单位怎样开会
越来越多的工作是由团队来做，开会成为现代职场中最重要的沟通方式。怎么开好会，开的有效率、开的成功？
我们首先定义一下什么是开好了会——不玩玄的、虚的，用事实说话。会议专家米切尔·贝格曼和帕特里克·兰西奥尼说：“当越来越多的事情是由团队进行，开会，就成为一个完成多数重要工作的场合。”、“会议效率”背后的深层因素是“团队凝聚力”，识别一个团队凝聚力的最好方法是看他们是怎样开会的。谷歌公司认为通过开会，确保其团队有明确的工作指令、战略方向以及有足够支撑行动的信息，并且同时让团队成员感觉有前进的动力并受到了尊重。兹就我们一般工作来说说怎样开会。
一、开会必须有明确目的
开会的最大成本是时间成本，浪费时间等于谋财害命。会议召集人要问自己：开会做什么?会议上讨论解决的是不是重要问题?是不是非开不可?如果没有明确事情目的，就不要开会。开会是能体现权威，但决不能为开会而开会，或者开会成瘾。
二、开会前必须先有准备
永远不要开无会前准备的会议。会前准备包括：
1.确定会议的地点、起止时间、议题和议程，并准备好会场。2.确定和通知参会人员。要弄清谁是必须参加、谁可参加可不参加，确定谁主持、谁主讲等。3.召集人对议题应有充分了解，到会上要能提出自己思考好的解决方案建议。会前发出的资料不应再在会场上读，可用投影仪显示出要点，以便提醒大家。
三、开会必须有明确的主题和议程
开会必须明确会议主题。会议没有确定的议题，就会谁想起什么就讲什么，就会成为聊天会，散漫混乱而浪费时间。如果议题超过一个，就必须安排好议程大纲。参会人员会前知道议程，知道会议召集者的要求，便能准备相应的资料、安排好相关工作，议程也迫使与会者仔细思考自己希望在会议上达到什么目的，以及如何最好地去达成这样的目的。
四、开会必须守时
开会要准时开始、准时结束。对于开会迟到的，要处罚。联想公司的柳传志，就为开会迟到而被当众罚站过几回。会议时间长度要有控制。重大会议时间控制在1.5小时内或2小时内;那些特定领域的会议，如周例会等，可以控制在10分钟或15分钟以内。
每个议题要有个大概时间限制，讨论太久而无结论的可暂时放下，如果一定要有结论则要事先通知，让大家有思想准备。主持人要作时间提醒，对那些冗长啰嗦的话，说废话、乱发言者要打断。可以试行站着开会，能集中注意力，能把产生灵感的速度提高30%。
五、开会必须有纪律
开会应当有纪律检查官或秩序维护官(一般由主持人担任)，以维持正常开会程序和进程。像佳能公司为了提高开会的效率，激发大家的创造性，甚至“严禁发表不属于自己想法的意见(包括提问)”，禁止用“大概??吧!”“我觉得可能”“领导说”这样暧昧而又不负责的表达，不发表自己的意见者会被强制赶出会场。
六、开会必须有结果
开会是为了解决问题，如果没有达成目的，就是浪费时间。参会者要积极发言，有决定的，通常由会议召集人或老总当场做归纳结论，无论分配什么任务、作业方式、负责人、截止日等等，都要再重复确认一遍，宣布确认后就进入执行程序了，每项决议的具体事情要有具体执行人员及完成期限。对不能确定的，可另外或以后再讨论。
会议的决议，召集人应当提前准备好预案，如果会上没有更好的答案，这个就是最好的。
七、开会必须有记录
开会一定要有准确完整的会议记录。开会若无记录、无决议，开会的作用往往打折扣或体现不出来，一些管理人员因此认为开会没用。记录者要记录会议的时间、地点、参加者，记录每人的发言要点，已经达到的会议目的、讨论什么事情、作了什么决定、还有什么悬而未决的事情等等。特别是对形成的决议要记录清楚，如果某决议要动用多方资源，也要在记录中说明，免得事后推诿。
谷歌公司开会不仅有一个专门的记录员，还有专门的投影实时地展示当前会议的纪要，以确保参会人员能在会议上达成真正的一致(可能旁边还有一个投影显示着大大的计时器)!通过这种记要，可以最大程度地马上消除不准确性和不一致性。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作时，他们可以有这样的标准官方纪要参考。没能参加会议的人则会收到一份会议纪要。
八、散会后必须有追踪
老总只负责决策、决定、决断，其他人才是做事执行的。会议的每项决议都要有专人事后跟踪检查。追踪包括如下方面：
1.发生了什么事情?2.完成了什么事情?3.未完成什么事情?发现问题要及时调整，确保开会的决议得到落实。
九、开会需要培训
对如何开会、主持、记录、追踪、对待分歧、会场汇报等内容都要进行培训。开会难免有意见不一的地方，处理不好就会影响效果。要维护团结，尽量做到争论时要对事不对人，不可恶意批评人，对赞同的要公开表示，对不赞同的要注意措词、说话的表情和语调。
对管理者和被管理者，开会都是工作的重要组成部分，是交流学习的重要途径，要以积极的心态看待开会。管理者可通过开会发现人才，下级可通过开会成长和脱颖而出。
十、会议主持人做什么
开会主持人可以是老总、副总或召集人。主持人的任务是确保会议顺利进行、成功结束。会议主持人应当注意以下问题：
1.开放心胸，保持中立，公开待人，营造良好的开会气氛。团队成员是否以诚相待、畅所欲言?是否相互理解?是否回避对别人的议论?有人出格后能否道歉?
2.让与会者积极发言。开会中，对不能发言(多是资历浅、能力稍逊者)、不敢发言(怕枪打出头鸟者)、不愿发言(或无观点或坚持自己观点者)、不屑发言(自视甚高者)的与会者，可以采用指名发言、依序发言、诱导发言等方式。还可进行职责轮流，用轮流方式安排司仪、记录、计时等工作，让大家了解发言才能不冷场。制造机会，让与会者分担主题，在下次开会时让大家发表，制造全员发言的机会。
3.发言的顺序一般是由外而内、由下而上，职位低的先讲，职位高的后讲，高层只在宣布决定时讲。
4.把握进度和节奏，适时整理要点并加以复述确认(包括少数意见)，以帮助与会者理解。
5.应对干扰，例如有争论而引起现场混乱，处理突发事情。私语者、偏执狂、跑题者、闷葫芦、乱骂人、阔论者、闯入者都要有办法对付，关键在于控制住自己的情绪，平实、冷静、理智和善意。
十一、开会时老总的位置
老总除非已是成竹在胸、决策已定，并且不容更改的传达形式的会议，不要搞一言堂，要发扬民主，群策群力。与老总当然是会议主持人的通常印象相反，会议主持人有时由副总担当可能更有效率，主持人在会上的主要责任是维持秩序和进程，而老总可以更好地当观察员，察言观色，善于倾听，听他们怎么说和说什么，仔细听清所表达的含义，不要一味反驳，进程中可插话，但要少讲，多是在最后于集思广益的基础上定夺决断。老总(和会议主持人)要会激励下属、要求下属、利用下属来做出解答方案。老总要能容纳意见，尽量做到公开表扬，而不是公开辩驳斥责，可以私下再批评说服，尽量不要打击下属思考的积极性、伤害下属的自尊心。
谷歌公司的企业文化是建立在客户反馈数据驱动之上的企业文化，而不是建立在内部政治上(现在很多企业都是)，他们对老总开会的要求是：要数据，不要政治。选择是基于价值以及事实，而不是个人关系。老总要根据对产品、对设计、对方案的客观想法来做决定，而不是根据对人的喜恶来做决定，否则，会打击员工的士气。谷歌公司会根据一些明确的度量指标来选择好的办法。
十二、高效参会
开会贵在参与、投入，这是团队精神的体现，要积极主动聆听、发言和讨论。你的发言建议或整理的资料，若能促成会议突破僵局或行成建设性决议，定会令人对你刮目相看。注意：
1.发言建议要具体，不要太过抽象;
2.说话要有重点、有条理，表达要简洁清楚、通俗易懂;
3.注意表情姿势要平和、自信，改掉说话中的语癖毛病;
4.仔细听别人的发言，并立即进行整理，找出脉络，加以系统化，有助于产生更好的建议;
5.会前认真准备，提出自己看法时适当引用别人的意见、提案，有助于获得支持;
6.收集具体化实例，用数据事例支持自己的观点;
7.可把自己的发言要点做成可视化的东西，如在白板上写下关键词、绘出思维要点图;
8.不要在会前分发个人资料，免有搞小动作之嫌。
综上所述可知，是否“团结的大会，胜利的大会，奋进的大会”，确实可以评判一个会是否开得成功。开会过程控制适宜，维持和加强了团队凝聚力，是团结的大会;对问题有了解决方案，达成了共识，做出了决议，是胜利的大会;决议得到执行落实，取得了好的效果，是奋进的大会。
最后补充个可叹的案例：
王羲之最著名的作品《兰亭序》，其实就是一个会议纪要的前言。考察历史，当时东晋军政要员群集开会，应是商讨如何应对江北政权的挑战。因军国大事要保密，没有作会议记录;会议开得团结、胜利，大家心情好，又为掩人耳目，就来了个修春游会，并作了记录。也正因为商议军国大事的会议无记录，会后又无跟踪落实(皇帝没去，参加的官员级别都差不多，无人监督啦)，所以白开了会，东晋依旧苟安江南，只把兰亭一会流传成了史上著名的文人雅集。可叹可惜。
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