美国档案管理体系

　　美国（The United States of America------USA）的全称是美利坚合众国，位于北美洲大陆中部。全国面积937万平方公里，人口2.7亿。首都华盛顿位于马里兰州和弗吉尼亚州之间的波托马克河与阿纳卡斯蒂亚河汇合处的东北岸。美国于1776年7月4日建国，尽管其建国的历史不长，但得益于高度发达的现代化市场经济，以及美国联邦政府对文化、遗产的保护和重视，美国档案事业成为世界上发展水平最高的国家之一。

　　一、美国档案事业管理体制

　　美国档案事业管理体制的总体特点是全局分散、中央集中。从全国范围来讲属于分散式类型，联邦政府档案机构只负责联邦政府各机关的档案和档案工作，对地方档案机构及事务没有指导、监督和管理权。但是，在联邦政府系统对对档案工作实行高度集中统一的管理，它表现在三个方面：第一，国家档案与文件署是联邦政府档案工作行政管理的领导中心和最高管理机构，不仅直接管辖档案馆及地区分馆、联邦文件中心和总统图书馆，而且依法制定并组织实施国家档案文件管理规定标准，对联邦政府机关及派出机构的文件管理进行指导和监督。第二，国家档案馆及其地区分馆组成了一个联邦档案馆网，集中保管着全国所有联邦政府机关的各种类型和载体的档案；第三，15个联邦文件中心集中保存了各个联邦机构的所有半现行文件。

　　二、美国档案机构的类型

　　1、联邦档案机构

　　联邦档案机构是指由联邦政府拨款设立的，为联邦政府服务的非营利性档案机构。这些机构主要有国家档案与文件署、国家档案馆网及其地区分馆、联邦文件中心和总统图书馆。

　　（1）国家档案与文件署（National Archives and Records Administration---NARA）：美国国家档案与文件署是美国政府行政部门机构设置中较重要的60多个独立局之一，其职责主要有：制定管理联邦政府文件的方针和工作程序，指导并监督各机构的文件管理；制定标准文件保管期限表，督促机关向联邦文件中心移交半现行文件；指导和检查具有永久价值和历史价值的文件进馆保存，由国家档案馆负责整理、编目和保管工作，并向公众提供利用；出版法律、法令、总统文件等。该署下设10个内部职能机构，分别是署长办公室、行政事务办公室、联邦文件中心部、联邦登录部、文件管理部、国家档案馆、总统图书馆部、公共计划部、文件保护部、国家历史出版物与文件委员会。

　　（2）国家档案馆（National Archives of the United States）：国家档案馆是国家档案与文件署的内部机构之一，它由老馆和新馆组成。老馆位于首都华盛顿的宪法路，是一座古希腊神庙式的建筑，主要保存上亿页历史档案文件材料。在其丰富的馆藏中，最珍贵的是用羽毛笔写在羊皮纸上的"自由宪章"，即《独立宣言》、《美国宪法》、《人权法案》。为了这三件宝，老馆专门设立了展览大厅长年展出。该馆最吸引公众的藏品不是政府的文件，而是那些大量反映重大事件、重要人物、民族风俗文化的非公文、非纸质、生动鲜活的历史记录。新馆位于马里兰大学附近的学院公园，占地13.4公顷，建筑面积约17万平方米，建筑高6层，档案库房面积6万多平方米，全部采用电动密集架，存放架位长度达836公里，堆存能力5.6万立方米。美国国家档案馆以其规模宏大和馆藏丰富驰名世界。

　　国家档案馆从1968年起在全国陆续设立了12个地区分馆，它们负责接收和保存本地区联邦政府机构的档案。

　　（3）联邦文件中心（Federal Records Center）：联邦文件中心是为联邦机构服务的半现行文件保管机构。全美共有15个联邦文件中心，其中有两个是全国性的，即设在马里兰州的苏特兰市的华盛顿国家文件中心和设在密苏里州的圣路易斯国家人事文件中心。另外13个地区性联邦文件中心分别设在波士顿、纽约、费城、芝加哥等城市。联邦文件中心以其低廉的保管费用、快捷的服务方式和有效的处置措施等优越性为联邦机构提供经济实用的文件保管场所。

　　（4）总统图书馆（Presidential Library）：总统图书馆是集档案馆、图书馆与博物馆功能于一体的特殊类型的档案机构，专门用来收藏总统任期内形成和往来的档案文件、文物礼品和其他文献资料以及总统的工作和生活用品，卸任后形成的涉及总统的评述、传记性报刊资料等等。从1940年建成第一个罗斯福总统图书馆起，到目前美国一共有12位总统相继建立了自己的总统图书馆。

　　2、非联邦档案机构

　　非联邦档案机构不受国家档案与文件署的领导和管辖，《联邦文件管理法》对它们也没有法定约束力。它们自成体系，档案管理也各具特色。主要包括各州和地方政府（市、县等）设立的档案馆和文件中心，大学、教会、私人企业等非联邦机构设立的档案馆和文件中心。其中，州档案馆和大学档案馆具有一定的代表性。美国共有50个州，由于各州形成的时间和历史背景差异很大，加上它们均制定有自己的宪法，因此各州档案机构的性质、隶属关系和职能都各不相同。美国的大学大多设立档案馆，其馆藏档案各有侧重，各具特色。

　　3、商业档案机构

　　商业性档案机构主要是指私人创办的营利性公司，为工商企业或个人提供现代化的文件和档案存贮设施和管理服务。它包括商业性档案馆（公司）和商业性文件中心。目前，美国商业性档案机构有100多个，较著名的有国内必要文件中心、南方必要文件中心、底特律文件中心等。

　　三、档案管理

　　1、接收：联邦档案系统对联邦政府机构文件和档案的移交实施严格的登记和审核制度。政府各部门在完成一系列的准备工作之后，向联邦文件中心移交半现行文件，文件的所有权仍属于形成机关；向国家档案馆移交永久档案，意味着档案所有权发生转移。国家档案馆接收文件必须是形成期满30年，由国家档案与文件署确定具有永久或历史价值的文件。这类文件大约只占文件总量的3%左右。

　　2、整理：美国档案馆馆藏整理遵照来源原则，按库房、文件组合、分组合、系列、案卷和单份文件等层次组织排列档案、文件和手稿。

　　3、鉴定：联邦档案机构为确保鉴定工作质量一致，制定了一系列指导性法规和章程，如有《联邦文件管理法》、联邦文件处置手册》、《永久文件鉴定指南》以及一批标准文件处置表等等。国家档案与文件署设立专门鉴定小组负责审批文件形成机关报送的文件处置申请表，提出审核意见。政府机构根据国家档案与文件署的审核意见，划定永久文件和暂时保存性文件，并用标识语言"永久"、"销毁"、"处理"准确表示经鉴定后文件需采取的不同处理方式。

　　4、保管和保护：美国联邦政府十分重视档案文件的保管，这体现在许多方面，如在法规中明文规定机关和档案机构保管档案文件的职责；国家档案与文件署设有档案保护规划和服务部门；不定期地发布技术信息简报（TIPS），介绍各联邦机构档案保护工作和理论文章等；保护技术工作划分细微、具体等。美国档案界运用最广泛的文件保护方法是"巴罗修复法"，其主要工艺程序包括对文件纸张进行去酸处理以及用醋酸纤维素胶纸和绢丝层保护褪变损坏的纸张。

　　5、利用和开放：美国的开放和利用工作水平较高，这与美国人长期以来重视效益的观念有关。他们认为，档案如不予以利用，就失去了存在的价值和意义。美国的开放和利用工作主要从以下几个方面进行：扩大文件开放利用的范围，降低文件密级；公开档案目录，方便用户使用检索工具；公众利用档案手续简便；设立研究顾问，帮助用户查档；大面积、高数量地出售文件副本等。

　　四、美国档案工作者协会（Society of American Archivists）

　　美国档案工作者协会诞生于1965年12月，经过60余年的发展，不仅成为北美地区最大、乃至世界最具知名度的专业协会之一，而且在档案理论与实践上具有权威指导作用。他的年会有很强吸引力，选择的发言人均是档案界的领头人物，研讨的问题极富时代特色，研讨成果也大多成为专业人员的理论和实践指导。

　　美国档案工作者协会从创建开始，就把"……创立档案组织系统健全的制度，促进档案工作者和档案机构之间的合作，成为一个更加民主的机构组织"作为自己的宗旨。他不仅向大的档案机构领导者开放档案资料，还面向所有"从事档案资料或历史手稿保管或管理的工作人员"。这些资料包括所有规模和内容的档案，从小小的私人档案、商业档案到大的历史文件。

　　美国档案工作者协会在创办的第一年，就发展成为一个拥有243个成员和机构的组织，并开始举办年会。年会上，人们传递专业论文、交流信息、讨论组织机构的宗旨。在1937年6月的年会上，协会主席Newsome提出了至今协会仍在遵守的路线："成为档案工作者解决复杂问题的、有效的和自我帮助的组织"、"力求使档案信息和技术国有化"、"寻求通过与所有档案机构、专业社团以及公众的广泛联系解决档案问题"、"鼓励名符其实的档案业务在美国发展"和"通过其会议和出版物，建立训练标准和倡导档案管理"等。

　　在第二次世界大战和美国大萧条的最后几年中，协会的自愿者在经费非常紧张的情况下开展工作。在战争的末期，协会支持建立国际档案理事会，以便鼓励和促进国内外档案信息的交流。到50年代，美国档案工作者协会把大部份精力用在普通的档案保护技术、档案组织和索引的方法上。随着博物馆和档案馆持续不断的增加，在档案界使用系统的、始终如一的做法变得越来越重要。为此，美国档案工作者协会成立了一个档案材料削减委员会，目的是寻找减少大量的过剩或没用的档案材料的方法，而不使档案信息的质量受到损害，制定了鉴定和优先安排档案的标准。这样使文件保存最先进的技术，档案文件索引和编目标准运用到全美档案界。

　　技术的发展为档案标准化问题提供了一些解决办法，但也产生了更多的复杂问题，因此，改进和发展技术一直是协会极为关心的问题。1939年，协会开始使用影印机复制重要的和容易腐烂的文件，1951年使用照相复制，1963年使用计算机，1966年使用缩微胶片并应用计算机辅助自动化信息管理。为了解决自动化形式下机构之间的合作问题，美国档案工作协会于1977年成立了国家信息系统特别工作小组，探讨所有范围、类型和形式的档案所涉及的普遍问题。同年，创立美国《档案和手稿机读目录交换格式》，确保人人"讲相同的语言"。从50年代至70年代，经过档案工作者协会不懈的努力，大大改善了档案专业工作自身的标准。

　　美国档案工作者协会一直是档案工作人员教育和认证的积极倡导者。1977年，协会正式设立研究生教育准则，让档案工作人员接受大学教育。协会制定、编写和出版档案专业标准、档案工作手册和丛书，编辑出版专业刊物。主要出版有《档案专业术语汇编》、《机读文件术语汇编》以及一套12册档案工作者基本手册丛书，这些专业标准和工作丛书对指导具体工作很有帮助。协会的主办刊物《美国档案工作者》已成为具有世界性影响的优秀期刊之一，它为美国和世界各国档案人员了解和熟悉当代美国档案工作的最新动态开启了一扇窗户。

　　美国档案工作者协会今天发展成为大约3800名成员、400个机构成员的组织，他的办公机构仍设在伊里诺依斯州的芝加哥兰卢普（South Loop）。

　　资料来源：《外国档案事业史》黄霄羽，NARA、SAA、NAUK、NAA、ASA网站