第八章 WORD排版

第八章  WORD排版

一、制作并排文头

（一）合并字符法

如将“经理办工会办”合并，选择“经理办工会办”后，在Word 2000\XP中，点选“格式→中文版式→合并字符”（在Word 97点选“格式→中文产品并排字符”）确定后退出，此时出现的效果是“经理办工会办”，还对它进行必要的格式化，让它更美观一些。Word 97对合并字数的多少没有限制，而Word 2000\XP最多合并字数为六个字。通过反复试验，Word 2000\XP对合并字数的限制是完全可打破的。

在“”的右键菜单上点击选“切换域代码”，在域代码中将eq \o(\s\up 6(经理办)中的“经理办”改为“星球旅行社经理办公室”，把\s\do 2(工会办)中的“工会办”改为“”，再次切换域代码，就成了星球旅行社经理办公室星球旅行社工会委员会办公室。如果需要将其上下两对齐，可在显示域代码的状态下，选字数少的一行字，并留下最后一个字不选，再点击字符缩放按钮右的下三角，在出现的菜单中选“其他…→字符间距→间距→加宽”，反复调整加宽的磅数，使之完全对齐即可。在格式调整中要经过四个步骤：一是适当放大字号；二是调整段落行距设置的值；三是将域代码“eq \o(\s\up 6”中“6”的数值增大，以产生最适合的行间距；四是将后面的“联合通知”四个字，用字符缩放按钮 中的“其他…→字符间距→位置→提升”，调整提升磅数，使他位于两行字的中间。文头制作好后的基本式样如：

 

（二）文本框法

用文本框法制作表头，无论是制作单行文头还是制作双行文头，他都有两大优点。一是文本框可拖动放置，调整文头的位置最方便；二是在文本框内的文字可在框内设置为分散对齐，解除了用空格键无法调整字间距的困难。如果是对文字较多的文头，采用文本框法制作文头是比较好的一种办法。

（三）制表法

第一步，先做张四个单元格的表格，右边的上下两个单元格合并，把文字输进去；第三步，将表格的框线定为“无框线”或“擦除”表线，使之保留制表域而打印不出表线。

 第二步，自菜单栏选：“表格→自动调整→根据窗口调整表格”，使表格的宽度与窗口等宽。然后定义字号、字体，并将三个单元格中都定为“分散对齐”格式，再适当调整段落；

 第三步，将表格的框线定为“无框线”或“擦除”表线，使之保留制表域而打印不出表线。

 

二、制作公文模板

制作公文模板与普通制表的方法是完全相同的，制作完成后，将不需要打印出来的表线擦除掉，并将表线及表中标题改变为红色。再用格式栏上字符缩放按钮菜单中提供命令，对“字体”、“字符间距”进行设置。现举两例：

（一）发文稿纸首页模板

发文稿纸首页模板如下图：

 

（二）签报纸首页模板

签报纸首页模板见下图：

三、定义页眉和页脚

一篇书稿写完后，要设置页眉或页脚（一般多为设置页号），如果是分许多个文档编写的书稿，就要设置文档之间的连续页号；有首页不打印页号及将单双页号左右设置的要求等。

（一）设置页眉及页号

自菜单栏点击 “视图→页眉和页脚”，显示出“页眉和页脚”菜单后（见W8-01：页眉和页脚菜单），光标自动进入页眉编辑区，此时在页眉区显示出本篇文档的标题。这时可默认当前页眉，也可在此基础上改写页眉。如果有将页号写入页眉的爱好，可在页眉上设置页号。在进行字体、字号、放置位的调整后，即完成页眉的设置。

如果想要去掉页眉/页脚中的横线，可用以下两种方法：

一是点击“格式→样式→页眉→更改（“更改样式”对话框）→样式→边框→设置→无→确定→确定→应用”即可。

在Word 2000中删除页眉横线，点击：“格式→样式”，在样式对话框中找到并将光标移至页眉，再点击删除。
在Word XP中删除页眉横线，点击：“格式→样式和格式”在其对话框的“页眉”右键菜单上点击“清除样式”。

 （二）设置页脚页号

在进入“页眉和页脚”菜单后（见W8-01：页眉和页脚菜单）将光标转到页脚编辑区，点击菜单上的“设置页码格式按钮 ”，出现“页码格式”对话框（见W8-02：页码格式对话框）后，在“起始页码”的文字框中输入页号，如果是连续书稿，第一章的未页号是10号，需要续前一章的书号时，可在框内输入“11”，确定后退出即可。

（三）首页不打印页号

一般公文，在首页是不打印页号的。解决这一问题的方法是点击菜单栏“文件→页面设置→版式”，在其对话框中钩选“首页不同”（见W8-03：页面设置中的版式对话框）确定退出后，第一页不在显示页号，从第二页开始显示第二页的号。

 （四）从第二页起始第一页码

在“（三）首页不打印页号”中介绍的方法，只解决了隐去第一页的页号问题，第二页仍然是第二页。从第二页起始第一页码的方法是：

1、将光标移至首页尾，自菜单栏选：“插入→分隔符”，在“分隔符”对话框的“分节符类型”中选“连续”，确定退出；

2、将光标移至第二页，删除第二页产生的空行。然后自菜单栏点击“插入→页码”在“页码”；对话框中点击“格式”；在“页码格式”对话框中选“页码编排→起始页码”，并将页码设置为“1”，点击两次确定退出。此时第一页与第二页的页码均为“1”；

3、返回首页，再次选“格式→页码”，直接将首页显示的页码“1”删除。

（五）奇偶页不同

如果将单页号位置放置到页右，双页号位置放置到页左，仍按上述方法调出“页面设置中的板式对话框”（见W8-03：页面设置中的版式对话框），钩选“奇偶页不同”，同时自“节的起始位置”的下拉式菜单（W8-04：节的起始位置下拉式菜单）中，选择“奇数页”后，对奇数页的页号进行设置；选择“偶数页”后，对偶数页的页号进行设置。

（六）折页的页号设置

如果在一页纸上按“格式→分栏→两栏”的折页方法排版，一页纸上就要输入两个页号，而且这两个页号都要在其后的若干页上自动编号。其设置方法是：

1、单页页号的设置

点击“视图→页眉和页脚”，在单号页的位置，按“Ctrl+F9”，在出现的“{}”域中输入“=”号，再按“Ctrl+F9”，在再次出现的“{}”域中输入“PAGE”将光标移到中间的花括号外，接着输入“*2-1”，输入完成后的格式为“{={PAGE}*2-1}”，按“Shift+F9”切换域代码，这时页码为“1”。其对应的页号顺序是“1、3、5、7……”

2、双页页页号的设置

将光标移到双页号的位置，并将单页号复制到双页号的位置处，按“Shift+F9”切换域代码，将代码中的“-1”删除，使格式变为“{={PAGE}*2}”，再按“Shift+F9” 切换域代码，这时的页号为“2”。其对应的页号顺序是“2、4、6、8……”

如要将页号设置为“第X页”，可先写上“第页”，然后在“第页”两字之间进行插入域的操作。如果还要页的后页写入“共页”，可在“共页”的两字之间的域中写入“Numpages”域代码，切换域代码后即可显示出总的页数。

注：快捷键“Ctrl+F9”等同于点击“插入→域”命令，反复操作等于插入域和取消域；快捷键“Shift+F9”等同于在域代码右键菜单上的“切换域代码”命令，反复操作等于展示域的公式和域的运算结果。

3、页号位置

自菜单栏点击“插入→页码”，在“位置”菜单中有“页面顶端（页眉）、页面底端（页脚）、页面纵向中心、纵向内侧、纵向外侧”五个页码位置的设置；在“对齐方式”菜单中有“左侧、居中、右侧、内侧、外侧”五种对齐方式。

（七）去掉最后一页

很多文件的排版，常在最后一页只有一、两行，既不好看，也浪费纸张。

点击“工具"自定义"类别"命令”，找到“减少一页 ”命令，并把它拖到常用工具栏。应用时，点击此命令即可。

（八）控制孤行

一段文字的第一行出现在上一页的页尾、或一段文字的最后一行出现在下一行的页首，这就称为孤行。孤行的出现影响排版的美观，也影响阅读，所以Word默认打开了孤行控制功能。如果要允许孤行出现，可自菜单栏点击“工具→段落→换行和分页”，取消勾选“孤行控制”和“段中不分页”即可。

 四、“样式”设置及应用

（一）Word 2000“样式”设置

一般文档的排版，如首行缩进，就输入空格，加上改变字体、字号，再调整调整段落也就可以了。实在不行就多调整几次字号和段落。要是写书稿、写电子文档等，就得非用样式不可了。因样式是排版的基础。

如将标题定为标题1、标题2、标题3……等若干等级，以定义“标题1”为例，在输入标题后并选取这个标题，点击菜单栏的“格式→样式”便出现样式对话框（见W8-05：样式对话框），在“样式”选择区内，点选“标题1”，再点击“更改”命令按钮，又出现一个“更改样式”对话框（见W8-06：更改样式对话框），点击“格式”命令后，自下拉式菜单中（见W8-07：格式菜单），主要对字体、段落两个项目进行设置就可。
注意：对“正文”样式的设置，尽可能不选择“自动更新”选项。

 

（二）Word 2000“样式”应用

文档编辑中，根据标题的不同等级，如“标题1”、“标题2”……“正文”等，在输入并选取各式标题后，自“样式”下拉菜单（样式菜单在字体对话框之左，见W8-08：样式下拉菜单）中点选所需“样式”，即完成一个样式的应用。

 
（三）Word XP“样式和格式”设置和应用

选取要设置样式和格式的标题，点击菜单栏的“格式→样式和格式”，在编辑窗口的右侧便出现（W8-09：Word XP的样式和格式）菜单，点选“新样式”后，接着又出现（W8-10：Word XP的新建样式）对话框，它与（W8-11：Word 2000的新建样式）对话框内容相比，二者除了在名称和菜单放置位置有区别外，其设置方法都是一样的。

五、用文档结构编辑书稿

进行了样式设置的文档，在编辑或修改过程中，可自菜单栏点击“视图→文档结构图”，或在工具菜单栏点击“文档结构图”按钮，即在窗口的左侧显示出文档结构的所有标题（见W8-12：文档结构图），点击标题前的+或-的标志，可以显示下一级标题或隐去下一级标题，只要点击结构图中的章节标题，就可方便地进入到那个章节。对于检查整个文档的结构，快速进入某一章节进行文档编辑是十分方便的。

 

六、用大纲编辑写书稿

进行了样式设置的文档，点击菜单栏的“视图→大纲”，在编辑窗口显示出“大纲”菜单（见W8-13：大纲菜单），从菜单中的1-7个数字中，可选择标题的显示等级，可用“＋”或“－”添加或减少下一级标题或正文的显示（见W8-14：大纲显示图），在选取其标题后，再点击“＋”，即可显示出需要编辑的内容。

 七、索引和目录

（一）创建索引和目录

在进行了样式设置后的文档，将光标放置在文档的项部，从菜单栏点击“插入→（Word XP多一层“引用”）索引和目录”，在“索引和目录”对话框（见W8-15：索引和目录对话框）中，点击目录，选取“显示页码”和“页码右对齐”，按其爱好设置“制表符前导符”，根据需要选择“目录级别”，点击确定后，瞬时便建立好一个文档目录（见W8-16：索引和目录式样）。因创建的是“目录和索引”，有目录作用，同时也有索引的功能，点击其中一个目录便进入该目录的文本位置。
第一步：全选“索引和目录式样”（见W8-16：索引和目录样式）后，点击“复制”命令；

 第二步：到目录文件后，自菜单栏选“编辑→选择性粘贴”在“形式”对话框中选取“无格式文本”（W8-17：选择性粘贴对话框）并确定。粘贴后的格式（见W8-18：无格式目录）。

 第三步：待所有章节的“索引和目录”都按第二步要求全部粘贴到书刊目录后，选取整个无格式目录，点击窗口左角的制表符位，使之改变为右对齐制表符 ，然后到窗口上标尺需要定义页号的位置上双击鼠标，在出现的“制表位”对话框中(见W8-19：制表位对话框)，点选“前导符（按需要）→设置→确定”，整个书刊目录制作完成（W8-20：完成后目录）。

 （二）编写书刊目录

第四步：如要改变目录的位置，在选取整个目录后，按住“Alt”拖动右制表符 ，即可进行调整。

第五步：目录的文本制作完成后，要将各章节上设置的“索引和目录”删除。

值得注意的是：因设置索引和目录扩展了文本的页号，使得整个文本页号的位置与文本的实际位置不对位。解决这一问题的方法是：在定义索引和目录后，在索引和目录的尾行外，按“Ctrl+回车”插入一页，让文档的开始标题位于起始页上，然后再重新定义起始页号，使文档的起始页号与原来的起始页号相同。待目录编辑完成后，再将其恢复到原来的状态。

八、分栏排版

选取文档中需要分栏排版的段落，从菜单栏选“格式→分栏”在出现的“分栏”对话框（见W8-21：分栏对话框），可从其“预设”选项中进行“一栏、二栏、三栏、偏左、偏右”的不同栏的设置；可从“宽度和间距”选项中对栏目的“栏宽”和“间距”进行设置；可从“应用范围”右边的菜单中选取“所选文字”及“整篇文档”的设置。如果希望在各分栏中插入一条分隔线，可点击“分隔线”的复选框钩选。

 九、Word XP打印书籍折叠

选取页面范围"“文件"页面设置"页边距→页码范围→多页"书籍折页”（W8-22： Word XP页面设置中的书籍折页），此时在“多页”命令的下面又多出一个“每册中页数”（W8-23：Word XP书籍折页的每册中页数）命令，还可从其对话框中对每册打印页数进行设置。

 十、竖排文字

竖排文字只能在整篇文档中进行。自菜单栏选“格式→文字方向”或右键菜单中选文字方向，在出现的文字方向对话框（见W8-24：文字方向对话框）中，有五种文字方向可选用，点选竖方向的提示框，确定即可。

十一、绕排标题

绕排的标题，要用绘图中文本框来制作。绕排的横标题，用“文本框 ”命令；绕排的竖标题用“竖排文本框 ”制作。在对制作的标题进行段落、字体、字号等项的设置后：

（一）取消文本框线条颜色

在文本框的右键菜单上选“设置文本框格式→颜色和线条→线条→颜色→（在颜色下拉式菜单中选）无线条颜色”后，确定退出即可；

（二）设置文本框的环绕方式

在文本框的右键菜单上选“设置文本框格式→版式→高级→文字环绕→环绕方式“中点选所需的环绕方式，确定后退出。

（三）调整标题放置位

用拖动标题的方法调整标题放置位。