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word 使用技巧
0.长篇文章中快速找到上次修改的位置
对于长篇 Word 文章，刚刚修改了某地方，离开该位置以后，再想找到该位置有时很麻烦，忘了在哪里了，用鼠标拖来拖去的找。其实很简单，按住Shift
键，再按 F5键，就找到该位置了，再按一次，找到更前一次的修改位置。以此类推。
网上发表的小册子大多行距使用“固定值”，这个习惯很不好，不同大小的字得分别调整行距，一但想把字改大点或小点，还得重新改行距，这给排版工作带来很多的不便。我们大多数情况下应该使用“单倍行距”或“1.5倍行距”等。把整个文档都选成“单倍行距”就再也不用调行距了，因为它是一种比例关系，可以自动随着字号的大小而变动，不用针对不同的字号分别调整。当然如果你想细调也可以，在菜单中选“格式”—“段落”，按“行距”右侧的“设置值”框中的小箭头可变成0.75或1.25。还可以手动输入如0.99或1.02等。可以很精细的调节。为什么大部分人都选择使用“固定值”呢？是因为发现使用“单倍行距”或“多倍行距”时不太听话，有时调完，它没有变化，其实问题主要是出在文档网格上，在“页面设置”中的“文档网格”选项卡上选择无网格。这时你会发现“单倍行距”或“多倍行距”调整行距非常自如，不想太麻烦的话，整篇文档可以选用统一的一个行距。你再很难找到使用“固定值”的理由了。
正规的页面设置，页眉和页脚应在上下页边距之内。经常能看到把上下边距设得很小，实际上已经不起作用了，文档的上部空白变成了由页眉控制，下部空白变成了由页脚来控制了。正规的排版可以减少出错的可能，和不必要的麻烦。
有些图片在文档中可以拖来拖去，而有些就拖不动，这是因为它们有不同的版式。选中图片按右键，点击“设置图片格式”，再点“版式”选项卡，就可以看到图片当前的版式。在不同的情况应该考虑使用不同的版式。当图片的版式为“嵌入型”时就无法拖拽，但它就象一个大字一样，可以居中，左右对齐，左右缩進，受行距影响。正因为此版式受行距影响，那当行距设为固定值时，插入的图片只能看到一小条。所以再重复一便，“固定值”一般情况下不要用。此版式比较稳定，不会乱跑。比如封面上的图片或占整行的图片等应选这种版式较好。其它情况一般选“四周型”和“紧密型”。图片要重叠时才考虑使用“衬于文字下方”和“浮于文字上方”。有时候拖拽图片时不能随心所欲，图片总不能拽到所期望的位置，那是因为对象随文字移动的原因，选中图片按右键，点击“设置图片格式”，再点“版式”选项卡，按底下的“高级”按钮。在底下的“选项”中把“对象随文字移动”前的“对号”点掉，然后按“确定”。这样图片就比较听话了。
在工具条中，显示比例的左边有两个箭头相对的按钮
，就是“显示/隐藏编辑标记”按钮，这个排版时应该打开，按下它以后，就能在文档中看到一些打印不出来的信息，如“分节符”、“分页符”、“空格”等等，这些在排版时能用得到。这时选择一个图片就可以看到在某一段落前有一个小“锚”。一个图片它必须得依附在一个段落上。当你把有锚的这个段落删除时，图片也会跟着消失。此段上下移动，图片也会跟着上下移动。这个锚你可以用鼠标拖拽，挂在你需要的段落上。知道了这些你就会如意的移动图片和文本框了。
在表格里插入图片时，应把图片的版式改成“嵌入型”，这样图片可以在表格中居中等，在表格内灵活调整。否则那表格只能做为拖拽图片的参考了。
在移动图片、调整图片大小或调整表格、调整标尺、……时总感觉一蹦一蹦的，很难精细的调节。这时只要按住Alt键不放再去调整，你就会有不同的感觉了。还有一个方法，就是点右键选属性，在属性中找相应的项目，改具体的数。这在具体排版时也是能用得到的，如统一几个图片的大小；画有一定尺寸的文本框等。
从每日文章或其它文档中复制了一些文字，如果直接粘贴会把原来的样式、格式等等信息也粘过来，如果你只想要那段文字，可以使用“选择性粘贴”，在对话框中选择“无格式文本”。
一个大图片经过裁减和缩小后，表面上看虽然小了，可是，它在文档中所占的字节数没有变小，这样如果后悔了，图片还有办法恢复原样。但是如果文档中有多个这样的图片，就会使文件变得很大。当我们把图片调好后，选中，点右键，选剪切，然后在菜单中选“编辑”—“选择性粘贴”出现对话框。在对话框中有多种选择，你剪下来的图片原来的格式不同相对应对话框中的选项会有所不同。如果你想尽量保持原图片的样子，可以选择“图片”，如果你想尽量减小文件的大小就选择“图片（JPEG）”，其它的你也可以试一试，自己总结总结有何区别。这样修修改的图片就已经固定下来了，将来再打开文件想恢复图片的原样就不可能了。
有时我们把几个图片和文本框看成一个整体，这时我们会用到WORD的组合功能，但此功能说法比较多，不是什么都能组合在一起的，必须是相同或相似类型的图片、文本框等才能组合，而且用不好常会出错。如果需要，你可以把要组合的所有图片和文字等选中剪下来，剪下来你就可以知道选得漏没漏。（选图片就是把上文提到的“锚”所在行图黑就可以了，如果“锚”的位置不理想，可以点中图片，出现“锚”后，把它拖到需要的位置。也就是说，如果把所有图片的“锚”都放在一行，那么选中这行就等于选中了所有的图片了。）然后使用“选择性粘贴”，在对话框中选择“图片”，就可以把所选的所有图片和文字变成一个图片了。再把图片裁减一下，可以再“选择性粘贴”一次。
可以把组合好的图片剪下来，然后选择性粘贴成图片。也可以按住Ctrl键来选择多个图片，经过剪切和选择性粘贴成图片，把多个图片变成一个图片。一些简单的图片编辑组合就不需要其它的图形处理软件了。
如打字时可写“进”字，完成后，在菜单中选择“编辑”—“替换”，出现“查找和替换”对话框。在“查找内容”里添“进”，“替换为”添“進”。按“全部替换”按钮。就可以把所有的“进”替换为“進”。“替换为”空着不添，就可以起到删除作用。如“查找内容”里添空格，“替换为”空着不添。就可以删除文档中所有的空格。
在每段的结尾都有一个弯箭头，那叫做“段落标记”，表示一段的结束。有时结尾是一个向下的直箭头，那叫做“手动换行符”或“人工换行符”，表示强行分一行，而上下行还属于一个段落。特殊字符还包括“分节符”、“分页符”等等。按“查找和替换”对话框下面的“高级”按钮出现“特殊字符”按钮就可以替换和查找这些特殊的字符。举个例子，按最下面的“特殊字符”按钮，选择“段落标记”，然后再重复一次，在“替换为”里按上面的办法添加“段落标记”一次。那意思就是把两个连续的“段落标记”替换为一个“段落标记”，全部替换就可以删除多余的空行了。
按“查找和替换”对话框下面的“高级”按钮，在最下面会出现一个“格式”按钮，按下此按钮，就会发现大部分用到的格式这里都有。它有什么格式就可以实现什么格式的替换，如一文件的标题用的是三号字，正文用的是五号字，后觉得正文有点小，就可以按下面的“格式”按钮，在“查找内容”里添五号字，在“替换为”里添小四号字。就可以把所有的五号字变成小四号字。还可以把一种字体换成另一种字体，把一种样式变成另一种样式等等。按一下“不限定格式”按钮就可以清除选定的格式。用来完成其它的替换。
替换功能其实是相当强大的，你可以把加粗的字变成某种样式、某个字号或某种字体；或把某种字号的字加粗；或把某个字加粗、变色等等。不同的格式或文字你可以随心所遇的搭配替换。就看你的想象力了。下面举个实际例子。如在排版有“问”和“答”时，“问”要和“答”分开，如果一个一个的选那工作量就太大了，还有可能出错。先选中所有的文本，把它们都改成相同的某一种样式，再在“查找内容”里添“问：”，光标点一下“替换为”后面的框，再点一下“格式”按钮，在里面选“样式”，再在样式里找另一个具体的样式，如“正文文本”等。这样就可以把所有问变成另一种样式。从而实现自动把提问分开。样式是什么将在后面介绍。
不要使用鼠标拖动的方式对齐图片，一次也不要用。下面介绍制作的方法。
根据图片的大小，把整个页面分成几栏，使每栏横向只放一个图片，选中图片点右键，选“设置图片格式”，在出现的对话框中查看图片的“高度”和“宽度”，在第二页上画与图片大小一样的文本框。以上所有的图片和文本框的版式都选成“嵌入型”，然后全部居中。图片和图片之间可以加一个段落标记，也就是说加一个回车，多一个空行。可以通过全选改变字号的方式，来调整上下图片间的距离。改变左右页边距和栏间距可改变左右图片间的距离。别忘了在页面设置中设置成对称页边距或左右边距相同，并且取消“文档网格”。因上下两页文本框和图片大小一样都居中，所以自然能对得齐。
首先插入一个表格（菜单中选“表格”，选“插入”---“表格”，添入表格的行数和列数，确定），选中表格按右键，点“表格属性”。在“表格”卡中点下面的“选项”按钮，在“默认单元格边距”中把左右都改成0。在“行”卡里，指定行的高度，要选“固定值”，在“列”卡里，指定列的宽度。鼠标在表格里一点时，在表格的左上角会出现一个小图标，点此图标就是选中图格的意思，然后按工具栏中的居中按钮，使表格相对页边距居中（页面设置要左右一样大或对称页边距）。
如果你也不知道每个格应该有多大，可以选好行数和列数，插入一个表格，然后用鼠标拖拽表格的右下角，调整整个表格的大小。如果发现每个单元格的大小不一样，可先选中这个表格，在菜单中找“表格”----“自动调整”，分别选中“平均分配各行”和“平均分配各列”。
表格调整好后，复制这个表格到下一页，这样打印出来，两页的表格一定能对上。插入图片前，先把图片的版式改成“嵌入型”，然后再复制粘贴到表格中。
如果版排完后发现还有空，想格外插入一些小的图片，如果是衡向有空，可以画一文本框，在文本框中点右键，选“设置文本框格式”，选“版式”，选“高级”，在左上角点“图片位置”选项卡，在“水平对齐“中选“对齐方式”，后面的框中分别改成“居中”和“页边距”，这样文本框的位置就相对页边距居中了，再复制此文本框到下一页，这样两页的图片水平方向肯定能对上了。在第一个图片中的“图片位置”选项卡中，“垂直对齐”是怎样设置的，第二页的图片就怎样设，这样就可以了。
如果是纵向有空，那就第一页的框相对页面左侧对齐，第二页的框相对页面右侧对齐，框里的图片或表格要居中。
就是整个页面只放一个图片，打印的时候按每页多版的方式来打印。结合上面介绍的方法，整个页面只放一个图片当然很容易调整。但要注意一点，横版的图片页面设置要和所打印的纸大小相同，否则打印时比较麻烦，甚至在有些打印机上无法打印。
如果你的打印机有问题，造成两页图片对不上，只要按上面的方式排版，页面设置成“普通”，试着把页边距左侧和右侧一侧改大点，一侧改小点试试。
在菜单中点“插入”—“页码”，在对话框中对生成页码的选项做出选择，就可以自动生成页码。小册子一般都选“首页不显示页码”。“对齐方式”选“居中”对于初学者简单，避免出错。双击任意一个页码，就可以進入页眉和页脚中，选中页码就可以和改正文中的字一样，放大、缩小、改字体等等。
一般自动生成的页码都是在一个图文框中，有时想叫它往下一点，它不太听话，可以选中这个框，按右键，在对话框的最下面按一下“删除图文框”这个按钮，这以后它更听话些，可以在页面设置中调整页脚来控制它的高度，可以居中、左右对齐等。
“分隔符”分为“分页符”和“分节符”，分页符就不用说了，就是不管本页的内容有多少，在分页符后另起一页。插入分隔符的操作也很简单，“插入”菜单—“分隔符”—“分页符”，或选分节符类型里的“下一页”。
为什么要分节呢？举例说明吧，如
“前言”有两页，页码是1和2，目录有4页，页码是1-4，正文是从1-332页，页码是1的页就有3个，如果不分节，是不允许有重复页码的。当然还不只是这些，不同的节可以允许有不同的页边距，不同的页眉、页脚，甚至是不同的纸张等等。
插入“下一页”分隔符后，这时就斩断了与上一节的联系，这时再在本页修改页码就不会影响到上一节了。
如果不会使用样式，那么在Word排版上只能是初级水平。在较复杂的文档中使用样式，能大大简化排版过程。
要使用样式首先要改变一下思维方式。使用样式时先不用考虑文字的大小、行距等具体格式，而是把文本根据不同的样子分类，然后再考虑每一种类型（样式）是什么样子。如：“正文文本”这种样式的字号原来是“五号”，只要把此样式的字号改成“小四”那么文档中所有具有“正文文本”这种样式的文字都将变成“小四”号字。
例如“第一章”、“第二章”一直到“第九章”这些大标题字号较大，有相同的模样，应都定义为“标题1”这种样式。而“第1节”、“第2节”等这样的小标题定义为“标题2”这种样式。具体内容就定为“正文文本”这种样式。而目录是自动生成的，它在自动生成的过程中就已经自己定义好了。以上工作完成以后，就可以考虑具体的“标题1”应该是多大号的字；“标题2”应是什么样子，“正文文本”的行距是多少等，而且不需要再对每段文字進行修改，只要修改样式就可以了。当然，以上都是理论，具体操作可看帮助文件中“长文档”—“样式和重复使用格式”一篇。下面只简单叙述一下。
在菜单中点“格式”----“样式和格式”，出现“样式和格式”窗。
在“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”。在“名称”框中键入样式的名称。再选择字体、字号等选项，或者单击“格式”以便看到更多的选项。
选中要修改的文字、段落，再在“样式和格式”窗中点一下要应用的样式，选中的内容就将变成相应的样式。
在“样式和格式”任务窗格中，用鼠标右键单击要修改的样式，然后单击“修改”。选择所需的选项。这里注意一点，不要点带+号的样式，如“正文文本+加粗”这类的，因为严格的说这样的样式不能算做真正的独立的样式。是手动更改了某一样式后自动生成的。
“正文”样式是样式中的一个特例，它表示没有样式的意思。所以如果用样式不要使用“正文”这种样式。
有时发现当样式修改后，很多此样式的文本并不跟着发生变化。这主要是因为Word允许相同的样式有不同的样子。那些没有跟着变的文本都是手动修改过的。例如，我定义“正文文本”这种样式的行距为单倍行距，而我又选中了一段“正文文本”这种样式的文字，给它改成了1.09倍行距。这时我又把“正文文本”这种样式的行距改为1.5倍，这时同样是“正文文本”这种样式，我刚改过的那段文字还将是1.09倍行距。所以使用样式后，不要单独改某一段文字，要改就用修改样式的方式来改，或把样式设成“自动更新”。如果出现上述不跟着变的情况，可以选中文本，按如下快捷键Ctrl+Shift+Z（重设字符）和Ctrl+Q（段落重置）。这样就取消了所有手动的修改，统一变成样式规定的样子。或在“样式和格式”窗中把相应带+号的样式删掉。
生成目录前必须先做些准备工作，就是把文中的标题定义成“标题”（包括“标题1”、“标题2”、“标题3”……）这种样式，方可实现目录的自动生成。
以上的准备工作做好后，在菜单中点“插入”—“引用”—“索引和目录”，点“目录”选项卡，这里有许多的选项，可以生成各种模样的目录，也可以点击“修改”选项进行修改，在此卡中有个显示级别。
一个文档排好后，其它的文档还想和这个文档一样，这时就要用到模板了。如果不使用样式，模板的用处不是很大，只是页面设置不用调了。
打开一个已经版好的文件，删除里面的文字，然后点“文件”菜单----“另存为”，在“另存为”对话框的最下面“保存类型”里单击“文档模板”。在“文件名”框中，键入新模板的名称，然后单击“保存”按钮。
如果计算机里装了Word，那么在“开始”菜单的上端都能看到“新建Office文档”，单击此项，就能看到上面刚刚创建的的模板的名字，单击此模板，就将新建一个文档，此文档的页面设置和里面的样式等都和模板一样。
一、标题的升级和降级
要把2级标题变成1级标题，或者把3级标题变成2级标题，称为标题的升级。反之，要把1级标题变成2级标题，或者把3级标题变成4级标题，就是标题的降级。
完成标题的升级和降级，有以下几种操作方法：
方法一：用键盘完成升级和降级。把光标插入点定位到需要修改标题级别的标题前，按下“TAB”键即可对标题降一级，按下“Shift+Tab”键可对标题进行升级。
方法二：用鼠标指向选定需要调整级别的标题前面的加号标志上，当光标呈十字箭头形状时按下鼠标，如果向左拖动则会使标题升级，向右拖动可以使标题降级。
方法三：把光标插入点定位到需要调整级别的标题上，然后单击“大纲”功能区中的空心左箭头按钮，可以使标题升级，单击双左箭头可以把标题直接设置为1级标题，单击空心右箭头可以使标题降级，单击双右箭头可以直接把标题设置为正文级别。
二、在大纲中移动指定章节
如果要重组文档，就需要在文档中移动指定的章节。移动指定章节有以下几种方法：
方法一：调整好显示的大纲级别，选定需要移动的章节，然后在“大纲”功能区中单击向上箭头按钮可以向上移动该章节，单击向下箭头按钮可以向下移动该章节。
方法二：调整好显示的大纲级别，然后选定需要移动的章节，用鼠标向上（或向下）拖动即可向上（或向下）移动，同时屏幕上会出现一道横线，当横线到达指定位置时，松开鼠标即可完成指定章节的移动。
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