 办公室新手必备！电子邮件是一种非常常用而且重要的沟通工具，邮件的主题、开头的称呼问候、正文、附件、语言选择、结尾签名、回复技巧……刚入职场的小伙伴赶紧收了吧~ 关于主题 1.一定不要空白标题。 2.标题要简短，不宜冗长。 3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存。 4.标题要能真实反应文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 5.一封信尽可能只针对一个主题，以便于日后整理。 6.可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题。 8.主题千万不可出现错别字和不同顺处。 称呼 1.邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”；如果不清楚职务，则应按通常的饿“X先生”、“X小姐”称呼。 3.不熟悉的人、级别高于自己的人不宜直接称呼英文名或全名，不要逮谁都用个“Dear XXX”，显得很熟络。 4.称呼是第一行顶格写。 问候 1.最简单的开头写一个“Hi”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 2.结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“助您顺利”，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 正文 1.正文要简明扼要，行文通顺。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 2.根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外等，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 4.一次邮件交代完整信息。 5.合理提示重要信息。 6.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。 7.慎用表情。 附件 1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括福建的内容，方便收件人下载后管理。 3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式。 6.如果附件过大（超过2MB），应分隔成几个小文件分别发送。 语言的选择和汉字编码 1.只在必要的时候才使用英文邮件。 2.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 3.中文用宋体或新宋体，英文就用Verdand或Arial字型，字号用5号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名 1.签名是必要的。但信息不宜行数过多，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，一般不超过4行。 2.不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以设置多个签名档，灵活调用。 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧 1.及时回复Email。 2.进行针对性回复。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 3.回复不得少于10个字。 4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。 5.要区分Reply和ReplyAll（单独回复和回复全体）。 6.主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，可在文中置顶部分收件人给出回复，或在文中添上以下语句：“全部办妥”、“仅供参考，无需回复”。
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