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如何做好考勤?

 翰林馆0 2014-07-18

[学员案例]:

 

林老师:

 

 我们是一家软件开发公司,其中有个team的迟到早退情况很严重,同一个部门的其他team表现都没这么过份,就他们team的情况特别严重,有些差不多10点才上班的,有些整个早上不来也不请假的,有些一两天甚至一个星期不来不请假也不通知的,有些上下班不打卡的等等,当上司问到这些情况让team lead(以下简称TL)解释原因时,他会为队员找各种借口开脱,比如说是打卡机的问题,他们当天有急事没来上班,或者帮旷工的同事写请假条之类的。

 

 请问,我们该如果纠正和改善呢?

 

【我的观点】

 

好多行政经理一提到考勤就头痛,两个难点:一个是是业务技术部门,一个是部分管理人员。

 

衡量和评估一个员工不只是考勤,还要考德,考能,考绩。

 

德是底限,企业中的德是不能做危害组织的事,这样的情况一旦发生,一般都会格杀勿论。但一些边缘性的行为也往往被列入德的范畴,比如老板觉得你跟他不是一条心,比如团队协作中的自私与保守。

 

能是基础,一般在招聘环节就有了一个初步的筛选,而后在工作中还需要在特定的环境中不断地展示能力,但能力的高低除了业务的硬指标,大多数评价一个人能力强否都是印象分,有的工作还难以拿一个精确的数字或指标来衡量。

 

绩是目标,工作指标是大事,管理良好的企业指标在考核系统中占的比例较重,但也有很多企业年初指标就很盲目,员工完不成也很正常,所以绩也是个变量。

 

勤是表象,比起前三项来,这个最简单,传统的有点人头,普遍的用打卡钟,先进的用指纹扫描,超前的用角膜识别,总之你何时来何时走,这都是可以完全确定的信息。

 

那么,从执行角度来看,人最趋向于完成简单可行的任务,于是各行政经理都很热衷于制订严格的考勤制度,但往往效果不好,比如学员来信中的研发团队的考勤管理显然出了问题。

 

就象我们生病了,可能表现为发烧,我们不能只退烧,否则是治标不治本。

 

企业考勤难抓,须找出背后的问题,才能对症下药。

 

从四方面下手:

 

1、抓老板--企业文化是根本

 

文化是共同行为准则,制度是文化贯彻的载体。

 

考勤这回事说小也小,说大了可以上升到规则、品格、诚信的高度,就看企业文化是如何解读它,如果有一些制度只是用来约束一部分人而非全体的,那就是伪文化。

 

企业文化就是最高领导的文化,懒散的领导是带不出严谨的团队的。

 

药方:老板真正重视

 

2、抓高管--上行下效做标杆

 

行政只是执行部门,力度和效果要看高管对制度的态度。

 

有的企业很重视纪律,从高管开始都能以身作则,上行下效,整体的推行难度不大。例如,联想曾经有这样一个制度,约定所有会议不得迟到,否则罚站一分钟。有一次柳传志因接听一个重要电话迟到了,步入会议室接受了所有人的“注目礼”,大家都在看柳总会如何处理,柳传志在众目睽睽之下走到墙边,站了一分钟并向全体成员真诚道歉。自此,会议迟到现象基本绝迹。

曾有一个管理者讲了这样一件事,他们基地原来有一个规定,开会时不准吸烟,执行得很好,基地总经理有吸烟的习惯,但他在会议期间能带头遵守,于是这个规定一直执行下来。后来,换了一任总经理,开会的人没变,规定依然还在,但有一次,总经理在会上吸烟,还发给邻座的几位,于是,规定就此破除。

 

药方:高管以身作则。

 

3、抓细则--工作性质有区别

 

有的岗位特别要强调考勤,如职能部门、客服体系,所有的工作绩效都要有充足的工作时间做保障;

 

但有的岗位不是坐够时间就能出业绩的,例如业务部门和技术部门,有的公司规定很机械,规定业务部门出去拜访客户必须返回公司打卡,按现在的城市交通,下午两点出门,三点与客户谈两小时,五点往公司返,遇到塞车,六点半或七点才回到公司,时间都浪费在路上,这段时间的奔波与成绩无关,但与行政的考勤制度有关。

 

还有技术部门,尤其是研发团队和设计师团队,更是考勤的重灾区,有的公司对考勤的规定是迟到扣多少,早退扣多少,技术部门的人会问,那加班怎么算?这个部门的特点是经常加班,一般是没有加班费的,这就有了矛盾,迟到早退要扣,加班费没有。人是会自我酬赏的,于是迟到早退就是跟企业博弈的最好战场,既不致触及底限,又能小小自得一下。能出气但出不了事。

 

在技术岗位,如果有一天,你的上司找你谈话,拿考勤说事,注意!肯定不单是考勤的事,可能是你的核心竞争力优势不再,职业性价比降低了。

 

至于技术团队的领导人倾向于庇护下属的迟到早退,那只能说明他本人也不认为技术部门应该用这种方法考勤。

 

药方:根据工作岗位出台考勤细则。

 

      例如:技术团队可实行“乐队式”管理,日常训练自理小考,合练彩排必须到场中考,用演出成功衡量价值(大考)。

 

4、抓变化--柔性考勤显智慧

 

考勤的另一个难点是高管,那么有什么好办法可以借鉴呢?

 

门禁考勤:某报社编辑考勤,每个办公室都有门禁系统,进门就得刷卡,刷卡就有纪录,这样每个人进出时间都备份在系统中,没有通常考勤的形式,关注了编辑们的心理感受,但有考勤的效果,年终时会根据绩考系统的其他指标做出综合评估。

 

会议考勤:某企业对中高管时常迟到的现象也颇为头疼,单说考勤,有点小题大作,搞不好有的人反应过敏还以为上司对他有意见,不说吧,经常在该出现的时候找不到人。于是老板想了一招,把会议时间改在早上,亲自召开,最初几次还有人迟到,但在享受过大家尤其是老板的“注目礼”后,再也没有这种现象发生。人的习惯是可以培养的,数月后,整个企业的风貌焕然一新。

 

早餐考勤:有一个国企为了杜绝高管的迟到现象,实行包早餐制度,而且早餐时总经理带头,边吃边跟大家交流,聊工作也聊生活,无形中成了一个非正式的沟通形式,这个制度在该企业已经形成了文化,管理成本约5元/人/天,但治好的多年不愈的顽疾。

 

药方:管理需要智慧,开动脑筋找出适合自己企业的管理钥匙。

作者:林海 导师

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