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医药公司采购部门管理制度及岗位职责
1目的?为加强药品采购管理?保证药品供应并符合质优价廉的要求?
特制定本制度。本制度的制定?依据国家《药品管理法》、《药品管理法实
施条例》、《药品经营质量管理规范》?以下简称GSP?、《合同法》等有关
法律、法规和公司的《质量管理制度》等相关制度、规定。
2范围?本制度适用于采购部所有人员。
3责任?采购部
4采购部门管理制度?
4.1采购人员必须服从上级安排?遵守公司劳动纪律?积极主动?团结
协作?不推卸责任。
4.2采购人员采购商品时?必须坚持按需进货、质优价廉的原则。采购
人员必须努力学习、更新知识?不断了解市场动态。
4.3采购人员必须加强责任心和使命感?要为上、下游客户提供良好服
务。经常与销售员、保管员及质管部等联系?掌握相关情况。
4.4廉洁奉公?维护公司利益?不得利用职务之便牟取私利。不得擅自
提高购货价格、擅自压货和提前支付货款。
4.5积极采取各种措施降低购货成本。
4.6建立供应商档案?收集市场信息?密切关注市场、价格变化?积极
为公司引进新品种。
4.7勤进快销?减少库存资金占用?提高库存周转率?确定最优补货时
间和补货量?努力避免缺货或积压情况。
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4.8采购部根据缺货品种、购进价格、库存情况等指标对采购员进行考
核?并以考核结果作为奖罚依据。
4.9接待供应商要热情?但不得浪费?中午严禁饮白酒。不得以陪客户
为由在上班时玩牌。
4.10积极应对药品招标?配合销售分公司做好投标过程中所需要做的一
切工作。
4.11必须严格遵守《药品管理法》、《药品管理法实施条例》和GSP管理
规范等法律法规。认真审核供货单位和销售人员的法定资格?考察
供货单位的质量保证能力和合同履行能力。严禁从非法渠道购进药
品。
4.12对急救药品的采购应做到及时准确?在采购过程中同销售部门保持
联系?对不能解决的急救药品采购员应向采购及销售部门报告。
4.13麻醉药品?精神药品?毒性药品的采购分别严格按照《麻醉药品管
理办法》《精神药品管理办法》《医疗用毒性药品管理办法》中有关
要求进行。
4.14采购部与销售部门对药品购销协议执行情况应进行及时沟通。
5采购经理岗位职责?
5.1制订年度、季度、月度采购计划?并按到货时间安排品种结构、库
存结构?按药品性属性?做好季节性用药?突发性用药?储备药品
的采购工作?
5.2制订季度、月度应付帐款还款计划?
5.3负责退回、退厂品种?报损报溢品种的业务审核、报批手续?
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5.4采购合同的签定、执行?
5.5临时补货计划的指导?并每年或月筛选补货品种形成工业直销品
种?降低采购成本?
5.6监控总代理品种的销售进展和销售价格?催收总代理品种的让利落
实?
5.7公司独家代理、冷僻稀、特、专品种或供应商特殊要求?视市场状
况确定价格?确保差异化品种赢利能力?
5.8参与每季、年度的盘存工作应有市场状况分析?及时处理呆滞货物?
尽力避免不应有的损失。
6采购员岗位职责?
6.1采购合同的整理、归档?
6.2追踪合同的履行状况?选择最佳经济运输方式和路线?
6.3产品入库单据的填报、确认、核对及税票的签收、登记?
6.6对公司代理和经销品种让利情况上报有关部方步?并催促财务部门
按时付款?
6.5每年或季统计对采购商品的综合数据?给采购经理和公司领导提供
决策依据?
6.6确定每个品种最低库存?保证医疗单位的供应?确保公司效益最大
化?
6.7其他日常接待工作。
7采购流程?
7.1采购部根据常规品种库存下限、月采购计划、临时性补货、供应商
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主动铺货三种情况购进品种?首先对供应商资质进行日常性审核?
是首营企业、首营品种、特殊药品的转入相应流程?其他则制订采
购计划、签定购销合同并通知仓储中心、质量部待来货备查。
7.2到货后首先经仓储中心、质量部门报验数量、质量、供应单位并将
有关信息通知采购部?核对合同无误同意入库并通知开票员?
7.3若入库单价与原合同有误?通知供应商重新签订合同或退货。
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