物资采购比价审计
目 录 一、物资采购过程中存在的主要问题…………1 二、采购比价审计的意义和作用………………2 三、建立价格信息系统，提供审计参照依据…4 四、建立采购比价审计环境……………………5 五、开展比价审计应注意的问题………………6
采购比价审计属于管理审计范畴中的绩效审计内容。是指企业内部审计机构和审计人员在充分掌握物资质量和价格信息的基础上，用同期的市场价格与待审核物资的价格在同等条件下进行比较、分析，判断其价格差异的合理性，进而得出审计结论，为采购部门提供一个合理而有效的公允价格。 一、物资采购过程中存在的主要问题 我国的国有企业在未进入市场经济之前，沿用的是前苏联计划经济模式，产品价格作为客观因素不予考虑，长期的计划经济条件下企业采购行为单一，产品价格由国家统一规定，采购环节对企业生产影响不大。随着社会主义市场经济的逐步建立，由于买方市场的形成，产品价格的放开，采购行为自由度的扩大，企业采购对企业生产及产品成本起到日益重要的作用。然而，由于社会主义市场经济建立初期，新旧体制转换的过程中，法制尚不健全，企业自我约束、自我发展的经营管理机制还需完善，人们对产品进货价格的重要性认识不足，企业内部对进货价格缺乏应有的管理控制机制，致使在相当一部企业的采购环节中，授受回扣和贿赂，随之出现了名目繁多的“回扣”现象和舞弊行为，“暗箱操作”损公肥私，滋生了采购环节的腐败。一些单位、个人利用职权及便利条件用各种手段借机谋利，中饱私囊，出现了所谓的“人情价”、“关系价”，质次价高的产品满天飞，给企业带来了极大的损失，有的企业辅助材料单价高于同期市场价一倍以上，这是导致国有资产流失、产品成本居高不下、经济效益低下的一个重要原因。不仅造成国有资产的大量流失，而且败坏了社会风气，腐蚀了一批干部和业务人员。由此可见，实行采购比价审计，完善内部监督势在必行。 1、回扣现象。回扣有单位回扣和个人回扣两种。单位回扣主要是采购部门以仓储费、中介费、信息费、宣传费和劳务费等各种形式，向供货商提取一定数量的现金，存放在单位的“小金库”，作为单位搞福利、发奖金、变通招待费的来源，有的供应商还以“捐赠”形式向采购单位提供实物；个人回扣是以供应商直接给采购人员现金或为采购人员报销费用、境内外会议、考察、旅游的形式存在。 2、物资采购单位“暗箱操作”指定供应商。一些采购单位以不正当的理由指定供应商，对一些长线、通用的物资，采购部门本来应该招标采购而不进行招标。由于供应商事前早已与采购单位商议好，知道自己是被指定的供货单位，在与采购部门进行价格谈判时就可以坚持不降价或降价幅度很小，造成采购成本降不下来。 3、采购人员在招标中向供应商透露信息。由于供应商在招标前就做好了某些采购员和用户的工作，结果在招标前和招标过程中，有些采购员和用户就给供应商透露有关信息。以帮助他们在招标中中标 ，中标后再采取改变设备材质、质量、配置和变相加价的方法，以满足供应商既低价中标，又能赚钱的目的，最终坑害企业。 审计作为企业重要的监督措施，对物资采购进行比价审计，以成为企业经济效益审计的重要内容，是防止企业经济效益在采购环节流失的重要手段。 二、采购比价审计的意义和作用 市场经济条件下，市场的核心是价格，进货价格是决定企业产品成本的核心因素之一，科学、合理的定价可以促进企业增收节支，取得良好的经济效益。 采购比价审计，是一种比较完整的对进货价格的评价和监控机制，能够对采购行为进行有效的监控和制约，能够遏制进货环节的各种舞弊行为，堵塞漏洞，从机制上起到了预防和控制职务犯罪的作用，所以，采购比价审计所取得的隐性效益是无法用数据来统计的。 采购比价审计作为绩效审计的一项内容，赋予了内审工作更新的内涵，使企业内部审计成功地走出了以往呆板的财务审计模式， 从单纯的财务收支监督向效益监控发展，由此它所产生的经济效益和社会效益受到了广泛的重视和认同，使人们对内审工作的作用和重要性有了新的认识和评价，为内审工作注入了新的活力，有力推动了我国内审事业的发展。它的出现是市场经济建立后内审事业发展的必然， 1、采购比价审计能促进企业内部管理，成为遏制腐败、促进廉政建设的有效手段 净化采购环境，铲除腐败，重在“根治”。企业物资采购是第一环节，首要环节出现问题，直接影响产品价格、销售和企业的市场竞争。如何选择既符合质量性能要求，同时采构成本费用又低的物资，仅有物资采购部门采购管理制度还不够，还要建立严格的监督制约机制，健全内部控制系统，消除采购环节产生腐败的土壤，“防患于未然”，要建立从计划、定量、定价、采购等管理程序分立的管理体系，实行物资采购由使用单位申报计划，物资采购部门汇总上报、管理决策部门控制采购数量、审计部门确定采购价格，最后由采购部门统一采购。采购比价审计在规范采购行为、堵塞漏洞方面能够发挥极为重要的监控作用，它将采购中的采购定价、进货渠道、付款方式、运输及验收入库、结算凭证、发票入账等一系列环节和行为置于严格的审计监督之下，杜绝各种违规行为的发生，为企业防止效益在源头上流失提供了有力的保证，显示出内审工作的价值，体现了促进廉政建设这一审计职能。同时它有助于企业增强市场意识和效益观念，改进和加强企业采购工作的管理，促进交易环境的净化和改善，对于企业提高效益有着重要的现实意义。 以往的企业内审工作主要是纠错查弊，是一种单纯的财务事后监督，是行为发生之后的处罚和补救，审计方法比较简单，内容单一，规模和程度都很有限，这种事后审计也决定了采购上一些漏洞和弊端不可能从根源上加以堵塞和防范。而采购比价审计则能够在源头上为企业节约大量资金，在促进增收节支方面又迈上了一个新台阶。 三、建立价格信息系统，提供审计参照依 比价审计的核心是价格，基础是比价，而比价审计的关键在于确定合理的公允价格。确定公允价格的关键又在于审计人员能否及时获取各种物资价格的实时行情。为了保证物资采购比价审计能顺利进行，应采取以下方法来建立价格信息系统： 计算机查询法。通过计算机网络，我们可以占领信息的制高点，及时了解全国各地同类同品种物资的市场公允价格，也可以利用国际互联网的优势，迅速、准确地掌握一些进口材料、设备的市场价格。通过计算机网络，我们可以寻找到有关物资的直接生产商和代理商的信息，再通过发送电子邮件、电话传真查询的方式获得该物资的市场价格信息。利用这些价格信息作为审计的依据，具有一定的说服力。 市场调查法。市场调查法也称市场询价发，审计人员获取信息、掌握物资价格，行之有效的方法就是到市场上去进行实地调研。一方面，到市场上去，可以验证网络中所提供的价格信息是否真实，从而达到对市场价格的准确把握；另一方面，有些新材料、新设备只能采用实地调查，才能获得较为准确的市场价格。 成本计算法。对于一些特殊的商品，可要求厂家提供产品报价的依据，然后由审计人员对物品构成的各种要素（包括料、工、费、税等）进行分析、计算，依据国家的政策规定，确定该物品的公允价格。 专家咨询法。物资采购的比价审计涉及的专业知识较多，审计人员难以完全胜任也是正常现象。在这种情况下，应聘请社会中介机构的专家协助，按专家建议确定拟采购物资的公允价格。 公开招标法。对大宗物资的采购，应按照政府采购的要求编制招标文件，本着公开、公平、公正的原则予以招标，从而获得合理的性价比。以寻求价格便宜、质量较高、服务周到的物资。 对上述方法获得的物资价格信息要定期更新，以保证其准确性和时效性。否则将会因价格信息的时效性问题而导致审计判断的失误。 四、建立采购比价审计环境 加强领导、统一认识。为使采购比价审计工作能够持续、健康、顺利开展，就要加强对这项工作的领导，取得企业领导的支持和授权。企业内部的物资采购比价审计是在本单位负责人领导下开展工作，因此要取得领导的支持，这样既能保证所发现的错误和弊端以尽快引起重视和及时得到纠正，同时也使审计工作能够全面开展，减少阻力。 要成立比价采购审计工作领导小组，由主管领导人员从事比价审计工作。要组织有关人员认真学习，提高对比价采购审计工作的认识，注意与相关部门的协调和沟通，要处理好与相关部门间的关系，工作中应主动取得相关部门的理解和支持，帮助有抵触情绪的人员树立正确观念，从思想上正确认识比价采购审计工作是提升整体管理水平、降低采购成本、提高经济效益的需要。因此，不论是采购部门、采购人员、还是比价审计人员工作的目标是一致的，都是为了一个整体的根本利益。只有取得了统一认识，消除了误会，比价审计工作才能得到采购部门及采购人员的通力协助、密切配合，才能得以顺利开展，才能提高工作效率。 建立和完善有关规章制度。开展采购比价审计工作，必须建立健全严格的规章制度，做到有章可循、有章可遵，从内控制度上逐步完善监督制约机制。 配备必要的硬件设计。为了使审计工作顺利实施，必须配备电脑、传真、长途电话等基本硬件设施，充分发挥电脑网络查询、电话传真查询的方便、快捷功能。 建立价格信息库。搞好比价审计工作仅仅依靠市场调查和电话、网络查询还远远不够，还需要征订和大量收集各种类型的产品及价格信息资料，建立用物资价格信息库。利用价格信息库查询更方便、更快捷，既省时间又省费用，是一种经济实惠的查询方法。 五、开展比价审计应注意的问题 1、避免物资采购的浪费。物资采购比价审计，要求所采购的物资价质均衡。应使所采购的物资在最实用、有效的基础上，争取价格的最优化，同时要具有一定的前瞻性，避免浪费所采购物资的功效及资金。对于采购来的物资及时进行检测验收，对于产品质量问题应分清责任妥善处理，属于供货方的责任应及时退货索回货款，避免造成更大的损失。在确保了质量性能的前提下，然后根据各种渠道掌握的信息资料选定价格最低、售后服务最好的供货商。对于购回物资的价格、规格型号、供应商与比价审计部门事先指定不相符的，以及没有质量检验单证的，不得办理报销手续。 2、质量控制措施。对于把好采购物资的质量关，要坚持以“使用和采购部门为主，比价审计部门为辅”的原则，审计部门不直接参与物资采购，只对物资采购的过程进行监督检查，对采购价格进行比价、评判优劣、参与定价，具体由采购部门进行采购，而审计部门不参与物资采购行为。 我国内审工作起步较晚，审计方法、审计手段主要以事后的财务审计为主，主要是纠错查弊。然而，随着市场经济的不断发展，经济活动呈现出前所未有的多样性和复杂性，面对经济全球化，日趋激烈的市场竞争我们应该有清醒的认识，要有紧迫感和危机感，要适应形势的发展和现实要求，高度重视和加强业务培训，特别是学习和掌握各种相关业务知识。事实证明，单纯的财务审计已不能适应经济的发展要求，同时审计人员知识老化、知识面窄等问题也日渐突出。采购比价审计是一种综合性较强的审计方法，它要求审计人员除必须懂得财务外，还需要掌握价格、工程审计、机械、资产评估、法律、信息网络、计算机等多方面知识。因此，要加强学习，进一步拓宽知识面，熟练掌握电脑操作技术，了解和掌握各类产品性能、市场价格信息以及各类物资价格查询方法，既要全面又要有针对性，提高内审人员整体素质和适应能力，加快内审队伍建设步伐，更新知识结构，只有建立一支全面型的能胜任各项工作的内审队伍，内部审计才能立于不败之地，才能不断向前发展，才能为我国的经济建设做出更大的贡献。 采购比价审计正是适应了经济发展的客观要求，它在审计观念、审计对象、审计方法、程序、步骤等与以往财务审计有明显不同。采购比价审计能够产生巨大经济效益，具有强大的生命力。
华北煤炭医学院附属医院 王晓明 2004年11月
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