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最近笔者负责某大型电子政务工程级项目中应用系统类项目监理工作，该应用系统类项目涉及118个子项目，各子项目业务流程较专业，参与项目建设单位单位多；这样造成各方在职责分工、项目管理、沟通协调难度较大；同时甲方首次引入外部单位（合同乙方）来完成应用系统类项目，加上项目开发过程中相关项目计划、建设规程、规范的迟发，曾使项目处于混乱中。 为了解决上述项目中出现的项目管理问题，笔者与各方多次开展正式会议和非正式沟通，并参与项目实施过程中的各方协调督办工作；对项目中存在问题的可能整改方案进行了整理分析，为监理在今后工作中作为参考使用。笔者认真分析了目前该项目中的问题，认为项目中缺少有效沟通是项目混乱的主要原因，而沟通不畅因素包括两方面的因素：客观因素和内部因素。 第一 客观沟通条件缺乏 1）招标文件和合同文件不规范， 甲方与乙方签订的合同及招标文件，由于在前期准备不足，造成招标文件和合同乙方建设内容缺失、对合同乙方建设过程、计划等方面要求缺失；后果是甲方单位和合同乙方对合同认识不同，需经过多次沟通后才能确定建设内容和合作方式等工作。 2）进度计划不够合理 在合同签订时各方未能根据项目的具体情况有效评估建设内容和要求，合同双方只是设想并制定了一个里程碑；实际在项目开展过程项目建设内容超过合同乙方预期，使得项目计划多次变更。未有效沟通的情况下合同参与方对各方配合态度产生怀疑，使项目沟通不信任因素增加，为项目后期工作开展沟通添加不确定因素。 3）新规章制度和规范缺失或未正式下发 甲方通过公开招标引进合同乙方之前有自己的信息中心和数据中心，信息中心和数据中心承担了甲方单位系统开发运维工作，在十几年的信息化建设过程中，甲方形成了一整套的关于系统开发和运维的规章制度和管理要求；在引入各方参与单位后（监理单位、合同乙方、分项集成单位和总集成单位），甲方相关部门缺乏对外部单位管理的相关经验，使得各方职责不明确，又无现成规章制度和规范对合同乙方进行约束；参与各方不清楚各方分工，甲方承办单位与合同乙方缺少沟通信任、相互对立，分项集成单位与合同乙方无规章约束，项目开展遇到很大的阻力，监理单位更是无纲可循。 4）管理不到位 甲方缺乏对外部单位管理的经验，责任不明确造成甲方不知道如何约束和管理合同乙方，而且甲方如何定位还未理清。 第二 合同乙方沟通能动性较差 1）对合同建设内容理解不够深刻，合同乙方进场开展项目实施工作，在项目建设过程中只关注项目建设的部分内容，而该项目包含4部分内容；因为对合同建设内容理解不与甲方存在差异，也积累了大量的沟通不信任因素。 2）项目经理工作经验缺乏 该项目经理缺少大项目管理经验，在项目开展过程中缺少必要的沟通和项目管理经验，项目管理不仅要完成项目建设任务，还包括在项目开展过程中沟通协调，风险前置预警和风险排除等方面的内容，由于项目经理的失职造成沟通管理被动，在很多时候都是被动的，与项目参与各方进行沟通和接收，尤为突出的是不能有效前置风险预警，造成很多项目工作开展串行进行，严重的影响到了项目推进和项目里程碑交付。 3）重要文档缺失 项目实施过程中，该项目经理未能有效与各方进行行之有效的沟通，对各方要求和相关规章制度不清楚，造成很多重要文档缺失，以致于在上线时才发现很多文档需要补充和完善。 综合以上出现的种种问题和现象，笔者认为在推进项目管理中需要从总体和细节对项目进行规划和管理，才能有效的保障项目参与各方工作得力，并能高效的推动和完成项目建设工作。 1）健全并完善合同文件、招标文件模版内容，在引入合同乙方之前甲方完善招标文件建设内容、技术要求、进度要求、安全等方面工作内容，在招标过程中要求合同乙方明确相应对招标文件功能性和技术要求；签订合同要与招标文件进行对应以免漏失建设内容。 2）监理方协助甲方单位建立相关项目管理规程，在规程中明确项目参与各方各个阶段的工作各方及各方职责；监理方细化工作职责，在监理细则中细化项目各阶段流程和提交物等内容；在完成规章和规范制定后，监理方应建议甲方召集项目参与各方进行全面的培训，明确各方责任和参与阶段、提交物；有效的推进项目建设工作。 第三 建立有效的管理沟通机制 1）建立周（月）例会沟通制度，建立平等互信的沟通机制；项目参与各方每周就项目开展情况进行充分沟通，沟通会议主要目的是介绍和分析项目参与各方项目开展情况、项目问题风险、下阶段开展工作需求资源等情况，并以项目决议形式下发参与各方；形成决议后明确完成时间点并及时反馈。 2）利用互联网工具进行行之有效的项目沟通，互联网沟通工具起到项目沟通的辅助作用，项目参与各方利用微信群、QQ群等即时工具就项目存在的问题、风险、决议事情的执行情况进行及时的沟通，最终以项目过程性文档保存和存档。 3）建立互信沟通机制，项目参与各方建立良好的合作的机制，并就项目开展为目的达成统一共识，对存在的问题协商解决，而不是产生对立对抗的机制。 4）监理方发挥专业特长和工作优势，积极协调各方工作开展，整体推动项目的开展和项目建设工作。 以上是笔者参与大型工程级项目实施过程中，参考各方意见分析整理的关于项目的一点经验，在后续的工作中笔者将继续关注项目开展和项目沟通方面的问题，努力提升监理关于项目管理和项目沟通的技巧和知识。
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