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知識管理: 公司環境規劃篇
現代草莓族的員工希望『錢多、事少、離家近、位高、權重、責任輕』，一不高興就離職，常常在”炒老板魷魚”，輕者直接走人根本不交接，問他資料在那裡，他說都在電腦裡面，重者直接將電腦格式化， 問他為什麼如此做?他說電腦裡有他的資料，他不想留在公司。
知識管理希望累積公司的核心專長及其知識，如何規劃電腦的環境，讓同仁在不知不覺中直接將公司的資料自動累積呢?本篇的經驗分享讓您按步就班照表操課，快速規劃好公司的環境。
知識管理 Knowledge Management 公司環境規劃篇
現今社會中，員工忠誠度大不如前，不會奉獻一生於公司，而且，他們待在企業的時間並不如預期，可想而知的是，公司花費在新進人員的教育訓練將大幅得增加。
員工離職是公司無法避免之事，如果該員工倉促地離開，同時把公司個人電腦格式化，則隸屬於該員工下的所有客戶資料、開會紀錄、專案計劃書等等，也將隨著該 職員一併消失。無論多少，對企業都是一大的損失，因此，我們必須透過以下步驟，妥善地規劃公司內的電子檔案(資料)管理，以防止重要的電子資料不逸而飛。
1.製作一個「藏經閣」：
公司要準備一台專門存放電子資料的專屬電腦(File Server， 藏經閣)或硬碟，猶如公司要有一檔案室，專門存放公司重要文件。.
在網路上的藏經閣(一台電腦File Serve或硬碟)，利用「網路對應磁碟機」的功能，變成員工電腦上的台磁碟機(名稱由公司統一規定為 E~Z任一字母)。同仁儲存電子檔案到此代號的對應磁碟機，就是存放在公司的藏經閣，存在自己電腦的本機磁碟機(C)與D磁碟機的檔案就當是暫存(工作) 的檔案，同仁刪除也不怕。
2.事先規劃好「知識的框架」：
公司要有一檔案室，專門存放公司重要文件，而檔案室要規劃好空間(硬碟分割，partion)及檔案櫃(即分類的資料夾 )， 資料夾名稱可用知識特性、組織層級、工作職務、產品屬性來分類(例如部門名稱、員工姓名、客戶編號、產品代號…等等)另外，各部門可在其平行的資料夾中設立專屬於該部門的公告欄，方便各部門的溝通。
3.公司統一所有檔案的名稱設定：
圖書館的書要入庫前必須先要登記及編碼，然後才上架(放到事先已規劃好的分類書架上)，公司已有了藏經閣(File serve)與書架(分類的資料夾)，若公司同仁所有的電子檔產出都要丟給某一人編碼然後上架，公司人少還可行，人多實務上不可行，所以要有一個電子檔案 命名規範。
例如:
例：檔名S中華電信某專案計劃書080820表示業務部門(Sales)中華電信某專案計劃書(2008年8月20日所編輯的版本) 。
利用windows 的檔案總管依據名稱排序時，同部門的檔案會排在一起，同一員工編號的人所製作的檔案亦會排在一起，同一檔名不同時間所編輯的版本亦會排在一起，如此檔案放錯資料夾就很容易被發現。
而在眾多的檔案中快速搜尋時，亦可運用檔案總管中依名稱排序，將所有相關的檔案資料(“S中華電信某專案會議記錄080825”與”S中華電信某專案計劃書080820”)一併出現，而我們也能同時參閱。
每個檔名可依公司需求設定，若有專案，最好專案領導人先將檔名(中華電信某專案)確定，專案組員在其後再加不同的名稱(會議記錄、計劃書、請款單)，或開立此專案名稱的資料夾，如此我們只要依名稱排序就能一覽所有相關資料，進而做最有效率的管理！
4.利用excel 整理樹狀目錄：
圖書館的書要入庫前必須先要登記及編碼，編碼已解決，登記的動作要如何處理呢?
公司同仁隨時在產生電子文件，又隨時在資料夾歸檔，所以樹狀資料夾內的文件不斷在動態產生，每隔一段時間可將樹狀目錄內的檔案找工讀生登錄，並做上超連 結，如此管理階層可以直接在excel中選檔來開啟檔案，或在Excel運用[編輯][尋找]輸入檔名找到相關檔案，再選檔案來開啟檔案。藉由此種方 法，管理階層可以由Excel試算表中做快速的搜尋。但因知識會隨時間不斷更迭，公司需指派工讀生定期校對更新。
5.設定資料夾權限：
公司須規定所有員工按照命名規範將檔案上傳至藏經閣中所屬資料夾，管理階層可設定資料夾權限以控管可閱讀者。
在員工提出辭呈，或是有離職徵兆時，管理人員在藏經閣內可設置一新資料夾(名稱可設定為「交接資料夾」)，在此同時，管理人員應將隸屬於該員工藏經閣內所 有資料夾的權限設定為能閱讀及複製(重要料夾不能複製)但無法刪除，這樣企業就毋須擔心重要資料被離職員工刪除而流失。
如此一來新進員工便可透過交接資料夾來交接最近會發生的文件，而包括其他同仁的資料都在藏經閣，如此新進同仁即使遇到無意交接或無心交接的離職員工，會因 為公司歷年來同仁的知識與經驗都累積在藏經閣，新進人員有資料可參考，努力看些檔案資料還是可讓工作順利上手，也節省公司不少訓練的時間。
6.藏經閣定期備份
平常我們必須做好備份的動作，可利用備份軟體做短期的備份(例：星期一、三、五)，長期的資料儲存則利用可重複讀寫之DVD。若每週新增的資料量大，為了 保險起見，我們可於一星期中的某一天固定做備份資料之用，以三個星期為基準，這樣我們便可以輕鬆地使電腦回復至最近一個月裡任一星期的狀態，至第四個星 期，我們便可將第四個星期的資料覆蓋於第一個星期，如此我們將不會損失任何一階段之重要資料，亦不會造成DVD的浪費。即使最壞的情況，藏經閣也只有最近 6天的資料未備份。
發掘公司核心專長與價值做好知識管理
公司的知識管理，主要是探索及發掘公司核心專長與價值後，保存其核心專長的知識，而企業透過這種有系統、有組織的框架(資料夾)，陸續累積所有員工經驗。 長久累積員工的知識與經驗後，不斷地汰舊存菁，透過不斷地傳承，讓公司更具有競爭力! 所以適當的知識管理能使公司有強大的知識庫(藏經閣)，隨時支持員工的知識累積。
新舊交替如何導入
或許有人會問，當一個經營已久的企業要導入知識管理時，因公司當初並未將環境規劃好，所以檔名雜亂無章，甚至同一檔名不同版本的檔案散佈在不同的資料夾， 那一個版本是最新的除了要查日期外，內容因為編輯時各版本皆有新的內容，想要趕快用上述方式規劃，要如何開始呢?
若一項一項整理其舊資料實在大費周章，管理階層可依上述步驟設置一新的藏經閣File server)，從某一天開始，全體同仁依上述檔案命名方式儲存歸檔，當用到了舊檔案時再開啟舊檔以上述檔案命名方式儲存歸檔，不常使用的資料則儲存於舊 的磁碟機中，以備不時之需。如此累積一陣子， 藏經閣內檔案就按範整理好了。
外顯知識如上所述，尚有內顯知識
以上是針對外顯知識的管理，而對於內顯知識我們則可以透過開會、線上交談(如Skype or MSN 等等)或留言板、論壇甚至是電子郵件等等，進行互動式的問答以及討論。
工作經驗，工作技巧在每個人的內心深處(內顯知識)，有的人會但不會教，有的會卻不會寫，有的人會不願意講，公司要運用學習型的組織及獎勵機制，讓那些會卻不願意講的人放下心防，然後找人採訪『會卻不會寫的人』，再找會教的人傳承，會的人認證。
我們將得到的這些經驗做有條理的整理，便形成了有意義的外顯知識，之後再透過我們所提示的步驟將其做最有系統的整理，經驗將不會因同仁離職消失，而是被不斷地汰舊存菁歷久彌新。
禮記?學記有云: 『善問者，如攻堅木，先其易者，後其節目，及其久也，相說以解；不善問者反此。善待問者，如撞鐘，叩之以小者則小鳴，叩之以大者則大鳴，待其從容，然後盡 其聲；不善答問者反此』。公司學習型的組織已形成，接下來就是產出更多的『善問者』與『善待問者』讓藏經閣能”內外”兼修囉！
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