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浅谈施工企业ISO质量档案的管理 浙江金筑交通建设有限公司是一家一级资质的施工企业,主要从事公路、桥梁及隧道的施工。2005年，公司通过了ISOGB/T9000质量管理体系认证；2010年，通过了《质量管理体系》、《职业健康安全管理体系》和《环境管理体系》认证（简称“三体系”认证。在“三体系”认证工作中，我们体会到ISO质量档案与普通文书档案不同的特点及其特有的管理模式和方法。 一、ISO质量档案的特点 （一）记录的成套性。ISO质量管理档案既有指令性的“方针目标”、“规章制度”，依据性的“标准”、“工作流程”；又有原始性的“工作记录台账”“顾客满意调查表”等。 （二）来源的分散性。ISO质量管理档案材料的来源广泛且分散，既有来自职能部门的，又有来自生产部门的。 （三）归档时间的不同步性。文书档案一般按年度归档；科技档案一般在一个项目、一个工程或一个产品完成后归档；而ISO质量管理档案则是按文件换版来归档的。与其他档案归档时间的不一致性增加了管理的难度。 二、ISO质量档案的内容 （一）管理体系文件 2．程序文件，这是指为实施某个质量体系要素或其中一部分或几个要素所规定的管理方法，主要有：文件和法律法规与其他要求的控制程序、记录控制程序、环境因素识别和评价程序、危险源识别和风险评价程序、人力资源配置和控制程序、施工组织计算和管理方案编制程序、职业健康安全控制程序等。 （二）技术性文件 1．作业性文件（包括准则和方法）：为完成某项工作所规定的作业方法及步骤，包括施工工艺、施工方法、作业指导书；单位、分项、分部工程的评定资料、施工日志、施工试验资料及施工过程中的照片、声像资料等。 2．施工组织设计（包括管理方案）：包括针对特定工程的招标文件、建设工程合同、施工图纸等专用文件。 （三）外来文件 主要是指国家法律、法规、技术标准、规范、招标文件、上级来文、顾客提供的图纸等。 （四）记录 是指所有生产、服务和管理活动产生的文件，主要分为产品质量记录和一体化管理体系两大类。在公司编制的《质量、环境、职业健康安全记录表》中规定，根据ISO标准强制形成并控制的记录有近30种，有管理评审记录、人员培训记录、设备管理记录、劳务分包记录、施过工程过程中的记录、环境、健康安全测量控制记录等。 由此可见，文件和记录控制是ISO标准中的两个主要要素，有效地控制文件和记录，不仅可以保证现场使用文件的有效性，也是产品质量追溯的主要依据。同时文件和记录也是形成档案的基础，对其进行有效性控制，既可以提高档案的质量，又可以加强档案管理体制的建设，发挥档案的作用。 三、 ISO质量档案的管理 从“三体系”的运行情况来看，我公司结合ISO“文档一体化、队伍建设化、项目服务化”的要求，主要抓好文件控制和记录控制两方面的工作。一是在文件控制方面，编制了《文件和法律法规与其他要求的控制程序》，规定了对文件的制订、批准、标识、更改和作废的控制要求；二是在记录控制方面，公司编制了《记录控制程序》，规定了记录的标识、贮存、保护、检索、保存期和处置所需的控制，并实现可追溯性的要求。各职能部门根据日常工作依据、参考标准等文件，编制了有效的文件清单；办公室作为文件的归口管理部门，汇总全公司的有效文件清单，每年集中更新一次；工程管理部门每季度抽取在用文件，对照“有效文件清单”进行检查，每发现一例修订状态失效或文件损坏涂改给予考核扣分。同时，针对质量档案的复杂性，我们主要做了以下工作： （一）明确管理目标。强调文件记录的系统性和关联性，立足实用，以集中管理、分级保管为原则，分级、分层次开展整理，分清各自保存资料的范围，层层负责。根据公司程序文件规定，公司工程管理部监督、管理各部门的质量记录；各部门的资料管理员负责收集、整理、管理本部门的质量记录。 （二）分门别类建档。若几个记录之间因工作流程而有机联系在一起，可归为一份记录；不需要拆散使用的记录，可以以卷为单位装订成册。 （三）规定记录的编号。做到系统性、统一性、标准性。如质量记录的文件编号以公司代码——文件类别——部门代号——年份——序号来表示。其中: 部门代号和文件类别用汉语拼音缩写：如工程管理部为GC、管理手册为SC等来表示。 （四）保证质量记录的原始性、真实性、完整性。对项目施工过程中形成的施工日志、计量支付月报表、工程结算单及与监理单位的工作联系单等是否已由主要负责人签字的情况进行重点检查。发现少签或漏签的现象，通知项目部及时改正。随着公司法律事务的增多，这些原始凭证将起到证据保全的作用。 |
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