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[转载]Excel基本操作(二)

 抱朴守拙169 2014-02-22

Excel 基本操作(二)

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七、鼠标“双击”在单元格中的几种用处

    (一)快速定位到数据起始或末尾的单元格。

    鼠标左键选定一个单元格,将鼠标的空心+字标置于单元格的下边框上,空心十字标变成带有上下左右方向箭头的实心+字标,双击鼠标,单元格的选定框就会瞬间向下移动到该列连续数据的最后一个单元格。如果实心+字标在单元格的上边框、左边框、右边框上,双击鼠标,就会将选定框朝单元格边框的方向迅速移动到列或行的末尾或起始的数据单元格上。

    (二)将单元格调节到最合适的列宽或行高。

    将鼠标光标置于某列字母的右侧列分隔线上,出现带左右箭头的实心+字标(不是用于全选该列的向下↓)时,双击鼠标,该列宽就会自动调节成最适合该列内容的列宽(空列不起作用)。

    将鼠标光标置于某行号的下侧行分隔线上,出现带上下箭头的实心+字标(不是用于全选该行的向右→)时,双击鼠标,该行高就会自动调节成最适合该行内容中字体行高的最大磅值。

    如果是空行,同时又没有设置该行的字体大小,则会自动调节成适合默认的12磅字体行高,即行高14.25。

    (三)沿向下方向自动填充等差数列。

    条件是与其左边或右边相邻一列的连续几行单元格内必须有内容,自动填充的数列遇到空白单元格时即停止。如:B2:B9的连续8个单元格已输入数字1至8,接下来的B10是空白单元格,再接下来的B11:B13已输入数字10至12,在B2左边的单元格A2输入初一(1),鼠标选定A2单元格,将空心+字光标移至该单元格右下角的小黑块■上时,空心+字光标变为实心+字光标,这时,双击鼠标左键,立刻在A3:A9单元格内自动填充等差为1的数列初一(1)至初一(8),遇到右边的空白单元格B10即停止。如果要继续向下自动填充数列,则要手工将初一(8)向下拖到A11的位置,再选中初一(10)单元格,双击该单元格右下角继续向下填充至A13,即初一(11) 初一(12)。请自己体验。

    如果上下两个连续单元格按给定的等差输入带有数字的文本,如:初一(1)和初一(3),选中这两个单元格后,在按上面所说的方法双击左键,则会自动按给定的等差向下填充,填充结果为初一(5) 初一(7) 初一(9)。

    如果A2、A3输入的是不含数字的文本,如:语文、数学,选中A2并双击,则会一路向下复制填充”语文”,同时选中A2:A3并双击,则会向下循环填充”语文、数学”。

    要横着向右自动填充数列,只有手工拖动,双击无效。

    (四)鼠标“双击”的其它用处。

    1. 最大化/还原。将鼠标移动到蓝色标题栏上,双击左键,可快速“最大化/还原”窗口。

    2. 展开工具栏全部菜单。将鼠标移动到“文件”“编辑”等标签上,双击标签,可展开全部菜单。

八、关于单元格的选定,输入数据或剪切、复制、粘贴数据

    (一)单击单元格(出现右下角带有小+字的双线方框):作用是选定该单元格。输入数据时视为首次输入或重新输入。剪切或复制数据时,不仅包括单元格内的数据内容,还包括数据的格式是常规格式还是规定格式;以及单元格的各种其它格式信息,如列宽与行高;字体与字号;边框与图案等等。粘贴到其它单元格或word文件时,将保留所有这些信息。

    (二)双击单元格(出现输入数据时的闪烁光标):作用是在该单元格内进行纯数据操作,不涉及单元格的格式信息。如在单元格内原有数据的基础上添加数据输入,或准备选择单元格内的纯数据内容进行剪切、复制或粘贴等操作。

    (三)关于剪切、复制、粘贴的问题。

    1、单击单元格进行剪切、复制、粘贴

    (1)非合并单元格的操作。由单击单元格剪切、复制的数据内容及格式信息,粘贴时也必须单击接受信息的单元格,将全部信息粘贴。如果仅希望粘贴这些信息中的某些信息,应采用选择性粘贴。此外,剪切或复制的区域必须与粘贴的区域相匹配,即:区域形状、大小相同或成倍数关系。如:复制A2,可以粘贴到任意多个单元格(包括合并单元格)内。如A2、A3两个单元格内分别有文本格式的数字1和2,一次性复制A2:A3,并选择B2:B4三个单元格粘贴,显然不匹配,只能粘贴到B2、B3内,粘贴结果为1、2,单元格B4为空白。若选择B2:B5四个单元格粘贴,则成倍数关系匹配,粘贴结果为1、2;1、2。

    (2)合并单元格的操作。如A4、A5合并后的单元格[A4-A5]内是文本格式的数字3,单击这个合并单元格进行剪切或复制,不能单独粘贴在一个非合并单元格内,粘贴后仍然是由两个单元格合并的单元格,如[B4-B5],不管你事先是否合并了B4、B5。如果事先有一个由三个或更多单元格合并后的单元格,如[B4-B6]或[B4-C6],则可以将[A4-A5]粘贴到这个大于[A4-A5]的合并单元格内。

    2、双击单元格进行剪切、复制、粘贴

    双击单元格进行剪切、复制的纯数据内容,粘贴时单击或双击接受信息的单元格都可以,一般不改变接受信息单元格的格式,粘贴的纯数据内容,其格式为接受信息单元格的格式。如:文本格式的1998-06-03,双击剪切或复制后,单击或双击粘贴到常规格式的单元格时,将变为默认的日期格式1998-6-3。但双击剪切或复制文本格式的数字1,单击粘贴到常规格式的单元格内,将变为常规格式的默认整数数字1,双击粘贴则变成常规格式的数值0.01。如果单击粘贴后又双击这个粘贴单元格,整数1也会变成0.01。出现这种情况,可能是因为本人电脑最近莫名其妙地变成excel单元格默认输入常规格式数字1时,显示结果是0.01。

    (1)非合并单元格的操作。双击剪切或复制非合并单元格,如:A2,单击粘贴时,接受粘贴的单元格只能是单个单元格,如:B2,不能一次性选择两个单元格(如B2、B3)进行粘贴。双击粘贴时,接受粘贴的可以是单个单元格,也可以是合并单元格。

    (2)合并单元格的操作。如:双击剪切或复制一个合并单元格,如:[A2-A3],会被看做是双击剪切或复制一个非合并单元格,因而也不能一次性选择两个单元格进行粘贴,如B2、B3。也不能单击粘贴在一个合并单元格内,如:[B2-B3] 或[B2-B4]内,只能双击这个接受粘贴的合并单元格,才能粘贴。也就是说,双击剪切或复制一个合并单元格后,采用双击粘贴时,可以在单个单元格内,也可以在形状、大小不匹配的合并单元格内粘贴。

    3、复制同一列或同一行内不连续的单元格数据,然后集中粘贴到其它单元格。如:一次性复制A2、A4、A7三个不连续单元格并粘贴到B2:B4三个连续单元格内。其方法是:按住Ctrl键不放,用鼠标依次点选A2、A4、A7单元格,然后单击B2粘贴即可。

    4、不能通过剪切列或行和插入剪切的列或行来移动列和行的问题。如果要将L列剪切,再插入剪切的L列至M列之后,因为L M N三列内有横向的合并单元格[L4-M4],不能剪切。解决办法:复制L列,插入复制的L列至M列之后,再删除原L列。如果要将“行2剪切”,如果行2存在纵向合并单元格{A2:A3},可参照列的办法解决。或者将所有合并的单元格解除合并,在剪切、插入剪切后,重新合并这些单元格。

    5、快速选定需要剪切、复制的矩形区域。示例:先鼠标点选需要剪切复制区域最左上角的单元格,按住Shift键不放,再鼠标点选该剪切复制区域最右下角的单元格,即可选定该区域。当然也可以是相反顺序,先点选右上角的一个单元格,最后点选左下角的结束单元格。

    注:上面所说的第3点和第5点两个选定剪切、复制内容的方法还可以用于excel的列与行,甚至word、text或网页中。如在excel中使用Ctrl键隔列选择多个列或隔行选择多个行,在word中,隔字、隔行选择任意分散的内容。同样,使用Shift键,可以省却拖动鼠标来选择大片内容的麻烦。如先选定excel中的一行或一列,然后按住Shift键不放,滚动鼠标或拖动滚动条到想要的内容区,再左键点击需要剪切复制的最末尾列或行,即可。选定word、text、网页等当中的大片段落、文字等,均可采用这一方法。

九、关于单元格格式的几个问题

    单元格格式包括数字、对齐、字体、边框、保护五个类别,其中“数字”类的格式内容复杂,其它类相对简单。下面就一些比较生疏的格式加以说明。

    1、关于“对齐”中的“自动换行”。作用是当单元格内的数据长度超过当前单元格的宽度时,将数据显示为多行,和文本文档中的自动换行格式一样,其本质上仍然是一行,而并非真正的多行。要在单元格中将数据分成真正的多行,方法是:在需要分行的字符处,使用复合键Alt+Enter即可。

    2、关于“字体”中的“上标”和“下标”。如果要输入"指数"或"分子式"等数据,就要用到“上下标”格式。方法是:先将单元格设为“文本”格式,输入数据字符后,选择某字符将其设置为"上标","下标"即可,如:

    3、关于“保护”中的“隐藏”。作用是:单元格设置为“隐藏”格式后,再将工作表设置为保护时,单元格内的公式(函数)不再显示在公式编辑栏内。

    4、关于“数字”中的“常规”格式。所谓“常规”格式,就是未指定为某种特定格式,而默认所输入的数据为与该数据相适应的格式。比如:在一个常规格式的单元格内输入“我”字,则默认该数据为文本格式,将“我”字改为整数"1",则默认该数据为1位整数格式,改为12.5,则默认为保留一位小数的数值格式,改为12:05,则默认为"12:05:00 PM"的时间格式(在编辑栏内的显示),即:午后12点05分00秒。改为身份证号"360502197811122022",则默认采用科学计数法显示该数据为"3.60502E+17",实际数值也变成了"360502197811122000"。在Excel中如果数值超过11位就会自动转为科学计数法,而且只能显示前15位有效数字,后面的数将自动转为0。要输入超过11位的数字、编号,或前面是0的编号,应该先将单元格设置为“文本”格式后,再输入这些数字、编号。

    5、“常规”格式的单元格中默认的“日期”格式。在“常规”格式的单元格内输入"10/1",默认显示为当年的月日,即:"10月1日",表格上端的编辑栏内所显示的为"2010-10-1",这些都与设定“日期”格式为m"月"d"日"的单元格中输入"10/1"后的显示相同。还可以将“常规”格式单元格内显示的"10月1日"改设为"yyyy-m-d"的格式,就会将"10月1日"改显示为"2010-10-1"。也可以在“常规”格式的单元格内输入"2010/10/01",也会默认显示为"2010-10-1"。

    6、关于日期的数值。在设定“日期”格式分别为yyyy-m-d和m"月"d"日"的单元格中,输入"40452",分别显示为"2010-10-1"和"10月1日"。输入"40453",则分别显示为"2010-10-2"和"10月2日"。输入"40179",则分别显示为"2010-1-1"和"1月1日"。这是因为excel默认日期从"1900-1-1"算起,其对应数值是"1"。如果想知道"2009-10-1"对应的数值是多少,只需复制"2009-10-1",选择性粘贴“文本”到其它单元格,即可知数值是"40087"。反之,在m"月"d"日"格式的单元格中,输入"40087",仅显示为"10月1日",要从编辑栏内才能看到这是"2009-10-1"。

    7、在“常规”格式单元格中怎样输入能反映当天的时间数据。

    若直接在单元格中输入"6:30",则自动显示为自定义"06:30",其真实数据是编辑栏中所显示的"06:30:00 AM",即上午的"6点30分00秒",其时间的日期并非当天,只要将该单元格改为"yyyy-m-d h:mm AM/PM"的格式后,便可看到编辑栏内显示的是默认的"1900-1-0 06:30:00 AM"。同理,若直接输入"18:30",则单元格中仍显示为"18:30",而编辑栏内则显示为"06:30:00 PM",其默认的时间日期则为"1900-1-0 06:30:00 PM"。若要输入能够反映当天的时间数据,则要在编辑栏内输入诸如"2010-10-1 06:30:00 AM"或"2010-10-1 06:59:57 PM",这样,“时间”格式的单元格中显示的时间"6:30:00"或"18:59:57"才是当天的时间。(注意:日期与时间之间有一个空格,"18:59:57"是嫦娥二号发射的时间)。

    8、在单元格内插入随日期变化自动更新的当前日期或时间。选定单元格,将其设定为"日期"或"时间"格式,在公式编辑栏内输入fx=today()或fx=now()。

    9、在单元格内使用复合键插入不随日期变化的、固定的当前日期和时间。

       插入当前日期:Ctrl+;(分号),插入当前时间:Ctrl+Shift+;(分号)。

       插入当前日期及时间:Ctrl+;(分号),(空格),Ctrl+Shift+;(分号)。

    注:插入当前时间"Ctrl+Shift+;(分号)",“常规”格式单元格中显示的是诸如"06:59 PM"的数据,将单元格设置为“时间”格式,则显示为"18:59:00"。

    10、在“常规”格式单元格中怎样输入分数数据。

    在常规格式中,由于分数的形式跟日期的形式相同而无法正常输入分数,如输入“三分之一(1/3)”等分数,确认后变成了“1月3日”。解决的办法是:先输入"0",再按一下空格键(此为关键),接着输入分数(例如“0 1/3”)就行了,我们在编辑栏中看到显示为“0.333333333333333”。输入带分数,即类似“9 1/4”结构形式的数据,我们在编辑栏中看到显示为“9.25”。如输入“0 5/3”这一假分数时,则自动变为带分数”1 2/3”。分数与小数、整数、百分数一样,都可以直接参与函数计算,如。1/3 + 9 1/4 +1 2/3 + 1.5 + 45% = 13 1/5 ;即:13.2。

    也可以先选定需要输入分数的单元格,将单元格设为“分数”中的相应格式(如分母为一位数、分母为两位数等格式)后,再直接输入1/3,不必先输0和空格。

十、关于“选择性粘贴”选项中的“数值”“运算”和“粘贴链接”

    1、“选择性粘贴”中的粘贴“数值”。直接在某个单元格点右键,再点“复制”,属于完全性复制,复制的是整个该单元格,包括该单元格的格式和数据。双击某个单元格,再选择其中的某些数据复制,属于选择性复制,复制的只是数据。完全性复制后直接在某个单元格点右键,再点“粘贴”,属于完全性粘贴,包括被复制的单元格格式和数据。完全性复制后,如果只想粘贴数据,就要用“选择性粘贴”中的粘贴“数值”。比如完全性复制中考准考证号011112514(文本格式)后,选择性粘贴数值到一个常规格式的单元格。这时,虽然看上去还是文本格式,但只要你双击一下这个粘贴的数据,就会发现它变成了常规格式默认的数字格式,前面的0没有了!相反,如果完全性复制一个保留两位小数的数值型数据如:87.50,将其分别选择性粘贴到文本格式、百分比格式、时间格式的单元格后,由于数据格式发生了改变,因此显示出来的数据也会发生变化。

    因此,在输入数据之前,要先设置好单元格格式,再输入数据。如果输入数据后,又想改变其格式,比如输入文本型数字后,因不能求和,需要将其转换成数值格式。虽然可以转换,但转换后显示的仍然是原格式,还需要一个一个地双击,才能真正完成转换。

    2、“选择性粘贴”中的“运算”。比如:输入卷面满分为100分的初三政治考试成绩后,由于中考政治科目满分为70分,为了与中考接轨,考察学生的政治成绩,需要将百分制成绩一次性转换成70分制成绩,为了方便操作,就需要用到“选择性粘贴”中的“运算”。方法是:在常规格式的任意空白常规单元格输入0.7,复制这个数据,全选所有需要转换成绩的单元格,在这些单元格上右键点“选择性粘贴”→“全部”和“乘”两个选项即可。

    3、“选择性粘贴”中的“粘贴链接”。比如:在各班成绩表中进行了班级成绩排名后,要将全年级所有班级的成绩放在一起进行年级排名,同时还要考虑到各班在修改成绩时,年级排名也自动修改,就需要用到“粘贴链接”。选定各班成绩表中的所有数据单元格,复制后,在另一个工作表选择性粘贴链接即可。然后再增加一列用于年级排名,年级排名后,再反过来将各班的年级排名选择性粘贴链接到相对应的班级。这样,每个班都可以看到本班学生成绩的班级排名和年级排名情况。

十一、在excel中如何改变文字方向

    Excel中也有像word一样的“文字方向”工具。鼠标右键点击单元格,左键点选“设置单元格格式”,打开设置对话框,点选“对齐”,在右侧“方向”改变框中的半圆形上,用鼠标向正负90度方向拖动红色小菱形即可。

    同改变word表格中的文字方向一样,不能仅仅选择单元格中的其中一个字符来改变方向,改变的是该单元格中所有字符的方向。比较下图中的示例,左右两边合并单元格中的“初一(1)班”和“改变文字方向”,是全部改变了方向(分别是正90度和负90度),中间正常单元格中的“初一(1)班”,仅要求改变其中两个括号的方向,所以将两个括号单独放在两个单元格内进行方向改变。

    将单元格区域A2:C7的内容复制粘贴到word中后,其改变文字方向的情况与word是一样的。

十二、excel的超链接功能

    Excel中的超链接比word中的超链接打开链接内容更方便,无须按住Ctrl键,直接点击链接就能打开链接内容。

    建立超链接:鼠标右键点击选择一个放置超链接的单元格,在出现的右键菜单中点选“超链接”,在出现的对话框中,默认选中链接到下面的“原有文件或网页”,其右边有一个“查找范围”栏,栏右端还有一个“打开文件夹”的图标,可以点击“查找范围”栏的▼,打开浏览器,查找要链接的文件,找到文件后,单击该文件,再点“确定”即可。也可以点击“打开文件夹”的图标,打开浏览器,查找要链接的文件,找到文件后,双击该文件,再点“确定”即可。可以在超链接对话框的“要显示的文字”栏中编辑链接名称,也可以在建立超链接以后,右键点击放置超链接的单元格,然后在单元格的公式编辑栏中编辑该超链接名称。

    如果要链接的内容就在当前excel工作簿中的另外一个工作表中的某个单元格区域,则在出现的对话框中,选择链接到“本文档中的位置”,点选右边单元格引用的工作表名,并在上面的栏内输入链接的工作表中具体的单元格或单元格区域,如:A2,或A2:E10等,最后在“要显示的文字“框内输入该链接区域的内容标题。这也就是超链接用于工作簿中定位打开某数据区。即:通过建立超链接,指定打开excel工作簿中的某个工作表或工作表中某个单元格或某数据区。超链接说白了就是一个快捷方式。

    如果在excel文件的某个单元格建立了一个word文档的超链接,则可以在excel中打开这个word文档。打开word文档后,为了返回到该excel文件,可以在这个word文件中建立一个对于该excel文件的超链接,起名为“返回excel”即可。这样,可以通过excel管理word文档。

    【请点击阅看“Excel基本操作(一)”】

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