保存即可撤消。 3、设置“修改权限密码”。自“文件→另存为→工具→常规选项(Word XP为“安全措施选项”，下同)”的“保存”对话框中（见W5-01：选项保存图）的“修改权限密码”文字框中输入自定义密码两次，保存后退出。以后打开这个文档时，便出现一个对话框（W5-04：提示修改权限），输入密码后，便可打开这个文档。撤消修改权限密码，方法同“2、”。 4、保护窗体。从在编文档菜单栏选“视图→工具栏（或右击工具栏）→窗体”，在出现的“窗体”工具条（见W5-05：窗体）上有一把“ 解除保护窗体按上述方法，调出“窗体”工具条，再点击一次“ 5、保护文档。自编辑文档菜单栏选“工具→保护文档”，在其对话框中“密码（非必选项）”文字框中（W5-06：保护文档）输入密码两次后，确定退出后，整个文档进入保护。此时，光标位于文档首行前端，不能再向窗体内输入或修改文字，也不能对文档进行复制。 解除文档保护。自菜单栏选“工具→解除文档保护”，在“解除文档保护”对话框中输入密码，此时便彻底解除了该文档的保护。 当你在打开Word文档时，系统没有响应、或弹出一个“文档的名称或路径无效”的对话框时，那可能是文档已经损坏。只好想法子恢复这个受损文档了。 （一）用打开法拯救受损文档如果在平常是执行的“定时保存及自动备份文档”的方法，可从“recent”文件夹中找到要恢复的文档。方法是：Windows 98系统自“开始→打开Office文档”（Windows xp系统自“开始→所有程序→打开Office文档”），从其对话框的“查找范围”中选“历史”，在文件列表框（见W5-07：打开Office文档）中的“~wro0020、~wro0057”等文档就是备份文档，至于那一个文档是需要恢复文档，只能一个一个地恢复查看了。 自菜单栏选“工具→选项→文件位置”（见W5-08：文件位置选项），从“文件类型”和“位置”列表中选“自动恢复”文件 c:\…\Microsoft\Word，再点击“更改”，在新对话框中输入编辑文件路径，确定、再确定。 进行上述设置后，如果一但遭遇不测情况致使文件受损，重新启动Word，此时Word将自动打开“自动恢复”任务窗（只有Word XP才有此功能），可从窗中查看列出的文件，再决定是否保留。如果文件标题中含有[已恢复]则此标题中含有的[原始文件]更接近最近所作的修改。此时，再次对文件进行“保存”或“另存为”即可。 Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以从任意文件中提取文件内容，而忽略其中的非文件信息。 1、自菜单栏选“工具→选项→常规”，在“常规选项”下点选“打开时确认转换”，（见W5-09：打开时确认转换设置），确定后退出。 2、自菜单栏选“文件→打开”，在“打开”对话框的“文件类型”对话框的下拉菜单中点选“从任意文件中恢复文本”（Word XP为“打开并修复”命令），再去打开文档。值得注意的是，此时打开的文档，除文字全部保留外，其它格式（包括表线、字体、字号、插图等等）不仅全丢失，而且被转换成不识别的文字、字符所取代，需要重新进行编辑整理。 （四）出现错误提示后的处理 在文档编辑中，经常会出现“该程序执行了非法操作，即将关闭。”（见W5-10：程序执行了非法操作）的提示，点击“关闭”后即关闭了Word窗口。再次进入Word窗口并再次打开原来编辑的文档时，会出现两种情况： 一是提示“Word在打开……时遇到破坏文件，这篇文档中一部分内容可能无法恢复。是否现在尝试恢复？”（见W5-11：恢复部分受损文档提示）如果点击“是”，其恢复的文档可能有部分损坏。 二是在所修改的文档还未做保存的情况下系统关闭了，接着又打开该文档时，如果文档未受损，这时出现“Word自动将修改后的内容保存在通用文档模板上。是否继续装载该模板？”（见W5-12：提示装载修改后的内容）如果点击“是”打开文档时，又出现一个“文件正在使用”对话框（见W5-13：文件正在使用提示），上有“只读”、“通知”两个选项。如果以“只读”方式打开文档，再次编辑后不能存盘，只能将整个文档复制到一个新的文档中去，比较麻烦；如果以“通知”方式打开文档，所打开的文档是一个只读文档的副本，实际上还是一个只读文档。为此，建议重新启动计算机后再去打开文档，尽管修改部分可能会丢失，但少了许多麻烦。   三是用写字板程序打开文档。按住“Shift”右击文档图标，在出现的右键菜单上（W5-14：文档右键菜单）点击“打开方式” 命令，再从出现的对话框（见W5-15：打 开方式对话框）中选“Wordpad（Word XP中选Mcrosoft Word）”后点击确定，就可打开受损的文档。用这种方法打开的受损文档，文字部分可完整无损，字体、字号保留不很完整，图表位置有较大的挪动。点击“保存”命令后，写字板系统提示（见W5-16：提示写字板文档的保存格式），确定后就可从“另存为”对话框中将其保存为“Word”文档。至此，完成一个受损文档的恢复  在用Word XP编辑文档中或保存文档时，也会经常发生问题，如果处理不当将会造成编辑文档的破坏甚至丢失。图（W5-17：文档编辑中遇到问题的提示）就是一例；
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