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公司行政事务管理制度

2014-03-18  顿悟之


 

为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、规范化、提高办事效率,特制定本规定。本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(一)档案管理

第一条  归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、工程资料、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第二条  档案管理由公司机要秘书负责管理,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

第三条  档案的借阅与索取

1)总经理、副总经理、人事行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;

2)公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手续;

3)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第四条  档案的销毁

1)任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料;

2)若按规定需要销毁时,凡属密级档案须总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经行政部经理批准后方可销毁;

3)经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

(二)印鉴管理

第一条  公司印鉴由公司指定专人负责保管。

第二条  公司印鉴的使用一律由董事长或总经理签字许可后,印鉴管理人员方可盖章,如违反此项规定的后果由直接责任人员负责。

第三条  公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备存档、查询。

第四条  公司一般不允许开具空白介绍信或证明,如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来,必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回销毁。

第五条  盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(三)各类证照的管理

第一条  各类证照包括营业执照、企业代码证等与公司经营相联系的一切证照文本归机要秘书管理。税务登记证(包括国税、地税)有公司财务部管理。

第二条  借用各类证照时,必须说明用途、借用时间、归还时间,经审批(董事长或总经理批准)后,方可借阅、复制。

第三条  各类证照的年检均由公司行政部统一办理,其中税务登记证由财务部间单独进行年检。

(四)公文打印管理

第一条  公司公文的打印工作由行政部负责。

第二条  各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交行政部打印。

第三条  公司各部门所有打印公文、文件,必须一式三份,交行政部留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第一条  办公用品的购买:

1)每月月底前,各部、室负责人将该部门需要的办公用品制定计划提交行政部;

2)行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算,经董事长或其委托人审批后负责将办公用品购回,并根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部门主管签字领回;

3) 除正常配给的办公用品外,若还需用其他用品的须经行政部经理批准后方可领用;

4)公司新聘工作人员的办公用品,行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、库存合理、开支适当、用品保管好;

6)负责购发办公用品的人员建立账本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;

7)办公室用品管理一定要做到规范、整洁,注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。

第二条  劳保用品的购发

劳保用品的配给,由行政部根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)库房管理