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制定任务清单的学问(12.1.12)

2014-10-09  尘世万相

一份高效任务清单的首要事项就是做一份更好的任务清单。

新年伊始,人们迫切希望能完成所有那些去年本应完成的事,并且通常会从长长的任务清单开始。写过一本有关任务清单书籍的加州奥克兰市(Oakland)的生活导师卡根(Sasha Cagen)说,任务清单本身会引发焦虑感。每年的这个时候,她都会接待很多新客户,她通常建议他们把自己真正喜欢的任务多放在清单上。卡根2006年对600人所做的网上调查显示,约23%列清单的人在列清单上花的时间比实际完成任务的时间多。

当然,有各种各样掌握工作进度的方法。有人喜欢在纸上手写任务清单的触感,还可以涂鸦或画画。有人在电脑、平板电脑或智能手机上键入文字、整理和储存任务时思维更清晰,他们喜欢各种设备上更新清单程序的灵活易用性。

即使有这么多方式,还是很容易把清单列得一团糟。纽约州罗彻斯特市(Rochester)的技术通信顾问内格尔(Kat Nagel)曾把清单列到过14页之多,并且“从不更新”,有一次导致自己错过一个项目的截止日期。特拉华州威尔明顿市(Wilmington)的运营分析师巴尔顿(Ran Barton)把自己的任务清单写在一张张纸上,但有时他会把纸弄丢。

在科罗拉多州利弗莫尔市(Livermore)拥有一座美洲驼养殖农场的兽医技师佩奇(Kris Paige)说,她以前把任务清单写在便条纸上,“但常常会粘不牢”。她开始用白板笔把任务清单写在浴室镜子上,以保证自己能看到,有时候会多达20项之多。但这种方法有时也会导致尴尬,有时客人来之前她会忘了把它们擦掉。佩奇说,借助应用程序在手机和电脑里输入任务能把镜子上的清单缩至两项任务。

华盛顿州温哥华市(Vancouver)的作家鲍尔(Kim Bauer)说,她把所有希望完成的任务和目标写在纸上,有时这些长长的纸质清单会“完全失控”。修改和区分优先次序成了拖延的一个借口。现在,她强迫自己把所有任务浓缩成一份更实际的清单,这样“让我觉得更有条理”。

纽约作家及时间管理专家摩根斯顿(Julie Morgenstern)说,井井有条的清单是保持掌控的一个重要工具,能够节省精力,让自己集中精力做事而不是努力去记住要做什么。

摩根斯顿说,有效的任务清单会限制在能够立刻查到并很快完成的几项具体任务上。与其写“解决客户问题”,不如写“用一小时确定客户问题的范畴”。

清单应标明每项任务所需的大概时间。摩根士顿说,清单还应与日历或时间表相结合,以避免“为明天安排的17件事全部完成的话需要花上20个小时”这种情况的发生。

处理令人畏惧的任务也有策略。摩根士顿提到有一名电脑咨询师,他在与客户见面时精力充沛,但遇到缴费、写提案或部署战略之类的行政任务就会拖延。她建议这位咨询师给单调的任务设定起始时间,把它们当作与客户的会面,并把这些任务分解成需要与人打交道的活动。这种新的方法让他戒掉了拖延症。

有些软件会帮助人们对任务进行衡量,与总体的生活目标之间达成平衡,从而避免你陷入到一些无谓的琐碎工作中去。内格尔用的是Llamagraphics的“生活平衡”软件(Life Balance)。该软件让她首先列出一个大的目标清单,比如做一些有满足感且有报酬的工作以及社区志愿工作。软件将这些目标的优先次序进行排列并分解成小项,注明需要多少时间和精力,还有何时何地必须完成。

该程序根据这些数据为内格尔的任务清单设定八至12个项目。从使用该软件开始,她从未错过过一个截止日期,软件帮助她调整计划,在工作需求、参加合唱团以及食品救济站志愿工作之间找到平衡。

身为三个孩子父亲的巴尔顿现在在iPad、智能手机和电脑上使用一个名叫Remember the Milk的时间管理程序。用这个程序可以对任务进行整理并排列优先次序,并对到期时间以及重复的工作、财务和家庭事务设置提醒。该程序可以把任务上传和分享到邮件和在线日历,还可以储存笔记和数据,调出所有涉及“账单”(bill)或“电话”(call)的“智能清单”。

多年来,加州山景城(Mountain View)的电子游戏设计师哈尔林(Nathan Harling)一直都不做任务清单。他以自己能记住所有事情引以为豪。他说,转折点在几年前出现,他意识到“我只有两周时间来完成三周半的工作;要完成这么多工作的压力让我喘不过气来,导致自己连需要做什么都记不住了。”

他的第一个任务清单是潦草地写在一个信封背面的,结尾是“千万不要发疯”。这个清单帮他在精力饱满地完成了工作,从此以后在必要时他都会列清单。

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