跟单业务助理操作流程详解和日常操作规范

跟单业务助理操作流程详解和日常操作规范                            

注：业务助理在跟单验货中完全对应本规范；跟单员在应本规范的第二条开始
业务助理的目标是把自己打造成业务的供应商.  会核价, 懂新款, 懂控制订单出错风险.
一）        前期采购：
根据业务提供的客户需求信息，结合相关工厂信息，寻找合适的供应商和相关样品，进行采样、报价、打样等开发工作。

二）        制单  下单  
1/制单,根据业务移交来的产品记录本和样品或是产品图片，结合合同格式和产品专业共性要求来制”采购合同”. 注意合同内容的完整性, 合同条款的严谨度.,并提交业务审核。
备注: 付款标准:   
付定金前, 要上交此工厂的调查表, 营业执照,税务登记证
2/下单：在下单前整个订单的预算（立方数和交货时间）。
数量少的客人，应先预算立方数再下单，此合同是否整柜，发现少或多要及时通知业务进行协商处理后再下单，以免造成最后的缺货或余货。（一般化妆品柜子提前20天口头通知业务，杂货柜子提前10天口头通知业务。同时书面在出货清单上标明）

下单顺序，根据业务的出货急缓指示，结合工厂的交期的长短等实际情况来操作。
下单时先让工厂看清订单各细节，再需面对面与工厂负责人解释清楚订单上的每个细节。  如果审单中没有样品的，拿单时必须带来并经业务确认，否则不给单，宁愿送单到店面去并拿样品，拿来样品后并经业务确认方可。

外地工厂通过传真，本地大单要求工厂来公司拿单，小单多单要求到市场下单。需要双方的手写签名，如果是业务员或是司机来拿单的， 必须写上供应商公司名，再填上代签人姓名。
如果是一柜一个产品需要再次确认箱规，是否和柜子尺寸相符不浪费空间。

* 跟单在业务做单后提交主管审核前要对采购合同进行初步审单，评估业务的单据做的是否清楚明白，自己是否看得懂，给业务提出修订建议。

三）制出货清单，跟踪订单（围绕出货清单去执行）
1/审单： 接到业务审核后的销售合同（做出货清单用），采购合同（盖有“已审”章），样品（如果没有样品就按图片）进行审单：原样，内料样，颜色样，包装样的齐全性。
根据采购合同对各种样品进行逐条较对，如有不明之处在下单前问清业务。审核盖章后的订单业务/跟单不可随意更改内容，如有特殊需变动的须总经理签名。
( 业务助理不用这条)

2//制“出货清单”，根据该文件要求在下完订单的当天，把产品状态录入“出货清单“得出货立方数和出货时间。出货清单信息必须按照要求填写完整（需要写上供应商名称，货号，英文产品描述，箱数，装箱量，单价，总金额，预计体积，预计毛重量，下单日期，定单货期，原样，料样，色样等信息），清单上的数字信息，可以用公式来算的，必须用公式得出结果。以免下次更改过程疏漏更改信息，导致结果错误，影响整个柜子进程。

2A/每天围绕“出货清单”的状态去跟踪每个产品的进度，跟单中的进度和结果记录在出货清单中幷每天发给业务和主管（时间：不晚于第二天早上9：30）；每个因素里要数据化/详细化。（具体见“出货清单”规范）

2B/中途接到客户要求有所变更的，首先要看改什么？能否接受？如我们的货已生产差不多了， 已收尾，就不可能再更改了，如还没安排问题不大。如已安排了部份，要进行协商。比如数量要减，如工厂已按原数量采购了材料，通用的问题不大，但如是专用的，客户要承担部份费用，
和工厂确认后，我们必须有后续合同传给工厂经对方签名，并附在原合同后面。
在跟单的沟通中做好抓住两点：时间  和   所要的产品标准。
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如果是双方协商取消的采购合同，必须要求供应商退回原采购合同。
2C/如果当事人无法有把握解决时必须上报业务，如果业务不能解决的立即上报主管。
（各级在处理事情中， 如果严重到会影响货期或是严重后果的，应立即/当天汇报上级，如果不是很严重的，可以自己想方法在2个工作日内处理好。）

四 ：验货，收货，出柜。（根据采购合同中的具体细节要求执行），最后一次验货过程必须拍图片。
1/验货：
在每次验货前需要带：采购合同，各类原样和设计稿，后续合同，验货报告，落货资料，相机
A/大货(做客人牌子)的，以及业务特殊注明的：
首期（下单后的10个工作日内：布料/辅料小样，色样，款式设计等，样品最终经业务确认，必须带回所有辅料和半成品样品。）
要催版面设计,并会做初步审核(根据采购订单中的版面要求, 再交来务确认).
中期（大货生产10天左右：做工，尺码，配色、配码等装箱问题）中期已做好的货每款样品必须带回，超过10个款的不低于10个，其他用图片形式补齐。如有问题的的产品，必须把有问题样品带回，并且在样品上标注清楚具体问题。如有不同程度的问题的，带回不同程度的样品。并且在验货报告上注明所占比例

后期（包装完成装柜前：整体效果，做出验货报告、落货资料）验货完成后必须带回齐全的样品， 对款式超过10个以上的，不低于10个，其他用图片形式补齐，（服装需齐色齐码2套）
每次验货必须依据采购合同要求一条一条验，并同时填制验货报告，并带样品回来，除贵重工艺品则拍照。并当天上交到业务审核（不迟于第2天）。
注：工厂验货是需对工厂其他产品进行开发，每次验货必须有工厂其他产品样品、图片等信息带回，需提供以下信息：
a.样品（若工厂确实不提供则提供图片）
b.图片（产品图片及工厂图片）
c.工厂相关信息（针对新供应商及不熟悉的工厂）
d.报价单
2）散而多货，装柜的5-7天前开始收货，多于30箱的给箱号。
  在收货的前一天准备：A. 落货资料表.
B．采购合同，大货样（原样）。
C．所需必务工具：相机，大头笔，胶带，计算器，卷尺，开箱刀，已检标签。
3）供应商送货时，要控制好厂商，根据先后顺序来安排好，验过的入库，否则先在库外处理好，验货时要根据各种料/包装样品及订单各细节要求，
验货比例：
5件以下，饰品要求全检，其他部门根据实际情况。
          29件以下，检验比例20%/30-49件，检验比例15%/50-200件，检验比例10%/ 200-299件，检验比例8%/  300-399件，检验比例7%/ 400-500件以上，检验比例5%
     验货时需要特别注意的事项由业务在采购合同中注明，要求到工厂验货的业务在合同中注明，未注明的跟单自己衡量。验货人员验货完成，在已经检验的外箱左上角贴上已检标签。因饰品部门的产品特殊，业务可以在采购合同中注明要求的验货比例。建议业务抽检最好在整柜收货接近完成时。以贴检                  
验标的作为重点。.验货时务必根据各种样品和采购订单上的各项要求，并注意外箱的质量，有破损、只有3层的要求更换。（严格按照采购合同）
如果预计要装在柜子最里边的，收货时安排放在外面，贵重/近防牌产品放到柜子的最里左下角。
***要求把打开货的箱数，箱号注明在落货资料上。

4）验货中基本必查点和顺序：1/点箱数；
                           2/查唛头外箱侧唛（货号及数量必须正确，字体端正）；
                           3/查包装：从外到里，辅料，配件，单包装；
                           4/料子，工艺；
                           5/颜色，配色；
                           6/技术指标，物理，化学性能；
                           7/拍图片，带样品；（有问题的产品一定要带样品回来）
注：拍照要求：整洁、清晰；需按照从里到外顺序：外箱正侧唛-中盒正侧唛头-内包装-产品及拆分细节图片和样品对比图

5）验货时，如遇不合格货品但供应商可以补救的，尽量补过来，如果时间太短，严重者取消，轻者问过业务（取消的

要拍下不合格货的图片，当天上报业务，以便通知客人），每天把工作结果记入“出货清单”，做出总结。
轻者：
1．        质量同样品，唛头，货号，条码漏贴或贴错
2．        质量同样品，抽验时发现混装现象，比例在1%-2%之间
3．        质量同样品，包装上有偷工减料，如：中盒的材质，彩盒有色差，但不明显等
严重：
1．        质量同样品，包装、颜色、香味严重不一
2．        大货不同样品，以次冲好，在10%以上。
化妆品：着重验其颜色、包装、版面设计等有关要求，（注意需验“SASO”的货柜）。

服装、袜子类：着重其料子、做工、颜色、包装、克重等有关要求。
工艺品、饰品类：电镀、做工。包装、款式等有关要求。

6）在称重量和量箱规时，要准确不能马虎（注意重货柜），外箱正、侧唛不可模糊/特别是侧唛一定要清楚。关于箱规，不要为方便问厂家，要自己亲手量过。每次收完货后要计其立方数并和之前预计的相比较并当天记入“出货清单”，如相差大的需立即和业务商量并调整订单。关于唛头数量小的客户，可以由我司大量统一印再从供应商收取费用。货柜的最多重量：23000KGS /20’  26000KGS/40’，如是重货的需及时通知单证部。

7）验货后所写的拿款日期，要在供应商和自己的单子双方注明，要写清楚所交的货是否同订单要求，并要详细注明数
量，价格是否有改动，签单在供应商完全搬好货以后签。
换单日期：每周转账日：周二和周四下午，装柜后一天要把采购合同交到财务部， 以便安排货款。
8）在验货过程中需填写公司规定的“验货报告”“落货资料”， 在装柜前一天3点前把原样、订做的大货样交到业务签名方可装柜。
9）在装柜的前一周填好“定柜通知表”交主管审， 由主管交到到单证部；如果是退税柜子要提
前两周提交。
10）装柜前，校对装箱单上的船公司，目的港、货柜号和锁号及是否该客人的柜子，以免装错，装柜时，指挥、安排

装货顺序（根据业务要求和不同货物情况安排里、外、上、下）
（如化妆品等不能倒立产品，切记装柜时叮嘱装柜人员并监督好，必要时上柜子里监督并指挥。）
五）柜后工作：
1）装柜后当天把”落货资料”交业务，“采购合同“交财务，“报关提单资料表”交到单证部。并把装在最后面的几种货注明给单证部，以便报关。
2）做客人发票和装箱单（单证在收到跟单提交的资料半个工作日内就会在提交资料的表单上填上相关费用并将其他所有资料原封不动的还到跟单处），跟单在出柜后2个工作日内将发票装箱单做好，发财务审核。财务审核好没问题以后发回跟单。跟单将财务核对好后的发票装箱单发给相应业务。
   2）装完柜子后要根据订单整理好样品，并注明相应的柜号和发票号及箱数，存放到出货样样品房。
（如果是SAMI，TM，NBN客人，需寄大货样，一款一件，每件上注明货号和数量，整包上注明发票号和货柜号。）
3）如有尾货的及时通知业务（尽量不要尾货）如其中有货取消的，应通知其原因及图片，并反映优质或特殊的供应商。
4）出完货后需把之前没有的产品图片入档，更新不清楚和不完整的图片。并把整柜的图片移给业务。
六）特别注意：
  1/ 外出工厂验货人员，超过7点不能回公司的，要用电话通知主管事由，未能完成的表格，表单在次日9：30完成。
  2/装柜完后，空柜不可超1CBM，多余不超3CBM；
    一个柜子的仓储时间不超1周（饰品部不超10天）。
七）其他
1.业务助理必须有带新人职责，新进跟单同事除正常交接当事人外，业务助理必须协助新人，引导新人成长
2.工作交接：老跟单员交接给新跟单员，业务员交接给跟单员相关工作的时，必须细节交代清晰，以文本形式交接相关细节，每个客户建立客户信息表，客户常规信息及相关一些客户习惯，以让被交接人能清晰明白客户信息，尽快进入状态
交接文件包括：
a.        客户信息表
b.        客户合同
c.        工厂合同
d.        出货清单
e.        相关样品
f.        工作交接表（订单进度、注意事项等文字说明）
3.沟通工具应用：
a.QQ确认重要信息必须经由邮件再确认或者确认信息截图保存，以免出问题之后相互扯皮的问题发生
b.利用一些专业的QQ群及相关周边产品进行供应商开发和产品开发工作，效果比较明显

4.跟单开发客户：如跟单有相关途径自行开发出客户则按照公司相关提成制度计算提成

跟单，业务助理，是公司的根基，他们需协助业务进行客人和供应商来访者的接待，管理订单的良好进展，并做产品资料和供应商的管理。
面对供应商我们就是客户，所做的一切在对公司负责的同时也要对供应商负责。要把订单要求清楚传达到供应商，让他们能更明确的了解订单要求和客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求和自身的操作。
根据以上的操作流程，我司的跟单员，必须争取以下的必备态度：
工作态度 ：1.细心，认真对待工作的各个环节，仔细检查每个订单及其每个细节。
           2.耐心，供应商的沟通中需有耐心的去解释。
           3.要有责任心，主动和业务、厂商沟通，并负责好每张订单按质、按时出货。
           4.执行力到位，发挥自己的所能，善于发现问题的同时及时帮助经理完善跟单流程。