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公司行政事务管理制度

2014-03-18  顿悟之


 

为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、规范化、提高办事效率,特制定本规定。本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(一)档案管理

第一条  归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、工程资料、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第二条  档案管理由公司机要秘书负责管理,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

第三条  档案的借阅与索取

1)总经理、副总经理、人事行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;

2)公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手续;

3)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第四条  档案的销毁

1)任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料;

2)若按规定需要销毁时,凡属密级档案须总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经行政部经理批准后方可销毁;

3)经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

(二)印鉴管理

第一条  公司印鉴由公司指定专人负责保管。

第二条  公司印鉴的使用一律由董事长或总经理签字许可后,印鉴管理人员方可盖章,如违反此项规定的后果由直接责任人员负责。

第三条  公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备存档、查询。

第四条  公司一般不允许开具空白介绍信或证明,如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来,必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回销毁。

第五条  盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(三)各类证照的管理

第一条  各类证照包括营业执照、企业代码证等与公司经营相联系的一切证照文本归机要秘书管理。税务登记证(包括国税、地税)有公司财务部管理。

第二条  借用各类证照时,必须说明用途、借用时间、归还时间,经审批(董事长或总经理批准)后,方可借阅、复制。

第三条  各类证照的年检均由公司行政部统一办理,其中税务登记证由财务部间单独进行年检。

(四)公文打印管理

第一条  公司公文的打印工作由行政部负责。

第二条  各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交行政部打印。

第三条  公司各部门所有打印公文、文件,必须一式三份,交行政部留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第一条  办公用品的购买:

1)每月月底前,各部、室负责人将该部门需要的办公用品制定计划提交行政部;

2)行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算,经董事长或其委托人审批后负责将办公用品购回,并根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部门主管签字领回;

3) 除正常配给的办公用品外,若还需用其他用品的须经行政部经理批准后方可领用;

4)公司新聘工作人员的办公用品,行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、库存合理、开支适当、用品保管好;

6)负责购发办公用品的人员建立账本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;

7)办公室用品管理一定要做到规范、整洁,注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。

第二条  劳保用品的购发

劳保用品的配给,由行政部根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)库房管理

第一条  库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号建立入库单。

第二条  采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如有发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第三条  物资入库后,应当日填写入库单。

第四条  严格执行入库手续,物资出库必须填写出库单,并由专人领取;大件物资必须经总经理批准后方可出库。

第五条  库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理批准,办理外借手续。

第六条  严格管理帐单资料,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。

第七条  库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。

(七)报刊管理

第一条  公司行政部每半年按照公司的要求做出订阅手续。

第二条  人事行政部管理人员每日负责将报刊取回并整理好,整齐夹放在报刊架上。

第三条  任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经行政部经理批准后方可执行。

第四条  报刊只可在报刊存放处翻阅,严禁携带、外借到别处。

第五条  报刊翻阅完后挂回报刊架,严禁随处乱扔,保持环境整洁。

第六条  订阅报刊是为了了解各类信息,严禁任何人裁剪、私藏报刊。

第七条  过期报刊由报刊管理人员负责收集处理给废旧回收站,所得款项交到财务室。

(八)、易耗品和固定资产管理

必须严格按照规定:负责对每个月易耗品进行一次彻底的易耗品盘点清查并交由交行政部存档、督促使用情况;同时,每季度或不定期对固定资产(含建筑物物业及装修附属物)进行细致的检查、盘点、分类列表,交由行政部存档,如有损毁应及时做出报废或维修建议。谁在岗谁签字,谁签字谁负责。

(九)、食堂管理

第一条  组织人员加强对食堂进行有效的管理,保证食堂饭菜的质量及安全卫生,保证员工按时用餐。

第二条  就餐一律在饭堂进行,办公区域内严禁烹煮进餐。

第三条  公司食堂实行订餐制度,要在公司食堂就餐需每日9点前报餐给饭堂工作人员;如未报餐,食堂工作人员将不为其准备饭菜。

第四条  本公司员工就餐执行每日报餐,月底统计,财务扣除餐费。

第五条  餐费随市场物价酌情进行调整。

第六条  任何人未经允许严禁借用公司食堂进行招待烹煮。

第七条  任何人不得以任何理由拿走、借用公司食堂物品及用具。

第八条  食堂采购物品由公司行政部指定专人采购。

(十)、组织开展公司文化

通过开展各种形式多样的文化娱乐活动,对内增加员工间协作能力和凝聚力,对外提高公司的知名度。

(十一)、宽带网管理

第一条  各部门要根据工作需要开通网络。

第二条  网络系统服务于公司各部门的工作需要,行政部负责管理网络,如遇某个部门特殊工作需要,可限制其他部门使用以提供畅通的网络环境。

第三条       禁止上班时间下载与工作无关的资料。

第四条  禁止上班时间打开与工作无关的网页或视频,造成其他同事无法正常使用网络。

第五条  宽带设备实行每日上班打开,下班关闭管理。

(十二)、门道及钥匙管理

第一条  公司所有门道的锁匙发放和配备途径:①使用人申请→部门主管批准→行政部批准→行政部配发给使用人;②部门主管申请→行政部批准→行政部配发给使用人。

第二条  严禁任何人未经批准,私自配备锁匙或将公司门道密码锁号告诉其他员工或外人,一经发现立即给予严厉处理,如造成公司财物丢失的,由当事人负全部责任。

第三条  各类办公区域、管理区域和各类文件柜的钥匙应一式二把,一把由使用人保管,一把留存由行政部指定专人保管。

第四条  行政部对公司各类办公区域和办公区域各类文件柜留存钥匙加以标示,统一进行分类管理。公司各管理区域由该管理区域的主管负责保管留存钥匙。

第五条  保险柜钥匙及密码原则上只由保险柜使用人持有。变换保险柜使用人时须同时请专人来变动保险柜密码。

第六条  钥匙不慎遗失,须立即报告本部门主管及行政部,由行政部做出处理意见及登记备案。

第七条  锁头损坏需换锁时,须报部门主管、行政部进行维修。重点部位门锁应立即进行更换,更换时间不能超出24小时,若因更换时间延误造成的损失由更换人负责。

第八条  如遇人员交接,交接人须办理好钥匙交接手续。

(十三)、负责公司文件的处理和车辆管理

第一条  公司文件的处理具体由公司机要秘书负责。

第二条  车辆管理规定详见公司《车辆管理制度》。

(十四)、空调管理

第一条  公司所有空调在下班时间或上班时间办公室工作人员长时间外出办事时,必须把空调关掉,以免造成不必要的浪费。如果下午下班忘记关空调,该办公室人员记过一次,扣50/次;若空调整晚运行,该管理区域内的值班人员都未发现或巡逻发现后未及时通知部门主管处理的,值班人员与当事人同过,扣20/次。

第二条  中午休息时间,员工可开两个办公室的空调,分别给予男职工和女职工休息。

第三条  空调运行期间禁止开窗,开门,但窗帘必须打开。

(十五)、通讯管理

第一条  固定电话管理

1)公司行政部负责公司所有固定办公电话的开户、维护管理。

2)原则上取消固定电话的长途功能及声讯通话功能,确因工作需要开通长途功能的,应充分利用长途电话IP功能,控制长途电话费用。

3)禁止使用公司电话拨打私人电话,凡发生因私拨打电话的,除扣除通话费外,公司将视其情节严重进行相应的处罚。

第二条  移动电话管理

1)公司员工手机自备,公司不予购买和开户等手续。

2)公司根据一些工作岗位的特殊性质给予话费报销额度。

3)享有报销话费资格的员工于每月15日前凭本人正式通讯发票(机打带实名制发票,且非预存话费发票)在核定的额度内据实报销上月话费。票面金额超出核定额度的,由员工个人自己承担。

4)报销程序:申报人填单——→人事行政部主管——→财务部主管——→出纳

5)工作日不足本部门应出勤天数一半的只予报销核定额度的50%通讯费;工作日超出本部门应出勤天数一半的予全月报销。

6享有报销手机话费资格的员工,必须将手机号码报给公司人事行政部,由人事行政部统一列入通讯录公布;如果员工手机号码发生变更,必须及时将新号码通知行政部重新登记,否则公司将不予报销手机话费。

7)享有报销手机话费资格的员工,必须保证每天24小时处于开机状态;一个月内若有三次以上因公联系不上的,公司将取消该员工当月手机话费报销;如果连续两个月有类似情况者,公司将取消该员工手机话费报销资格。

8)严禁将公司电话及公司领导电话列入“黑名单”(手机的此类功能),如经查实,将取消该员工手机话费报销资格,并根据公司的相关制度给予处罚。

(十六)出差管理

第一条  员工因公赴外地出差的,出差前应认真填写《出差申请表》,经部门经理、总经理批准行政部备案后,方可出行。

第二条  需要预借差旅费的员工,凭《出差申请表》经财务经理签字后,到财务部门办理借款手续。

第三条  员工因公赴外地出差,确需住宿的,原则上应不超过公司规定的住宿标准,规定超标部分由个人承担,标准之内的凭住宿发票据实报销。

     第四条  员工出差归来后10日内应完成差旅费报销手续。员工报销差旅费时,应按财务报销制定要求填写报销凭据,同时附上相关凭证和《出差申请表》附后。

第五条  员工在出差期间遇休息日、节假日未工作的和工作日延长工作时间的不计为加班。

(十七)电话接待服务规定

第一条  接听电话规范:

1)响铃时。电话铃声响起之后,应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内,必须有人接听电话,以免引起客户失望或不快。

2)找人时,来电话指名找人,应先礼貌问清来电人员的身份然后迅速把电话转给要找的人,在经得被找人同意后方才将来电接通。如果不在,应明确告诉对方,如果需要留言,必须做好记录。

3)接听时。一般由公司指定的职员接听,但是,新职员对公司情况知之不多,不要抢接电话,以免一问三不知,给客户留下不良印象。

4)声小时。对方说话声小时,不能大声叫嚷,而要有礼貌地告诉对方,“对不起,声音有点小”。

5)通话时。通话时如果有其他客户进来,不得置之不理,应该点头致意。如果需要与同事讲话,应有礼貌地说“请您稍后”,然后捂住送话筒,小声交谈。

6)中断时。通话中突然中断,应该立即挂上电话,再次接通后要表示歉意,并说明原因。

7)挂断时。打完电话,一般情况下电话应由拨打者先挂断不要自己先挂断电话,主动等对方挂断之后再轻轻放下。

8)高峰时。在业务通话高峰时尽量不要往外打电话,不要占线时间太长。

第二条  接听电话礼仪

1)工作中通电话声音要轻柔、自然、声量适中,咬字清晰,同时不要影响到其他同事工作。

2)电话机旁准备好纸、笔进行记录,确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项准确无误。

3)接听电话时,与话筒保持适当的距离:耳朵紧贴听筒、嘴唇离话筒保持正常距离。

4)通话时,不要使用过于随便的语言或说话口齿不清。

5)没听清楚对方谈话内容时要有礼貌的要求对方再次复述,严禁不听清楚自己乱猜想或置之不理,从而导致工作失误。

6)严禁板着面孔接听电话、通话时声音矫揉造作,不自然或通话时间过长时,趴在桌上接听电话。

7)严禁用力掷话筒。

(十八)、附则

第一条  公司办公室负责为各部门收发信件、邮件。

1)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,自己送往邮局;

2)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;

3)各类挂号信,凡因公需挂号者,须经各部门主管批准,人事行政部登记后方可邮发;

    4)、签收信件时,须与当事人联系确认后方可签收。

第二条  本规定如有未尽事宜或随着公司的发展,有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交行政部研究并提请总经理批复后实行。

 

 

第三章  行政办公纪律管理办法

为了进一步规范公司日常行政管理工作,为了创建一个健康、积极向上的企业文化氛围,根据公司的规章制度,特制定本办法。

一、办公纪律管理规定:

1、凡本公司员工上下班必须刷卡(或进行考勤登记);

2、员工穿着必须保持整齐、清洁、端庄、大方;

  3、坚守工作岗位,不得串岗;

4、上班时间严禁看小说、玩电脑游戏、上网、打瞌睡或做与工作无关的事情;

5、注意办公室的安静、保持办公环境的整洁,严禁在办公室打牌、娱乐及大声喧哗;

6、严禁穿超短裙与无袖上衣来上班;

7、接待来访和业务洽谈应在会议室进行;未经允许不得在办公区域内接待私人访客。

8、使用办公电话洽谈公事时,要简明扼要、长话短说,严禁公话私用(公司定期对电话帐单进行核查,如纯属公话私用应由个人负责支付,并对行为者记过)

9、员工在使用电脑工作时,无关人员不得随意询问或在旁观看、翻阅等;

10、不准迟到、早退;

11、严禁在办公室吃早餐;

12、请假须经部门主管或总经理书面批准,到人事行政部备案;假条未在行政部及时备案的,公司以旷工论处;

13、如请病假,须有医院证明;如无医院证明一律认同事假;

14、请假条应于事前交办公室,否则视为旷工处理;

15、服从公司领导或部门主管的工作安排;

16、公司员工要做好考勤登记(记录于《员工外出记录本》,月底考勤备查);

17、因公、因私外出办事,必须请示部门主管并做好登记,否则按早退或旷工论处;

18、外出办事实行登记制度,具体程序如下:

1)、向办公室主任申报。

2)、办公室主任口头同意或书面同意。

3)、填写外出登记情况,包括事由、时间、地点、人员。

4)、回办公室后向办公室主任简单汇报情况。

19、严禁将公司的公共财物带回家私用;

20、无工作需要不得进入总经理办公室、财务部、会议室、接待室;

21、未经总经理批准,严禁索取、打印、复印公司的资料;

22、未经许可不得将公司领导的住址、电话、手机号码及有关个人资料告知别人;

23、上班时间前必须把各自的卫生区域搞好;

24、未经许可乱调拨刷卡机时间者扣100/次,并将其视为不受公司欢迎人士。

25、故意损坏刷卡机者,视情况要求按价赔偿并给予一定的处罚,并将其视为不受公司欢迎人士。

26、经常检点自己的桌面、文件柜、抽屉等,不要因疏忽而失落文件,给公司带来麻烦与损失。资料、备用材料用完以后,要放回原处。离开工作位时,文件收存好,保持办公桌及工作场所的整洁,椅子要归位。

27、在制作重要文件时,要小心处理,以免泄密,文件存档时应注意存放地点,并作好登记工作,U盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上使用。

28、严禁随便使用他人的电脑,随便看他人电脑上的资料。若要借用他人电脑,须经本人同意。

29对待同事或下级的过错,应亲切指正,严肃批评,不可责骂或刁难。

30、严禁随便翻看同事的抽屉、东西及办公桌面物品。

31爱护办公设施,按规定使用;下班时应关闭电脑、照明、空调等设备。

32、办公室内不得擅自添置用于取暖(电暖气)、煮饭等生活用电器。

33、任何人不得以没有派车为由怠慢本职工作或拒不办理职责内业务的,公司将视情节及态度恶烈程度,予以处理。

二、附注:

1、办法只限公司内部使用,不可外传。

2、本办法在实行过程中出现的新情况、新问题由公司人事行政部作出最终解释。

 

第四章   公司财务管理制度

现金理管制度 

为了加强公司现金管理,健全现金收付制度,严格执行现金结算纪律,特制定本制度:

一、收付现金必须按国家的有关规定和公司的有关规定办理,不准白条顶款,不准垫支挪用。

二、库存现金不准超过银行规定的限额,超过限额要当日送存银行。如因特殊情况滞留大额现金过夜的,必须经单位领导批准,并设专人看守。

三、库存现金必须每日核对清楚,保持帐款相符,如发生长短款问题要及时向领导汇报,查明原因按“财产损溢处理办法”进行处理,不得擅自将长短款相互抵补。

四、因公外出或购买物品,需借用现金时,出纳人员一律凭公司特指人员审批的借款单方可支款。

五、购买物品所借的现金应当日报帐。如因一时购买或报帐有困难,需向财会部门说明原因,但原则上7日内必须报帐,否则出纳人员有权收回所借现金。

六、出纳人员不得擅自将单位现金借给个人或其他单位,不准谎报用途套取现金、不准利用银行帐户代其他单位或个人存入或支取现金,不准将单位收入的现金以个人名义存入银行,不准保留帐外公款。

七、顾客交来的现金(如摊租等)要经双人清点复核后在缴款单上签字盖章,若现金额超过银行规定的现金管理规定的限额,财务人员必须把所有现金于当日全部存入公司帐户内,不得滞留和坐支。

八、存放现金的地方要有安全防范措施,门要安装保险锁,存放现金要用保险柜,保险柜钥匙要由专人保管。下班要检查窗户、保险柜,并且门窗锁好后,方可离开。

●请款及报销须知

一、请款须知

1、常规性请款须知

提供材料:领导签批的申请报告(如果是工程还须提供合同、指定人员签批的工程预算单及工程结算单)

一般请款流程

请款人填写请款单并附申请报告——→部门主管审核签字——→主管会计审核签字——→总经理审核签字——→董事长审核签字——→财务室

2、特殊性请款须知

    生日蛋糕:

请款人填写请款单——→部门主管审核签字——→总经理批准签字——→财务室

    紧急性用款:

A、紧急采购:

需采购部门主管与仓管员口头向总经理汇报,同意后垫支采购。

B、生产性用品紧急采购

需采购部门主管与仓管员口头向总经理汇报,同意后垫支采购。

C、紧急性维修

需维修部门主管口头向总经理汇报,同意后垫支维修或采购。

二、报销须知

1、常规性报销

    票据:报告、入库单、有效发票

报销程序

填报人填写签字——→部门主管审核签字——→会计审核签字——→总经理核对签字——→董事长核对签字——→财务室

2、常规性易耗品

员工定额通讯交通补贴、部门定额电话费、油费报销流程

A、流程:填报人填写签字——→行政部门主管审核签字——→主管会计审核签字——→总经理核对签字——→财务室    

B、公司机动车油耗报销:每一次报销油费,行政部必须进行登记用油量及费用。

办公室日常办公用品费用(笔墨纸张、文具、票据等)报销流程

A、票据:验收人在发票背面签字、物品清单、有效发票

B、填报人填写签字——→部门主管审核签字——→主管会计审核签字——→总经理核对签字——→财务室

接待费

A、票据:陪同人或证明人在发票背面签字、有效发票

B、填报人填写签字——→部门主管审核签字——→主管会计审核签字——→总经理核对签字——→董事长审核签字——→财务室

工程款

A、票据:合同(复印件)、相关人员签批的工程预算单及工程结算单、有效发票

B、填报人填写签字——→部门主管审核签字——→会计审核签字——→总经理核对签字——→董事长批准签字——→财务室

3、注意事项:

填报人与核对人或批准人不能同一个人。

核对人与批准人不能同一个人。

验收人可以和审核人、核对人、批准人同一个人。

 

第五章   采购制度

为规范采购管理,节约成本,延长物资使用期限,特制定本制度。

一、购置原则

1、公司物资购置应坚持适用、经济和标准化的原则,立足当地,面向省外,兼顾全国,择优选购,以保证样品、质量、价格的合理。适用,是指适合本公司使用,能满足工作需要。经济,是指价格合理、经费节省。标准化,是指采购的材料和办公用品尺寸、规格要标准化,以便使用和管理。

2、公司非易耗品物资的采购,除坚持第1点所述原则外,还须坚持“二三制”采购原则,即由请购部门、行政部两个部门分别提供对所需购置物资进行三个不同商家的物品销售调查方案,交行政部汇总,报经总经理核准明确后方可采购。采购时行政部须派人随同请购部门采购员前往采购。

二、购置程序

1、提出请购计划。使用部门根据工作需要提出请购计划,注明品种、规格、数量、用途等。

2、拟调查方案。如是非低值易耗品,则按“三三制”采购原则对物资进行调查并向总经理呈递方案;如是低值易耗品,则由行政部根据使用部门提出的请购计划和库存情况,编制采购方案,送主管领导审批。

3、领导审批。总经理或主管领导审查批准采购计划(方案)。

4、购进。配合计划购置物资部门批准的计划采购物资,如是低值易耗品,则由行政部负责采购。新添物资的购进,按国家有关规定执行,应有统一的正式发票。须签订购进合同的,其书面合同内容包括:购进物品的数量、质量、规格、式样、花色、价格、包装标准、保用期限、包修包退办法、交货时间、地点、验收办法、结算方式、变更或解除、违反合同应承担的责任,以及双方应有的权利和应承担的义务等。合同的内容必须符合国家法律、政策和计划的要求。

5、验收付款,登记入帐。采购回来的物资材料,要按购货合同或进货凭证进行验收。验收后,由购方留存作为付款凭证备查。

三、购置限制

为防止经费超支和积压、浪费,对物资购置进行必要的限制。限制的方法有两种:

1)总额限制。即限制物材购置费用的总额。各部门的物品购置费用总额由主管部门核定,无特殊情况不准突破。

2)个别限制。即对一种物品的购置数量和经费进行限制。各部门购置每一种物资材料,都应事先送主管领导审核批准,财务部门还要审核其支出是否符合制度要求,以防止出现购物失控的情况。

◎物品采购申请及出入库须知

一、物品采购申请须知

1、采购申请流程图:

部门申请表——→仓库管理员审核签字——→采购员(经办人)审核签字——→总经理审核签字

2、填写及审核采购申请表注意事项:

1)、部门填写申请表时必须注明每一项物品的用途,同时与仓库管理员认真核对库存量。

2)、仓库管理员认真核对库存量后,在申请表上填写当前库存量及上次单项采购的时间、数量。

3)、采购员(经办人 )审核价格并签字。

4)、总经理审核物品采购的可行性并签字。

3、实行物品采购签注责任制

1)、填表人及总经理负责物品采购的可行性责任。

2)、仓库管理员负责当前采购计划是否与当前库存量存在冲突责任。

3)、采购员(经办人)必须保证采购物品物美价廉、质优。

4、物品申购时限

1)、物品采购申请表必须要求一个工作日内,相关工作人员审核签字完毕。

2)、领款后,采购员(经办人)必须在1--3个工作日内采购入库完毕;紧急采购的,必须即领款即办理。

二、物品出入库须知

1、入库须知

1)、生产:物品采购回来后,采购员必须将物品移交给仓库管理员办理入库手续,并凭仓库管理员签注的入库单进行报销。

2)、办公:物品采购回来后,移交给办公室相关人员并验收签字(签字在发票背面)。

2、出库须知

1)、领用的物品,必须由部门指定的人员进行领取,其它人员无权办理领用手续(特殊情况除外,如指定领取人出差或请假,但又急用时)。

2)、物品领用手续

物品指定领用人到仓库领取物品时,必须简单讲述一下领用物品的用途或原因,同时仓库管理员要迅速核对消耗量、领用量及领用时间间隔是否出现异常,正常的给予办理领用手续并要求领用人在出库单上签注;异常的必须了解清楚原因才给与办理出库手续。

三、物品的日常管理

1、管理人员必须定期清点库存货品,确保数目清楚、物品数量不改变。

2、管理员必须按要求每日盘点库存,及时补充不足,清理余物。

3、要做好出入库的工作日记,以备随时核查。

 

第六章   固定资产管理制度

第一条  为了加强固定资产的保管和安全,发挥其效用,特制定本制度。

第二条  本规定所称固定资产指使用期限超过一年,与生产经营有关的设备器具、工具,包括土地、房屋及建筑物、机械设备、什项设备(事务性什项设备及机电性什项设备)等。

第三条  管理部门

固定资产的管理由公司行政部总体负责。固定资产按以下类别,指定部门负责管理,其管理及保养细则由管理部门负责会同使用部门自行制定。

1、土地、房屋及建筑物等由使用部门和行政部共同负责管理;

2、机械设备、机电性什项设备由使用部门负责管理;

3、汽车、办公家具、计算机、打印机、空调、保险柜等事务性什项设备使用部门负责管理。

第四条  移交固定资产

员工移交固定资产时,对于固定资产,应依人事管理制度的有关规定办理。

第五条  增减报告

使用部门应于每季度就土地、房屋及建筑物、机械设备、机电性什项设备等项目的核查中,必须在“固定资产检查表”中注明增减情况。

第六条  固定资产的盘点

固定资产使用部门必须会同人事行政部门每季度盘点一次(含工具、事务性什项设备),立册登记并呈报总经理核对后,由人事行政部备案。

第七条  固定资产的增置、营造、修缮处理

固定资产的增置、营造、修缮分别由使用部门、行政部门(或工程维修部门)共同处理。

第八条  受赠的固定资产的处理

固定资产因其他公司拨入、捐赠而取得者,应填明价格,如原价无法查得或根本无原价的,得经公司财务部以估列,办理手续。

第九条  固定资产的增置手续

土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电性什项设备等固定资产于增置验收后,使用部门(土地、房屋及建筑物由物业部管理)应立即填写“固定资产增加单”一式三联,经行政部签单后,送财务部填注购置金额、耐用年限、月折旧额,第一联送管理部门转记入“固定资产登记卡”,第二联由财务部自存转记入“固定资产登记卡”,第三联送使用部门留存。财务部应每月与管理部门核对“固定资产登记卡”的记载事项。

“固定资产增加单”,(一式三联),第一联转记入 

 

 

 


(存第二联)

 

财务部

 
 

“固定资产登记卡”
固定资产增置流程图
 

 

 


第十条  对固定资产的登记

土地、房屋及建筑物等不动产取得所有权后,由工程部统一办理产权登记后,转记入“房屋、土地登记卡”,变更时亦同。

第十一条  资产转移

土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电性什项设备等固定资产在公司内相互拨转时,应由移出部门填写“固定资产移转单”一式四联,经管理部门签章后,送移入部门签认(管理部门不同意时,要加印一联至移入部门同时签认),第一联送管理部门(管理部门不同意时,加印一联送移入部门转记入“固定资产登记卡”),第二联送财务部,第三联送移入部门,第四联送移出部门。

“固定资产转移单”,(一式四联),不 签 章,签  章,第一联,加印一联,第四联,第二联 

 

 

 

 

 

 

 

 

(存第三联)
加印联转记入“固定资产登记表”
资产转移流程图
 

 

 

 


第十二条  资产的出租与外借

固定资产出租或外借,管理部门应会同财务部,按序交行政部经理核准后始得办理并应制定契约,副本送财务部以备核对,契约内容应包括修缮保养及税捐负担、租金、运输费、归还期限、附属设备明细等。

第十三条  作为抵押资产的减损、出租、外借的处理

经提供抵押借款的固定资产如有发生减损,出租或外借时,行政部应事先写明资产名称、数量,由财务部向贷款及抵押权登记机构办理标的物增减变更手续。

第十四条  对闲置固定资产的处理

固定资产的管理部门至少每3个月应将经营上认为无利用价值的闲置固定资产予以整理,申请报告处理,呈报总经理,经核定后另行处理。

第十五条  固定资产减损处理

土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电性什项设备减损而报废者,应由使用部门申报注明减损原因,送行政部经理和总经理审核,经核准后,送行政部和财务部备案。

第十六条  事务性设备处理

1、对于非消耗性文具用品的保管期限及对象,各部门得自订项目及保管期限,超过保管期限时,办理报废或缴还;

2、移交时,移交人(部门)和接收人(部门)共同核对签字并呈行政部核对备案。

3、本项资产列为个人保管时,部门主管为当然保管人,必须指定专人实际负责。

 

 

第七章  低值易耗品管理的方法

(一)低值易耗品的分类

单位使用的低值易耗品,按其特点和用途可分为四大类:

1)行政办公文具用品;

2)劳保用品;

3)生产过程中使用的易耗品;

4)其他易耗品。

(二)低值易耗品的购进管理方法

物资购置原则与程序

1)物资购置原则。公司物资购置应坚持适用、经济和标准化的原则。适用是指适合本公司使用,能满足工作需要;经济是指价格合理,经费节省;标准化是指采购的材料和办公用品尺寸、规格要标准化,以便使用和管理。

2)物资购置程序。公司购置物资的一般程序是:

①使用部门根据工作需要提出请购计划,注明品种、规格、数量、用途等;

②行政部根据使用部门提出的请购计划和库存情况,编制采购计划,送总经理审批;

③总经理审查批准采购计划;

④行政部按批准的计划采购物资。属于国家统配物资,应按国家规定的统配物资分配办法进行采购。属于大宗购置,应在了解市场行情,产品质量和价格之后,通过比较择优购置;

⑤验收付款,登记入帐。采购回来的物资材料,要按购货合同或进货凭证进行验收。验收合同或进货凭证后,由购方填制验收单两份,一份交供方收执作为领款凭证,一份由购方留存作为付款凭证备查。

3、物资购置限制

为防止经费超支和积压、浪费,对物资购置进行必要的限制。限制的方法有两种:

1)总额限制。即限制物材购置费用的总额。各部门的物品购置费用总额由主管部门核定,无特殊情况不准突破。

2)个别限制。即对一种物品的购置数量和经费进行限制。各部门购置每一种物资材料,都应事先送主管领导审核批准,财务部门还要审核其支出是否符合制度要求,以防止出现购物失控的情况。

(三)低值易耗品的保管方法

1、物材保管原则

1)集中保管原则。各部门所有未发放使用的各种物资材料,应集中在一起,指定专人负责管理,以节省人力、物力、财务和防止物材散失。

2)分类保管原则。为方便管理和发放,进库的各种物资材料,应按其性能、用途和保管要求,分门别类地存入和保管,以提高管理水平和工作效率。

3)缜密保管原则。公司的物资材料是公司的财产,保管不善会给公司造成损失。因此,在整个管理过程中,必须认真负责,仔细周到,防止出现丢失、损坏等现象发生。

2、物资保管的工作内容

1)验收入库。公司购入或调入的物资材料,在入库之前必须严格验收。仓库保管员要根据购货合同或进货凭证等,认真核对进库物材的品种、数量、规格、质量等,准确无误后才能填制《财产物资验收单》,并通知财务入账。

2)科学分类,定点放置。进货的物材要按照其性能、用途和保管要求进行科学分类,定点放置,做到有利于取放,有利于保管,有利于安排,有利于场地美观。

3)定期检查,科学保养。进库的物材要按照其性能和保管要求,采取必要的防锈、防腐、防霉、防爆、防火、通风、排湿等措施,使库存物资在保管期间保持完好状态,不至出现变质、损坏和影响使用的情况。在保管过程中,应加强对物品的巡视,发现问题,及时采取措施解决,并按期进行盘点。

(四)低值易耗品的发放方法

1、物品发放原则

1)按需要发放,物品领用部门和管理部门都要根据实际工作需要申请领用和核实发放办公用品,以免造成损失浪费。

2)按计划发放。物品使用部门应根据工作需要和工作进度情况编制物品领用计划,经主管领导审核同意后,交物资保管部门按计划采购和发放,以实现物品采购、供应的计划化。

3)按进库先后发放。物品都有一定的保管期限和使用期限,超过期限会降低使用效果或者变质损坏。因此,在物品领发中,应坚持“先进先出,后进后出”的原则。先购进的物品未发放完,后购进的同类物材应暂不发放。对回收复用的物品,在保持质量的前提下,应按先旧后新的顺序发放。

2、物品发放的注意事项

1)领用物品必须严格进行登记,按要求填写《物品领用登记本》,注明物品的品种、数量、规格等,经审核无误后发放,完善手续。

2)领发物品应当面点清,防止扯皮现象发生。

 

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